196华为Notes系统操作管理规定.docx

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196华为Notes系统操作管理规定

关于下发《Notes系统操作管理规定》的

通知

公司各部门：

为规范公司内Notes系统的管理、开发、用户支持的流程，引导、提高公司员工对计算机应用的认识和整体水平，保证Notes用户有稳定、安全、高效、方便的信息环境，特制定《Notes系统管理规定》。

现经总裁批准，予以下发，请公司全体员工认真执行。

附1：

Notes系统操作管理规定

附2：

《LotusNotesServer4.1安装》

附3：

《LotusNotes4.1管理手册》

附4：

《Notes开户申请表》

附5：

《Notes系统维护申请表》

附6：

《应用系统维护申请单》

一九九七年十二月二十四日

附1：

Notes系统操作管理规定

1、服务器管理

1.1服务器类型

应用服务器：

CSCS,HW-YF-APP,DOMINO,DOMINO-XX

网关服务器：

HW-YF-GATEWAY（提供与RDBMS,INTERNET的连接）

混合服务器：

HUAWEI,MARKETING,RND,DNP,HW-XX,MBC,RNDIN,RNDBY

注意：

因混合服务器的效率较低，今后新增的服务器应尽量作为专用服务器。

1.2命名规则

服务器：

按照“级别-位置-类型”命名，一律采用大写字母，如：

HW-XX-APP；RND-YF-MAIL等。

（原先服务器的命名仍保留）

用户名：

采用“姓名全拼+工号”的形式，其中，全拼为firstname,工号为lastname（唯一性识别）。

1.3管理员小组

各服务器管理员的全体即是公司的管理员小组（notes-adminis），该小组对公司所有服务器和公用地址本拥有管理员权限，并承担保证系统稳定、安全、高效运行的责任。

管理工程部的Notes项目组将进行总体规划和协调，提出系统优化建议，组织各部门管理员共同实施。

1.4备份

各部门服务器管理员负责将Notes系统的重要文件至少每周备份一次，如：

.nsf,*.id,desktop.dsk,notes.ini等，有些文件如LOG.NSF、NAMES.NSF、MAIL.BOX和标识符文件在系统运行时必须被打开,如果备份工具不能备份打开的文件，请安排在服务器关闭时备份这些文件。

1.5Notes管理员的日常任务：

·监视Notes日志，统计信息和事件通知。

Notes日志提供与以下问题相关的信息,包括：

复制，邮件路由，调制解调器通讯，以及其他安排的服务器任务。

统计信息和事件可以指定由某个服务器产生以及信息的传递方式。

·重新验证用户和服务器的标识符，以及在其他组织内交叉验证标识符，使他们可以访问Notes系统。

·维护数据库，包括：

监视数据库活动及其大小，修复损坏的数据库，更新全文索引，以及在需要的时候压缩，删除和移动数据库。

·备份服务器和遇到系统故障时从备份中恢复数据库。

·监视服务器性能，使之在最佳状态下运行，并确保邮件被正确邮递到用户。

·用户培训与支持，保证用户能有效地访问Notes系统。

2、用户管理

2.1ID管理

·ID申请

申请新户者需填写《Notes开户申请表》，经用户所在部门经理（二级以上）签字后交系统管理员，由系统管理员定时给予办理。

新邮箱应按申请部门开设在各自的服务器上，新身份证文件必须保存在本地，不可放于公用地址本上。

在发放身份证文件时，将同时发放《Notes客户端安装指南》和《Notes用户管理（暂行）规定》（可为E-mail或公告方式）。

·ID口令管理

新开用户的密码统一为：

password（小写）。

用户拿到自己的ID后，要求立即安装至本地硬盘（参照安装指南），同时一定要保存好软盘上的ID备份，以便异常情况下的恢复。

用户在登录系统后要立即修改自己的密码。

密码应取8位以上的字母和数字的组合，更新的密码应牢记。

万一忘记了自己的密码，请立即用软盘上的备份ID进行恢复。

NotesR4.5客户端的用户可请求管理员进行“口令唯一性”设置。

为确保安全性，用户应养成定期修改口令的习惯。

·丢失ID的处理

USER.ID是个人身份证文件，必须备份到软盘上。

如果用户的硬盘受损造成ID丢失，可在重新安装系统后用软盘上的ID进行设置，即可重新登录系统。

如果软盘上的ID也丢失了又重新申请者，将按开新用户的流程处理，同时处以每次50元罚款（上缴公司人力资源部）。

·ID的取消

对已不在公司工作的Notes用户（含辞职、离职等，名单由人力资源部提供），将由各部门管理员取消其ID。

具体步骤为：

从公用地址本中删除用户名，删除其邮箱，将用户名加入服务器拒绝访问组，立即向其他服务器复制公用地址本。

2.2客户行为规范

1）申请新户者需填写《Notes开户申请表》，经用户所在部门经理（二级以上）签字后，由系统管理员定时给予办理。

在发放身份证文件时，将同时发放《Notes客户端安装指南》和《Notes用户管理（暂行）规定》（可为E-mail或公告方式）。

2）用户在安装或使用Notes时遇到问题，应先参考《安装指南》和《Notes帮助》。

对于个别确实不熟悉计算机的用户，可请求管理员安排上门安装。

用户应积极主动地学习，跟随管理员安装后，争取下一次可自行安装。

3）为节约系统资源，用户必须设置空闲时间退出（在菜单“文件-工具-用户常用选项”里设置）。

用户也可以在Notes上完成自己的工作后，及时按F5键或退出Notes。

对于进入Notes后呆滞时间长达60分钟以上者（根据系统记录）,将予以通报。

4）用户在登录系统后必须立即修改自己的密码并牢记。

万一忘记了自己的密码，请立即用软盘上的备份ID进行恢复。

5）USER.ID不得转借他人使用。

对于使用他人身份并有违反本规定之行为者，除对非法使用者加倍处罚外，原USER.ID用户亦应付连带责任。

6）个人邮箱是每个人的电子邮件存放地。

为了节省系统资源,每个人要定期归档、删除自己的邮件,个人邮箱的大小不得超过10M，超大者将由系统提出警告信息。

7）Notes的地址本是系统的重要数据库,用户不得私自更改记录。

8）用户在Notes上必须从事与业务相关的工作，切实提高工作效率。

附2：

LotusNotesServer4.1安装

一、LotusNotesSever4.1forsunsolaries安装步骤

1、安装前的准备工作

A.首先要确定要安装的NotesServer的名称，所在的域名，举例：

域名为Huawei,Server名称为OASUR.

B.用root帐号进入UNIX，运行Ddmintool，增加Notes组和用户Notes，并将Notes用户放入Notes组中。

C.编辑Notes用户注册目录下的.charc及.login文件，将/USR/openwin/bin/sbin,/usr/sbin,/opt/lotus/bin,/home/Notes/notesR4加入其中。

D.编辑letc/hosts文件，将“OASVRIP地址”加入其中。

2、开始安装

A.将光碟放入驱动器中，进入/cdrom/unnamed-cdrom/unix目录

B.安装过程中

C.……

3、SetupNotes系统

A.以Notes帐号进入系统

B.运行Notes命令，出现产品安装选择栏，选中全部产品。

C.安装路径：

输入/home/Notes/notesr4

D.按确认后出现Noteslogo面，接着提示是域内第一台服务器，还是添加服务器。

如果是域内第一台，就选第一条，否则选择添加服务器。

输入域台、添加服务器后名、管理员帐号及密码。

选择Tcpip协议，选Server.ID由文件提供选Server也是一个工作台。

E.开始安装，直到安装完毕。

F.运行Server,按要求输入密码，则Server就启动起来了。

二、LotusNotesSever4.1forWindowsNT安装步骤

在服务器上以管理员身份登录系统后，运行NotesServer的安装文件Install.exe，选项可取缺省值。

运行完成后进行设置，步骤同《一》所述。

附3：

LotusNotes4.1管理手册

一、LotusNotes4.1服务器控制台命令

LotusNotes是一个客户服务器产品，在它的服务器一端，也就是控制台上，可以发出下列命令完成一些管理工作。

A、控制台的命令符为>

1.>help帮助命令，显示各条命令用法

2.>BroadcastPleasequit!

Zhaitiejun3352/huawei

向用户发送广播，用户可在自已的状态条上看到这条信息

不带用户时，认为是给全体用户。

3.>dropusername或者dropall杀掉某用户登录进程。

4.>exit或quit关闭Notes服务器

5.>load模块名执行某模块

例:

loadAdminp

loadAmgr执行代理

LoadCaltalog更新Catalog.nsf数据

LoadCompact文件名，压缩数据库，缺省压缩全部数据库

LoadDesign更新基干模板的数据库的设计

Loadevent事件记录器

loadfixup检查和修补Notes数据库，一般一周到两周

执行一次

loadfixup-L记录日志

-V不检查视图

-I仅检查上次Fixup以后被改变的本档

loadreplica装载复制器，一般自动加载

loadreport装载报表模块，自动装载

loadrouter装载邮件传递器，自动装载

loadstatlog活动记录器

loadstats装入统计模块，自动装载

loadupdat更新全部数据库视图和索引

-V只更新视图

-F只更新索引

6.>pull服务器名称单向复制，只引进

7.>push服务器名称单向复制，只推出

8.>replicate服务器名称双向复制

9.>Route服务器名称传递邮件

10.>setConfiguration改变服务器上Notes.ini的变量值

11.>setsecure当前密码，新密码改变另控制台密码

12.>showConfiguration变量名

13.>showdirectory显示数据库的路径

14.>showdiskspace/home显示可利用的磁盘空间

15.>showmemory显示可利用的内存数目（在UNIX平台上无效）

16.>showportportname（port-name由安装时设置，我们为Tcpip）显示该通讯口的信息。

如果采用tcpip，则显示出所有登录台的IP地

址

17.>showperformance显示系统状态

18.>showschedule显示系统的自动执行表

19.>showserver显示服务器名

20.>showstatistics显示全部统计变量值

21.>showtasks显示当前任务

22.>showusers显示登录的用户

23.>telltaskname任务

例：

Tellracterquit邮递器退出

Tellrouter压缩mail.box

Tellreplicaquit命令复制器退出

B、控制台热键

1.ctrl+Q键暂停屏幕翻动

2.ctrl+R键恢复屏幕翻动

3.Esc消除命令行字符

二、LotusNotes4.1客户端管理任务

做为一个系统管理员，除了在服务器一端完成一些管理任务外，大部分管理任务要在客户端来完成。

任何一个Notes用户，只要给予其管理权限，都可以成为系统的管理员。

所谓管理权限，就是对Notes地址本有管理权限，拥有认证cert.id及密码、服务器Id及密码，以及mail.box,log.nsf等数据库的管理权等等。

下面一些操作均是有管理权限的用户才能完成的。

客户端日常管理任务有：

1.开新户（单个或n个）

选“文件工具服务管理”，然后点击“个人”，选择“注册个人”，这时系统问你是否有软件许可证，如果以前你未开过户，则要求你指明认证Cert.id的路径及密码，反之仅输入认证密码，密码输入正确以后，系统问你要开的新户注册在那台服务器上，选择服务器后，按“继续”，

这时输入名字、姓氏和命令（一般名字输拼音全称，姓氏输入工号，口令输入小写的Password），然后点击邮件,这时将宿主服务器的地址改为注册时的服务器，然后再点击其他,这时将复选框“通讯录中”置为disable，将“文件中”置为enable，如果要注册另外一个人，就选择下一步，如果没有点击注册，即产生新用户。

2.批量开户

如果要一次开大量用户，则需要将用户信息的成一个固定格式的文本文件。

然后通过“从文件注册”一次注册大量用户，文本文件的格式为：

工号、姓名、、、password、、服务器名、、、

其它设备同1的设置一样。

3.注册服务器

选择“服务器”点击“注册服务器”回答YES，输入认证密码，选择注册服务器，输入服务器名称、口令及管理员，点击其它图标,输入服务器标题，按注册即可。

4.建立数据库复本与建立数据库拷贝

A、选中某数据库后，按“数据库”“新建拷贝”，输入服务器名，新拷贝的标题、名称及其它设置，“确定”后即得到该数据库的拷贝。

B、选中某数据库后，按“复制”“新建复本”，输入服务器名，新建复本的标题、名称及其它设备，按确定后即得到该数据库的复本。

C、拷贝与复本的区别：

拷贝不能与原数据库互相复制，而复本则可以与原数据库互相复制。

附4：

Notes开户申请表

姓名

（全拼）

工号

（10位）

部门

分机

申请理由：

年月日

部门经理签名：

年月日

办理人：

年月日

附：

Notes用户行为规范

1）申请新户者需填写《Notes开户申请表》，经用户所在部门经理（二级以上）签字后，由系统管理员定时给予办理。

在发放身份证文件时，将同时发放《Notes客户端安装指南》和《Notes用户管理（暂行）规定》（可为E-mail或公告方式）。

2）用户在安装或使用Notes时遇到问题，应先参考《安装指南》和《Notes帮助》。

对于个别确实不熟悉计算机的用户，可请求管理员安排上门安装。

用户应积极主动地学习，跟随管理员安装后，争取下一次可自行安装。

3）为节约系统资源，用户必须设置空闲时间退出（在菜单“文件-工具-用户常用选项”里设置）。

用户也可以在Notes上完成自己的工作后，及时按F5键或退出Notes。

对于进入Notes后呆滞时间长达60分钟以上者（根据系统记录）,将予以通报。

4）用户在安装系统后必须立即修改自己的密码并牢记。

万一忘记了自己的密码，请立即用软盘上的备份ID进行恢复。

5）USER.ID不得转借他人使用。

对于使用他人身份并有违反本规定之行为者，除对非法使用者加倍处罚外，原USER.ID用户亦应付连带责任。

6）个人邮箱是每个人的电子邮件存放地。

为了节省系统资源,每个人要定期归档、删除自己的邮件,个人邮箱的大小不得超过10M，超大者将由系统提出警告信息。

7）Notes的地址本是系统的重要数据库,用户不得私自更改记录。

8）用户不得在网上传播、发布一些与工作无关的信息，违者将视情节给予处理。

附5：

Notes系统维护申请表

类别：

用户支持电话咨询

姓名工号部门

电话时间

问题描述

措施及建议

记录人：

时间：

结果反馈

反馈人：

时间：

备注

附6：

应用系统维护申请单

姓名

工号

申请时间

电话

部门

反馈时间

问题描述

鉴定结论

记录人：

时间：

结果反馈

反馈人：

时间：

备注

附1：

Notes系统操作管理规定

1、目的

规范公司内Notes系统的管理、开发、用户支持的流程，引导、提高公司员工对计算机应用的认识和整体水平，保证Notes用户有稳定、安全、高效、方便的信息环境。

2、要素

包括：

服务器管理，应用系统管理及用户管理。

3、工作流程

3.1服务器管理

服务器管理主要包括操作系统管理和Notes系统管理两部分。

3.1.1操作系统管理

保证服务器及其操作系统稳定、安全地运行并执行升级、扩容等操作。

操作系统管理的流程见“管理工程档案\Intranet项目组\10#NOTES\LotusNotes4.1管理手册andLotusNotesServer4.1安装”文。

（附后）

3.1.2Notes系统管理

负责NotesServer的安装、维护、优化等工作，以保证系统的稳定运行。

1、系统结构

l拓扑结构

考虑到网络实际状况及系统维护的统一性，目前将所有Notes服务器均置于同一网络域（huawei）的同一组织（huawei）下的同一网络（Network）中。

l服务器类型

应用服务器：

CSCS,HW-YF-APP,DOMINO,DOMINO-XX

网关服务器：

HW-YF-GATEWAY（提供与RDBMS,INTERNET的连接）

混合服务器：

HUAWEI,MARKETING,RND,DNP,HW-XX,MBC,RNDIN,RNDBY

注意：

因混合服务器的效率较低，今后新增的服务器应尽量作为专用服务器。

l命名规则

服务器：

按照“级别-位置-类型”命名，一律采用大写字母，如：

HW-XX-APP；RND-YF-MAIL等。

（原先服务器的命名仍保留）

用户名：

采用“姓名全拼＋工号”的形式，其中，全拼为firstname,工号为lastname（唯一性识别）。

2、服务器进程

l管理员小组

各服务器管理员的全体即是公司的管理员小组（notes-adminis），该小组对公司所有服务器和公用地址本拥有管理员权限，并承担保证系统稳定、安全、高效运行的责任。

管理工程部的Notes项目组将进行总体规划和协调，提出系统优化建议，组织各部门管理员共同实施。

l备份

各部门服务器管理员负责将Notes系统的重要文件至少每周备份一次，如：

*.nsf,*.id,desktop.dsk,notes.ini等，有些文件如LOG.NSF、NAMES.NSF、MAIL.BOX和标识符文件在系统运行时必须被打开,如果备份工具不能备份打开的文件，请安排在服务器关闭时备份这些文件。

l将数据库加入服务器的原则

在负载均衡的前提下，部门级应用将按部门放在各自的服务器上，其他应用放在公用服务器上，若某服务器负载过重，应考虑添加新的应用服务器。

4、Notes管理员的日常任务：

l监视Notes日志，统计信息和事件通知。

Notes日志提供与以下问题相关的信息,包括：

复制，邮件路由，调制解调器通讯，以及其他安排的服务器任务。

统计信息和事件可以指定由某个服务器产生以及信息的传递方式。

l重新验证用户和服务器的标识符，以及在其他组织内交叉验证标识符，使他们可以访问Notes系统。

l维护数据库，包括：

监视数据库活动及其大小，修复损坏的数据库，更新全文索引，以及在需要的时候压缩，删除和移动数据库。

l备份服务器和遇到系统故障时从备份中恢复数据库。

l监视服务器性能，使之在最佳状态下运行，并确保邮件被正确邮递到用户。

l用户培训与支持，保证用户能有效地访问Notes系统。

3.2应用系统管理

3.2.1系统规划

参见“管理信息系统总体规划流程（ME/OP002）”

3.2.2系统立项

填写“管理信息系统项目申请”（Notes平台的自动工作流系统），具体流程参见“管理信息系统立项流程（ME/OP007）”

3.2.3系统开发

参见“管理信息系统开发业务流程（ME/OP003）”，开发中使用的具体技术要求遵循《Notes开发技术规范》。

3.2.4应用系统的管理与维护

开发人员要指导申请部门进行系统安装及权限设置等初始化工作，同时提供《用户手册》。

应用系统的申请部门要指定专人负责该系统的推广和信息更新以及必要的权限设置和更新工作。

应用系统的维护均需先填写《应用系统维护申请单》，由开发方项目经理与用户共同鉴定维护类别（维护通常分为改正性维护、适应性维护、完善性维护三类）。

改正性维护，由项目经理安排开发人员支持，并在用户要求的期限内完成。

适应性维护和完善性维护，用户需提交新的需求报告，参照“系统立项”流程运作，再由项目组实施。

3.3用户管理

3.3.1ID管理

lID申请

申请新户者需填写《Notes开户申请表》，经用户所在部门经理（二级以上）签字后交系统管理员，由系统管理员定时给予办理。

新邮箱应按申请部门开设在各自的服务器上，新身份证文件必须保存在本地，不可放于公用地址本上。

在发放身份证文件时，将同时发放《Notes客户端安装指南》和《Notes用户管理（暂行）规定》（可为E-mail或公告方式）。

lID口令管理

新开用户的密码统一为：

password（小写）。

用户拿到自己的ID后，要求立即安装至本地硬盘（参照安装指南），同时一定要保存好软盘上的ID备份，以便异常情况下的恢复。

用户在安装系统后要立即修改自己的密码。

密码应取8位以上的字母和数字的组合，更新的密码应牢记。

万一忘记了自己的密码，请立即用软盘上的备份ID进行恢复。

NotesR4.5客户端的用户可请求管理员进行“口令唯一性”设置。

为确保安全性，用户应养成定期修改口令的习惯。

l丢失ID的处理

USER.ID是个人身份证文件，必须备份到软盘上。

如果用户的硬盘受损造成ID丢失，可在重新安装系统后用软盘上的ID进行设置，即可重新登录系统。

如果软盘上的ID也丢失了又重新申请者，将按开新用户的流程处理，同时处以每次50元罚款（上缴公司人力资源部）。

lID的取消

对已不在公司工作的Notes用户（含辞职、离职等，名单由人力资源部提供），将由各部门管理员取消其ID。

具体步骤为：

从公用地址本中删除用户名，删除其邮箱，将用户名加入服务器拒绝访问组，立即向其他服务器复制公用地址本。

3.3.2客户行为规范

1）申请新户者需填写《Notes开户申请表》，经用户所在部门经理（二级以上）签字后，由系统管理员定时给予办理。

在发放身份证文件时，将同时发放《Notes客户端安装指南》和《Notes用户管理（暂行）规定》（可为E-mail或公告方式）。

2）用户在安装或使用Notes时遇到问题，应先参考《安装指南》和《Notes帮助》。

对于个别确实不熟悉计算机的用户，可请求管理员安排上门安装。

用户应积极主动地学习，跟随管理员安装后，争取下一次可自行安装。

3）为节约系统资源，用户必须设置空闲时间退出（在菜单“文件-工具-用户常用选项”里设置）。

用户也可以在Notes上完成自己的工作后，及时按F5键或退出Notes。

对于进入Notes后呆滞时间长达