管理文秘简答题.docx

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管理文秘简答题

第一部分：

问答题

1、说说你认为现代商务秘书应具备的基本素养

答：

（1）思想品德要端正.要恪守职业道德；要懂政治，讲全局;要业精于细而成于勤；要忠实于企业忠实于上司；要勇于讲实情，说真话，坚持实事求是；公道正派，自谨自律，不能以权谋私；要学会做陪衬，不能抢镜头。

（2）文化底蕴要深厚.基础知识要扎实，专业知识要深透，相关知识要广博。

（3）心理素质要稳定。

要保持乐观稳定的工作情绪，多一些自信；要有一个平和的心态，善于容人；性格成熟稳定，有分寸感；善于自我修炼，塑造完美；灵活机敏，既会做事又会做人。

2、列出时间管理应把握的原则

答:

（1）要熟悉全局，熟悉上司。

（2）要分清轻重缓急，突出重点。

（3）要内外兼顾,搞好平衡协调。

（4。

）要张弛有度，做到有节有序。

3秘书应该如何和老板和睦相处

答:

（1）要了解你的上司,学会适应

（2）要摆正位置，以良好的心态搞好服务

（3）要把握技巧，维护上司的权威。

（4）要沟通协调好与上司亲属、朋友之间的关系

4秘书做好接待工作的一般性要求有哪些

答：

（1）要诚恳热情

（2）要讲究礼仪（3）要周到细致

（4）要按章办事（5）要务实节俭（6）要保守秘密

5谈判的准备工作有哪些?

1）.收集宏观经济及市场运行方面的信息.必须认真收集有关宏观经济政策及市场运行方面的信息，善于从总体上把握经济运行的大势及其走向，做到顺时、顺势而动。

2）。

收集对方的信息资料.准确地掌握谈判对方的信息资料,对于提前做好各项准备，在谈判桌上把握主动权，“以己之长,击敌之短”十分重要。

3）.确定谈判的主题和目标。

在谈判中最重要的是明确谈判的主题和所要达到的目标，整个谈判活动都要围绕主题和目标进行.

4）。

制定谈判预案。

要提前做好预测,按照优、中、劣三种状况分别制定预案,保证利益最大化.

5）.确定谈判班子.选择适当的成员组成谈判班子,是谈判能否取得成功的关键。

6）。

确定谈判时间。

谈判必须等候合适的时机,否则很难达到预期的目标。

7）。

确定谈判地点.

8）。

确定谈判事项的议程安排.一般而言,安排谈判的议程不外乎两种形式：

①由重要的议题先谈；②自易而难，循序渐进。

9）。

必要的资料准备。

要根据谈判的内容和主题，事先准备好有关技术的、法律的、财务的等方面的资料,并提前熟悉这些资料。

10）.合于规范的仪表准备。

6秘书沟通协调的原则有哪些？

3。

答：

（1）调查研究的原则

（2）整体优化的原则

（3）统筹兼顾的原则

（4）分级负责的原则

（5）公平公正的原则

（6）及时主动的的原则

7秘书应该怎样培养良好的信息素养。

答：

要具有强烈的信息意识;要把握好领导的“兴奋点”；运用信息做好日常工作.

8如何管理并利用好商务档案。

答：

1）确定商务档案的管理机构和人员;

2）掌握正确的分类原则；3）正确对档案的价值进行鉴定;

9在与同事相处应把握的基本问题.

答：

1）理性待人，尊重对方；

2）互相支持，做好工作；

3）换位思考，学会宽容;

4）避免争论，不激化矛盾.

10秘书与领导层相处应把握的原则。

答:

1）明确职责,单项请示的原则;2）公道正派,按章办事的原则；

（3）不分亲疏，一视同仁的原则；（4）保持一致,维护团结的原则；

5）有主有次,突出重点的原则.

11收集立卷的文件,要做到的“四及时”、“一整理”分别指什么,请简答（知识点：

文件的立卷与归档）（5分）

答：

“四及时”：

一是及时收集重要会议的材料,二是及时收集重大事件的文书材料，三是及时收集重大活动的材料，四是及时收集某些特殊活动的材料.“一整理”：

对所收集的材料要及时整理。

12请简述在社交场合中作自我介绍以及介绍他人是应注意哪些方面？

（知识点:

介绍礼仪）（6分）

答：

自我介绍时，要简明扼要，内容完整，姓名、单位、职务都不可缺少.

介绍他人时,首先弄清楚被介绍方身份地位的尊卑，按照先卑后尊的原则，先介绍位卑者，后介绍尊者,让位尊者先了解情况。

如果被介绍的双方不是一个人，而是几个人或是一个小团体，应本着先尊后卑的原则,即当一方介绍时，应先介绍位尊者,再介绍位卑者。

13请简要介绍介绍他人的顺序。

答案：

在上级与下级之间，先介绍下级，后介绍上级.

在长辈与晚辈之间，先介绍晚辈，后介绍长辈。

在女士与男士之间，先介绍男士，后介绍女士。

在年长者与年幼者之间,先介绍年幼者，后介绍年长者。

在已婚者和未婚者之间，先介绍未婚者，后介绍已婚者。

在主人与客人之间,先介绍主人，后介绍客人。

在家人与朋友、同事之间，先介绍后来者，后介绍先到者。

14、请写出送礼的四项“基本原则"

答案:

①要突出礼品的纪念性

②要体现礼品的独特性

③要注意礼品的针对性

④要了解礼品的禁忌性

15接听重要电话时，要边听电话边做记录，对于一些重要的信息要复述一遍并请对方确认，可以借鉴西方新闻学中的五个“W”，请写出五个“W”分别是哪五个单词，代表什么含义.

答案：

谁、什么单位（who）；什么事情（what）；什么地点、在哪发生（where）；什么时间（when）；因为什么（why）

16在实际生活中，人际交往中、商务活动中,面对面地交谈是必不可少的、最直接、最有效的沟通方式。

话谁都会说，但如何说得好、说得中听,能起到融合剂、润滑剂、催化剂的作用，却需要熟悉交谈交谈礼仪.而商务秘书,更是应该精于此道。

在商务礼仪中很重要的一项是交谈礼仪，作为一个商务秘书，在交谈时，应避免谈到什么？

答：

注意一些禁忌的话题：

1。

不得涉及国家和企业的秘密;

2.不得非议党和政府；

3。

不得非议交往对象的内部事务;

4.不能谈论格调不高的话题;

5。

不得背后议论领导和同事；

6。

不得涉及个人隐私（不问个人收入、年龄大小、婚姻家庭、健康状况、个人经历）

17档案管理是企业管理的内容之一，是商务秘书的重要工作职责。

管理并利用好档案，对一个企业来说，意义十分重大.那么，在档案管理中，文件立卷常用的方法是什么？

答：

1。

按照内容特征立卷；

2。

按照名称特征立卷;

3.按照时间特征立卷；

4。

按照地区特征立卷;

5.按照作者特征立卷；

6.按照往来特征立卷.

18企业作为一个组织系统，其整体功能的发挥和目标的实现，必须依赖于内部各个分系统、子系统的和谐运转与共同努力,必须依赖良好的人际关系，此时，沟通和协调的重要性就更显突出。

那么,作为一个商业秘书，秘书沟通的内容、方法有哪些？

答：

内容：

1.沟通协调本单位与上级领导机关之间的矛盾;

2.协调领导之间的矛盾；

3.协调各部门、各环节之间的矛盾;

4.协调领导干部与群众之间的矛盾；

5.协调外部关系.

方法：

1.个别协调；

2。

会议协调（事前做好两项工作:

①会议主持人要有明确的主导意见和实施措施②对重要分歧意见的，要事先做好速到和协调工作，以避免在会议上形成冲突和对立）;

3.文件协调；

4。

制度协调（①建立完善以责任制为核心的各项规章制度和运行规则②建立定期协调的联席会制度,以定期交流信息，统一思想）。

19试论秘书在辅助决策中应遵循的若干原则。

秘书人员要有效地辅助领导者进行科学决策，必须遵循以下辅助决策的基本原则，即定位原则,超前原则,系统原则，信息原则和诤谏原则。

（1）定位原则—-在决策过程中，秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋”的地位出发，做到谋而不断。

秘书人员作为决策的辅助力量，只能充当领导者的参谋和助手,绝无决断的权力和义务。

（2）超前原则—-决策，是对未来行动的抉择.可以说，它是规划未来、影响未来、推动未来的行动.因此，决策制定特别是决策执行中随机性、可变性和风险性是客观存在的。

为了实现决策的科学化，提高决策的可靠性，秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。

所谓超前原则,就是要以预见的眼力和预测的本领,多考虑未来的需要，多提供未来的信息，多拟定“防范措施”，发挥超前服务的作用.

（3）系统原则——决策是一项系统工程。

秘书人员在辅助决策时,要有全局观念和整体思维能力；要关于观察和把握决策的内外部环境，以及各种关系的发展和变化;要尽职尽责地做好决策过程中的各项事务工作，特别是各项协调工作,以保证领导决策的整体效能。

（4）信息原则-—信息是决策的基础。

决策是否正确，首先取决于决策所需要的信息是否及时、准确和适用。

因此，在决策的各个阶段及其每个环节上，秘书人员要十分重视信息工作，为领导者收集、加工、处理和提供有价值的信息。

秘书人员应通过各种渠道,运用各种手段，获取决策所必需的各类信息。

（5）谏诤原则——决策是一个动态过程，又受到多种因素的制约，发生某些错误以至失误，也是难以避免的.秘书人员应本着对事业、对群众极端负责的态度,实事求是地向领导者进言,直言不讳地提出自己的意见和建议.那种为个人利益而患得患失，甚至面对错误也不知不诤的思想和行为，是一种不称职或失职的表现.

20办公室环境的构成要素场所因素P88

空气因素光线因素色彩因素声音因素设备因素安全因素

21选择会议地点和布置会场时应考虑哪些因素P243

会场大小要适中会场设施要齐全会场的布置要突出主题会场的排列形式要烘托气氛

22宴请活动的宴请形式有哪几种P285

宴会招待会一般性宴请

23做好接待工合作的一般性要求P299

要诚恳热情要讲究礼仪要周到细致要按章办事要务实节俭要保守秘密

24如何举办一场展览会P308

确定展销会的主体和目的

搞好调研市场

选择展销地点

确定参展单位进行展位招租

准确进行展销定位搞好宣传

培训展销会工作人员

对展区进行整体设计和包装

准备好宣传材料

编制经费预算

做好安全保卫工作

运用多种公关手段造势

25新闻发布会前的准备工作有哪些P341

拟定新闻发布会的主题

确定时间和地点

确定新闻发言人和主持人

准备会议材料

选择和确定被邀记者

26秘书沟通协调工作的内容P357

沟通协调本单位与上级领导机关之间的矛盾

协调领导者之间的矛盾

协调各部门各环节的矛盾

协调领导干部与群众之间的矛盾协调外内部关系

27秘书与领导层相处应把握的原则P371

明确职责、单向请示请示的原则

公道正派、按章办事的原则

不分亲疏、一视同仁的原则

保持一致、维护团结的原则

有主有次、突出重点的原则

28秘书包括哪几层含义？

秘书是领导身边、直接为领导者服务的工作人员

秘书的主要职责是辅助领导工作和处理日常事务

秘书是领导的参谋和助手

29穿西装要讲究“三个三”,分别指什么？

三色原则，指男士在穿西装是，全身颜色要限定在三种内,最好选择深色西装、白色衬衫、黑色鞋袜

三一定律，指身上三个部位,鞋子、腰带、公文包的颜色要协调统一，一般以黑色为主

三大禁忌，指穿西服时袖口上的商标必须拆掉；在重要的正式场合，不能穿夹克衫打领带;不宜穿尼龙丝和白色袜子

30什么是商务档案？

商务档案是一种原始记录，是具有保存价值的历史记录,是经过整合的历史资料，是具有多种储存形势的载体

31商务秘书工作有哪些特点?

工作任务是什么？

答：

商务性，融合性，从属性，繁杂性，辛苦性,机要性;任务：

文书管理工作，会议工作,接待工作，值班工作,档案工作，信息工作,协调工作,文字撰拟工作,印信管理工作，督察工作，公共关系工作,综合承办工作,概括为办事与参谋。

32公文具有哪些特点？

答：

1制发主题的法定性2公文内容的公务性3行文意图的明确性4约束效用的时限性5表现形式的规范性

33秘书沟通协调工作的原则、内容及方法是什么？

答：

1原则：

①调查研究的原则②整体优化的原则③统筹兼顾的原则④分级负责的原则⑤工平公正的原则⑥及时主动地原则2内容：

①沟通协调本单位与上级领导机关之间的矛盾②协调领导