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采购管理制度

嗳呦连锁便利集团采购管理制度

第一节：

采购的基本常识

一、1、采购的定义：

有目的、有选择、有目标地采集、选购。

2、形象解释：

像采茶似的有目的的选购，不是全部购买。

零售企业采购切记乱买，全买。

来者不拒就是盲目的采购。

现代零售业提倡定向采购（定位采购）是针对该区域的市场需求，满足大多消费者的目标，针对性有目的性的进行。

一、采购原则

1、零售业是高密集、高劳动强度、繁忙、琐碎的行业。

采购不仅繁琐、任务重，要求高、而且机动性强、灵活多变等特点。

因此，不仅需要我们专业的素质，还要有行业精神，也叫做敬业精神。

他要求采购员自觉、高效、认真细致、吃苦耐劳、精诚团结。

2、保守商业机密：

同行间最容易沟通，现在的零售业需要鉴别同行的优秀经验，取长补短。

但切记，非工作往来不谈公事，所谓闲谈不说业务，尤其是商业机密。

正所谓两军交战，各为其主。

保守商业秘密是基本的行规。

3、廉洁奉公：

这是作为采购部门最基本的要求、徇私舞弊是采购员的大忌。

二、采购基本要求：

1、形象礼仪：

要求采购员衣着得体、不穿奇装异服。

提倡穿职业装，将就行业作风及专业精神。

着装应以大方得体为主，不必过于考旧。

讲究礼仪、礼节、礼貌、言谈举止落落大方，以公司形象面对众人。

2、精神面貌：

精力充沛、富有朝气、充满活力、满怀信心、富有激情、充满斗志、以轻松自如应对复杂而艰苦的采购运作。

3、专业素质：

要求熟悉相关业务的运作及工作流程。

具备一定的实战经验，和谈判水平。

4、虚心进取：

超市零售业是一门永续学科，是一门博大精深的学问。

随着时代的发展而不断变化，永无止尽、能顺应潮流。

它不仅灵活多变，更是推陈出新。

采购部各岗位做好工作计划及分工安排，应划分A、B、C、D级供应商。

最高负责人分管A类，主管分管B类，采购员及采购助理分管C、D类。

做好分工协作，负责人不是全管，也不是都不管、正所普遍撒网，重点抓鱼。

应逐级做好分工，做到责任明细化，分工明朗化。

三、理性思维。

1、认识了解一个产品，不要单看外包装、质量、价位、还要分析其主要成分。

仔细查看产品检测报告，并核算其生产成本。

（通过检测报告了解产品成分及占比，通过其主要成分来核算生产成本），只有了解生产成本，才能正确把握进价和零售价。

不能光凭报价单的数据来衡定商品的价值。

进价的核算有两种常规方法：

一是通过进价核算，二是通过市场价核算。

2、预测产品市场潜力：

首先要分析该产品是否属于民生必需品，主要针对哪些消费群体。

有无季节性等特点，并核算该产品的导入期、成熟期、发展期及衰退期。

3、换位思考：

把自己当做消费者，换了我自己，该种产品此价位，是否购买？

4、逆向思维：

万一该产品出现问题，如质量问题。

会有什么后果？

是否会影响公司的品质形象。

价位太高、太低、价格带不合适是否会影响公司的价格形象？

四、自然码和店内码：

1、条形码是厂家向国家有关部门申请的一种商品序列号码。

经有关技术监督部门和工商局管理部门检验合格后，并统一排序。

确认为合格商品的编号，相当于商品的身份证号码。

国内条形码为十三位数的号码，前三位为国际统一编排的前缀码，后四位为厂商码，紧接着的五位是商品编码，最后一位是效验码。

一般区分为：

非食品前缀码为690、休闲食品前缀码为691、常规食品前缀码为692.

2、店内码：

各零售企业根据实际需要，为方便管理商品，按商品的属性或进货先后顺序进行统一排序的号码，一般以六位数为基准。

五、常用名词：

1、商品描述：

只各商品详细的名称、规格、产地、生产日期、报纸期限、及条形码。

2、并板：

把两个或两个以上卡板上面的商品，有条理的合并在一个卡板上。

3、拉排面：

商品没有摆满货架的时候，利用先进先出原则、将商品向前排列。

4、拾零：

捡回顾客遗弃在各角落的零星商品。

5、端架：

货架两端的位置，也是顾客在卖场回游经过频率最高的地方。

6、先进先出：

先进的货物先销售。

7、理货：

把凌乱的商品整理整齐。

8、堆头：

即“促销区”通常用栈板、铁框或周转箱堆积而成。

9、码货：

整齐的堆放商品。

10、改价：

更改价格。

11、条码：

用以表示一定商品信息的符号。

分为：

自然码、店内码。

12、自然码图示：

也称条形码，国内条形码为十三位数。

13、价格卡：

也称价签，用于标示商品售价并作定位管理的标牌。

14、价格牌：

标示价格的POP牌。

15、栈板：

木制放货的卡板。

16、补货：

理货员将缺货的商品，依照商品各自规定的陈列位置，定时或不定时地将货品补充到货架上去。

17、三防：

防火、防盗、防工伤

18、货不对板：

指实物和标示上的商品描述有差别的现象。

19、滞销：

指商品销售效果不明显，或很难卖出的现象。

20、销货明细单：

指顾客购物结账后给顾客的付款凭证。

21、手推车：

顾客购物用的小车。

22、报废：

由于变质或破包、损坏而不能销售、需按废品处理的商品。

23、盘点：

定期对店内商品进行清点，以确实掌握该期间的经营绩效及库存情况。

24、精品：

指体积小、价格高的商品。

25、促销试品：

用来促进销售的试用（吃）商品。

26、上架：

把商品摆放在货架上。

27、库存：

指尚未销售出去的商品。

28、赠品：

为刺激销售，对购买商品达一定量的顾客，给予馈赠的商品。

29、供应商编号：

零售企业为方便管理而为供应商所编的号码，一般为五位。

30、订单号码：

每批订货单的编号。

31、叉车：

用来运送货物的工具。

32、退货：

顾客或商场按有关规定对所购商品退回商场。

33、换货：

顾客或商场按有关规定对所购商品和商场的交换。

34、垂直陈列：

同类货品集中垂直成列于上下多层货架。

35、平行陈列：

同类货品平行陈列于多行或同一层货架。

36、商品台账：

即商品目录，将每项商品基本资料（如品名、品号、规格、单位、成本、售价、供应商等）详细整理成册。

37、黄金线：

指商品成列时，最容易让顾客看到或拿到的区域。

一般指肩膀一下至腰部以上区域。

高度约在0.85—1.20米左右。

可陈列对店铺利益贡献较佳的商品。

38、耗损率：

指商品在买进卖出过程中，因管理不当或疏忽所造成之损失，其损失金额占营业额之比例。

第二节：

采购的工作步骤

一、市场调查。

通过调查，了解到一定范围内或一些具有代表性的商场、超市、专业批发的商品。

了解到商品的品种、规格、样式、功能、厂家联系电话信息等信息。

对每类商品在调查出新材料、新功能、新式样的产品以及发展趋势。

产品是否是一个新产品，是处于销售的最高峰期，还是处于衰退时期。

它是否畅销，畅销的原因，它定价的策略如何，对我方有何影响。

与厂家的初步洽谈，也是调查工作的深入，把供应商作为我们的教师，因为每个供应商或厂家它对其商品更了解。

对市场的销售情况和下步发展趋势比我们了解的多得多。

同时也会把一引起同类产品的竞争情况告诉我们。

通过洽谈我们还可了解到很多有用的资料。

此时，应做好记录。

手头上有很多原始资料，对资料进行分析、对比，找出其优势和劣势。

找出哪些是为我公司所用的商品，对其市场行情，交易前景，报价是否含有水份，做了估计。

再作出针对性的调查，调查内容更详细、更深入、最好包括其他商家的进价，某一时期的真正销量，同时分析这一时期的供需因素，季节因素，当地的销售习惯及习俗的影响。

市场调查时，选择一些自己的竞争对手作为调查对象。

内容包括调查他做了哪些产品，销售价格如何，商品摆放在什么位置，摆放了多少量、怎样摆放的。

对你计划要做的商品是怎么做的，对供应商有何种要求，是通过什么渠道进入卖场，对其情况掌握越细越好。

第三节：

采购谈判特点

一、采购谈判对象的广泛性和不确定性。

作为卖者，其商品销售范围具有广泛性。

作为买者其采购商品的选择范围也十分广泛，采购谈判对象在市场竞争和多变的条件下又是不确定的。

采购谈判所遇环境具有多样性和复杂性。

二、谈判条件的目的在于各方面都要实现自己的目标和利益。

具体体现在各种交易条件下，这些交易条件，有一定的伸缩性。

但其底线往往是谈判人员必须坚守的原则。

第四节：

采购谈判的基本内容

一、商品的品质

1、商品品质可用规格等级、标准、样品、品牌或商标等方法表示，在制定品质条款应注意。

一是品质必须明确具体，切记使用含糊不清、模棱两可的词句。

二是要根据商品不同特性正确的选用品质的表示方法，并在条款中明确规定。

三是优质、优价、按质论价。

四是根据需要和可能，合理的规定品质条款。

2、商品的数量：

商品的重量、个数、长度、面积、容积等数量。

3、商品的包装：

包装分为运输包装和销售包装。

4、商品装运：

运输方式的选择、运费的计算、装运时间和交货单的确定。

5、商品检验：

规定商品检验的具体方法和内容、确定商品检验的时间、地点、明确商品检验机构和检验证明。

6、谈判的指导思想：

谈判的对手是朋友，是问题的解决者。

谈判的目标是取得胜利，达成协议。

把人与问题分开。

对人温和，对事坚持。

把信任与否放入谈判过程。

着眼于利益而不是立场。

提出建议寻找利益。

第五节：

还价的控制及其策略

一、比照还价法：

比照还价法是指采购谈判的一方通过对方报价的分解、分析，对比参照报价。

●运用这个方法的主要条件是：

●弄清对方为何如此报价，即对方的真正期望。

●检查对方报价的原因和根据。

●询问如此报价的原因和根据。

●对方在各项主要交易上有多大的灵活性。

二、含蓄表达法：

含蓄指不直接表露，所谓含蓄表达法是指采购谈判者不明说自己的真实意图，而是通过委婉语句启发引导对方领悟，并提示对方采取成交行动的意图。

●使用含蓄表达方法注意：

●掌握好含蓄的分寸，制造有利的成交气氛。

●要有针对性的使用含蓄。

三、暗示表达法：

●语言的暗示：

用含蓄的语言引导提示。

●心情的暗示：

以姿态面部表情眼神动作等提示。

使用暗示表达法应注意的问题：

●必须善于分析谈判对手，视不同的谈判对手而采用不同的谈判技巧。

●行动暗示应自然生动逼真，应与暗示目的保持一致。

第六节：

谈判准备

一、信息准备

信息准备的要求：

准确、全面、使用、及时

●我方因素：

了解自己的实力、做好有备无患增强信心，谋划谈判的策略与目标，明确最大的让步和最高目标，明确实现自己目标的最佳方案及替代方案，确定商谈的战术措施，和心里上的准备。

要有遇到强硬对手的心里准备，做好谈判破裂的心里准备。

准备各种应变措施，事先考虑好新的谈判对手。

●对谈判有关资料的准备。

主要包括谈判资料的搜集整理、分析并加以熟悉谈判资料。

获取资料的方法有：

统计分析法、实际直接观察法、询问法、实地考察法。

●对方因素：

俗话说知己是比才能百战百胜。

只有摸清对方的情况，才能对症下药。

相应制定谈判策略，要了解对方经济实力和资信，对方的真正需求，对方谈判要达到的目的及可能接受的最低界限等内容，了解对方谈判人员的权限，对此次谈判的诚意。

二、市场因素

采购谈判的市场因素，指与谈判内容有关的市场方面的信息资料。

主要包括商品市场分析情况，供需情况、商品销售情况、竞争情况。

相关的环境因素包括：

社会文化方面，商业习惯方面。

三、规定谈判策略：

谈判策略是指谈判者在谈判过程中，为了达到一定的目的而采取的一些行动和方法。

它包含两种含义：

一是有关于谈判原则的、整体的、方针性的方法和措施。

二是针对具体的时机、场合和状况所采用的手段和对策。

对待不同的谈判对象，不同谈判焦点，和所处的谈判阶段而采取不同的策略。

如针对性格直率的对手采用幽默措施，诱惑报价、情绪协调、激将法、赞美法等策略面对面和婉转的对手则坦诚相待主动报价。

三、谈判时机地点的选择。

选择谈判时机应注意以下原则：

●处于较有利的购买时机，适当提前购买时间并注意季节的重要性，也就是要提前进行谈判，不要过早的暴露采购时间。

●基于基本平等的谈判地位，要有起码的心里准备和物质准备。

●选择自己有较充沛有精力的时候，避免把时间安排在身心处于低潮时谈判，避免产生思维迟钝。

谈判地点是影响谈判最终结果的一个不可忽略的因素。

谈判地点分为主场谈判，客场谈判和中立谈判。

主谈判，即在自己所在地谈判，由于自己一开始就很熟悉谈判环境，从而在心里上有一种安全感和优越感。

谈判环境的布置力争幽雅，舒适、不受干扰、同时注意谈判座位的安排，注意掌握对等的原则。

面对面而坐，谈判负责人坐中间。

第七节：

采购谈判过程

一、开局谈判：

●建立谈判气氛：

谈判气氛的类型：

冷淡的气氛、对立紧张的气氛、缓慢旷日持久的气氛、热烈积极友好的气氛、平静、严肃、严谨的气氛。

总的来说，热烈，友好，积极，建设性的谈判气氛有着诚挚、合作、轻松和认真的特点，以严肃负责的态度，积极主动的做好采购谈判，力争交易实现。

建立良好的谈判气氛的方式：

A、行动和说话要轻松自如，语调适中，不吞吞吐吐，行动速度适中，不慌不忙，举止文雅。

B、让座后，互递名片，注意递名片时，双手递送身略前倾，接名片时，口称谢谢，然后认真看清名片上的内容。

开始，可适当讲些非业务性话题，然后自然的引入业务性洽谈。

防止开始冷场，千万不要在开局时讲有分歧的问题。

在开场时，双方能站着谈效果会更好。

●建立洽谈气氛的忌讳

1、缺乏自信而举止慌乱。

2、急于接触实质性问题。

3、过早的对对方的意力形成固定的看法，高明的谈判高手一开始就要置对方意图于不顾而不断地去改变它，而不会通过自己的衣着、动作、语气、表情、行为过早地表露出某些信息给对方。

以争取洽谈的主动。

第八章：

报价还价

报价和还价是谈判过程中的两个核心，很大程度上决定了生意能否成功，另一方面一旦成交，还将很大程度上决定是否盈利。

一、根据双方的心里报价和还价：

A卖方的心里分析：

主要依据卖方对成交的重视度和出售迫切程度，为确定报价和还价的时机和程度。

卖方价格决定时间早，心里准备充分价格可调幅度小，价格资料准备充分，价格信息准确，对商品价格估计全面。

当商品市场供应紧张，价格适中，估计成交可能性比较大。

B、买方心里分析：

主要依据买方求购心情和迫切程度来选择报价和报价时机。

在采购商品时，应充分考虑以上原因，不要暴露出自己的真是目的。

采取相应谈判措施和技巧，化弱势为优势。

先报价的优势：

一般来说，后报价（还价）更具影响力，他为谈判结果设立了上（下）限且在整个谈判过程中，或多或少地支配对方的期望水平。

缺点可能是要求不够高（低）失掉一些利益，或要求的有些荒唐。

对方听了我方的报价后，可修改一下自己的报价获得一些好处。

是先报价还是后报价（还价）要掌握时机。

根据谈判的情况和掌握的价格信息而定。

如果对商品价格掌握不准就请求对方先报价，然后分析后再还价。

第九章：

成交阶段

当双方的期望和条件趋向一致时，成交的阶段就到了，此进如果放松警惕，急于求成，也可能前功尽弃，功归一篑，这时应注意以下几个问题：

一、注意成交信号，收尾在很大程度上是种掌握火候的艺术，一项交易将要明确时双方会处于一种准备完成时的激愤状态。

这往往是由于一方发出成交信号所致。

二、认真进行最后的因故分析

主要内容有：

谈判的内容，交易条件，明确是否所有的内容都已谈妥，有无未能解决的问题以及这些问题应怎样最后处理。

谈判目标：

明确所有的交易条件与我方的谈判目标是否吻合，是否达到我方的期望。

最后的让步项目和幅度：

必须回头谨慎地逐项检查，未对上一阶段作出的让步，如认为合理，就坚定的表示，如认为基本合理则在作出肯定表示的同时，提出希望对方做一些相应的调整。

三、沉着的做最后一次报价

最后报价对卖方来说是最低的价格，对买方来说是最高的出价了，两者都表示没有回旋余地。

不要轻信最后的报价，你必须试探对方的决心。

如果对方决心已定，没有再让步的余地，要么成交，要么告吹，在些时，作为听取最后一次报价的一方要仔细倾听对方所说的每一句话，仔细思考判断其中的奥妙，给对方留点面子，使他有机会收回成议，让对方明白，这个报价生意就做不成了。

考虑是否做出退出谈判的样子，来试对方的真意，还可以提出新的解决方法，也可在对方最后报价前出些难题先发制人。

也可在最后报价时，提些新问题，后发制人。

第十章：

签约阶段

签约阶段的任务就是达成协议以文字的法律形式给予最终确认。

主要条款包括：

标的、数量、质量、价格、履行的期限、地点、方式、结算方式、验收、违约责任。

采购合同

甲方（供应商）：

______________________________

单位全称______________________________

地址：

______________________________

邮编：

______________________________

法定代表人：

____________电话：

____________

联系人：

____________电话：

____________

乙方（购买商）：

单位全称：

____________________________________

地址：

____________________________________

邮编：

____________

法定代表人：

____________电话：

____________

联系人：

____________电话：

____________

本合同签订地点：

____________省____________市

根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、法规的规定，甲、乙双方经友好协商，在平等、自愿、公平、诚信、守法的原则下签订本合同，以资共同遵守。

一、[主体资格]

　甲、乙双方在本合同签订时，应当提供营业执照、税务登记证等自身主体资格的证明。

二、[合同标的]

　　1、供应的商品种类、品名、品牌、规格、生产厂厂名及厂址、等级、质量标准、包装要求、计量单位及单价等。

2、甲方应当提交相关商品生产、代理、批发、进口、专项经营等许可或证明文件以及相关质量检验证明。

三、[商品质量]

1、甲方供应的商品质量应当符合中华人民共和国相关法律法规规定的质量标准。

2、甲方所提供商品的质量应当符合本合同或订单约定的质量标准；质量要求不明确的，执行国家标准、行业标准；无国家标准、行业标准的，执行通常标准或者符合合同目的的特定标准。

3、商品若以甲方在订货前所事先提供的样品或双方在订货前约定质量、品种及规格的，则必须与样品或约定的相符。

4、甲方所提供的商品保质期一般不得少于商品明示保质期的。

5、商品出现质量问题的，甲方应给予退货，因此而产生的损失由甲方全部承担，由乙方自身过错造成的除外。

6、因商品的售后服务所产生的费用，乙方先行垫付的，经甲方确认后，方可在甲方货款中直接抵扣或由甲方直接给付。

另有约定的从其约定。

7、为保障消费者权益，贯彻国家食品、化妆品等安全方面的有关规定，乙方可对甲方提供的商品进行定期抽检，由此产生的检验费由甲方承担。

乙方也可进行不定期抽检，抽检商品质量合格的，检验费由乙方承担，不合格的则由甲方承担，乙方应出具检验报告单。

商品在销售过程中由政府专门机构依有关规定进行的质量检验，如检验部门收取费用的，抽检商品质量合格的，检验费由双方共担，不合格的则由甲方承担。

由消费者投诉而送检的商品，检验后不合格的，检验费用由甲方承担。

上述检验应由甲方承担的费用，乙方需提供政府专门检验机构合法收费凭证，并以凭证金额向甲方结算。

四、[包装、条码]

1、甲方所提供商品的外包装应当符合中华人民共和国相关法律法规的规定，用中文标明产品名称、生产厂厂名与厂址、规格、等级、采用的产品标准、质量检验合格证明、使用说明、生产日期和安全使用期或者失效期、警示标志及其它说明等，外包装上显示注册商标或专利号的，应提供相关知识产权证明。

2、乙方根据卖场情况就商品提出特殊包装的，甲方可以：

________________________________________________

________________________________________________。

3、商品应当使用国家规定的标准条形码，并经由乙方设备验证可用。

如需乙方代编条形码的，应在本合同后附加代编码服务条款，甲方承担相应费用。

五、[交货及验收]

1、双方约定的交货地点为：

________________________；甲方将订单列明的商品，按照约定的时间、运输方式交付到双方约定地点，由________承担运输费用。

2、乙方应当及时安排工作人员在到货后按照订单对商品的种类、规格、产地、数量、包装等进行初步验收，并出具收货凭证；如商品不符合本合同及订单要求的，可以拒绝接收。

对于特殊情况下无法在______小时内验收完毕的，应当出具收货待验收凭证，同时告知验收完毕的具体时间。

3、自交付、验收后，商品毁损、灭失的风险由乙方承担。

4、甲方应保证所供商品在保质期内______％合格率，如在实际销售中发生该批次商品部分质量不合格，乙方应及时对未销售的该批次商品实行______%退换货，同时甲方应对此负全部责任。

六、[退、换货]

1、考虑到商品的自然损耗和季节性差异，双方同意本合同项下商品退、换货率为______％。

2、乙方退换货应当向甲方发出退换货书面通知，甲方应当于收到后______天内对所退换商品进行核实并书面确认，______天内负责更换或者收回所清退商品。

逾期不答复或书面确认后未在规定天数内负责更换或者收回所清退商品的，乙方有权自行处置该商品，并在对账结算时予以扣除。

3、对于存在保质期、有效期的商品，乙方应当在保质期、有效期尚存1/6的期限内提出退换货。

4、下列情形下，甲方有权拒绝退货：

（1）乙方因自身原因造成商品污染、毁损、变质或过期的；

（2）乙方以调整库存、经营场所改造、更换货架等事由的。

七、[商品损耗]

甲乙双方都认同，商品在到达乙方后的仓储、上架、销售过程中存在着一定比例的自然损耗（不含乙方的自身过错）及质量抽检的样品损失，甲方愿意与乙方共同承担一定比例的损耗，双方约定由甲方承担的本合同项下损耗为购销金额的______％。

八、[对帐]

1、对帐方式为：

____________________________________

2、甲乙双方确认的对帐周期为：

每月______次，对帐日期为每月______日，对帐日______天。

3、双方按照确认的书面对帐单按时进行对帐，如因乙方原因在规定的日期不能提供对帐单的，在甲方开具发票后，乙方应当依据销售清单和本合同先行给付无争议部分的货款。

甲方如遇特殊情况未能在规定的时段对帐，可与乙方协商解决。

4、对帐日前天，甲方应当按照进货、销售、退货等清单载明的数量及数额向乙方提供《商品对帐单》，乙方持相关单据进行核对，核对无误后签字确认；无故不确认的，视为认可《商品对帐单》的内容。

九、[结算]

乙方以下列方式结算货款：

□现金□银行转帐

甲方开户行：

______________________________

帐号：

____________________________________

双方确认的结算周期为：

货到：

□7天□15天□30天□45天□60天□天（国家规定的60天内）；

十、[反商业贿赂约定]

甲乙双方均反对索贿、行贿及其它不正当交易行为。

甲方承诺，不向乙方人员提供赠送礼品、现金、样品、餐饮等任何形式的利益。

若甲方被发现以任何形式的商业贿赂及其他不正当方式取悦乙方工作人员，以获取订单、更有利的价格、货架资源，或虚报送货量，或降低商品质量，或缩短付款期限时，乙方将立即停止与其的商业合作关系或订单，并向有关执法部门举报。

如有乙方工作人员要求甲方给付任何形式的商业贿赂，甲方有义务向乙方书面检举，并提供相关证据。

对甲方的检举，乙方应给予保密，并按照国家有关规定给予严肃处理，直至送交司法机关。

十