采购与仓储物流管理制度.docx
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采购与仓储物流管理制度
采购与仓储物流管理制度
一采购管理
1.采购原则
1.1严格执行询议价程序:
物品采购必须有三家以上供应商提供报价,在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格,临时性应急购买的物品除外。
1.2采购会审、合同会签制度:
物品采购必须经过有关部门参与,调研汇总各方意见,经高管审核。
1.3职责分离:
采购人员不得参与货物和服务的验收,采购货物质量、数量、交货时间等问题的解决,应由供应部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
1.4一致性原则:
采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。
在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。
1.5廉洁制度
所有采购人员必须做到:
1.5.1自觉维护企业利益,努力提高采购质量,降低采购成本:
1.5.2加强学习,提高认识,增强法治观念;
1.5.3廉洁自律不向供应商伸手;
1.5.4严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督;
1.5.6工作认真仔细,不出差错。
不因自身工作失误给公司造成损失;
1.5.7努力学习业务知识,掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。
2.采购程序
2.1供应商的选择
2.1.1供应商必须证照齐全,具有相关资质;
2.1.2对于经常使用的商品或服务,供应部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同财务、销售等部门对供应商定期进行评估和审计;
2.1.3在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估。
供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象,供应商的报价不能作为唯一决定的因素;
2.1.4为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
2.2采购程序
2.2.1固定资产、外销物品及其他零星物品的申请,由各使用部门申请,经主管副总审批后,交供应部采购;
2.2.2采购询价、综合评估、会签合同,由供应部协调技术部、质检中心、财务及使用部门共同完成,报主管副总审批。
技术质检部门负责采购物品的适用性,财务部负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核,供应部负责合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。
同时与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
2.2.3采购过程中发生变化时,需求部门出具采购变更申请,由主管领导签字确认后交供应部执行;
2.2.4技术部质检中心负责接收报告的出具。
2.3付款程序
2.3.1供应部根据付款计划提出申请,由主管副总签字后附付款明细单,交给财务部办理付款手续,无论汇款或支票要求复印存档。
2.3.2发票:
付款时必须索要发票,核对发票内容是否和合同一致,并填写发票明细单,将蓝绿两联分别放在一起,蓝联粘在一起、签字后交给财务部核销。
3.违约处理
3.1货物出现延期后,供应部及时通知销售、技术部质检中心及相关部门;
3.2货物出现质量问题后,由使用部门或技术部质检中心提出意见,交供应部处理。
供应部接到意见后将情况上报主管副总,并按投诉做紧急处理,将情况报给供应商,要求供应商换货或退货;
3.3供应部与供应商协商不成的,或造成损失的,由财务部核算损失,供应部负责追索。
追索不成,由法院裁决。
4.审计监督
4.1采购全过程进行财务监督和审计;
4.2在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中,除有业务部门、销售及相关领导参与外,财务部门要全程参与,财务部主要负责价格的核查及审计。
采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询,对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为,将按公司有关制度处理。
二零星物资采购、零小运费园票管理
公司生产规模不断扩大,零星物资采购、零小运费园票等事务发生频繁,为了加强零星物资采购、零小运费园票的管理,规范操作流程、堵塞漏洞、节约开支降低成本,特制定零星物资采购、零小运费园票管理规定。
1.零星采购系指采购数量零星化之采购行为;零小运费是指确实无法取得正规发票的业务,应从严控制。
零星物资采购、零小运费园票实行按发生时间按件登记管理,零小运费园票应填写申请清单报主管领导审批。
2.在零小商店和门市部采购的零小物品、未有取得正式发票的物品、需要第二次再园票的物品、属于公司材料库点收入库物品,由经办人将采购物品交料库管库员按物品类别、时间逐件签收记录。
行政部和其它部门比照执行。
3.零星物资采购发生的零小运费。
对外采购物资在500元以上的尽量含在商品价格内实行一票制结算;租车或通过物流运输发生的零小运费,必须按交物资时间,逐件签收记录。
4.发生的零星物资采购、零小运费,按验收记录确认单写出真实书面园票申请,经记录验收人签字,主管领导审批,方可办理园票。
本规定在执行过程中不断完善和改进。
三废旧物资管理
为把好废旧物品的入口关,杜绝把有用的材料当作废品处理,充分利用边角余料和旧材料,提高材料利用率,特制订如下管理办法。
1.为加强公司废旧物品的管理工作,设立专门的废旧物资仓库,由料库统一进行管理。
2.各单位应及时清理本单位作业过程中产生的废旧物品,并送往废旧物品仓库。
3.废旧物品分区堆放,各单位在运送废旧物资的过程中要听从管理员的指挥,按划定的地方放置废旧物资。
不听指挥的,管理员上报考评组处罚。
4.入库的废旧物资,管理员要按月向各车间作通报,便于在生产作业中及时加以利用。
5.公司鼓励单位或个人在不影响作业质量的情况下,充分发挥自己的聪明才智,改新改革,修旧利废,变废为宝。
对积极想办法,充分有效利用旧材料的个人,按节约价值的20—50%进行奖励。
6.对刻意追求物资奖励,不顾作业质量和使用后果,造成严重影响或重大损失的单位和个人,公司要从严处理。
7.公司鼓励员工对废品的综合利用提出合理化建议。
职工的合理化建议经公司评审有价值的,不管是否实施,均给予奖励;建议实施后,效果明显的重奖。
四物资验收、入库、出库管理
1.采购
1.1材料库对库存物资实行ABC三类管理法,A类、B类物资的采购申请由料库提出(种类、名称附后),C类(其它物资,含基建、大修)采购申请由使用单位自己提出。
1.2采购申请单一式三份经主管领导批准,送交供应部签收,由供应部计划员(部长兼)落实库存编制采购计划,转料库一份,然后按计划采购。
1.3由于技术进步使常用物资发生更新,使用单位采用新型物资时,必须提前告诉料库,避免料库储备积压。
2.验收
2.1所有物资不经验收,一律不准办理入库。
专项物资由料库通知计试组或设备或申请人进行;一般物资由料库验收即可。
2.2材料库要作好对入库物资进行质量追踪的基础工作,达到能追溯到采购人、采购时间、供货单位。
2.3发生下列情况,材料库或使用单位应及时反馈采购单位。
2.3.1采购数量大于申请数量的;
2.3.2验收质量不合格或不符合使用要求的;
2.3.4在使用过程中发现存在明显质量问题的;
2.3.5其它生产作业中发生的应反映处理的问题。
采购单位接到质量反馈信息后,应作好记录并及时督促采购人员立即与供货方联系解决(采取补足、调换、退货、折价等措施),使公司利益不受损失或把损失降低到最低。
3.库存管理:
3.1物资库存必须加强标识管理,以达到出现质量问题可以进行追踪分析的目的。
标识必须明显、清楚。
3.1.1Φ7螺旋肋要按不同厂家分区堆放,每区至少要有二个货位,一个是已验收可动用的,一个是待检测不可动用的(条件具备时执行)。
3.1.2水泥要按不同厂家或不同批次分罐存放。
3.1.3砂石要按合格品和待洗品两个区域堆放。
3.1.4垫木条要按不同规格分区堆码。
3.1.5机电产品、设备配件要分类上架有序摆放,既便于查找又不会造成混乱。
3.2物资的存放保管应作到不损、不丢、不乱,及时消灭火灾隐患。
3.3对有保质期的物品,应做到先采购先使用原则,避免造成浪费。
3.4加强库存物资管理,根据ABC三类物资,不同使用特点确定物资库存量,一般情况下物资库存时间不超过一年,特殊情况库存时间超过一年,应及时列表上报主管经理,申请处理意见。
3.5半年末,库存物资要进行盘点,并由经营副总组织对库存物资盘点状况进行抽查。
4.物资出库:
4.1物资出库管理应遵循“计划为主、先进先出、量需为出”的原则,凭领料单按次发货。
4.2生产性主辅材料的出库应依据生产作业计划,按实际使用量出库。
4.3其它材料出库,凭部门领料单领料。
4.4非仓库存放材料的出库:
4.4.1因搬运困难,为使用方便而存放在使用现场的材料,其管理责任由库管员转移至存放现场单位负责人。
4.4.2管理人凭库管员签字的领料单,特定钢材类要结合材料实际情况,合理下料。
其它单位领用非仓库存放材料必须经库管员方可领取。
4.4.3每周库管员应对在使用现场存放的材料进行盘点,并记录在帐。
4.4.4每月或当批材料用完后,按3%的损耗率对管理人进行考核。
4.5旧物资出库:
4.5.1旧物资来源:
a、因作业的特殊性或临时工作需要,有些物资出库后,使用者只是临时使用一次或很短时间,物资的使用性能仍然完好(电缆、泵等);
b、其它情况形成的有再利用价值的旧物资。
4.5.2公司设立“旧”物资仓库,专门收取这些出库后,因多种原因形成的“旧”材料、“旧”设备等,并根据材料再使用价值,由设备配合料库建帐管理。
4.5.3材料办理出库手续使用后,交料库入旧物资仓库的,可按再使用价值折价,并按现有价值用红票冲去当月材料费用。
4.5.4使用旧物资仓库中的物资,可按再利用价值办理领料手续。
本制度由材料库负责具体实施,由考评组负责监督执行。
附则:
1、调度接到钢丝、水泥来车信息后,应及时通知料库、卸车班、计试组作好相应工作。
2、卸车通知单由料库填写。
3、A类:
生产过程中的常用物资。
B类:
生产过程中不常用,但是如果缺货会影响生产的物资。
C类:
生产过程中不常用,临时采购不影响生产的物资,或基建、大修、开发用物资。
五油库防火安全管理
1.油库区严禁烟火。
2.油库应设在阴凉、通风、耐火房间或地下库内,室内最高气温不能超过35度。
3.油库应安装铁板百叶窗,照明要用防爆式电灯,电线要穿保护,开关装在库外。
4.水泥地面要铺木板或细沙,地下油渍定期消除。
5.开启桶盖,不能使用铁制工具,应使用铜铝或镀硬铬的工具操作。
6.灌油时,注意掌握流速,要由慢到快控制适当,抽油时,上下抽动,不要过快。
六仓库安全防火管理
1.未经许可,无关人员严禁入内。
2.仓库内严禁吸烟。
3.物资堆码整齐,墙距、梁距符合规定标准,保持过道畅通。
4.库房内一般不安装采暖设备,如物品防冻,必须采暖,散热器与可燃物品必须保持安全距离。
5.库房内一般不宜安装电器设备,必须安装的照明及通风设备,应严格按照有关电力设计规范进行安装。
6.库内要经常保持清洁,对散落的易燃、可燃物品和库区内杂草应及时清除。
7.储存危险物品,要严格贯彻物资验收入库及保管制度,确保易燃、易爆、有毒物品的安全。
8.仓库应配置相应的防火、防爆、防盗、防腐、防潮、防毒、防治虫鼠等设施,并设置相应的图形标志。
9.料库应配备相应的消防器材,并有专人负责保管。
得存放性质相抵触的化学危险品。
8.油库要配备相应的消防器材。