应用文书 邮件礼貌用语 精品.docx

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商务信函用语

如今，商务信函的原则已从原来的3个“C”（Conciseness,Clearness,Courtesy）发展到目前的７个“C”：

Completeness,Clearness,Concreteness,Conciseness,Correctness,Courtesy,Consideration，即完整性，清晰，具体性，简明，正确性，礼貌，考虑。

中文商业商务信函的写作格式如下：

　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

（1）开头

　　开头写收信人或收信单位的称呼。

称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

（2）正文

　　信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

　　①向收信人问候；

　　②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；

　　③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。

如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；

　　④提出进一步联系的希望、方式和要求。

　　（3）结尾

　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。

如“特此函达，即希函复。

”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。

祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。

“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

　　（4）署名

　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。

以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

　　（5）日期

　　写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。

商业信函的日期很重要，不要遗漏。

其中，中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼　

称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。

如：

“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。

对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：

“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。

2、启词　

启词是信文的起首语，可有多种表示法。

如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。

不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。

此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。

3、正文　

正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。

一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。

正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。

4、酬应过渡　

正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。

如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。

又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。

也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。

5、祝颂词　

书信的最后，写祝颂词是惯例。

由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。

一般说来，有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等，有时，因过渡词含有明显的祝颂义，也可省去祝颂词。

6、签署　

书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者　“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。

今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。

对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。

7、日期　

日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。

日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。

此外，邮件中的特别应注意的事项如下：

一．邮件文本及格式规范

1.邮件内容。

1.1一封完整的电子邮件内容包括：

收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。

2.邮件字体。

2.1全文统一。

2.2字体大小在10-12号，不宜过大或过小，宋体。

2.3字体为正体。

2.4字体颜色为黑色，个别重点处可加黑。

3.邮件信纸。

3.1请使用公司统一的信纸版式，如无，不使用信纸。

4.个人签名。

4.1个人签名档需包含内容：

姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等。

4.2如有工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以及个人手机号码、MSN号码等。

二．邮件语言文字规范

1.语言表述清楚、简练，不能有歧义。

2.规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。

3.段落分明、清晰。

三．邮件发送规范

1.邮件主题。

1.1邮件必须写明主题。

1.2主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有歧义。

2.邮件发送。

2.1邮件内容需要注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。

2.2明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容人员。

2.3转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。

2.4连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。

2.5邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发。

3.邮件群发。

3.1邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。

3.2回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。

4.邮件优先级。

4.1邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级。

其中：

1.To的人：

受理并响应邮件；

2.而CC的人：

知会邮件事项，没义务回复，可以发表意见；

3.而BCC是秘送：

在To的人不知道的情况下，收到邮件的人；

4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则；

5.只需给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源；

6.转发邮件要突出信息。

以下是一些商务书信规范用语，大家可以参考：

●收信

我们收到了您2011年4月14日的来信。

WehavereceivedyourletterofApril14,2011.

WehavereceivedyourletterdatedApril14,2011.

我们收到了您的咨询函，非常感谢。

Wethankyouforyourinquiry.

Wehavereceivedyourletterandthankyouforyourinquiry.

我们非常高兴从您的来信中获悉……

Wearepleasedtolearnfromyourletter...

Fromyourletterwehavelearnedthat...

我们收到了您2011年5月23日的来函查询，非常感激。

WearegratefulforyourinquiryofMay23,2011.

我们已经收到了您2011年6月6日的来信。

ThisistoacknowledgeyourletterofJune6,2011.

●回信

我非常愉快地回复您2011年8月18日的来函查询。

WearepleasedtorespondtoyourinquiryofAugust18,2011.

WearepleasedtoansweryourletterofAugust18,2011.

以下是就您2011年10月21日来信的回函。

WearewritinginresponsetoyourletterofOctober21,2011.

WearewritingwithreferencetoyourletterofOctober21,2011.

这是对您2011年10月29日来信的复函。

ThisreferstoyourletterofOctober29,2011.

这是对您2011年11月4日来信给予的答复。

ThisisinresponsetoyourletterofNovember4,2011.

●从来信中得知

我们高兴地从您的来信中得知……

Wearehappytolearnfromyourletterthat...

Fromyourletterwehavelearnedthat...

我们很遗憾地从您的信中得知……

Weregrettolearnfromyourletterthat...

Wearereallysorrytolearnfromyourletterthat...

我们为我们的差错向您表示真诚的歉意。

Wewouldliketoofferoursincereapologiesforthemistake.*“从内心发出的歉意”，用sincereapologies表示。

得知……真是太好了。

Itisnicetoknowthat...

Itisnicetolearnthat...

Itisnicetohearthat...

为……我们很遗憾。

Itisregrettedthat...

Itisregrettablethat...

●联系

我们非常愉快地通知您……

Wearepleasedtoinformyouthat...

Weareexcitedtoinformyouthat...

Wearehappytoinformyouthat...

我们想通知您……

Wewouldliketoinformyouthat...

我们非常荣幸地通知您……

Wetakepleasureininformingyouof...*用于转达好消息时。

Wetakepleasureininformingyouthat...

我们很遗憾地通知您……

Weregrettoinformyouthat...*通知的内容不太好时。

我们抱歉地通知您……

Wearesorrytoinformyouthat...*比用regret的语气要婉转。

请允许我通知您……

Pleasebeadvisedthat...*好、坏消息均可以用。

●随信附上

随信附上……

Wewillenclose...*enclose“装入信封”。

随信附上……的复印件

Weareenclosingacopyof...

……复印件随信一并寄上。

Thereisacopyof...attachedtothisletter.*attach有附上“大件的东西和主要东西”的语气。

Attached,pleasefind...

附上了你要的……

Attachedyouwillfind...

附寄在内的是一份……的复印件。

Enclosedisacopyof...

Enclosed,pleasefind...

Acopyof...isenclosed.

●寄给……、请（对方）寄出……

我们将寄给你……

Wewillsendyou...

Wearesendingyou...

Wewillmailyou...

我们非常高兴地寄给你……

Wearepleasedtosendyou...

Wearehappytosendyou...

我们另外再把合同书寄给您。

Wearesendingyouthecontractseparately.

您能将……寄给我们吗?

Wouldyoupleasesendus...?

*虽是口语，但给人有礼貌的感觉。

如果你能将……寄给我的话，我们将非常感谢。

Wewouldappreciateitifyouwouldsendus...*表示对对方的感谢之情。

Ifyouwouldsendus是假设条件句，意思是“我不知您是否能给我寄来，如果能寄来的话……”，这是对对方相当尊重的说法。

●认为对方收到了自己的信件

几个月前，我们曾就……事给您写了一封信。

Somemonthsagowewroteyouregarding...*regarding“关于……”。

就……事我们至今没有得到您的回音。

Sofar,wedonotseemtohavereceivedwordfromyou...*催促什么事情时。

如果在2011年12月1日前还得不到您的回音的话，……

IfwedonothearfromyoubyDecember1,2011...*语气有些严厉。

有关……事，我们还未收到您的任何回音。

Sofar,wehavenotreceivedwordfromyou...*sofar“至今为止”。

Sofar,wehavenotreceivedanywordfromyou...

●因回复迟了而表示歉意

很抱歉未能尽早给您回信。

Weapologizefornotreplyingtoyouearlier.

未能及时给您回信，我们深表歉意。

Wearesorryfornotansweringyourlettersooner.

Wearesorryfornotreplyingtoyourlettersooner.

Wearesorryfornotrespondingtoyourlettersooner.

久未回信，让您久等了。

Thankyouforyourpatience.*patience“忍耐，耐心，耐性”。

中间段落叙述信函的主题。

必要时可以分成数段展开议论。

●叙述事情

我们被告知……

Wearetoldthat...

我们从青木先生那儿了解到……

WeunderstandfromMr.Aokithat...

我们察觉到……

Weobservedthat...

Wefoundoutthat...

Wediscoveredthat...

我们希望提醒贵方注意……

Wewouldliketocallyourattentionto...*用于必须说出很严重的事情时。

我们想利用这次的机会就……事提醒您。

Maywetakethisoccasiontoremindyouthat...*有礼貌但语气严厉。

用于欠款到期不还等情况时。

Maywetakethisopportunitytoremindyouthat...

●转达希望

我们希望您能……

Wehopethatyouwill...

我们希望收到……

Wehopetoreceive...

我对……很感兴趣。

Weareinterestedin...*适用于索取资料时。

我们渴望知道……

Wewouldbeinterestedtolearn...

如果您能告诉我们……，我们将不胜感激。

Wewouldappreciateitifyouwillletusknow...

Wewouldappreciateitifyouwouldletusknow...

Weshallappreciateitifyouwouldletusknow...

我们能麻烦您将……寄给我们吗?

Mayweaskyoutosendus...?

●致谢

非常感谢您为我们提供的一切。

Wethankyouforyouroffer.

您……，我们不胜感激。

Iappreciateverymuchthatyou...

对贵方的大力合作我们万分感激。

Weappreciateyourcooperationand...*cooperation“合作”。

Wethankyouforyourcooperationand...

●感到遗憾

得知……，我们感到很遗憾。

Itisregretfultolearnof...

我们抱歉地通知您……

Wearesorrytoinformyouthat...

为……，我们深表遗憾。

Weareverysorrythat...

我们遗憾地通知您……

Weregrettoinformyouthat...*Wearesorry...带有说话人犯有过失的语气。

而用Weregret和regret则不清楚过错是在哪一方。

Itisregrettedthat...

●表示歉意

就……，我们表示歉意。

Weapologizefor...

Wedeeplyapologizefor...*更加强调。

Wesincerelyapologizefor...*更加强调。

我们对……感到非常抱歉。

Weareverysorryfor...*比Weapologizefor...的语气要婉转的道歉方式。

●抱怨

怨言对对方来讲绝对不是一件使人愉快的事情，所以在表达方式上有必要下一番工夫。

我们不得不遗憾地通知您……

Wearesorrytoinformyouthat...

我们不得不很遗憾地提醒您……

Weverymuchregrettohavetoremindyouof...

我们请求您对……给予注意。

Weinviteyourattentionto...*用于引起别人注意时。

attention“注意”。

Wewouldliketocallyourattentionto...*比较礼貌的说法。

我们想提醒您注意……

Mayweremindyouthat...?

Maywetakethisoccasiontoremindyouthat...?

*语气较委婉，“借此机会我想就一问题提醒您的注意”。

我们想指出……

Wewishtopointoutthat...*wishto...虽然缓和了“我认为……”的语气，但是说法仍然比较直接。

pointout“指出”。

●祝贺

我们非常高兴地获悉……

Wearedelightedtolearnthat...*用于私人的或和对方很熟的情况下。

delight“非常高兴”。

衷心地祝贺你……

Congratulationsonyour...

Wewouldliketoofferourcongratulationsonyour...

●吊唁

刚刚惊悉××不幸逝世，我们深感悲痛。

Wehavejustlearnedwithprofoundsorrowofthepassingawayof...*profound“发自内心的”，sorrow表示“悲痛”。

对××的不幸逝世我们深感痛惜。

Wewishtoexpressourdeepregretoverthepassingof...*death也可以代替passing,但是death说法太直接，最好避开。

请接受我们诚挚的哀悼。

Pleaseacceptmysincerestcondolences.

●同意

我们同意你们关于……的意见。

Weagreewithyouon...

Weagreewithyouonthefollowingissues...（我们同意以下几点。

）

我们完全同意您信上所提出的所有问题。

Weareinfullagreementwiththepointsraisedinyourletter.*raise表示“提出质问、异议”。

Weareincompleteagreementwiththepointsoutlinedinyourletter.

我们非常高兴能有机会……

Weareverypleasedtohavetheopportunityto...

Weareverypleasedtobeinapositionto...*较绕圈子的说法。

我们非常高兴地……

Wewillbedelightedto...

WewillbedelightedtomeetwithyouonJune4,2011.（我们非常高兴地期待着能在2011年6月4日见到您。

）

●陈述自己的见解

我们认为……

Wethinkthat...

Webelievethat...（我们相信……）

Weunderstandthat...（我们理解……）

我们强烈地感到……

Wefeelstronglythat...

Wefeelstronglythatourproductsarethebest.（我们强烈地感到我们的产品是最好的。

）

我们所理解的是……

Itisourunderstandingthat...