电子文件管理教案(上海大学).docx

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电子文件概述

随着现代信息技术的发展和广泛应用，电子文件正实实在在地进入我们的生活和工作中。

作为人类记忆的管理人，档案工作者被赋予了管理这一新型文件的神圣职责。

那么作为新生事物的电子文件，其来源如何，有什么样的结构、特点、作用，它与传统纸质文件之间有何区别，如何看待其形成规律和生命周期，对这些基本问题，首先应该有清楚的认识和把握，这也是学习和研究电子文件管理学的逻辑起点。

循此，我们才能逐渐去寻找电子文件管理的方法和措施。

第一节电子文件的概念和种类

一、电子文件的来源

现代信息技术的应用早已超出原有的科研、军事、工业等传统的应用领域，已深入到农业、交通、能源等国家经济各部门以及医疗、教育、金融、商务活动和社会服务等社会的各个领域，并渗透到人类生活的各个方面，成为现代生活不可缺少的一部分。

信息技术的应用使得计算机打印文件取代了手写文件，CAD取代了手工绘图，E-MAIL取代了信件，电子商务取代了合同货单，信用卡、银行卡取代了存折、存单。

电子文件是现代信息技术应用的产物，凡是有信息技术应用的地方都会有电子文件的生成。

综观当前电子文件的生成领域，其来源主要有以下几方面：

（一）办公自动化（0A）过程中产生的电子文件

办公自动化（OfficeAutomation）系统是指对办公信息进行自动操作（如文字处理、文档管理）的数字处理系统，它包括计算机、处理通讯设施和其它电子设备。

办公自动化系统是一个动态的、开放的、发展的系统，从最简单的文档数字化过程到希望无纸办公以及文件传输电子化模拟的实现，办公自动化系统随信息技术的不断发展而改进，其功能不断增加。

如我国华南办公自动化应用系统由11个模块组成：

工作流处理、领导办公子系统、人事档案管理、会议管理、公共信息宣传、电子论坛、视频合成、自动传真（Fax）服务、个人事务处理及电子邮件与文档管理，使公文的起草、修改、批阅、传递全以电子方式在Internet上形成，并可通过Internet,使内部管理、外部交流全在网上进行。

（详细情况参阅刘家真编著：

《电子文件管理导论》，武汉大学出版社1999年版，第40—44页）

20世纪80年代中后期，我国已有不少政府机关使用单机起草文件、制作文件目录等，以辅助人工事务性劳动。

90年代机关内部局域网的建立，使更多单位利用办公自动化系统中的文字处理与文件管理功能来取代传统办公室公文起草、传阅、审批等工作，这些在办公自动化系统中形成的各类文件数据均属于电子文件。

1999年，为推动和促进我国国民经济和社会生活的信息化，实现信息资源共享，提高政务效率和透明度，中国政府启动了“政府上网工程”，中央各部委，各省、市、区、县政府纷纷上网，在有力推进办公自动化和电子政务的同时，也使各类政务电子文件数量的产生急剧增加。

应当注意，随着多媒体技术的广泛使用，办公自动化过程中产生的电子文件是各种形式的。

不仅有简单的文本形式，还有语音形式、数字影像等。

语言处理（SpeechProcessing）技术可以通过语音识别和语言合成将人的语言转换成语音邮件（V-mail）在网上传送。

这些都属于电子文件。

（7〉二）计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）过程中产生的电子文件

CAD/CAM是指计算机辅助技术在工程或产品设计与制造领域中的应用。

它们从根本上改变了过去的手工绘图、发图、凭图纸组织整个生产过程的技术管理方式，将之改变为在图纸工作站上交互设计，用数据文件发送产品定义，在统一的数字化产品模型下进行产品的设计打样、分析计算、工艺计划、工艺装备设计、数控加工、质量控制、编印产品维护手册、组织备件订货供应等。

CAD/CAM系统通常包括三个部分:

一是设计用的交互图形系统和支持软件;二是数控编程工序、工艺设计程序、夹具设计程序的其他辅助生产用的程序；三是能为设计和制造服务的公共数据库。

CAD/CAM作为计算机应用的一个重要组成部分，是企业缩短工程、产品开发周期，加速产品的更新换代，节约成本，提高质量，增强企业竞争力的有效手段。

CAD的设计对象包括工程设计和产品设计，产生产品定义数据文件；CAM的对象主要是产品制造，产生面向制造数据文件。

它们都直接关系到科技文件的产生与运行过程，包括设计、绘图、分析、制造和保存产品记录等。

CAD技术发明于1963年。

60年代，航空和汽车工业较早地引入了CAD技术。

如美国通用汽车公司、洛克希得飞机制造公司等大型企业都是率先使用CAD技术的企业。

到90年代，大型波音777客机设计、制造、装备、试验，全面都使用了CAD/CAM技术，实现了100%的数字化和无纸化设计，将研制周期缩短到四年左右。

我国的CAD技术可以追溯到20世纪60年代，因种种原因，这方面的工作一直处于萌芽状态。

90年代初，CAD技术的发展已经成熟到足以使设计工作进行一次彻底的技术革命，而我国2＞企业的设计手段还停留在手工设计阶段。

1991年,原国务委员、国家科委主任宋健同志正式向全社会提出了“甩掉图板”的倡议。

此后，我国CAD技术的研究、开发、推广工作正式提上了议事日程。

1995年，我国发布实施了《CAD通用技术规范》，并重点在机械、电子、航空、航天、汽车、船舶、轻工、纺织等制造行业及建筑、工程设计等行业全面普及应用。

当前,CAD/CAM技术在各方面的应用已相当普遍。

（三）模数转换过程中产生的电子文件

模数转换是指将模拟信息转换成数字信息，以便计算机处理的过程。

模拟信息转变为数字信息需要通过相应的转换设备方可进行。

根据模拟信息存在方式及转变方式，模数转换设备可分成两类：

一类是对已存在的文字图片信息、影视图像信息等通过扫描仪或视频帧存贮器、影视图像数字化卡等将模拟信息转换成数字信息；另一类是利用数码相机或摄像机等通过数码技术直接形成模数转换后的数字信息。

1、扫描仪

扫描仪是一种光机电一体化的高科技产品。

它是将各种形式的图像信息输入计算机的重要工具,是继键盘和鼠标之后的第三代计算机输入设备，也是功能极强的一种输入设备。

人们通常将扫描仪用于计算机图像的输入，而图像这种信息形式的信息量很大，扫描仪能将模拟的图像信息转换成计算机处理的数字信息。

从最直接的图片、照片、胶片到各类图纸、图形、文稿资料都可用扫描仪输入到计算机中，进而实现对这些信息的处理、存储、管理、输出、使用等。

目前扫描仪广泛应用于各类图形图像处理、出版、印刷、广告制作、办公自动化、多媒体、图文数据库、图文通讯、工程图纸输入等许多领域，极大地促进了这些技术的进步，甚至使一些领域的工作方式发生了革命性的变革。

扫描仪这种光机电一体化的产品，主要由光学成像部分、机械传动部分和转换电路部分相互配合，将反映图像特性的光信号转换为计算机可接受的电信号。

扫描仪的核心是完成光电转换的光电转换部件。

目前大多数扫描仪采用的光电转换部件是所谓的电荷耦合器件（CCD）,它可以将照射在其上的光信号转换为对应的电信号。

其他主要部分的组成有：

光学成像部分的光源、光路和镜头、转换电路部分的A/D转换处理电路及控制机械部分运动的控制电路和机械传动机构的步进电机、扫描头及导轨等。

扫描仪工作时首先由光源将光线照在欲输入的图稿上产生表示图像特征的反射光（反射稿）或透射光（透射稿）。

光学系统采集这些光线将其聚集在CCD上，由CCD将光信号转换为电信号，然后由电路部分对这些信号进行A/D转换及处理,产生对应的数字信号输送给计算机。

当机械传动机构在控制电路的控制下,带动装有光学系统和CCD的扫描头对图像进行相对运动，将图稿全部扫描一遍，一幅完整的图像就输入到计算机中去了。

在计算机上可利用各种图像处理软件，对扫描的图像进行技术处理，如对污损、残缺图像进行修复、OCR图像文件的管理、检索、打印输出等。

2、数码相机

数码相机（又称数字相机）是集光学、机械、电子于一体的产品，它集成了影像信息的转换、存贮和传输等部件，具有数字化存取模式、与计算机交互处理和实时拍摄等特点。

数码相机的核心部件是CCD（ChargeCoupledDevice,电荷耦合元件）图像传感器，它用一种高感光度的半导体材料制成，能把光线转变为电荷，通过模数转换器（Analog-to-DigitalConverter,ADC）芯片转换成数字信号，数字信号经过压缩以后由相机内部的闪速存贮器或内置硬盘卡保存。

数码相机的CCD内含的晶体管数量越多，像素（Pixel）就越多，分辨率也就越高。

数码相机不同于传统的相机，传统的相机使用化学的方法将影像记录在卤化银胶片上，而数码相机则是将影像的模拟信号转换成数字信号存储在磁介质上。

因而，可以轻而易举地把数据传输给计算机，并借助于计算机的处理手段，根据需要和想象来修改图像。

同时，数码相机工作方式也不同于扫描仪。

扫描仪的处理对象通常为定型的稿件，如印刷品、胶片等，或者说扫描对象是扫描度低的二维静态对象；如果要适时地将信息录入计算机，则需要先用传统相机拍摄，再将相片或底片扫描到计算机中，这样或多或少要丢失一部分信息。

而数码相机突破了这些限制，可以将信息一次摄取并输入到计算机，简洁准确，而且数码相机可以拍摄三维的立体对象，易于携带和移动。

现在，两类模数转换设备都已得到较广泛的应用，并产生大量的数字信息。

但对于利用扫描仪等将传统图片、影像信息转换成数字信息，能否视为电子文件,目前尚有不同看法，我们后面将作进一步的讨论。

（四）电子商务（E-business）过程中产生的电子文件

电子商务是通过计算机和网络来完成商品或产品的交易、结算等一系列商业活动及行政作业过程的一种方式，它具有无纸支付，营运成本低、价格竞争力强、用户范围广、无时空限制以及能同用户直接互动交流等性质。

电子商务活动中，传统商业的中间环节不复存在，仓储、货架、店面成为虚拟，大大降低产销链的成本和周期。

20世纪90年代以后，全球范围内的电子商务已经开始登场。

1996年，日本成立“电子商务促进会”；1997年4月，欧盟发布“欧洲电子商务倡议”，提出政府必须为促进电子商务发展提供一个良好的环境；1997年7月，美国政府发表“全球电子商务框架”白皮书；1998年4月，新加坡政府发布“电子商务政府框架”。

在各国的积极推动下，联合国国际贸易法委员会、经合组织、世界贸易组织、世界知识产权组织、欧盟以及亚太经合组织都在加速电子商务建设，以满足电子商务的需要。

我国电子商务近年来发展很快，如1998年6月，我国外经贸部发出通知，要求到2000年所有外贸企业必须从英特网上申请配额，并逐步实现以电子方式领取配额许可证。

现在“网上购物”虽由于多方面因素存在不少障碍，但人们对之已并不陌生。

随着E-business的快速发展，大量的电子商务文件也将应运而生。

（五）收发电子邮件（E-mail）过程中产生的电子文件

电子邮件是人们利用计算机进行信息编制、存储和传递的一种现代化通信方式。

各种信息，如公务文件、私人信函和各种计算机文档等，均可以用电子邮件快速而方便的传递给接受者。

电子邮件是目前计算机网络最广泛和最重要的应用之一。

通过电子邮件，能让你和全世界的同仁、亲朋好友以及Internet上的每一个成员之间进行信息交流，如参与专题讨论、组织会议、商洽工作、处理日常事务、联络友谊等等。

总之，电子邮件可以作为桥梁、纽带、粘合剂，将你和世界紧密相连。

除上述电子文件的五个主要来源外，计算机设计程序与地理信息系统（GIS）等也是生成电子文件较多的领域。

二、电子文件的定义

面对不同来源的电子文件，如何下一个较为科学的定义，准确把握电子文件的内涵，是研究电子文件的基础理论问题，也是管理电子文件的实践需要。

（一）“电子文件”名称的出现

“电子文件”作为一新名称的出现，是人们认识不断提升的结果，在此之前一般称为机读文件（或称机读档案）。

机读文件最早产生于1890年，当时美国联邦政府统计局用穿孔卡片盒和一个制表设备来处理当年的某些数据。

1890年到1930年美国联邦政府机构又不断地使用办公机械并产生机读文件。

在20世纪40年代末到50年代初，电子计算机的产生和它在联邦机构