EXCEL操作.docx
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EXCEL操作
1.工作薄、工作表的操作(添加、移动、复制、重命名、删除等)
工作薄:
是处理和存储数据的文件,每个工作薄中最多有255张工作表。
工作表:
在EXCEL中,系统默认为三张工作表,分别是sheet1,sheet2,sheet3。
工作表标签:
就是工作表的名字。
单元格:
每个单元格都有一个名字,叫“单元格地址”,有行标和列标组成,例如:
A1,B2等。
1)添加工作薄:
a)文件---新建
b)工具栏上的“新建“按钮
2)添加工作表:
a)插入-----工作表
b)在工作表标签上右击-----选择“插入“-----”工作表“
3)移动工作表:
a)选中工作表标签-----单击鼠标左键—直接拖动------放到相应的位置
b)选中工作表标签----右击---移动或复制工作表
4)复制工作表
a)选中工作表标签----右击---移动或复制工作表,建立工作表的副本
b)选中工作表标签,按住ctrl键,用鼠标左键直接拖动
5)重命名工作表:
a)选中工作表标签-----右击-----重命名
b)双击工作表标签
c)选中工作表标签------格式-----重命名
2.在单元格中输入文本、数字(百分数、分数、特殊数字格式)、符号、日期、时间
手工输入数据
(1)输入数字
在单元格中输入数字后,系统会自动地将它们在单元格中右对齐。
①正数输入时可省略“+”号;
②负数输入时,或者数字前加负号或者将数字置于圆括号中;
例如:
输入-123或(123)显示结果都是-123
③分数输入时,应先输入0和一个空格,然后再输入分数。
当输入的数值位数太多时,系统会自动表示成科学计数法(如3.14E+09)。
提示:
在输入和处理数据之后,若单元格中出现“####”标记,则说明该单元格所在列的列宽太小,不够显示整个数值,只需增大列宽即可显示全部数值。
(2)输入文本
文本数据包括字母、汉字、数字、空格以及其他可从键盘输入的符号。
默认情况下,文本数据在单元格中是左对齐。
若要将输入的数字视为文本,则需在输入的数字前加一个单引号“'”。
例如,输入邮政编码“730070”时,应该键入:
'730070。
(3)输入日期和时间
Excel将日期和时间均按数字处理。
默认情况下,在单元格中右对齐。
输入日期时用“/”分隔年、月、日。
例如,04/30/03;
输入时间时用“:
”分隔时、分、秒。
例如,10:
30:
48PM,其中PM代表下午,AM代表上午。
若要输入当前日期可用Ctrl+;组合键,
输入当前时间可用Ctrl+Shift+;组合键。
自动填充数据
(1)填充相同的数据
①在同一行或同一列中填充相同的数据
选中要填充数据的行或列的第一个单元格,输入数据,然后拖动填充柄至要填充的最后一个单元格,松开鼠标左键。
②在不连续的单元格区域中填充相同的数据
先选定要填充数据的不连续单元格区域,然后在活动单元格中输入数据,再按下Ctrl+Enter键即可。
(2)填充序列
Excel能识别的序列类型有:
等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。
①等差序列:
每个数值由前一个数值加上一个固定值得到,这个固定值称为步长。
例如:
初始值为2,步长为2,得到等差序列为2,4,6,……。
②等比序列:
每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。
例如:
初始值为1,步长为2,得到等比序列为1,2,4,8……
③日期序列:
每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到,日期单位包括日、月、年等。
例如:
初始值为10/23/00,日期单位为年,则得到日期序列为10/23/01,10/23/02,10/23/03,10/23/04,……。
④自动填充序列:
在EXCEL2003中提供了自动填充功能,我们在使用时,可以通过拖动“填充柄”来完成数据的自动填充。
例如要输入甲、乙、丙、丁……,可以先在指定单元格输入甲,然后将鼠标移至单元格的右下角的小方块处,直至出现“+”字,按住鼠标左键,向下(右)拖动至目的单元格,然后松开即完成了自动填充。
3.对数据小数位数的保留、增加或减少,设置千分位分隔符,设置货币样式
1)通过工具栏设置
2)通过设置单元格格式来进行设置
4.单元格内容和格式的添加和清除
添加内容:
添加格式:
(包括字体格式、边框、底纹等)
条件格式:
有时为了突出显示表格中符合一定条件的数据,往往需要对它们单独进行条件格式化。
具体操作如下:
①选定要处理的单元格区域。
②执行“格式”→“条件格式”命令。
自动套用格式:
Excel2003提供了各种表格自动套用格式,这些格式中已对文本格式、数字格式、对齐方式、列宽、行高、边框和底纹等进行了设置,可以根据需要套用这些格式。
具体操作如下:
①选定要使用自动套用格式的单元格区域,若未进行选定操作,则是对当前工作表中的所有数据区进行格式化。
②执行“格式”→“自动套用格式”命令。
清除单元格的内容:
第一种方法:
选中单元格----按delete删除
第二种方法:
使用菜单命令来清除单元格数据,具体操作如下:
①选定要清除数据的单元格。
②执行“编辑”→“清除”→“内容”命令,
清除单元格的格式:
选中单元格-“编辑”--“清除”--格式
5.单元格区域的选定(会选定整行、整列、多行、多列、连续的单元格区域、不相邻的单元格或区域)和表示方式
1)选定行(列):
把光标放到行(列)标上,单击
2)选定连续的多行:
把光标放到行(列)标上,单击,拖动鼠标即可
3)选定不连续的多行:
按住ctrl键,在相应的行(列)标上单击就可以
4)选中不连续的单元格:
按住ctrl键,单击要选择的单元格
6.在同一工作簿中进行工作表之间的数据复制
7.单元格、行、列的插入、删除和隐藏,行高、列宽的调整(手动、自动),单元格的合并与拆分
1)单元格的插入
单击插入位置的单元格,执行“插入”→“单元格”命令或右键单击单元格,在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令,打开如图5.13所示的对话框,在对话框中选择一种插入方式后按“确定”按钮即可。
2)行或列的插入
①在插入新行或列的位置处选定一整行或列,或者选定该行或列中的一个单元格,
②执行“插入”→“行”或“列”命令,新的空行或列自动插入到原行或列的上面或左侧。
如果插入前选定的是多行或多列,将插入与所选数目相同的空行或空列。
3)单元格、行和列的删除
a)选定要删除的单元格/行/列,执行“编辑”→“删除”命令,打开“删除”对话框,选取一种删除方式,再单击“确定”按钮。
b)选定要删除的单元格/行/列,单击右键,选择删除
4).隐藏和取消隐藏行或列
(1)隐藏行或列
选定要隐藏的行/列,执行“格式”→“行/列”命令→“隐藏”命令,则所选定的行或列被隐藏起来。
(2)取消隐藏行或列
选定被隐藏的行/列两侧的行/列,执行“格式”→“行/列”→“取消隐藏”命令,即可显示被隐藏的行/列。
5)行高、列宽的设置:
以下三种方式
a)用鼠标直接拖动
b)把鼠标放在两个行(列)标之间,双击鼠标,这时候会根据单元格的内容自动调整行高或者是列宽
c)单击要设置的行(列)----右击选择行高(列宽)---设置确定的行高和列宽
6)单元格的合并:
a)工具栏上的合并及居中按钮
b)选中要合并的单元格----格式---单元格---对齐-----合并单元格
7)单元格的拆分;是针对合并后的单元格进行拆分
8.修饰美化工作表(字体、底纹、边框、对齐方式)
(1)使用格式工具栏中的按钮设置
(2)使用“单元格格式”对话框设置
9.使用公式和函数(SUM()、AVERAGE()、COUNT()、
MAX()、MIN()、DATE()、IF())
sum()函数
返回某一单元格区域中所有数字之和
Date()函数
2010-1-1
1年
Date(year,month,day)
参数year:
可以为一到四位数字
参数month:
代表每年中月份的数字。
如果所输入的月份大于12,将从指定年份的一月份开始往上加算。
例如:
DATE(2008,14,2)返回代表2009年2月2日的序列号。
参数day:
代表在该月份中第几天的数字。
如果day大于该月份的最大天数,则将从指定月份的第一天开始往上累加。
例如,DATE(2008,1,35)返回代表2008年2月4日的序列号。
返回代表特定日期的序列号
today()-year(A2)
=YEAR(TODAY())-YEAR(F2)
例如:
已知借书日期和期限,
还书日期公式:
=DATE(YEAR(A2),MONTH(A2),DAY(A2)+b2)
count()函数----------参数必须是数字类型的数据
返回包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。
函数COUNT在计数时,将把数字、日期代表的数字计算在内;
if()函数
根据条件来决定结果
例如:
1、if(a2>60,”通过”,“不及格”)
通过a2的值,来判断该学生的等级。
如果a2的值大于60,即if的条件为真,则结果是“通过”,若a2的值小于60,则结果是“不及格”。
填写“综合评定”,综合评定规则为平均成绩大于等于90分优秀,大于等于80良好,大于等于60做合格,小于60不合格。
if(j2>90,”优秀”,if(j2>=80,”良好”,if(j2>=60,”合格”,“不及格”)))
=DATE(YEAR(B2)+C2,MONTH(B2),DAY(B2))
11、图表设计(图表结构、创建、格式设计、编辑、删除等)
1)“插入”---“图表”,根据图表向导来创建图表
2)工具栏上的图表向导.
12、对工作表中的数据进行排序、筛选(自动筛选和高级筛选)
排序:
对数字按其数值大小来排序,对字母按字母表中的先后顺序排序,对汉字按其对应的拼音的首字母在字母表中的先后顺序排序
数据筛选:
是排除不需要的数据,保留需要的数据的整理显示过程。
依据一个或多个条件选择保留数据或记录,就可以实现数据或记录的筛选
1)自动筛选:
2)高级筛选:
在进行数据筛选时,需要一定的条件,根据条件筛选需要的数据,在设置筛选条件时,要注意筛选条件中的列标题一定要与数据表格中的列标题完全一样,
筛选条件中,同一行上的条件之间是“与”的关系,不同行上的条件是“或”的关系。
姓名
性别
系别
英语
数学
计算机
李芳
女
电子系
91.00
98.00
89.00
张立华
女
电子系
91.00
98.00
74.00
罗明
男
建筑系
90.00
78.00
67.00
徐志华
男
电子系
81.00
91.00
91.00
张晓林
男
计算机系
80.00
86.00
91.00
段平
男
建筑系
79.00
78.00
75.00
曹雨生
男
电子系
78.00
90.00
90.00
李雅芳
女
建筑系
76.00
67.00
92.00
高文博
男
计算机系
75.00
82.00
88.00
李晓力
男
建筑系
69.00
64.00
78.00
王强
男
计算机系
67.00
80.00
87.00
刘丽冰
女
计算机系
56.00
78.00
78.00
1)筛选计算机系的学生
2)筛选电子系或建筑系的学生
3)筛选计算机系的女生
4)筛选计算机系或建筑系的女生
5)筛选有一门成绩不及格的学生
6)筛选数学成绩在80—100之间的学生信息
13、分类汇总和数据透视表
分类汇总(练习3):
Excel使用诸如Sum或Average等汇总函数进行分类汇总计算。
在一个列表中可以一次使用多种计算来显示分类汇总。
数据透视表:
(练习4)
数据透视表是交互式报表,可快速合并和比较大量数据。
您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总,而且可显示感兴趣区域的明细数据。