管家婆使用说明书.docx
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管家婆使用说明书
第一部分如何开始
第一章安装及启动
第一节安装
注：
这里指安装《管家婆》ForWindows豪华版，其载体有光盘和软盘两种。
一．《管家婆》安装对系统的要求
运行环境：
Windows95/98/NT
硬盘：
需要100M空间
二．系统安装
1．将光盘放入光驱或将1#盘插入软驱中；
注：
使用光盘安装和软盘安装稍有不同，以下分别介绍：
♦光盘安装
双击Windows桌面上我的电脑图标。
进入后找到光驱的盘符，双击此盘符显示出光盘中的内容，打开《豪华版》文件包双击setup.exe文件，系统进入安装程序。
♦软盘安装
单击Windows桌面开始菜单，单击运行，弹出下图所示的对话框：
在打开列表框中输入A：
\setup.exe，然后单击确定，进入安装程序。
2．
进入安装程序，出现如下窗口。
系统缺省路径为C：
\GRASP，用户可以更改该路径名（注意：
路径名不能为中文，不能超过八位）。
路径名确定后单击下一步，系统进一步提示输入“系统名称”，缺省名为《管家婆》豪华版，确定名称后，单击下一步，开始安装程序。
3．如果该路径下已安装有《管家婆》软件，将提示选择【升级安装】或【全部安装】。
选定安装方式后，单击下一步。
注：
第一次安装《管家婆》的用户没有该步操作，直接进入下面第四步。
4．安装完成后在Windows“开始”菜单中建立一个《管家婆》程序组，包含《管家婆》运行程序、数据备份与恢复、基本信息搬移工具、人事工资管理。
单击其中的一项即启动相应功能。
见下图：
注：
“数据备份与恢复”将在第二章介绍；“基本信息搬移工具”和“人事工资管理”将在第五部分介绍。
5．至此，《管家婆》安装工作全部完成。
第二节启动
软件安装完毕后，可以通过下列任何一种方式调用《管家婆》：
♦快捷方式
《管家婆》安装完毕后，在Windows桌面上自动生成运行图标，双击该图标进入程序主界面。
♦程序组
单击Windows桌面开始按钮，在程序菜单下找到管家婆豪华版，单击菜单下的《管家婆》豪华版进入程序主界面。
♦资源管理器
单击Windows桌面开始按钮，在程序菜单下找到资源管理器，单击资源管理器按安装路径找到《管家婆》安装目录，双击该目录下grasp.exe文件，进入程序主界面。
♦我的电脑
单击Windows桌面我的电脑，按安装路径找到《管家婆》安装目录，双击该目录下grasp.exe文件，进入程序主界面。
第二章数据备份与恢复
由于财务软件对数据的安全性和连续性有较高要求，《管家婆》设置了“数据备份与恢复”功能。
《管家婆》V6.3版本具有“自动备份”功能（参见第四部分第四章），请注意两者的区别。
单击Windows桌面开始按钮，移动蓝色光条至程序菜单处，弹出子菜单，如下图所示：
鼠标光条移至管家婆豪华版处（如上图），弹出下一级子菜单，继续移动鼠标至数据备份与恢复处单击鼠标左键，出现如下窗口：
选择用户名，并输入正确的密码后按确定。
系统将提示选择备份数据和恢复数据如下图：
选定后按下一步弹出如下窗口，提示用户选择工作路径。
单击选中的工作路径，核对无误并确认后，系统开始执行“备份”或“恢复”工作。
完成后提示“备份”或“恢复”成功：
注意：
♦“数据备份”是备份《管家婆》数据库中所有数据，不能选择其中部分数据做备份；“数据恢复”同理；
♦定期做好数据备份并妥善保存备份盘；
♦数据备份时建议同时在软盘和硬盘上作两份；
♦不能恢复不同版本的《管家婆》数据；
♦操作“数据恢复”，将覆盖《管家婆》中已有数据，因此用户如要保留原数据，必须先作“数据备份”；
♦“超级用户”可以直接使用该功能，其他用户必须由“超级用户”在系统“用户口令及权限设置”中设定此项权力，才能使用。
第三章一个简单的案例
本章内容主要针对初次使用《管家婆》软件的用户。
通过实例，介绍大致的操作流程和一般方法，让用户对本软件有一个初步地认识。
对较深入的问题请参考相关章节。
实例说明：
成都乔克电脑公司是一家集软件开发和销售为一体的公司，拥有相当数量的客户和代理商。
该公司为拓展业务范围，决定新设一“家电销售部”，主要从是电视机销售。
家电销售部从1999年4月24日开始营业，期初财务状况为：
1.有10台“长虹2919”彩电，成本价为3500元/台；
2.原客户“北京连邦总店”的120000应收款由家电销售部接管，作为公司对家电销售部的投资；
3.除上述以外，该家电部没有其他的资产和负债；
开业当日，“北京连邦总店”即以每台4000元的价格，提走2台“长虹2919”彩电。
对方提货时付了1000元的现金作为预付款，余下7000元货款将在一周内结清。
第一步：
启动《管家婆》软件
请参照本部分的第一章第二节
第二步：
超级用户与用户密码
进入《管家婆》，首先弹出“用户密码输入”窗口。
初次使用只能以“超级用户”的身份进入，该用户密码为空，直接按ENTER或确认进入。
♦何为超级用户？
《管家婆》系统允许为每一个职员，设置进入《管家婆》所使用的密码（好比不同的职员，有进入不同的房门有不同的钥匙），并确定该职员的操作权限，即他能作什么，不能作什么。
这个拥有至高无上的权利的特殊用户，在《管家婆》中被称为【超级用户】。
♦建议立即设定超级用户密码
建议立即进入【系统维护】主菜单下的【超级用户】子菜单，在【权限管理】中设定超级用户的密码口令，以保证最高权利不被他人盗用。
注意：
密码不能为中文，并区分英文字母大小写。
第三步：
了解《管家婆》用户界面
为方便用户，《管家婆》的主画面包括三个部分：
1．
主菜单部分：
屏幕最上方的6个命令称为主菜单（如下图）。
主菜单相当于《管家婆》软件全部功能的目录索引，所有功能都可以从主菜单中操作。
初次使用建议浏览一遍主菜单。
2．快捷键部分：
系统将常用的功能以大图标形式列出来，以方便用户操作（如下图）：
3．图形化部分：
以常见业务流程方式显示（见上面的大图）：
♦左边5个业务模块分别为：
进货管理、销售管理、钱流管理、库存管理、系统维护。
♦右边上半部分是针对左边模块的业务；
♦右边下半部分是针对左边的模块的报表；
注意：
如不需要显示图形菜单，可在主界面右上角，隐藏“图形化菜单”。
第四步：
初始化工作之一：
建立基本信息
选择主菜单【基本信息】，弹出其子菜单，共八类如下图：
♦库存商品：
记录商品货物的编码、名称、规格、型号等信息，建议按行业特点分类分级。
♦往来单位：
记录业务往来的单位和个人，建议按业务发生性质或频繁程度分类分级。
♦往来单位：
记录公司职员的姓名，建议按部门分类、分级。
♦银行账户：
记录开户银行、帐号。
♦费用类型：
按公司具体情况增加各种费用项目，并可分成三级明细科目。
♦其他收入：
按公司具体情况增加售收入以外的收入项目，并可分成三级明细科目。
♦固定资产：
记录公司拥有的固定资产，如汽车、办公设备等。
♦存货仓库：
登录存货仓库或营业分点。
1．建立商品信息库应用举例：
一级商品
二级商品
三级商品
电视机
长虹
长虹2919
长虹2505
长虹34寸
康佳
康佳2999
康佳2555
具体操作为：
【基本信息】=》【库存商品】，如图所示：
2．建立往来单位信息库应用举例：
一级单位
二级单位
零售
供货商
甲
乙
大客户
丙
北京连邦总店
无论任何单位或个人，只要同我们发生买卖关系，即产生往来帐。
在《管家婆》中，可以用多级分类的方法，漂亮的组织这些数据。
第五步：
初始化工作之二：
建立期初帐本的余额
1．录入库存商品期初库存及成本
基础仓库
商品全名
期初数量
成本均价
期初总价
长虹2919
10
3500
35000
长虹2505
0
0
0
长虹34寸
0
0
0
康佳2999
0
0
0
康佳2555
0
0
0
注意：
期初总价=期初数量*成本均价，是自动计算得出。
2．录入往来单位期初应收款、应付款
往来单位
期初应收款
期初应付款
北京连邦总店
120000
0
第六步：
确认正确完成期初建帐
打开“资产负债表”，整个期初财务状况已自动核算出来，一目了然。
如图：
第七步：
处理日常业务
系统提供了多种业务单据，用于处理日常的进、销，收、付款，费用报销等业务，并将这些业务所产生的变化，自动登录在相应的帐本上。
单击主菜单【录帐】=》【业务录入】，系统弹出业务单据供用户选择：
1．录入第一笔业务：
销售2台电视机
在本示例中，家电销售部的第一笔业务是：
4月24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，单价为4000元。
对方支付了1000元现金，余下7000元应收款。
根据该业务，打开一张销售单，作如下记录：
注意：
在上述表格中
♦“购买单位”、“经手人”、“发货仓库”、“商品全名”、“收款帐户”等5项，是通过按Enter键或鼠标双击表格空白区域，从建立的往来单位、内部职员、存货仓库、库存商品、银行帐户等基本信息库中调出；
♦其它内容，如“附加说明”，“销售数量”，“销售单价”，“收款金额”等，只需通过键盘录入。
第八步：
单据过帐
录入信息确认无误后，按Esc键或单击单据右下角的退出键，系统提示“过帐”、“废弃”、“草稿”三项选择。
♦按Esc键，取消本次操作，返回到录入单据的状态；
♦存入草稿：
如果该单据不立即过帐入库，可作为草稿存入“业务草稿”中，待确定后，从草稿库中调出该单据审核后，再过帐。
♦单据过帐：
销售单进入系统核算，各项数据自动上帐；
♦废弃退出：
将本张销售单作废删除，并退回主菜单；
第九步：
《管家婆》的查帐与分析功能一览表
从完备的角度上看，企业财务的管理应包括两大部分，
♦对企业资产的跟踪（资产负债表）：
资产=负债+所有者权益；
♦对企业利润的分析（经营情况表）：
利润=收入-（成本+费用）；
♦其他更复杂的统计和数据提取；
基于以上考虑，《管家婆》提供以下查帐功能：
♦库存商品：
查看各库存的商品数量、金额及日记帐；
♦现金银行：
♦应收应付：
♦借欠商品：
查看借进、借出商品的具体单位和品名
♦费用支出：
♦其他收入：
♦固定资产：
♦销售分析：
若干销售分析报表
♦往来分析：
比上述“应收应付”更高级的分析功能；
♦单据统计：
♦业务统计：
♦各种进销存报表：
比上述“库存商品”更高级的分析；
♦各种帐务（财务）报表：
资产负债表、损益表等；
第十步：
有多少货？
——库存状况表及日记帐
点击【查帐】=》【库存商品】，得到如下的库存状况：
基础仓库
商品全名
数量
成本均价
库存总价
长虹2919
8
3500
28000
长虹2588
0
0
0
长虹34寸
0
0
0
康佳2999
0
0
0
康佳2555
0
0
0
为什么“长虹2919”的库存为8台呢？
单击右上角明细帐本如图：
得到以下数据：
♦1999/04/24前，“基础仓库”中“长虹2919”库存为10台（期初库存）；
♦
1999/04/24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，库存8台；
第十一步：
有多少钱？
——现金及日记帐
单击【查帐】=》【现金银行】，得到以下数据，如图：
1000元现金是怎样来的呢？
单击右上角的明细帐本。
得到以下数据：
♦1999/04/24前，现金为0（期初金额）；
♦1999/04/24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，收现金1000元；
第十二步：
别人欠多少钱？
——应收应付
单击【查帐】=》【应收应付】，得到以下的应收款、应付款结果：
127000元的应收款是从何而来的呢？
单击右上角往来对帐，得到以下结果：
♦1999/04/24前，“北京连邦总店”应收款余额120000元（期初应收款）；
♦1999/04/24日，销售2台“长虹2919”给“北京连邦总店”，单价4000元，应收8000元，实收1000元，产生7000元应收款。
累计应收款为127000元；
第十三步：
全面分析销售
单击【查帐】=》【销售分析】，得到根据不同角度分析的销售报表。
如：
♦按商品多级分类的结构，查看【月销售状况】数量、单价、金额等。
提示：
单击右上角明细帐本，查看某商品的销售日记帐。
♦
【商品销售排行榜】，查询任一时间段、某类商品或全部商品的销售量、利润等数据，并可，以此对商品排序。
如图：
第十四步：
一览全局，再看资产负债表
【查帐】=》【各种帐务财务报表】中，得到全面分析企业当前资产状态的资产负债表，和全面分析收入、成本、费用的经营情况/损益表。
以下面的资产负债表，来总结家电销售部当前的财务状况，结束本案例的介绍：
资产
负债及所有者权益
科目
金额
备注
科目
金额
备注
库存商品
28000
8*3500
期初资本
155000
现金
1000
利润
1000
应收帐款
127000
北京连邦店
合计
156000
合计
156000
第二部分初始建帐
《管家婆》的建帐过程有其独特之处，分成【基本信息】和【期初建帐】两部分。
电脑的应用虽以现实世界为样本，但电脑本身能优化人类某些落后而习以为常的行为。
将“名称”与“数据”分开就是一种良好的改革，比如，可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必象手工帐一样重复的抄写。
第一章基本信息
在讲述基本信息前，首先介绍“多级分类”的概念，这是《管家婆》软件所独有的。
是根据对象的特点或属性归集为一类，其形式如同军队中上下级的关系。
1．多级分类：
（一级）
（二级）
（三级）
2．八类信息库分别是：
【库存商品】
记录商品编码、名称、规格、型号等信息。
其特点是允许5级分类，每一级允许记录99万条信息。
该库是以“商品全名”为关键字段，不能有相同的商品名称。
假如有名称相同的商品，但产地或型号、规格不同等类似情况，建议采用分级或在“商品全名”处标识。
例：
百事可乐（中瓶）、百事可乐（小瓶），在“商品全名”处标识中瓶、小瓶把两种不同规格的相同商品看作两种商品。
【往来单位】
记录业务往来单位和个人的信息。
其特点是允许5级分类，每一级允许记录99万条信息。
单位全名不能相同。
【内部职员】
记录公司职员人员的信息。
其特点是允许5级分类，每一级允许记录99万条信息。
职员全名不能相同。
【银行帐户】
记录公司的开户行、帐号的信息。
其特点是允许3级分类，每一级允许记录99万条信息。
【费用类型】
建立费用科目，可根据公司的具体情况自行增加、分类。
其特点是允许3级分类，每一级允许记录99万条信息。
【其它收入】
建立销售收入以外的收入科目。
其特点是允许3级分类，每一级允许记录99万条信息。
【固定资产】
记录固定资产项目。
其特点是允许3级分类，每一级允许记录99万条信息。
【存货仓库】
允许建99个存货仓库或营业分点。
其特点是仓库不允许分级，不能删除。
3．功能简介：
添加：
在蓝色光标后，新增加一个商品/品类名称；
修改：
修改蓝色光标所指的商品/品类的具体信息，如名称、编号、规格等；
分类：
在蓝色光标所指商品下添加属于该商品的子类商品名称；
删除：
删除蓝色光标所在位置的商品（该商品库存为0的情况下）；
子类：
显示光标所在某类商品下的子类商品（只对存在子类的商品有效）；
查询：
按全名或编号，查询商品；
分类路径：
显示当前商品的路径位置，如“电视机\长虹电视\长虹2919”。
第二章期初建帐
介绍“期初建帐”前，不得不特别提到“成本核算法”，因为选择不同的成本核算法期初建帐方法也有所不同。
对移动加权平均、先进先出、后进先出、手工指定四种成本核算法本身的意义将在第三部分中第三章的“成本核算”详细介绍。
建帐时应注意的事项：
1．确定建帐日期，该日期是以建帐前进入系统时确认的时间为准。
如进入系统的日期为2000/3/8，其建帐日期也为2000/3/8。
所以用户在建帐时请注意该问题，调整好建帐日期，此后系统不允许修改建帐日期。
2．《管家婆》期初帐包括以下几个方面：
♦期初库存商品：
各仓库中商品的数量和成本单价；
♦期初应收应付：
往来单位的应收款或应付款金额；
♦期初现金银行：
现金及银行帐户的金额；
♦期初固定资产：
固定资产项目的价值；
♦期初待摊费用：
需要摊销还未摊销的费用；如，全年房租；
♦期初借出商品：
已经借出的商品，需要注意和库存商品的区别；
♦期初借进商品：
已经借入的商品，需要注意和库存商品的区别；
下面就采用不同成本核算法的期初建帐进行介绍：
一．移动加权平均法：
1．建立期初库存
单击主界面期初建帐弹出菜单，单击库存商品进入如下图：
单击选择仓库从弹出的菜单中选择某个仓库，确定仓库后，在表头显示【XX仓库】，如图所示：
移动蓝色光标至某个商品处，单击修改数量单价或在该商品栏双击，在弹出
的窗口中输入该商品在某仓库中的“期初数量”和“成本单价”，如下图：
按照此方法，逐一将每个仓库中的商品期初数量和成本单价输入到系统中。
2．建立期初应收应付
在期初建帐菜单中，单击应收应付进入，如下图：
移动蓝色光标至某个单位处，单击修改应收款和应付款或在该单位栏双击，在弹出的窗口中输入往来单位的“应收款”或“应付款”。
注：
一个往来单位不能同时输入“应收款”或“应付款”。
在实际财务中一个往来单位可能同时有应收和应付款，但在期初应收应付中只能输入其往来帐的累计值。
3．建立期初借出/借进商品
在期初建帐菜单中，单击借出商品进入，如下图：
单击添加弹出下列窗口
在弹出的窗口中，“往来单位”和“商品全名”通过鼠标单击傍边的“手指”图标或双击该栏空白处，从建成的基本信息库中选择单位和商品，如图：
完成后录入“期初数量”和“成本单价”。
确认无误后单击确认键退出。
“借入商品”的期初建立方法和“借出商品”方法类似，只需在期初建帐菜单中，单击借出商品。
这里不再复述。
4．建立其它项目的期初
其方法同上述的几种期初建帐的方法相似，不再一一复述，请参考操作。
二．先进先出法：
1．建立期初库存
单击主界面期初建帐弹出菜单，单击库存商品进入如下图：
单击选择仓库从弹出的菜单中选择某个仓库，确定仓库后，在表头显示【XX仓库】，如图所示：
移动蓝色光标至某个商品处，单击批次详情弹出下列窗口：
注：
同一种商品建立不同的批次（成本），是先进先出法建帐的特点。
单击添加在弹出窗口的空白处输入商品该批次的数量和单价，单击确定。
注：
保质期只能使用“手工指定法”时才有效！
请参考第四部分中“报质期管理”。
对某商品的批次建立完成后，其情况如下图：
商品aa，合计数量10个，合计金额27500，批次为两批：
第一批数量5个，成本单价2500；第二批数量5个，成本单价3000。
照此方法，逐一将每个仓库中的商品期初数量和成本单价输入到系统中。
2．建立其它项目的期初
方法同“移动加权平均法”的期初建帐方法相同，请参考操作。
三．后进先出法和手工指定法：
这两种成本核算法同“先进先出法”的期初建帐方法是一样的，请用户对照操作！
注：
“手工指定法”可以输入商品保质期，如下图：
四．检查期初帐是否正确，确认后进入下一部分的操作。
注：
如果有业务单据过帐，系统将不允许修改期初帐。
第三部分业务管理/应用
本部份介绍的内容是如何进行日常的帐务处理，这部分与前面的部分不同之处在于它更多地是去“想”，而非去“做”。
因为业务管理本身就是一件相当复杂的事，这在第二章就有深刻地体现，我们所提供的方法不是唯一地，更不是最好地，这需要用户更多的去体会，去了解问题的实质。
第一章业务管理
第一节商品销售管理
销售管理中涉及销售、销售退货、往来帐结算等业务，以下就三种业务进行介绍：
一．销售业务
上图中“购买单位”、“经手人”、“发货仓库”、“商品”、“收款帐户”等信息是从已建立的“基本信息”中调出（鼠标双击空白栏处），不需在此重复录入。
“摘要”、“附加说明”，用户没有特别的注明时，系统将按最常规的理解自动对该笔业务进行描述。
实际销售业务中有下列几种情况：
1．现金结算销售货款
在“收款帐户”中选择“现金”，在“收款金额”中输入合计金额值。
2．支票结算销售货款
首先在【基本信息】的【银行帐户】中添加“支票”，其次在单据录入是“收款帐户”中选择“支票”，在“收款金额”中输入合计金额值。
3．销售货款挂往来帐
在“收款帐户”和“收款金额”处空白。
销售单的帐务处理：
1.在【库存状况】中立即反应出发货仓库中所的销售商品数量和库存金额减少；
2.根据“收款帐户”和“收款金额”的情况，系统将自动增加【现金银行】或【应收应付】的款项；
3.在【销售分析】中将本笔业务的销售，自动记入“销售收入帐户”和“销售成本帐户”中；
二．销售退货
1．按原价退货
♦销售时是现款的情况：
“单价”输入原销售价，在“付款帐户”和“付款金额”处输入相应的帐户和金额。
♦销售时挂往来帐的情况：
“单价”输入原销售价，在“付款帐户”和“付款金额”处空白。
注意：
所有帐务将回到销售前的状态。
2．按新价退货
分成高于销售价退货和低于销售价退货两种情况。
注意：
除资金帐户（往来帐户）金额将增加或减少外，其它帐务回到销售前的状态。
三．往来帐结算
是针对销售货款挂往来的情况，如图：
在“付款单位”中录入往来单位，“收款帐户”选择现金或其它付款方式，录入销售合计金额（往来单位所欠的货款）。
在【应收应付】中自动减少往来单位的应收款。
《管家婆》的参考意见：
我们日常所说的“批发”，“代销”，“零售”等都与销售有关，但均不是非常理智或精确的概念。
不同企业因财务管理体制不同，对“销售”的看法就有不同，或其核算方法不同。
在《管家婆》系统里，以下单据在某种情况下均可以相当于“销售”的作用或与销售有关，您可以灵活运用。
表格：
销售行为分析及处理办法：
单据
说明
销售单
销售退货
借出
处理“销售性”不太确定的商品出库；这样，就不会产生“销售收入”而夸大了经营利润。
借出转销售
明确的将借出商品以销售处理，并同时生成“销售收入”，“销售成本”；扣减借出商品的数量和金额。
同价调拨
如商品移库，实际上是变价调拨的一种特例。
变价调拨
用于对代销单位的往来款及商品种类量的双重考核。
我们通常意义上的代销有两种：
一种是您为用户提供代销品，一种是供货商为您提供代销品。
注意：
在对销售单处理中，可能会有以下提示：
出现负库存：
部分企业因管理不太完善，时常出现帐面没有库存，而实际盘点又有货可出的情况。
为保证在这种情况下仍能继续录入电脑帐，本系统允许商品库存为负数。
●当某商品库存现在为正数或0库存，在第一次变成负库存时，本系统将给出警告提示和选择。
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