5物资档案资料管理办法.docx

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5物资档案资料管理办法

中赢

制度文件：

采购

文件编码

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语种：

中文

物资档案资料管理办法

文件修改记录

版本

日期

章节

页码

修改内容及依据

全部

初版

1.目的1

2.范围1

3.定义1

4.职责1

5.相关文件1

6.总要求2

7.过程描述2

8.记录4

9.附件4

1目的

为规范各阶段物资资料、档案管理，便于物资档案及时整理、归档和移交，特制定本办法。

2范围

本程序适用于XX项目部。

3定义

无

4职责

4.1经营部：

负责确定各分包单位与我公司采购材料范围；

4.2QC部：

负责资料的指导、监督、检查、验收

4.3工程部及各专业施工处：

负责对所属分包单位所采购的材料监督、检查，所提供的文件审核、验收；

4.4档案信息部：

负责档案资料的收集、整理、保管、归档、移交；

4.5储运物管部：

负责对项目部的物资档案管理进行指导、监督和检查；采购范围内资料收集、验收、整理、保管、归档、移交

5相关文件

5.1上游文件

无

5.2下游文件

无

5.3引用文件

无

5.4参考文件

《储运物管资料管理办法》

6总要求

项目部参照《物资需用计划管理办法》档案资料的管理要求进行整理及相关管理工作。

7过程描述

7.1资料格式的规定

7.1.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，对接收资料不清晰，不能满足要求的要及时更换。

7.1.2必须用黑色碳素墨水书写。

7.1.3原始资料除外，归档文件一律采用A4打印纸，不能使用不易保存的传真件或压感纸。

归档文件目录的文件编号必须符合相关要求。

7.1.4归档原材料证明及试验报告要真实、准确，材质单要反映实际发生数量、日期及批号、数据不得涂改且必须加盖供货单位的质检章。

7.1.5材质报告单体现材料名称、规格、型号、重量、批号及发货日期。

7.1.6不可人为涂改、删除、伪造、抽页。

确实需要涂改的归档文件，修改人必需盖章。

7.1.7要有防潮、防火、防霉等保护技术。

7.1.8公司档案管理办法的其他规定。

7.2物资档案资料管理的流程

7.2.1物资到货后，相关接收人员要核对随货同行资料是否齐全并符合要求，资料不完整的可视为本批物资不合格，接收人员有权拒绝接收，待联系厂家提供合格资料后方可办理验收手续。

如材料属于分包队伍提供，负责管理分包队伍的专业应对接卸、存放、检验、领用等全过程进行监督指导并协助做好其物资管理工作。

对于需要现场复检的材料，专业应配合其做好复检工作。

原则上要求到货两日内现场取样复检，检测中心两日内出具报告，分包队伍于拿到报告当天报审资料，并跟踪审批流程，一周内审批完毕交档案信息部存档。

审批流程有问题时相关专业应积极配合协调。

资料审批流程未结束的物资严禁使用。

7.2.2对于甲供设备、材料随货同行的资料，原则上由储运物管部负责收集，并及时移交给业主方资料管理人员，并做好移交手续。

如需领用时，相关人员到业主资料管理部门办理借用手续。

7.2.3对于到货材料台账管理由项目工程部落实业主，确定竣工资料台账管理内容，由项目储运物管部编制表格，各分包队伍按格式要求填写，每月整理报项目储运物管部相关管理人员汇总，项目物资管理人员做好统计汇总工作，便于将来竣工文件收集、整理、移交。

7.2.4对于工程材料及资料的管理，原则是谁提供谁委托谁报审，报审资料包含生产厂家及供应商资质报审（报审表格式见附件2：

《单位资质报审表》）和工程材料报审（报审表格式见附件3：

《工程材料/构配件/设备报审表》）。

在材料进场前（至少十天）必须先将生产厂家及供应商的资质文件进行报审，待资质报审文件审批通过后方可允许材料进场。

由项目部采购的材料由项目储运物管部进行相应物资管理工作，包括接卸、验收、委托复检（委托单格式及填写要求由项目检测中心提供、见证取样单格式及填写要求详见附件4）、报审、存储、保养、发放、回收等全过程管理工作。

甲供材的管理工作由项目储运物管部负责，包括接卸、验收、委托复检、报审、存储、保养、发放、回收等全过程管理工作。

由分包队伍提供的材料，由所属专业负责监督分包队伍完成相关物资管理工作，包括接卸、验收、委托复检、报审、存储、保养、使用、回收等，项目储运物管部积极配合，确保分包队伍文件资料提供的及时性和正确性。

由分包队伍采购的材料，在材料进场前或材料进场时应将相关资料第一时间提供给项目储运物管部审核，经项目储运物管部审核无误后方可报审，待报审资料审批通过后由委托单位从项目资料室办理返回登记手续后将原件移交项目档案信息部存档，并办理资料移交手续，待工程结束时由项目档案信息部统一组卷。

7.2.5报审表填写应内容准确、格式规范，报审表编号要按照监理下发的典表编写，要求由项目部档案信息部统一提供，各相关单位报审资料时应按序编号、及时登记（编号在报审前联系档案信息部提供），保证竣工资料正确整理。

7.2.6经办人员要协助物资资料管理人员定期检查相关资料及档案，原则上每月检查一次。

对存在不符合规定的资料要及时进行整改，并注明整改日期，逾期不整改及整改达不到公司文档管理要求的，储运物管部有权提交项目部对其进行考核。

7.3物资整理档案范围

7.3.1物资档案整理的原则：

谁提供谁整理，原件由项目档案信息部统一保管、归档，分包队伍及所属专业积极配合。

7.3.2供方管理资料，包括供方评价、考核档案、质量问题档案，一般合格供方名单，重要合格供方名单。

7.3.3需求计划资料，包括需求计划以及和需求计划相关的技术规范书及其它文件。

7.3.4采购资料，包括采购计划单、供方投标资料、报价资料、开标资料、合同、发票台账。

7.3.5材料验收资料：

（1）项目材料验收资料。

（2）第三方认证资料。

7.3.6仓库管理资料：

验收单、收料单、领料单、调拨单、仓库收发明细台账。

7.3.7现场设备管理资料：

现场交接验收记录、设备开箱记录、设备缺件缺陷单、设备领料单。

7.3.8顾客产品资料：

设备开箱记录、资料记录，业主要求的其它资料。

7.3.9根据公司及业主要求提供的其它资料。

8记录

《单位资质报审表》、《工程材料/构配件/设备报审表》、《见证取样单》

9附件

附件1：

材料验收一般需提供的资料

类别

品名

合格证

材质证明

检测报告

光谱分析

复试报告

备注

型材

工字钢、槽钢、角钢、圆钢

∨

螺纹钢

∨

拉伸、冷弯试验

线材

盘条

∨

拉伸、冷弯试验

钢板

普通钢板、花纹钢板、镀锌钢板

∨

合金钢板、不锈钢板

∨

无缝

钢管

碳钢无缝管

∨

合金钢管及不锈钢管

∨

焊接

钢管

直缝焊接管、镀锌管、螺旋管

∨

金属

制品

钢丝绳

∨

铸铁件、电缆托架、金属门窗

∨

焊接

材料

结构钢焊条、铸铁焊条、铜焊条、铝焊条、碳钢焊丝、铜焊丝、铝焊丝

∨

耐热钢焊条、不锈钢焊条、合金焊丝、不锈钢焊丝

∨

焊剂

∨

线缆

及附件

电力电缆、控制电缆、补偿电缆、计算机电缆、通信电缆、伴热电缆

∨

金属软管、软管接头、防爆软管、防爆软管接头

∨

金具

∨

阀门

高中压阀门

∨

有时合格证含检测数据。

低压阀门

∨

合金阀门、不锈钢阀门

∨

管件

普通管件

∨

伸缩节

∨

合金管件、不锈钢管件

∨

混凝土用材料

水泥、粉煤灰、灌浆料

∨

水泥有3天、7天、28天强度报告。

砖、砌块、砂、碎石及卵石

∨

外加剂：

减水剂、防水剂、防冻剂、早强剂、膨胀剂

∨

水泥

制品

钢筋混凝土构件

∨

水泥管

∨

防水

材料

油毡、油纸、防水卷材、防水涂料、建筑密封膏。

∨

止水带

∨

保温

材料

硅酸钙制品、岩棉制品、矿渣棉制品、硅酸铝制品、膨胀珍珠岩制品

∨

耐火

材料

耐火砖、防火堵料、防火涂料、防火隔板

∨

耐火可塑料、耐火浇注料、胶泥。

∨

消防器材

灭火器、消火栓、消防水枪、消防水带、消防水泵、结合器、消防箱

∨

化工产品

油漆、涂料

∨

气体

氧气、乙炔、二氧化碳、氮气、氩气

∨

五金水暖

高强度坚固件

∨

合金及不锈钢螺栓

∨

阀门、水嘴、弯头、三通等

∨

电气产品

高、中、低压开关柜（盘）、电源箱、开关、插座、漏电保护器、变压器、继电器、电机、水泵、各种灯具、电工用表计、变送器、电线

∨

工具

起吊工具：

卸扣、钢丝绳卡、花篮螺丝、吊滑车、手拉葫芦、千斤顶

∨

必要时做性能复检

安全防护用品

安全帽、安全带、安全网、安全绳、防火毯、电工手套、绝缘鞋、吊装带

∨

附件2：

：

单位资质报审表

（试验检测单位/主要材料、构配件及设备供货商）

表号：

A-06

工程名称：

河北建投邢台热电联产工程（2×350MW）编号：

致:

山西和祥建通工程项目管理有限公司河北建投邢台热电项目监理机构：

经我单位审查，单位可提供工程需要的，请予以审批。

附件：

□本工程的试验项目及其要求。

□试验室的资质证明文件。

（资质等级及试验范围、试验人员资质、试验室管理制度、法定计量部门对试验设备出具的计量检定证明）

□供货商的资质证明文件。

（营业执照、生产许可证、质量管理体系认证书、产品检验报告等）

共页。

总承包单位（章）：

项目经理：

日期：

年月日

项目监理机构审查意见：

项目监理机构（章）：

专业监理工程师：

总监理工程师：

日期：

年月日

建设单位审批意见：

建设单位（章）：

项目代表：

日期：

年月日

本表一式六份，由总承包单位填报，项目监理机构二份，总承包单位四份。

附件3：

工程材料/构配件/设备报审表、清单表格

工程材料/构配件/设备报审表

表号：

A-12

工程名称：

河北建投邢台热电联产工程（2×350MW）编号：

致:

山西和祥建通工程项目管理有限公司河北建投邢台热电项目监理机构：

我单位于年月日进场的工程材料/构配件/设备数量如下（见附件）。

现将质量证明文件及自检结果报上，拟用于下述部位；

请审核。

附件：

1.数量清单。

2.质量证明文件。

3.自检结果。

4.复试报告。

共页。

总承包单位（章）：

项目经理：

日期：

年月日

项目监理机构审查意见：

项目监理机构（章）：

专业监理工程师：

日期：

年月日

本表一式六份，由总承包单位填报，项目监理机构二份，总承包单位四份。

工程材料/构配件/设备报审表材料清单

编号：

序号

物资名称

规格型号

材质

炉批号

数量

质量证明书

复检报告

自检结果

备注

附件4：

见证取样单

编号：

工程部位

取样项目

报验时间

年月日

见证时间

年月日