信息管理系统使用考核细则.docx
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信息管理系统使用考核细则
信息管理系统使用考核细则
信息管理系统使用考核细则
该考核标准共计100分
序号
考核项目
考核内容
权重分
扣分标准
1
基础数据
房屋基础数据录入的准确性和及时性（包含房屋产权性质、使用状态、交房状态、建筑面积、房屋数量）
20
对录入不及时发生一次扣2分，不准确扣1分。
2
客户基础数据录入的准确性和及时性（包含业主姓名、联系方式、房屋编号、）
20
对录入不及时发生一次扣2分，不准确扣1分。
3
收费系统
严格按照公司相关财务管理制度熟练使用该软件
10
未按照财务相关制度使用扣2分，不能熟练使用该收费系统扣1份，扣完为止。
4
每月月初在1-3号内进行费用批量入账，发现漏项或没有及时批量入账等（批量入账的费用有：
物业费、生活垃圾处理费、车位费、房屋租金）
10
没有及时批量入账扣5分，发生漏项扣1分，扣完为止。
5
批量入账后，发现对有固定收费时间和收费标准的费用进行费用输入操作的
10
每发生一次扣2分，执行不规范、不彻底的每发生一次扣1分，扣完为止。
6
确保录入数据的真实性和准确性，发现未及时录入或错误数据超过一天的等情况
10
每发生一次扣2分，执行不规范、不彻底的每发生一次扣1分，扣完为止。
7
退款、减免、票据审核各操作模块严格按照公司软件设计流程来操作
10
发生一次执行不规范扣1分，扣完为止。
8
对新增业主必须及时绑定各项收费标准，修改计费时间。
10
未按要求操作发生一次
费用生成参照表
费用性质
费用类别
费用项目
计费方式
费用生成方式
生成失败原因
周期性费用
（1、有固定收费时间2、有固定收费标准）
物管费
住宅物管费
按建筑面积*单价计费。
●基础工作
登记房屋资料、设置房屋状态、登记客户资料、绑定收费标准。
●生成方式
每月经过批量入账/单户入账生成费用。
（1）房屋无面积数据；
（2）未设置房屋状态；
（3）未设置标准，或者设置了标准但未绑定到房号；
（4）当月不应计费。
商业物管费
写字楼物管费
车位物管费
（1）每月按固定金额计费；
●基础工作
登记车位资料、进行车位办理（车位办理时，系统自动将收费标准绑定到客户名下；取消办理时，系统自动将收费标准从客户名下去掉）。
●生成方式
每月经过批量入账/单户入账生成费用。
（1）未设置车位标准；
（2）未经过车位办理将车位与客户绑定；
（3）计费周期为无固定周期；
（4）当月不应计费。
生活垃圾处理费
生活垃圾处理费
每月按固定金额计费。
●基础工作
绑定收费标准。
●生成方式
每月经过批量入账/单户入账生成费用。
（1）未设置车位标准；
能源费
水费
按表计用量*单价计费。
●基础工作
登记表计资料、绑定收费标准、每月生成费用之前录入抄表数据。
●生成方式
每月经过批量入账/单户入账生成费用。
（1）未绑定标准，或者绑定了标准但未绑定表号；
（2）入账当月无抄表数据。
电费
气费
租金
房屋租金
（1）按面积*单价计费；
●基础工作
经过房屋租赁办理，建立租户资料，将收费标准绑定到租户名下。
●生成方式
每月经过批量入账/单户入账生成费用。
（2）根据合同约定计费。
（1）经过房屋租赁办理，建立租户资料；
（2）经过租赁合同办理，登记合同资料和计费条件，然后经过合同计费功能计算整个合同费用。
车位租金
每月按固定金额计费。
●基础工作
登记车位资料、进行车位办理。
●生成方式
（1）进行车位办理时，如果计费周期设置为固定周期，每月经过批量入账/单户入账生成费用；
（2）进行车位办理时，如果计费周期设置为无固定周期，经过续费生成费用；每次续费时，经过“车位办理”模块办理续费，输入开始、结束时间自动生成费用。
临时性费用
临时性费用
工时费
（1）按数量*单价计费；
（2）按实际发生额计费。
经过“客服管理”模块，在报事处理录单时输入费用。
材料费
工时含材料费
装修管理费
按面积*单价*天数计费。
发生该类收费业务时，经过“费用输入”模块直接输入。
各种手续费
（1）按数量*单价计费；
（2）按实际发生额计费。
场地管理费
资源占用费
（1）根据合同约定计费，如电梯广告等。
经过经营合同办理，登记合同资料和计费条件，然后经过合同计费功能计算整个合同费用。
（2）临时协商约定价格，如场地使用等。
发生该类收费业务时，经过“费用输入”模块直接输入。
押金
出入证押金
按数量*单价计费。
发生该类收费业务时，经过“费用输入”模块直接输入。
停车卡押金
装修保证金
操作流程及管理说明
一、房产信息新增
1、操作流程
第一步：
设置组团区域
房产管理→房屋登记→单户登记→组团区域→新增→输入组团区域名称→保存。
第二步：
登记楼宇资料
房产管理→房屋登记→单户登记→楼宇登记→新增→输入楼栋相关信息（楼宇类型、产权性质、使用性质、组团区域）→保存。
第三步：
登记房屋资料
房产管理→房屋登记→单户登记→房屋登记→新增→输入房屋相关信息（产权性质、使用性质、组团区域、房屋状态、建筑面积）→保存。
第四步：
业主资料登记
客户管理→客户登记→业主资料登记→单户登记→新增→输入业主基本信息→保存。
2、管理说明
此操作责任人为客服主管和楼栋管家。
操作流程1、2、3、4步由项目各楼栋管家完成，客服主管核查。
核查内容为：
楼宇类型、房屋数量、房号格式、产权性质、使用性质、组团区域、房屋状态、建筑面积。
二、费用批量入账
1、操作流程
第一步：
批量入帐
收费管理→费用入帐→批量入帐→选择楼宇、客户类别、费用项目（不选默认全部）→选择入帐年月（不能选择往月）→入帐→导出入账结果检查。
第二步：
入帐审核
收费管理→费用审核→入帐审核→点击入帐记录列表中的“审核”→检查入帐费用是否有误（或者点击“Excel输出”检查）→审核经过/审核不经过。
（当天入帐需当天审核，否则入帐记录自动失效）
2、管理说明
此操作责任人为项目经理和财务专管员。
财务专管员必须在月初1-3号完成第一步操作，同时下载结果文件进行抽检并留存电子文档（针对多业主写字楼和住宅小区），在公司考核时，会检查每个月的文件留存情况。
由项目经理完成第二步操作，审核必须当天完成，否则入账记录会自动失效。
三、费用输入
1、操作流程
费用输入能够从系统左边的“费用输入”菜单或者“前台收费”界面的“费用输入”链接进入→选择费用名称→选择费用开始日期、结束日期→输入金额或者系统自动计算金额→保存。
2、管理说明
此操作责任人为项目经理、财务专管员和收费员。
前台收费员完成全部费用输入操作，如发生错误操作，必须及时交由财务专管员处理。
财务专管员必须当天对费用输入的费用进行检查核对。
项目经理抽查。
四、费用收款
1、操作流程
收费管理→前台收费→选择客户/房号/车位，自动显示该客户全部应交费用→在费用列表中选择要收取的费用→选择收款方式→票据类别→选择票据号→根据需要确定是否零头取整→收款确认并打印。
2、管理说明
此操作责任人为财务专管员和收费员。
收费员完成收款流程。
财务专管员必须当天在收款日报和票据管理里进行当天费用的核查。
五、费用减免
1、操作流程
第一步：
减免申请
收费管理→减免管理→减免登记→选择客户/房号/车位→选择费用项目→选择减免方式→输入减免值→输入开始、结束时间→输入减免原因→保存。
第二步：
减免审核
收费管理→费用审核→减免审核→费项减免审核→设置开始时间、结束时间等查询条件→查询未审核的减免申请→勾选要审核的减免申请→审核经过/审核不经过。
2、管理说明
此操作责任人为财务专管员和项目经理。
第一步由财务专管员完成减免申请，而且对该费用做到核实，在操作过程中认真如实填写减免原因。
第二步由项目经理审核。
如审核经过后，财务专管员必须在费用备忘录里记录相关信息。
如有大额资金减免需走OA流程，公司同意后，方可在系统中操作减免。
六、费用退款流程
1、操作流程
第一步：
退款申请
收费管理→前台收费→退款→退款申请→选择退款类型（实收、预收、冲抵费用退款）→设置查询条件，查询要退款的费用→在费用列表中点击编辑→对于实收、冲抵的费用退款，输入退款金额，点击确定；对于预收的费用退款，因为只能全额退款，在已预收费用列表中直接点击“提交退款”→完成退款申请。
第二步：
退款审核
收费管理→费用审核→退款审核→设置查询条件，查询要审核的退款申请→在退款申请列表中勾选要审核的退款申请→点击审核经过/审核部经过。
第三步：
退款办理：
收费管理→前台收费→退款→退款办理→选择客户/房号→系统自动提示客户当前的欠费→在已审核费用列表中选择要办理退款的费用→选择票据、输入退款信息→退款确认。
2、管理说明
此操作责任人为财务专管员和项目经理。
第一步由财务专管员完成，核查是否满足退款要求，在操作过程中如实登记退款原因。
第二步由项目经理审核，第三步由财务专管员退款办理完成。
七、票据撤销流程
1、操作流程
第一步：
票据撤销申请
收费管理→前台收费→票据处理→票据撤销/恢复→设置查询条件，查询要撤销收款的票据→在票据列表中点击“撤销/恢复”→输入撤销原因→确定申请。
第二步：
票据撤销审核
票据撤销申请须经审核方可生效：
收费管理→费用审核→票据审核→设置查询条件，查询要审核的票据→审核经过/审核不经过。
第三步：
票号恢复
收费管理→前台收费→票据处理→票据撤销/恢复→设置查询条件，查询要恢复的票据→在票据列表中点击“撤销/恢复”→点击“恢复票号”。
2、管理说明
此操作责任人为财务专管员和项目经理。
第一步由财务专管员提交申请，并如实填写撤销原因。
第二步由项目经理审核。
第三步由财务专管员操作完成，可根据需要将撤销票号恢复使用。
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