完整word版文档管理制度word文档良心出品.docx
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完整word版文档管理制度word文档良心出品
部门文档管理制度(试行)
一、目的
文档是企业重要的智力资产,文档一般以电子文档的形式存在,从内容上,有商务合同,会议记录,
客户资料,推广文案,项目文档,经验心得等。
每一个信息系统都会经历规划阶段,制度方案阶段,运
行阶段,在每一个阶段都会有大量的文档产生。
文档管理就是将这些大量的文档,Excel,图片,影音
进行存储,分类和检索。
文档管理通过对部门大量的文档信息,合理有序的分类存放。
解决了大海捞针的困扰,充分加强
了部门文档信息共享作用,使部门工作更优化,有效统一规范的文档管理能够确保部门内部及相关部门
得到有效的文件。
二、文件材料的收集管理
1.每一阶段的文档,由行业负责人将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后,送交管理员归档。
2.编制文档入档表,一项资料由行业负责人交管理员归档时,应登记并双方签名。
附:
见文档管理入库登记表V1.0.doc
3.战略组,市场组需要每周提供相应的资料信息交于信息管理员归档。
战略组每周提供其负责的行业的资料或项目资料,市场组每周提供正在运作的展会资料,协会资料或宣传资料。
4.每周五由管理员将文档入档表报备于部门负责人。
注:
文档收集管理现处于试行阶段,试用2个月,待文档管理制度完善后可再做修改或沿用。
三、归档资料范围
1.重要的会议材料,包括会议的报告,会议纪要等。
2.部门与有关单位签订的合同,协议书等文件材料。
3.部门的各种工作计划,总结,报告,会议记录,部门制度,公司资质等资料。
4.部门有关各行业的调研,包括,调研报告,行业厂商目录,供应商信息调查表等资料。
5.市场展会资料,包括公司宣传资料,展会论坛调研,展会图片,视频,音频等资料。
6.软件信息资料,包括办公软件,DEMO,学习资料等资料。
四、文档规范
1.页面设置
各类文档一律采用A4纸张大小,页边距一律采取:
上、下2.5cm,左3cm,右1.5cm,行间距取多
倍行距(设置值为1.5);字符间距为默认值(缩放100%,间距:
标准),标题在文档上端居中,两边空
格要均匀。
如有副标题,破折号应比正题缩进两格,用稍小字体。
2.字体要求
文档所用字体要求为微软雅黑。
3.字号
主标题采用“二号“微软雅黑黑体字;副标题采用”小二号“微软雅黑黑体字。
第一层次题序和标
题用”小三号“微软雅黑黑体字;第二层次题序和标题用”小四号“微软雅黑黑体字,第三层次及以
下题序和标题用“小四号“微软雅黑字体。
正文用五号微软雅黑体。
英文字体应与中文字体相对应,字体为五号TimesNewRoman。
4.图、表格式
1.图:
要精选、简明,切忌与表及文字表述重复。
图中术语、符号、单位等应同文字表述一致。
图序及图名居中置于图的下方,用五号字微软雅黑体。
2.表:
表中参数应标明量和单位的符号。
表序及表名置于表的上方。
表序、表名和表内内容采用五号微软雅黑体字。
5.Excel格式
Excel表格按照以上Word文档格式,主标题采用“二号“微软雅黑黑体字;副标题采用”小
二号“微软雅黑黑体字。
表格内文用五号微软雅黑体。
6.文档格式
凡上传至服务器的主要文档。
如合同协议,宣传如下图:
PPT,由管理员在电子文档前页附上文档编码表。
文件编号
版本/修改
发布日期
文件管理名称
五、文档版本管理
1.文档的状态变迁规则
文档的状态可分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。
文档建立时,状态为“草稿”,通过评审后,
其状态变为“正式”。
此后若更改文档,则其状态变为“修改”,当文档修改完毕重新通过评审时,状态
又变为“正式”。
2.文档版本号标识
文档的版本号规则与文档的状态有关。
处于“草稿”状态的文档的版本号格式为0.YZ,YZ的数字范围为01-99.随着草稿的修正,YZ的取值
应递增。
YZ的初值和增幅由用户自己把控。
处于“正式”状态的文档版本号格式为X.Y,X为主版本号,取值范围为1-9.Y为次版本,取值范围
为0-9.
文档第一次成为“正式”文件时,版本号为1.0.
如果文档升级幅度比较小,可将变动部门制作成文档的附件,附件版本一次为1.0、1.1、。
当附件的变动积累到一定程度时,文档项的Y值可适量增加,Y值增加一定程度时,X值
将适量增加。
当文档升级幅度比较大时,才允许直接增大X値。
处于“修改”状态的文档的版本号格式为X.YZ文.档正在修改时,一般只增大Z値,X.Y値保持不变。
当文档修改完毕,状态成为“正式”时,将Z値设置为0,增加X.Y値。
参考2
3.文档版本控制
文档的版本控制作用于多个文档管理活动之中,如创建文档、文档的变更和文档的评审等。
在项
目开发过程中,绝大部分的文档都要经过多次的修改才能最终确定下来。
对文档的任何修改都将产生新
的版本。
由于我们不能保证新版本一定比归档的旧版本“好”,所以就不能抛弃归档的旧版本。
版本控
制的目的是按照一定的规则保存文档的所有版本,避免发生版本丢失或混淆现象,并且可以快速准确地
查找到文档的任何版本。
六、文档更改与发放管理
1.各行负责人对文件和资料若要进行对外发放,报备信息管理员并在《文档资源申请表》登记内容包括:
发放文件名称、编码、输出对象、日期、行业负责人名字。
附:
见文档资源申请表V1.0.doc
为了规范部门信息管理安全,文件发放注意事项如下:
1.参考文档级别,所有级别3以上的文档对外发放均要填写文档资源申请说明表。
2.对其他部门发放文档,视情况给予加密或不加密格式。
参考申请表部门负责人意见。
3.对其他合作单位发放文档,均统一格式为PDF加密格式。
由行业负责人填写文档资源申请表
4.统一发放人为信息管理员。
2.文档级别参考如下:
文档级别分为5类。
类别5为最高级别,类别1为最低级别。
类别5文档分类如下:
公司对外宣传PPT,签订的合同,协议书,公司资质,
类别4文档分类如下:
有关行业的调研报告,展会论坛的调研、行业厂商目录,供应商信息调查表。
类别3文档分类如下:
部门的工作计划总结报告,重要会议报告或会议纪要。
DEMO
类别2文档分类如下:
部门制度,部门会议记录,展会图片,视频,音频。
类别1文档分类如下:
办公软件。
事务性文档
2.已归档的正式文档,如需更改,请报备给信息管理员,
由其更改文件版本号及发布日期。
必要时备注。
1.对于纸质文档编号更改,文档封面附上《文档编号更改表》
。
附:
见文档编号更改表V1.0.doc
2.已归档的正式文档电子版含PPT。
版本更改,则在文档,
表二:
文件更改记录表
PPT
首页填写如下表格。
文件编号
版本/修改
发布日期
文件管理名称
3.所有归档文档更改,信息管理员均统一另行备份。
登记于文档更改汇总表.xlsx
七、文档分类
图一:
战略合作部文档分类框架图
八、编码定义
编译均由英文简写作为代码。
具体编码定义参考以下各表。
表一
部门
代码缩写
战略合作部
Strategicco-operationdepartment-
SC
表二
资料类别
代码缩写
行业资料
IndustryInformation--
ID
项目资料
ProjectInformation--
PJ
合同协议
Contractagreement--
CA
市场资料
MarketingInformation--
MT
部门事务
DepartmentAffairs--
DA
软件资料
SoftwareInformation---
SW
影音资料
Video&AudioInformation--
VA
表三
文档类别
代码缩写
各行业方向资料文件夹
A.B.C.D
Z,AaZz.
各项目名称文件夹
PJ+名称+项目+日期简写
注:
各行业方向资料文件夹定义为
:
A-智慧城管,
B-城市一卡通,
C-智慧景区,
D-
数据中心,
E-电
子政务,
F-智慧质监,
G-节能减排,
H-
智慧交通,
I-安全生产,
J-智慧城建,
K-智慧环保,
L-中间
件,M-智慧楼宇,N-智慧医疗,
各项目名称文件夹:
代码缩写用
如XX新城项目招标,文件名为
0-智慧物流,P-智慧农业,依次类推,Z-物联网综合
PJ+名称+项目+日期简写
PJXX新城项目1206(其中1206为2012年6月)
文档性质
代码缩写
ID-行业资料
行业调研报告
X(X为各行业代码缩写)01
会议纪要
X(X为各行业代码缩写)02
行业厂商目录
X(X为各行业代码缩写)03
供应商信息调查表
X(X为各行业代码缩写)04
行业宣讲PPT
X(X为各行业代码缩写)05
CA-合同协议
框架协议
Frameworkagreement--
FA
合同
Contract--CT
MT-市场资料
市场展会资料
ExhibitionInformation--
EX
国外展会资料
OverseaExhibition—OE
国内展会资料
DomesticExhibition--
DE
公司宣传资料
PromotionInformation--
PM
协会资料
SocietyInformation--
SO
专家库
Expertdatabase--
ED
DA-部门事务
部门信息
DepartmentInformation--
DI
部门制度
DepartmentSystem
—DS
部门计划
DepartmentPlan--
DP
培训资料
TrainingInformation--
TR
部门名片制作
BusinessCard--
BC
公司资质
Qualification--QA
SW-软件资料
办公软件
OfficeSoftware--
OF
DEMO
DEMO--DM
学习资料
LearningInformation--
LE
VA-影音资料
视频
Video--VD
音频
Audio—AD
图片
Picture--PT
编码规则
部门----
资料类别----
(行业/项目代码缩写)---文档性质---编号
例如:
SC-ID-A-A02
战略合作部--行业资料--智慧城管—会议纪要
SC-PJ南海项目11XX
战略合作部-项目资料-南海智慧环保
SC-CA-CT-001战略合作部-合同协议-合同-文件编码
SC-MT-EX-
展会名称
战略合作部-市场资料-市场展会资料-展会名称
SC-DA-DS-
部门签呈
战略合作部-部门事务-部门制度-部门签呈
SC-SW-DM-demo
编号
战略合作部-软件资料-DEMO-demo
编号