园林绿化企业物资采购与管理流程含表格.docx

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园林绿化企业物资采购与管理流程含表格

XXXXXX园林绿化企业物资采购与管理流程

2018年3月

第一节物资设备部门职能和工作流程

（一）物资设备部部门职能

1、根据公司物资管理办法，结合工程公司物资设备管理的实际情况，制定工程公司物资设备管理办法并组织实施。

2、掌握项目工程概况，物资总设计用量、物资总实际用量及分项工程实际用量，业主对物资的具体要求，组织物资人员对物资做好市场调查，并建立市场调查登记表；

3、组织大综物资的招标，参与项目部自购物资合格供应商的评价；

4、监督、协助各项目部做好其它物资购销合同的签订、采购、供应、消耗和现场管理。

5、负责采购计划的编制和审核，大宗材料以及大型设备的采购工作；

6、负责监督检查采购物资的验收、入库、出库、周转以及对账工作；

7、对供应商档案进行管理，做好物资信息收集工作，建立完善的物资供应信息平台，并不断开辟和优化物资供应浅尾渠道；

8、建立可靠的物资供应基地，会同成本评价部等部门做好比价、评价、供应商评估、优化选择、关系处理等工作；

9、与公司内部各部门加强沟通配合，处理好施工过程中发生的突发问题；

10、督促指导项目部做好库存物资盘点及物资的节超核算工作；

11、及时、准确、完整的向总经理上报物资设备情况，提出整改意见并加以改进；

12、检查、指导、考核项目部的物资管理工作，并予以奖罚；

13、负责大型设备进场计划的制定审核及部分设备的集中招标采购工作；

14、组织进行指挥部内设备的调剂工作，协调项目部间的设备管理业务关系。

15、负责对项目部的设备采购和租赁制定指导价格，并收集汇总，定期进行公示；

16、完成公司领导交办的其它工作任务；

物资设备部总体工作流程

（二）物资设备部总监岗位职责

1、审核年度各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金保证最大的物资供应，并报公司总经理审批。

2、负责季度清核盘点和料具报损的审批，并对各项目部料具管理工作进行总结，报公司总经理审批。

3、负责审核各项目部施工项目的大宗材料（包括苗木、石材、电缆、灯具、水管、钢筋、木材等）和工具设备的采购计划，组织协调物资的供应；

4、组织调查物资市场行情、组织权限范围内物资的招标、购销合同的谈判和起草；

5、检查、指导、掌握项目物资管理的全过程，解决存在问题；

6、负责部门与其他相关部门的沟通与协调；

7、负责对各项目部材料、苗木、物资的管理工作和人员的培训工作；

8、负责部署人员的思想、业务培训，开展职业道德，外事纪律，法制观念的教育，使所有员工适应公司的快速发展；

9、督导采购人员在从事采购业务中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿、不受贿，与供货单位建立良好关系，在平等互利原则下开展业务往来；

10、完成领导交办的其它任务；

（三）物资设备部部门经理岗位职责

1、负责提出物资采购计划，报总监批准后实施，确保各项采购制度完成。

2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，材料供需心中有数。

指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购。

3、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。

检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。

4、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。

5、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支；

6、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制；

7、定期召开部门例会，在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果；

8、定期对物资采购管理工作进行总结，及时掌握同一区域、同一季节其他单位的材料、苗木采购信息，降低成本的统计工作；

9、每月组织物资的盘库、节超核算，并对节超结果提出处理意见；检查指导现场物资的验收、堆码、标识、保管、使用和相关记录。

10、督导采购人员在从事采购活动中，要遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿，与供货单位建立良好关系，在平等互利原则下开展业务往来；

11、完成领导交办的其他任务；

（四）苗木采购员岗位职责

1、掌握设计图纸，领会设计意图，根据设计要求，提前落实苗源；

2、根据工程需求制定采购标准，选择符合技术标准的苗木，深入工地，把握工程进度，保证苗木供应及时；

3、严格按照采购流程执行采购任务并做到货比三家，坚持“三比一算”（比质量、比价格、比信誉、算成本），确定供应商，报至成本评价部，经评价后进行采购；

4、协助签订苗木采购合同，掌握苗木商的供货能力，要求苗木商提供苗木检疫证和专用发票，协助项目部办理验收入库手续；

5、服从领导安排，积极完成领导布置的各项任务，及时向领导汇报工作。

（五）石材采购员岗位职责

1、准确核实技术员材料提量单，严格执行计划单采购，适时购进，确保施工进度。

2、严格执行采购程序做到货比三家，坚持“三比一算”（比质量、比价格、比信誉、算成本），确定供应商，报至成本评价部，经评价后进行采购；

3、与供应商签订合同：

a、充分掌握供应商的供货能力

b、谈判价格、付款方式、交货日期等

c、要求供应商提供石材检验报告、合格证和发票

4、及时到工地办理验收入库手续，经签字后，交给财务部备款；

5、建立供应商材料信息、价格体系、供方档案；

6、服从领导的安排，积极完成领导布置的各项任务，及时向领导汇报工作；

（六）、材料会计岗位职责

1、紧密衔接项目部与成本评价部，上传下达，沟通信息及时、准确；

2、负责物资信息的录入工作，做到及时、完整、准确地进行整理汇总，综合分析，掌握基本数据。

3、每月做好对上、对下的对账，对账单需材料会计、物资设备部经理和财务部经理签字，做到台账齐全、帐帐相符、账实相符，及时为领导提供所需统计资料；

4、负责按要求上报总经理及相关领导的各种报表，协助部门经理制定合理资金需求计划。

5、负责大宗材料付款凭证的审核报销；

6、完成领导交办的其他工作；

第二节物资管理权限与职责

一、物资设备分类

甲方供应物资设备（简称甲供物资），是指在工程招标文件或合同中约定，由建设单位招标采购供应的专用物资设备。

自购物资设备是指除以上物资之外，为保障工程施工，自购物资实行台账式管理。

二、管理权限

2.1甲供物资由建设单位进行招标采购，由物资设备部和项目部在工地现场组织验收、保管，按照物资设备部的分配计划发放配送。

2.2自购物资采购权限为：

1>异型周转材料、型材、火工品、柴油、临电用电线、电缆由各项目部采购，输结算。

2>水泥、沙石料、土方、松木杆由项目部根据情况自行采购，物资设备部配合评价部订立指导价，指导价应高于成本价低于市场价，各项目部在指导价的基础上自行采购。

3>五金、电料、工具、劳保用品、机具、通用周转材料等小型材料。

三、采购方式及使用范围

物资采购一般邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。

3.1.邀请招标采购，是指以投标邀请书的方式邀请三个以上供应厂商投标的采购方式，凡购置物资设备单件金额在20万元以上，批量金额在50万元以上（以下统称门槛价），原则上应以此方式进行。

3.2.竞争性谈判采购，是指直接邀请三家或三家以上的供应厂商就采购事宜进行谈判的采购方式。

凡购置单件金额5万-20万元之间的，或超过招标门槛价但因特殊原因招标未果的，一般应采用此方式。

3.3.询价采购，是指对三家或三家以上供应厂商所提供的报价进行比较，依据性价比的优劣确定供应商的采购方式，凡购置单件金额5万元以下，批量金额20万元以下的，或单价弹性不大、标准规格的通用物资设备时可采用此方式。

3.4.单一来源采购方式，是指向一家供应厂商直接购买的采购方式，属下列情形之一的，可采取此方式：

1>能从特定供应商处采购，或供应商拥有专利权，其他商家无法替代的；

2>在用的仪器设备因后继维修或扩展功能所需的零配件或部件必需向原供应厂商购买的；

3>原招标合同的后继补充订货。

四、邀请招标程序规定

4.1.成立招标工作小组，成员由职能部门、项目部若干名单数组成，招标的组织和协调管理工作由成本评价部负责。

4.2.招标文件由物资设备部和成本评价部共同撰写，由招标工作小组审定，文件内容应包含商务和技术两部分，文件格式应规范，符合有关规定。

4.3.邀请投标的对象，使用单位和职能管理部门比对先期调研后提出建议名单，由招标工作领导小组审定；

4.4.开标应按招标文件规定的时间、地点和程序以公开方式进行，开标时应当众验明所有投票文件的密封未遭损坏；

4.5.评标分商务、技术、价格三部分进行，以性能价格比加上综合因素作为综合评估的依据，综合评估最优者中标，中标者的产生以招标工行小组全体成员的投票结果为依据。

4.6.评标结束后，由成本评价部、物资设备部与中标单位签订合同，并负责合同的实施。

4.7.招标采购工作程序一般应在15-30天内完成。

4.8.招标工作应遵循公开、公平、公正的原则，参与招标的工作人员应严格遵守招标纪律，不得私下与投标方人员接触，泄露任何与招标事宜有关的内容，在招标过程中，不得接受投标方的钱物、请吃、请玩。

五、采购监督

5.1.采购工作必须接受总经理、成本评价部的监督。

5.2.采用招标方式进行的采购项目，必需有成本评价部和工程管理部门的人员直接参与。

成本评价部有权对招投标的所有文件、合同及合同执行情况进行审查。

5.3.采购机构及采购工作人员在采购过程中，凡违反纪律、徇私舞弊、玩忽职守，造成公司利益受损的，应按公司有关规定处理，情节严重构成犯罪的移交司法部门依法追究其刑事责任。

第三节物资设备部物资采购流程

一、物资采购管理办法：

1、采购人员及其他部门成员严格执行公司相应的出差、交通、住宿、餐饮等相关制度标准与要求。

2、采购人员每批量或每地方出差一次后7天内报销相关费用，因业务情况，不得超出业务发生末以后10天为限。

3、采购人员出差住宿不得进行酗酒、麻将、扑克等违法活动。

二、物资设备采购流程：

物资设备采购流程图

材料部采购物资分类进场所需时间表

物资分类

所需时间

采购员

备注

苗木

常绿乔木

10天

落叶乔木

10天

花灌木

7天

地被

7天

土建

石材

20天

电缆、灯具

20天

各类物资材料采购周期表：

注：

采购周期含询价、比价、评价、合同签订、采购进场等事宜所需时间

（一）、采购前准备

1、与设计院或者其他设计单位结合，搜集相应工程的前期状况信息和设计图纸，做到了解现场情况及需要栽植的苗木，对于不适合栽植或市场稀缺的苗木在设计阶段或图纸会审阶段提出合理化建议。

2、动态收集和掌握市场价格、造价信息价、地方政府的指导价。

3、汇总使用部门提交的材料需求计划并进行修复，确定好材料进场批量、批次。

使用部门负责做好材料的计划工作并将经过技术负责人、项目经理签字确认过的材料计划单原件或者传真件交至物资设备部材料会计处，材料会计收到后应予以确认回复，并以确认时间起根据不同材料采购周期材料进场。

4、开拓新客户。

（二）、价格、议价

材料采购实行分组背对背采购制度，根据材料性质不同分为土建小组和绿化小组两种组别，其中每个组别组建不少于两支小组进行询价采购，各自对其采购信息保密。

（三）比价、索祥

各个小组将所询最终确定价格与材料样品（照片、实物）、检验报告、供应商联系方式、公司资质、材料来源地等资料报至物资设备部经理，物资设备部经理初审后得出2-3家供应商，上报审计监督委员会确认。

（四）、评价

审计监督委员会依据市场信息、市场位置、批量、供应季节，综合考虑性价比及付款条件等因素确定供货商，反馈至物资设备部，并监督采购过程。

（五