Word应用技巧下篇.docx

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Word应用技巧下篇

Word应用技巧（下篇）目录

十二）在Word 工具栏上增删快捷命令按钮

十三）Word使用经验挖掘

十四）教你自制WORD高级模板

十五）为word添加文档切换按钮

十六）普通视图方式

十七）驾轻就熟"项目符号和编号

十八）Word 中的批量文件格式转换器

十九）Word宏应用实例

二十）Word的“压缩”功能

二十一）Word快捷键大全 

二十二）Word中巧用宏命令

二十三）巧用“文本框衔接”一例

二十四）WORD使用技巧集锦 

二十五）用WORD2003实现快速批量打印利息催收通知单

十二、在Word 工具栏上增删快捷命令按钮

Word 的功能非常强大，一般用户只要使用其百分之十的功能就能完成日常工作的需要。

其编辑界面上常用工具栏（包含“视图”、“格式”、“表格”、“工具”等）上有很多使用频率很高的快捷按钮，其图形形象易懂，使用方便，用户操作起来直观明了、，易如反掌。

然而，Word 97所能提供的快捷按钮远不止工具栏上提供的那些按钮。

事实上，不同工作性质的用户经常使用的快捷按钮并不完全一样。

用户常会发现有些快捷按钮极少用到，但它却占据着屏幕上有限的地盘，而某些常用的快捷按钮却又不在工具栏上。

用户要使用这些功能时，不得不使用较麻烦的操作步骤。

Word提供的这些快捷按钮按类分组，您 可以右键单击菜单栏或工具栏，在弹出的快捷菜单中随意、方便地打开或关闭某一类快捷按钮，以调整编辑空间。

然而，要增加删除某一个按钮或菜单项，就鲜为大家所熟悉了。

那么，能否删除工具栏上不用的快捷按钮，添加自己需要的按钮呢？

当然可以！

下面介绍操作步骤。

一、向工具栏添加命令按钮

在“视图”菜单中的工具命令组中左键单击“自定义”命令，或用鼠标右键单击工个栏或菜单栏，弹出快捷工具栏快捷菜单。

1、单击菜单上的“自定义...”命令，弹出如图2所示的“自定义”对话框。

2、单击“命令”选项，您就可以看到对话框内“类别”和“命令”两个列表框。

3、在左边的“类别”列表框内有“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“绘图”、“边框”等22大类命令或快捷工个按钮组，先确定您要添加的命令按钮属于哪一类。

当您选中某一类命令组时，右边的命令列表框内就有该类命令组的所有命令按钮列表，找到您所需要添加的命令按钮项，例如，您选择的是“工具”类，在命令列表框中用鼠标上下移动右边的滑块，找到您需要的命令项，如“选项”并选中它，如图2所示。

此时只要用鼠标左键点取“选项...”命令项并拖动鼠标到工具栏合适位置放开。

于是“选项”这个命令按钮就添加到工具栏里了。

您在编辑的任何时间单击该工具按钮，就可调用该命令。

当然，您可以把要添加的按钮放置到任何一组工具栏上。

二、从工具栏上删除命令按钮

删除工具栏上快捷按钮最快捷的方法就是按ALT键，再用鼠标左键点取要删除的按钮不放开，拖放到文档编辑区放开，删除操作就完成了。

也可按下列步骤操作：

1、按照添加命令按钮的第一步操作打开“自定义”对话框。

2、移动鼠标指针至将要被删除的命令按钮上，右键单击该按钮，弹出快捷命令菜单，如图3所示。

3、左键单击“删除”命令。

三、从菜单栏上删除命令项

利用“自定义”对话框还可以删除菜单命令组的命令项，步骤如下：

1、重复上述操作的第一步，调出“自定义”对话框。

2、移动鼠标指针至将被删除的命令组名上单击左键，下拉出该组菜单。

右键单击该组要被删除的菜单项，弹出快捷命令菜单。

3、用左键单击“删除”命令。

四、改变菜单栏上命令项或工具栏上快捷命令按钮的图标

1、重复上这操作中的前两步，选定要改变图标的菜单项或快捷命令按钮。

2、右键单击选定的菜单项或快捷命令按钮，弹出如图5所示的按钮，添加操作快捷菜单。

3、单击“更改按钮图标”，就会弹出一个图标选择框，单击您所喜欢的图标即可。

这里，您不仅可以更改按钮图标，也可以进行编辑，复制等图标操作。

五、菜单栏、工具栏的其他操作技巧

1、移动或复制菜单栏上的命令项或工具栏上的快捷命令按钮，按下CTRL+ALT键，再用鼠标左键点取要移动的按钮或菜单项移动到合适处放开即成；按下CTRL键后，再用鼠标左键点取要复制的按钮左右或上下移动至合适放开，能复制快捷按钮。

2、将工具栏变为漂浮状态

（1）用左键点取工具栏的上下边线，左右边线或竖向白色分割线，向下拖放至编辑区放开。

（2）双击工具栏的上下，左右边线或竖向白色分割线。

3、将漂浮状态的工具栏的空白区或上端的蓝色条向上拖动至固定区放开即成。

十三、Word使用经验挖掘

一、利用超级链接实现快速定位

在Word中，除了可以运用[编辑]菜单中的[定位]命令和[插入]菜单中的[书签]命令实现定位功能外，还可以巧妙利用超级链接功能实现快速定位，试以一例说明：

假定有一篇文章，共有八个章节。

首先在该文章章首创建一个章节索引，然后将光标移到第一章所在段落段首，执行[插入]菜单中的[书签]命令，创建一个名叫“第一章”的书签，以此类推，直至创建完八个书签。

下一步选定文章索引中的“第一章”字样，执行[插入]菜单中的[超级链接]命令（或按下快捷键Ctrl+K），弹出[插入超级链接]对话框，在“文件中用名称的位置（非必选项）”输入框中，输入书签名“第一章”，然后按下确定按钮。

这时索引目录中的“第一章”三个字变成带下划线的蓝体字，当鼠标移到当前位置时变成手状，轻轻一点就跳至文章中的第一章。

（其余章节依法炮制即可。

）这种方法可以相当方便地从文章的任一处跳到另外一处，某种程度上和Web页差不多。

二、轻松更改菜单 

利用Word提供的“自定义”功能，轻轻松松就可以实现对菜单命令的增删。

比如要在[文件]菜单中添加[全部关闭]命令，只须单击[工具]菜单栏中的[自定义]命令，在弹出的[自定义]对话框中点击[命令]标签项。

然后选择“文件”这一类别，并在“命令”项中找到“全部关闭”图标，将之拖到[文件]菜单中的合适位置就可实现添加；若要删除它，很简单，再将之拖回到[自定义]对话框中任一位置即可。

三、调整页面模式下的坐标线

在Word的页面模式下，有时为了将图形对象对齐或进行数学图形编辑，需要用到坐标线作为参照物。

那么，如何调整坐标线以使其满足编辑的需要呢？

单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，然后单击“调整坐标线”命令。

若要更改坐标线的距离，则在“水平间距”和“垂直间距”框中，键入所需间距即可（以“磅”为单位）；若要更改坐标线起始点，则首先清除“紧贴版心边界”复选框，在“水平起点”和“垂直起点”框中，参照页面边界确定坐标线的水平和垂直起点并输入适当的距离（以“厘米”为单位）。

若清除“调整坐标线”复选框，可关闭不可见坐标线；若选中“与图形对齐”复选框，可使图形对象与坐标线对齐。

然后自选图形的垂直和水平边缘将对齐坐标线。

十四、教你自制WORD高级模板

模板是一种特殊的文档，它将各类文档应有的一切手段集于一身，使我们的写作编排工作变得轻松自如。

WORD有大量现成的模板供用户选择。

如果你经常应用某种特别的模板，而现有的模板又不合适，可按照自已的需要定制模板。

定制模板有如下三种方式：

一是创建或修改一篇文档，使它具有某种专用文档的格式。

也可创建自动图文集、定制用户工具条及记录宏，然后作为模板保存；二是修改和精加工某一专用模板，把它作为新模板保存；三是重新创建专用于某种文档的模板，并保存起来。

前两种方式较简单（编者注：

本报也作过多次介绍），后一种方式比较复杂，但当我们的文档有特殊需要时却非常有用，下面就以“通讯报导”专用的模板为例，让我们来看一看怎样自制专用的高级模板。

一、定制具有域和自动宏的高级模板：

域虽不是模板必备的要素，但为了编写文档的便利起见，可在模板内设置若干域并记录能自动运行的宏。

1.构造文档的格局

打开一空白文档后，即可着手构造通讯稿文档的格局。

其详细步骤是：

·单击标准工具条中的居中对齐钮，使插入点移到中间；

·选择16磅黑体字，键入标题栏文字：

每月通讯，接着按回车键；

·此时插入点仍居中，选择14磅宋体字；

·按Ctrl＋F9插入域符，在域中键入代码，使成为：

{Fillin“请键入通讯稿题目”， 再单击OK}， 就插入了一个填充域，接着按回车键；

·单击标准工具条中的右对齐钮，使插入点移到右侧；

·选择10磅宋体字，键入“第”字；

·接着插入嵌套域，域代码为：

{={date\@ yyyy\＊mergefoimat}－1998}，按END键或单击嵌套域右域符之后处，将插入点定位于嵌套域之后，再键入“卷”字与4个空格；

·键入“第”字，再插入又一个填充域，域代码为：

 {Fillin“请键入期号，再单击OK”}，按END键。

再键入“期”字，按回车键，使插入点到下一段；

·此时插入点仍在右侧，键入“本期共”等字样，接着插入页数域：

{NUMPAGES}，在其后键入“页”字，按回车键，使插入点到下一段的右侧；

·插入日 期域：

{DATE\@"dddd,MMMM dd,yyyy"\＊ MERGEFORMAT}, 以长的日期格式引进当天日期，按回车键，使插入点到下一段；

·单击标准工具条中的两边对齐钮，使插入点移到左侧。

连续键入通配符、直至右边沿，作为装饰兼分隔符，按回车键， 使插入点到下一段；

·发出菜单命令Insert,Break（插入，分断线），弹出分断线对话框。

在此对话框中选择Column Break（列分断线）与Continuous（连续）两项，单击OK在插入点处插入列分断线，同时把文档分成两个区；

·单击标准工具条中分列钮，在列数选择图中选择二列，将本分区的版面分成二列；

·选择10磅楷体字；

·接连按二次回车符，使插入点下移二段，再单击右对齐钮，使插点移到右侧；

·插入嵌套域：

{AUTHOR{Fillin“请键入通讯稿作者姓名”}}。

这时，将通讯稿的总体格局构造完毕，把文档分成两个分区：

第一分区作为稿头，第二分区用来键入稿件内容，最后是稿件作者的姓名。

说明：

1、嵌套域 {={date\@yyyy\＊mergeformat}－1998}的意义是以1998年作为出版每月通讯的第1年，卷号为1，依次类推，1999年出版的即是第2卷。

2、 以上所作的只是示范的例子，读者可根据自己的喜好来选择字体与段落的风格，插入需要的域。

2.为了能在打开模板时自动更新域，可记录一条自动运行的宏。

将插点定位在文档之首，然后开始记录宏。

整个过程如下：

·发出菜单命令Tools,Macro（工具、宏）、弹出宏对话框。

在Macro Name（宏名称）正文框中键入AUTOOPEN, 作为宏名称，这是打开文件时能自动运行的宏；

·在宏对话框中，单击Record（记录）钮，启动宏记录器开始记录宏；

·按Ctrl＋A 选择整篇文档；

·按F9以更新文档中所有的域，接着依次可看到3个Microsoft Word对话框，它们是由填充域所弹出的。

每个对话框均不填充任何字符，而直接单击OK关闭；

·按向下箭头键，使插入点移到第二分区中。

再按左箭头等键，使插入点移到第二分区之首；

·单击水平标尺上0.25英寸（二小格标记）处，设置左定位符，接着按TAB键，使插入点移到左定位符处，以便将来键入正文时，段落的首行向里缩排0·25英寸；

·单击宏工具条中停止记录钮，关闭宏记录器完成宏的记录；

3.保存自定制模板

模板的保存与一般文档的保存并无多大的区别，只是它们的扩展名不相同。

保存步骤如下：

·单击保存钮，弹出另存为对话框；

·单击“保存在”栏中右端下箭头，展开驱动器名称列表，在其中找到Winword\Templates\OtherDocuments（或Msoffice\Templates\Other Documents）文件夹，或选择其他合适的文件夹，以便保存自定制模板；

·在Save as type（保存文件类型）下拉式列表框中，选择Document Template（文档模板）；

·在 Name（文件名称）盒中，应为所制模板键入自定的文档模板名（以英文名为宜）。

在Windows95中允许使用长文件名，单击OK将它存于指定的文件夹中。

如果是单位里公用的微机，可将自定制模板的特性定为只读文件，方法是：

右单击Windows95桌面上“启动”钮，弹出快速菜单，单击其中的Explore（探查）命令， 调用Windows Explorer（窗口探查器）。

在Explorer中找到模板所在的驱动器与文件夹，单击选择Monthly Communicationdot或者每月通讯dot文档模板名。

单击右键弹出快速菜单，从中单击“属性”， 弹出属性对话框。

在对话框的“特性”盒中，打开“只读”复选项，单击OK关闭对话框。

这就把模板的特性设为只读文件，旁人就不能轻易改动它了。

二、 使用自定制模板

本例定制的高级模板与一般模板有所不同，它具有几个域，尤其是要通过自动宏更新3个填充域。

使用此模板的方法是：

·当按常规打开Monthly Communication.dot 后，会立刻自动运行AUTOOPEN宏，根据宏所记录的内容，须依次更新3个填充域；

·首先弹出对话框，它提示用户“请键入通讯稿题目，再单击OK”。

即可在对话框下方的正文框内键入题目，单击OK后，域结果是以14磅宋体字显示的通讯稿题目；

·接着弹出第2个对话框，提示请“键入期号，再单击OK”，按提示完成后，域结果是以10磅宋体字显示的第几卷；

·最后弹出第3个对话框，提示“请键入通讯稿作者姓名”。

按提示完成后，域结果是以9磅楷体字显示的通讯稿作者姓名；

·嵌套域的结果会自动更新，域结果是以10磅宋体字显示的第几卷；

·日期域也会自动更新，域结果是英文全词表示的星期几与月份，两位和四位数字分别表示的日子与年度；

·最后插入点自动定位于文档的第二分区之首，并向右缩排025英寸。

即可开始键入本期通讯稿的内容，字体将是10磅的宋体字，而版面将自动分成二列。

十五、为word添加文档切换按钮

　　大家都知道，任何版本的Word都提供了同时打开多个文档的功能，我们可同时在不同文档之间从事剪切、复制等编辑处理。

不过如何在这些正在编辑的文档之间进行切换却始终是一个令人头痛的问题。

在Word 97（及以前版本的Word）中，无论用户同时打开多少个文档，系统都只会在任务栏中显示一个任务图标，我们只有通过“窗口”菜单才能在不同文档之间进行切换；而Word2003尽管会在任务栏中为每个文档显示一个图标，但当我们同时打开的文档较多时，通过它们切换文档还是不太方便！

其实，无论是Word 97还是Word2003，系统都向我们提供了两个专门用于切换正在编辑文档的切换按钮“下一窗口”和“前一窗口”，它们的作用与IE的“前进”、“后退”按钮基本类似，我们只要利用这些按钮即可快速在不同文档之间进行切换。

微软公司尽管在中文Word 97/2000中提供了这一功能，但它在默认情况下并没有将这两个按钮显示出来，我们必须通过下述方法才能让它们“重见天日”。

1. 执行“工具”菜单的“自定义”命令，打开“自定义”对话框。

2. 单击“命令”选项卡。

3. 在“类别”列表框中选择“所有命令”选项。

4. 在“命令”列表框中找到“NextWindow”选项，它就是用于在不同的Word文档中进行向后切换的，我们只须将其拖拽到Word工具栏的适当位置即可，此时系统就会自动在相应工具栏中增加一个“下一窗口”按钮。

5. 按照类似方法将“所有命令”中的“PrevWindow”选项拖拽到Word工具栏的适当位置（它就是用于在不同的Word文档中进行向前切换的）。

6. 单击“确定”按钮，关闭“自定义”对话框。

这时，Word的快捷工具栏就会出现两个名为“下一窗口”和“前一窗口”的命令按钮，我们只要单击这些按钮，Word即会按照从后往前或从前往后的顺序对打开的文档进行切换，有兴趣的读者不妨一试！

十六、普通视图方式

普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，它可显示完整的文字格式，但简化了文档的页面布局（如对文档中嵌入的图形及页眉、页脚等内容就不予显示），其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。

广大用户可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。

执行“视图”菜单中的“普通”命令，或按Alt+Ctrl+N组合键均可切换到普通视图方式。

联机版式视图方式

联机版式视图方式是Word几种视图方式中唯一一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，用户必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且联机版式视图方式显示字体较大，方便了用户的联机阅读。

另外，采用联机版式视图方式时，Word窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为“文档结构图”，专门用于显示文档结构的大纲视图，我们只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。

联机版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于用户查看Word文档内容时使用。

要切换到联机版式视图方式，只需执行“视图”菜单中的“联机版式”命令即可。

页面视图方式

Word的页面视图方式即直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象当分栏都是很有用的。

执行“视图”菜单中的“页面”命令或按Alt+Ctrl+ P组合键即可切换到页面视图方式。

打印预览方式

用于显示打印效果的打印预览（通称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于用户检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。

要切换到打印预览模式，可执行“文件”菜单中的“打印预览”命令，另外按下组合键Alt+Ctrl+L也可达到同样的目的。

注意，在打印预览方式下，用户无法修改文档中的文字信息。

大纲视图方式

对于一个具有多重标题的文档而言，我们往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），此时采用前述几种视图方式就不太合适了，而大纲视图方式则正好可解决这一问题。

大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得用户查看文档的结构变得十分容易。

在这种视图方式下，用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。

采用大纲视图方式显示Word文档的办法为：

执行“视图”菜单中的“大纲”命令，或按下Alt+Ctrl+O组合键 

主控文档视图方式

当一篇文档过长时，有关保存、使用等操作都会不方便，为此，我们可以将长文档分成几篇子文档，然后采用主控文档对它们进行组织和维护。

这样我们就可以在不打开子文档的情况下轻松地创建包括全部子文档的交叉引用、目录和索引，直接打印所有的子文档，以及通过拖放操作重排子文档等，有关操作与直接对一篇长文档进行操作时完全一样，但效果要好得多。

通常我们在主控文档中采用主控文档视图方式进行显示，这样用户就可以查看及修订一篇较长文档的结构，亦可打开指定的子文档；而需要对具体的文档内容进行修改时则可切换到某篇子文档的普通视图中（每篇子文档在普通视图中都作为主控文档的一节出现），十分方便。

执行“视图”菜单中的“主控文档”命令即可切换到主控文档视图。

上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，广大用户在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。

另外，广大用户应注意不要将Word的视图方式与“全屏显示”相混淆。

“全屏显示”并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：

标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。

全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用“全屏显示”，我们只需执行“视图”菜单中的“全屏显示”命令即可切换到全屏显示方式，此后单击“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方，十分方便。

十七、驾轻就熟"项目符号和编号”

项目编号可使文档条理清楚和重点突出，提高文档编辑速度，因而深受喜爱用word97/2000编辑文章的朋友欢迎。

编号作为word中的一项“自动功能”，只有深谙其来龙去脉，运用得当，才能让“编号”言听计从，不致适得其反，平添麻烦。

一、应用“项目符号和编号”

有两种方法：

手工和自动。

前者即通过单击“编号”、“项目符号”按钮或“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令引用；后者则通过打开“自动更正”对话框后设置“自动编号列表”为键入时的一项“自动功能”来引用：

当在段首键入数学序号（一、二；㈠、㈡；1、2；⑴、⑵等）或大写字母（A、B等）和某些标点符号（如全角的，、。

半角的.）或制表符并插入正文后，按回车输入后续段落内容时，word即自动将其转化为“编号”列表。

二、中断、删除、追加编号

删除（取消）文档中的编号可通过下列方法：

①两次“Enter”，后续段落自动取消编号（不过同时也插入了多余的两行空行）

②将光标移到编号和正文间按“Backspace”键可删除行首编号。

③选定（或将光标移到）要取消编号的一个或多个段落，再单击“编号”按钮。

以上方法都可用于中断编号列表，可根据需要选用。

但如果要删除多个编号，只能用③法。

而且，如果为“编号”定义了快捷键后，无论追加还是删除编号，此法都最快。

将光标移到包含编号的段结尾按回车，即可在下一段插入一个编号，原有后续编号会自动调整。

三、死板的编号方式：

一段一个编号

通常情况下，word按段落编号，即在每个段落（不管该段有多少行）开始位置处添加一个编号。

而许多文档往往要将多个段落放在同一个编号内，可以选择以下四种方法来实现：

①、在第一段结束时按“Shift+Enter”组合键插入一个分行符，然后即可在下一行输入新内容而不会自动添加编号（实际和前面的内容仍然属一段）。

②、在某个编号内的第一段结束后，按两次以上回车插入需要的空段（此时编号会中断），当光标移到需要接着编号的段落中，单击“编号”按钮，此时word通常会接着前面的列表编号。

然后再将光标移回到前面的空段中输入内容。

③、中断编号并输入多段后，选定中断前任一带编号的文本再单击（或双击）“格式刷”按钮，然后再单击要接着编号的段落，即可接着编号。

（使用键盘的话，则先按“Ctrl+Shift+C”复制格式，再按“Ctrl+Shift+V”粘贴格式）。

④中断编号并输入多段后，选定需接着编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择和上一段的相同编号样式后，再选择“继续前一列表（C）”。

不难发现，②③④法其实都是通过中断编号来插入多段，在一个编号内插入多段后再设法继续编号。

相形之下，①法要方便些，但后续行的一些格式必须通过特殊的方法处理（如行首的缩进只能通过键入空格代替），从而“看起来”是另一段。

这里介绍一种快速而极其有效的方法——“多级编号”法：

首先打开“项目符号和编号”对话框，将你的段落编号设为“多级编号”中的一种，再单击“自定义”，将当前级别（通常为1）的编号样式设成你想要的样式，将下一级别（通常为2）的“编号格式”中全部内容删除（即无）。

OK！

假设现在要输入3段文字，其中1、3段带编号，2段无编号。

只须将1段级别设为1，它就带编号；2段不要编号了是吧？

好，按回车再按“Tab”将下一段的级别降为2，怎么样，没有编号了吧！

现在将2段内容输入；