采购运营与管理大纲范文.docx
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采购运营与管理大纲范文
●采购的基本定义:
单位或个人基于生产,销售,消费等目的,购买商品货劳务的交易行为
●租赁的定义:
使用人通过向物主支付租金的方式获得物品的使用权,使用完毕货租赁期满后将物品归还物主的一种非永久性行为
●租赁的分类:
融资性租赁,经营性租赁
●租赁的优点:
1,承租人不必支付大额的首期费用
2,降低了所租物品过时的风险
3,可以作为正式采购前的有偿使用
4,可以得到出租人的免费指导或服务
5,可以满足承租人临时或短期的需要,如季节性很强的工作
●租赁的缺点:
1,承租人必须接受出租人的监督,对所租物品不可随意更改,转让
2,如果租期较长,则承租人所支付的租金可能比购买所租物品的费用还要高
●交换的概念:
就是以物易物的方式取得物品的所有权或使用权.但并没有直接支付物品的全部价款
●交换的优点:
不但可以取得自己想要的物品,还可以盘活自己闲置或多余的物品
●交换的缺点:
难点在于如何确定双方交换的物品在价值上相当
●外包的含义:
把一些与企业核心业务关联不大的业务外包给别的专业公司莱经营
●外包的优点
1,能有效减少资金占用率,化解因投入大量资金建设生产线而引起的高额投资风险
2,可以大大缩短产品获利周期
3,可以给企业的实际操作带来一定的灵活性,主动性
4,可以使企业把更多精力集中在核心业务上,从而增强企业的核心竞争力
●采购运营遵循的原则:
1,适价
价格永远是采购活动中关注的焦点,合适的价格往往通过以下几个环节的努力获得:
（1）多渠道获得报价,对该物料的市价有个大体的了解,并可以与企业内部事先做出的估价进行比较
（2）比价
（3）议价
（4）定价
2,适质
3,适时
4,适量
5,适地
●采购的重要性:
1,采购制约着产品销售工作的质量
2,采购制约着项目研发工作的质量
3,采购决定着项目最终产品的周转速度
4,采购关系到项目经济效益的实现程度
5,做好采购可以合理利用物资资源
6,做好采购可以沟通经济联系
7,做好采购可以洞察市场的变化趋势
●招标采购的概念:
由需方提出招标条件和合同条件,由许多供应商同时投标报价,通过投标,需方能够获得价格更为合理,条件更为优惠的物资供应
●公开招标的概念:
由招标单位通过报刊,互联网等宣传工具发布招标公告,凡对该招标项目感兴趣又符合投标条件的法人,都可以在规定的时间内向招标单位提交规定的证明文件由招标单位进行资格审查,核准后购买招标文件,进行投标
●公开招标的优点:
1,公平
2,价格合理
3,改进品质.可使招标者了解技术水平与发展趋势,促进其品质的提高
4,减少徇私舞弊
5,了解来源
●公开招标的缺点:
1,采购费用较高
2.手续繁琐
3,可能产生串通投标
4,可能造成抢标
5,衍生其他问题
●邀请招标的概念:
由招标单位根据自己积累的资料,或权威资讯机构提供的信息,选择一些合格的单位并向其发出邀请,应邀单位（必须3家以上）在规定的时间内向招标单位提交投标意向,购买投标文件进行投标
●邀请招标的优点:
1,节省费用和时间
2,比较公平
3,减少徇私舞弊现象
●邀请招标的缺点:
1,可能串通投标
2,可能抢标
3,规格不一
●非招标采购:
1,议价采购
优点:
节省费用
节省时间
减少损失,增加弹性
可以发展互惠关系
缺点:
报价单位会”将本求利”,不像招标采购那么竞争激烈
无法取得最新资讯
容易滋生徇私舞弊现象
技术难以改进
2,定点采购
通过招标确定定点供应商,期限基本上是一年
优点:
工作量轻,一次采购,长期供货,采购效率高,支付方便
缺点:
市场竞争力差,不容易控制价格和浮动,供应商易受利益驱使
3,直接采购
不进行竞争二直接签订合同的采购方法,主要适用于不适合进行竞争性招标,竞争性优势不存在的情况
4,询价采购
货比三家
优点:
容易形成竞争市场,使采购方不断得到较好的价格和服务
缺点:
工作量大.采购效率不高
●采购作业流程:
1,确定需求
2,需求说明
3,选择,评估供应商
4,确定适宜的价格
5,订货安排
6,订单追踪与稽核
7,货物的验收
8,核对发票
9,结案
10,记录与档案维护
●采购市场研究的概念:
系统的收集,分类,以及分析所有影响公司获取货物和服务的相关因素的数据,旨在满足现在和未来公司的需求,使其能够为最优回报做出贡献
●采购市场研究的内容:
1,原料,货物和服务
2,供应商
3,系统的程序
●采购组织内部分析
1,产品（或服务）采购金额占企业经营总成本或总收入的百分比
2,采购对实现企业目标带来的机会或威胁
●采购运营的内容
1,是否采购
组织获得物资或服务的来源主要有三种:
外购,自制和租赁
2,是否自己采购
3,如何采购
1）
采购模式:
集中化采购,分散化采购,混合采购
2）
采购方式:
招标采购,非招标采购
4,采购多少,何时采购
1）
2）
定期订购法定量订购法
●采购运营的功能分析
1,采购运营对企业生产经营的全局影响
（1）信息源的作用
（2）采购部门运作的有效性将反映到其他部门运作上
2,采购运营在质量控制中的作用
3,采购运营在产品研发中的作用
●采购部组织的含义:
为了完成企业的采购任务,实现保证生产经营活动顺利进行的目标,由采购人员按照一定的规则,组件一种采购团队.无论是生产企业还是流通商贸企业,都需要建立一支高效的采购团队,通过科学采购,降低采购成本保证企业生产经营活动的正常进行
●采购部组织的功能
1,凝聚功能
明确采购目标及任务,具备良好的人际关系和群体意识,发挥采购组织中领导的导向作用
2,协调功能
组织内部的纵向,横向关系的协调
组织与环境关系的协调
3,制约功能
4,激励功能
●采购部组织设计的原则:
1,目标可行性原则
2,合理分工原则
3,统一指挥原则
4,管理幅度原则
5,权责相符原则
●采购人员具备的基本素质
1,智能
敏锐的观察能力,严谨的思维能力,良好的交际能力和不断创新的开拓能力
2,良好的心理品质
3,高尚的品德
4,丰富的知识
●采购部门职责:
1）把企业需要的物品按计划采购回来,使企业得以正常运转2）通过各种途径降低采购成本
3）不断开发优秀的新供应商
4）对现有的供应商进行管理
5）处理与供应商有关的绝大部分问题
●采购人员职责:
采购经理的职责:
1,编制年度采购计划及预算
2,制定采购部门年度工作目标
3,追踪全球及本地市场物料的供求趋势,及时调整采购策略4,与供应商建立并维持良好的合作关系
5,招聘采购人员
6,安排部门工作,监督下属工作表现
7,参加公司重要会议
8,协调采购部与组织内其他部门之间的关系
9,为下属的正常工作提供必要的资源,处理部门重大事件
采购主管的职责:
1,为下属分派具体采购工作
2,负责主要或关键物料的采购
3,走访主要供应商,推动采购关系良性发展
4,参与,知道采购人员做好谈判工作
5,参与采购部有关的日常会议,保持与其他部门的良好关系6,指导采购员解决采购过程中遇到的问题
7,对供应商进行考核
8,对下属实施教育培训
采购工程师的职责:
1,了解物料市场的供求变化及价格趋势
2,开发新供应商及物料
3,对采购价格进行分析
1与其他部门一起评估供应商所呈交的样品
5,制定采购部门有关技术,品质文件
1与其他部门一起处理有关技术,品质问题
1,与其他部门一起对供应商进行现场评审
采购员工作职责:
1,发放订单,采购一般物料
2,催料,跟踪交货期
3,处理原材料数量及品质问题
4,处理付款操作中的问题
5,与采购主管或采购工程师走访供应商
采购文员职责:
1,整理,归类采购部文件,资料,记录,接收与派发文件
2,收集,整理采购单据及报表
3,统计采购数据
4,处理采购部其他杂务工作,如申请文具,报销交通费和差旅费
●获得合格采购人员的途径
1,内部招聘
优点:
内部招聘人员对企业的基本情况,企业产品和人员比较熟悉.缺点:
缺乏采购经验,
2,社会招聘
优点:
有一定相关工作经验,
缺点:
外部招聘比内部或学校招聘忠诚度低,跳槽机会达
3,学校招聘
优点:
忠诚度较高
缺点:
无工作经验
●采购人员作业水平提升
1,学习
1）
2）
3）
4）
5）
模具知识
品管知识
物流知识
外语水平
战略眼光
2,培训
1）
2）
企业内部培训
企业采购程序,供应商基本情况,企业所使用的物料情况
外部培训
3,采购人员资格认证
●采购申请的含义:
企业各需求部门向负责采购的部门,提出在未来一段时间内所需物品的种类和数量等信息,并填制一定的表格交由采购部门
●采购申请的功能:
1,确定需求及内容
2,确定成本归属
3,有利于管理
4,节省费用
●采购申请的注意事项:
1,由适当的采购申请人来进行请购
2,以书面的方式提出
3,确定需求的内容
4,以规格表明需求水准
5,预算的限制
●采购市场调查的作用:
1,采购市场调查是企业进行经营决策的基础
2,采购市场调查是企业调整采购计划执行情况的重要依据
3,采购市场调查是企业改善经营管理的重要工具
●采购市场调查的步骤:
1,确定采购市场调查的目标
2,确定调查项目和调查方案
3,选择资料收集方式
4,设计调查表格
5,收集调查资料
6,分析整理
7,编写调查报告
●采购市场调查内容:
1,引言:
包括标题和前沿
2,主体报告:
调查目的,详细解析方法,调查结果的描述分析,调查结论与结论摘要,意见与建议
2,附件,样本的分配,图标及附录
●采购市场调查的方法:
1,询问法
问卷调查法,面谈调查法,电话调查法
2,观察法
优点:
调查结果真实可靠
缺点:
只能观察表面活动,不能了解内在原因
3,实验法
优点:
可以有控制的分析市场变量之间是否存在因果关系
缺点:
相同实验条件不易选择,实验结果不易比较,试验时间较长,费用较高
●调查表的设计:
1,调查表的构成
被调查者的基本情况
调查内容
调查表填写说明
调查表编号
2,调查表设计步骤
根据调查目的要求,拟定提纲
根据提纲要求,确定调查表形式
按照调查表各个构成部分的要求,设计调查表格
进行实验性调查,做必要修改,以确定最终的调查表
●询问调查技术:
1,自由回答法
2,二項選擇法
3,多項選擇法
4,順位法
5,評定法
●抽樣调查技术:
採用抽樣調查必須解決三個問題
1,合理選定抽樣方法
2,合理確定樣本大小
3,判斷抽樣調查誤差
●確定採購需用量的三個關鍵因素
1,生產計劃.根據銷售部門對銷售量的預測,加上主觀判斷,可以擬定銷售計劃或目標.生產計劃主要依據銷售數據,加上預期期末存貨并減去期初存貨來擬定
2,用料清單.由研究發展或產品設計部門擬定的,主要表明各種產品由那些材料製造而成
3,庫存信息量
●確定最適當的採購需要量的常用方法:
1,經濟訂購批量法
最佳訂貨批量公式:
Q:
最佳訂貨批量
D:
對庫存產品的年需求量
S:
每次訂購費用
I:
單位儲存成本
最佳訂貨週期公式:
每年最佳訂貨次數公式:
2,固定期間法（FPR）
1）
2）
3）
4）
每次訂單涵蓋的期間都是固定的,但訂購數量每次變動基於訂購成本較高的考慮
期間長短的選擇,是憑過去的經驗或主觀萊判斷的採用此法每期將會有些剩餘存貨
3,固定數量法（FOQ）
1）
2）
3）
4）
每次訂購的數量都相同
憑過去的經驗或直覺確定訂購數量]
也可能考慮某些設備或產能的限制,模具的壽命,包裝或運輸方面的限制,儲存空間的限制等此法不考慮訂購成本和儲存成本這兩項因素
4,批對批法（LFL）
1）
2）
3）
發出的訂購數量與每期凈需求數量相同每一批均不留庫存
如訂購成本不高,此法最合適
5,物料需求計劃法（MRP）
個別項目毛需求=主生產排程X用料表
個別項目的凈需求=個別項目的毛需求-可用存貨數
采购战术的含义:
战术的选用,应采取权变基础,即必须视情况因素或变数而定影响采购战术的主要变数:
1）
2）
3）
4）
5）
6）
7）
8）
9）
法律
经济的环境
公司的行销战术
公司的生产制度
公司的目标与政策供应市场结构
物料的供应状况
产品在生命循环的阶段原料取得对公司的重要性
10）采购数量的大小
11）产品行销的风险程度
12）与供应商交易的风险程度13）与不同供应商交易的无形利益14）物料本身的性质
企业采购计划的编制:
1,准备阶段
1）
2）
3）
必须发动群众（特别是采购员,推销员这些了解市场情况的群众）献计献策.把经济责任,经济效果和经济效益紧密的结合起来,共同完成企业生产任务,降低成本
要做好内部资料收集,准备工作.包括从生产部门了解年度生产计划及季度,月份各种产品的生产进度和安排.了解产品加工工艺,物资消耗定额及外购件的种类和数量.从技术,经济和供应3个方面了解过去所选的物资品种是否合理
要向外部收集有关资料.如样本,出厂价格,产品品质,运费,市场货源等
正确选用物资应考虑以下几个方面:
（1）选用的物资必须保证生产的产品品质
（2）选用物资的品种规格,应尽量立足于国内且充分考虑就近取材的可能性
（3）尽量选择资源丰富,价格低廉的材料代替稀缺,贵重的材料,用工业原材料代替农业原料
（4）充分考虑物资的规格化,标准化
（5）物资的规格,尺寸要有利于减少生产中的废料数量
（6）选用的物资,应尽可能保证生产中有较高的劳动生产率和设备利用率
2,平衡阶段
某种物资的采购量=该种物资本期的需要量+计划期末库存数量-计划期初库存数量-企业内部可用资源
3,编制采购计划
采购计划编制说明所应用的材料,数据,主要包括以下几个方面:
1）
2）
3）
此前采购计划的预计完成情况,执行计划中的突出问题.这是编制本期计划的参考依据计划期资源形式的估计和计划安排的依据
根据加速物资周转和提高企业经济效益的要求,提出组织采购计划实施的主要措施和建议
采购计划的审批:
1）
2）
3）
4）
5）
6）
是否符合上级计划安排的原则和国家的方针政策
任务是否合理适当,物资消耗定额是否准确,先进,可靠
各期的库存储备量的预计有无高估或低估的现象
各期采购物资是否配套
是否遵循了成本最优化原则,在保证质量的前提下,企业是否达到了先进性和效益性计算是否有误,计划表格中各栏填写是否符合规定的要求
采购计划的执行:
1）
2）
3）
组织订购与采购
慎重选择合适的供货单位,大力推行招标订货加强订货合同管理
准备订单计划:
1）
2）
市场部门提交的要货计划
要想制定较为准确的订单计划,必须熟悉市场需求计划或销售计划,对市场需求进一步分解可以得到生产需求计划
生产部门提交的生产需求计划
采购计划人员除需要具备一般的工艺常识外,更要熟悉生产计划
MRP系统中,物料需求计划来源于主生产计划,独立需求的预测,物料清单文件和库存文件
编制物料需求计划的步骤:
1）
2）
3）
确定毛需求
确定净需求
计划订单下达日期和订单数量
3）
4）
准备供应商群体供应信息
（1）订单物料的供应商信息
（2）订单比例信息.对于有多家供应商的物料.认证人员需确定每个供应商的比例
（3）最小包装信息
（4）订单周期.指从下单到交货的时间间隔
拟定订单计划说明书
包括物料名称,需求数量,到货日期等,并附有市场需求计划,生产需求计划和订单环境等资料
评估订单需求:
1）
2）
3）
分析市场需求
分析根据市场需求制定的要货计划的可信度,仔细分析市场合同签订数量,合同剩余数量的各项数据,研究其变化趋势.全面考虑要货计划的规范性和严谨性
分析生产需求
首先要研究需求的生产过程,其次分析需求量的要货时间
确定订单需求
通过订单操作手段,在未来制定的时间内,将指定数量的合格物料采购入库
订单容量计算:
1）
2）
3）
4）
分析项目物料供应资料
供应商的物料供应是满足生产需求和紧急市场需求的重要条件
计算总体订单容量
可共给的物料数量,和供给的到货时间
计算承接订单量
某供应商在指定的时间内已经签下的订单量
确定剩余订单容量
物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量
制定订单计划:
1）
2）
3）
对比订单需求量和订单容量
如果需求小于容量,及无论需求多大,容量总能满足需求,则企业要根据物料需求来制定订单计划如果供应商的容量小于企业的物料需求,则要求企业根据容量制定合适的物料需求计划,这样就产生了剩余物料需求,需要对剩余物料需求重新制定认证计划
综合平衡
综合考虑市场,生产,订单容量等要素.分析物料订单需求的可行性,必要时调整订单计划
确定余量认证计划
在对比需求与容量的时候,如果容量小于需求就会产生剩余需求
采购订单的管理:
1）
2）
采购订单的明细管理
通过对采购订单各项目的管理,使企业相关部门能明确掌握材料订购的情况,当采购单位决定采购对象后,企业通常会寄发订购单给供应商,以作为双方将来交货,验收,付款的依据.
采购订单的主要内容
采购订单主要是企业对所需物品品质的一些描述,主要内容如下:
（1）交货方式
（2）验收方式
（3）罚则
（4）履约保证
（5）品质保证
（6）仲裁或诉讼
（7）其他
采购订单的跟踪:
1）
2）
3）
合同执行前订单的跟踪
如果供应商按时签返合同,则说明供应商选择正确.在采购环境里,同一物料有几家供应商可供选择,独家供应商情况除外.虽然每个供应商都有分配比例,但在具体操作时可能会遇到各种原因的拒单现象,由于时间变化,供应商可能要做出变更,包括价格,质量,货期等.
合同执行过程中订单的跟踪
（1）严密跟踪供应详细过程,保证订单的正常执行.
（2）紧密响应生产需求形式
如果市场生产需求紧急,要求本批物料立即到货.采购人员应该马上与供应商进行协商.必要时还应帮助供应商解决疑难问题.保证需求物料的准时供应
（3）慎重的处理库存控制
（4）控制好物料验收环节
合同执行后的订单跟踪
订单执行完毕的条件之一是供应商收到本次订单的货款.如果供应商未收到货款,采购人员有责任督促财务人员按照流程规定加快操作,否则会影响企业的信誉.
采购合同的概念:
采购合同时指物资流通企业根据市场需要,向物资生产企业或其他物资流通企业购买某种物资而签订的协议.物资的采购方向物资的出卖方支付一定金额,而物资的出卖方按照约定的时间,期限,数量与质量,规格交付物资采购方
采购合同的性质:
采购合同是具有权利义务内容的经济合同.合法有效的合同具有法律约束力,就是其对合同双方当事人有法律效力.可以强制执行,违反合同必须承担法律责任.
合同加诸于双方当事人的义务是双方当事人在平等的地位上,依各自的意志自由选择的结果.
采购合同的内容:
首部
1）
2）
3）
4）
5）
名称.如生产用原材料采购合同,品质协议书,设备采购合同编号
签订日期
签订地点
买卖双方的名称
正文
1）
2）
3）
4）
5）
商品名称
品质规格
数量
单价与总价包装及运输方式
6）
7）
8）
9）
付款方式
交货时间
交货地点
交货方式
10）交货单位或交货人名称,姓名和收货单位名称或收货人姓名
11）物资的验收
12）违约责任
13）不可抗力处理
14）合同的附则和其他条款
尾部
合同份数,使用语言及效力,附件,合同生效日期.双方签字盖章
采购质量的定义:
与采购活动现相关的质量问题.采购质量的好坏直接影响到企业最终产品的质量,采购质量对采购活动提出了必须面对和解决的三个问题:
1）
2）
3）
怎样把质量管理原理运用在采购部门自身的运作中怎样与供应商合作,不断改进和提高品质
怎样建立采购管理质量保证体系
采购质量管理的定义:
采购质量管理的主要内容是对采购部门本身的质量管理.其次是供应商的质量保证,包括供应商质量评估以及建立质量保证体系.采购认证体系等.最终建立采购质量管理保证体系.
因此,采购质量管理就是指对采购质量的计划,组织,协调和控制.通过对供应商进行质量评估和认证,从而建立采购管理质量保证体系.保证企业的物资供应活动的总称.
采购质量管理的必要性:
1）
2）
采购质量管理水平的高低直接影响到物料使用部门能否生产出合格的产品.消费者能否购买到企业的产品.这是企业生死攸关的大问题.
采购质量管理的重点是对供应商的质量管理.
采购人员要进行广泛的调查,找到高质量的供应商,与供应商一起努力努力不断改进质量
供需双方是一种友好合作的战略伙伴关系.是一种合作性采购
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