门禁考勤管理系统软件使用手册整理.docx
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门禁考勤管理系统软件使用手册整理
门禁考勤管理系统
软件使用手册
Rev:
.3
软件安装说明
1）如果你的系统是WindowsXP，系统必须安装有Microsoft.NETFramework2.0，运行安装光盘内Framework文件夹下面的Check.exe可自动检查系统是否安装Framework。
2）如〞，请在文件夹WindowsInstaller中找到对应系统的更新补丁，安装后再重试。
3）如果要卸载门禁考勤管理系统，直接删除安装后的门禁考勤管理系统文件夹即可。
4）门禁考勤管理系统的安装文件为安装光盘内Setup文件夹下的Setup.exe文件。
第一章系统功能特性
AccessControl&TimeAttendanceManagementSystem
门禁考勤管理系统具备完整的人员管理、设备管理、考勤管理、门禁管理等功能；并在持续改良和更新。
系统功能特性：
1）具备与设备的智能互动的人员管理；
2）具备异步操作处理能力的设备管理；
3）具备智能实时操控能力的门禁管理；
4）具备智能统计、提示、反响的考勤管理；
5）具备系统异常跟进、崩溃保护、智能数据备份的系统维护。
门禁考勤管理系统最终将包括五个子系统，分别为：
人员管理系统、考勤管理系统、门禁管理系统、设备管理系统、系统维护系统。
第二章系统要求
第一章
第二章
2.1硬件要求
ØCPU：
1GHz以上。
Ø内存：
256MB以上。
Ø硬盘：
2GB以上的可用硬盘空间〔随考勤记录数据的增加需有更大的存储空间〕。
Ø通讯端口：
ØRS232/485：
COM口一个〔如没COM接口，那么需一条USB转COM口的转接线〕；
ØTCP/IP：
连入局域网的以太网接入口；
ØUSB：
支持USB口的电脑。
2.2运行环境
Ø操作系统：
WindowsXP，WindowsVista，WindowsServer2003/2021，Windows7。
注意：
WindowsXP，Windows2003需Mi支持〔软件安装光盘已含〕。
第三章软件的安装
第三章
第四章
第五章
3.1软件安装
1.获取安装程序，运行安装光盘内Setup目录下的S文件。
在弹出的安装向导中点击“浏览〞按钮，选择安装路径。
建议选择非系统盘〔默认为C盘〕进行安装，安装目录默认为“D:
\门禁考勤管理系统〞。
点击“安装〞，开始安装系统。
图1安装路径选择示意图
2.安装程序时会自动检查系统设置进行安装。
图2安装进度示意图
3.安装的时候会自动检测当前系统是否安装了Microsoft.NETFramework，如果没有，就会自动安装。
程序安装过程中，请耐心等待。
4.安装完毕后，桌面和开始菜单会自动创立门禁考勤管理系统快捷方式。
3.2软件初次使用
用户购置设备后，可先在设备上登记员工的指纹，并记录每个员工的指纹登记号，然后再进行软件操作。
下面介绍软件的设置向导：
Ø双击桌面的门禁考勤管理系统快捷方式图标。
进入欢送界面。
Ø根据提示，单击“下一步〞设置管理员密码。
根据用户实际需要设置，可跳过此步操作。
Ø图3设置管理员密码界面
Ø
Ø设置公司信息。
包括公司简称、公司全称，还可添加代表公司形象的LOGO图片。
图4设置公司信息界面
Ø设置公司考勤制度。
选择设置，就在对应工程前的方框内单击，会出现【√】。
如果直接点击“下一步〞，那么按照系统默认考勤规那么进行考勤。
图5设置公司考勤制度界面
Ø设置公共节日。
可进行公共节日的增加、编辑及删除。
系统默认的公共节日有元旦、五一和国庆设置参考。
图6设置公共节日界面
Ø设置公休。
可增加、编辑及删除公休项。
系统默认有周末双休和周日休息设置参考。
图7设置公休界面
Ø设置公司上班时间段。
根据公司上班制度设置公司上班时间段。
系统有默认时间段提供设置参考。
图8设置上班时间段界面
Ø添加公司部门。
可根据公司的职能架构对公司部门进行设置。
图9添加公司部门界面
Ø向导最后步骤。
可根据需要链接到人员管理窗口进行人员信息录入；也可链接到设备管理窗口进行设备连接等操作设置，或者直接点击“完成设置〞跳转到软件主界面。
图10向导最后一步提示界面
第四章软件功能说明
四.1.人员管理
主要包括：
部门设置、人员管理。
四.1.1.部门设置
在主菜单界面中选择【部门设置】，根据公司性质及职能架构设置。
在使用之前，建议先整理公司的部门架构。
添加一级部门时，点击上一级部门名称，再点击【增加】按钮，然后输入部门名称，再点击【保存】按钮。
依此方法可增加不同级别的部门，如下列图示：
图11部门设置界面
注意：
当要删除的部门下面含有子部门或人员时，不允许此部门删除。
可先删除子部门或将人员移到其它部门。
四.1.2.人员管理
人员管理用于增加、修改及浏览员工的根本资料，包括：
所属部门、编号〔工号〕、姓名、登记号码、性别、默认考勤、卡片号码、密码、证件号码、入职日期、考勤规那么等。
4.1.2.1人员登记
点击主菜单中的【人员管理】，进入人员管理窗口。
点击
按钮进入用户信息窗口。
在录入前，请准备好人员资料，包括部门、人员编号、登记号码、姓名、性别、入职日期，班次、公休等相关信息。
首先，在“根本信息〞选项卡中输入人员根本信息。
在左边栏目中选择当前录入人员的部门，依次输入登记号码（（1≤ID≤999999999）、姓名、编号（如：
RL0001），选择“默认考勤〞的可选项。
图12人员根本信息界面
默认考勤简要说明：
1、时间段
适于简单的上下班时间〔两个时间点〕的公司。
时间段的详细设置请见：
2、班次
班次是由多个不重叠的时间段组合而成，适用于有多个上班时间段的公司考勤。
班次的详细设置请见：
3、班组
适用于有多个班次，且上班的班次不固定〔轮班制〕的公司考勤。
班组是由多个班次组合而成。
班次的详细设置请见：
其次，点击“扩展信息〞选项卡，根据需要可输入：
员工的入职日期、职务、出生日期、证件号等信息，如不需要可留空。
点击“考勤选项〞选项卡中可选择公休类型等。
输入完毕后，点击“保存〞按钮保存人员信息。
假设要对当前登记人员进行修改，可单击
按钮。
点击
按钮删除当前人员的登记以及考勤记录。
图13人员卡片显示界面
4.1.2.2人员选择
人员选择方法可见下面的人员选择模块说明。
主要有三种方式：
图标列表选择法、条件快速查找法和高级操作查找法。
图14选择人员方法介绍
下面主要介绍条件快速查找法：
Ø姓名、编号或登记号码查找法
图15按姓名、登记号查询示意图
Ø全拼或简拼查找法
图16按全拼、简拼查询示意图
图17按部门方法查询示意图
Ø性别查找法
图18按性别查询方法示意图
下面主要介绍选择人员的高级操作：
图19选择人员高级菜单
图20人员高级选择界面
关键词解释：
待选部门：
可以操作的部门列表；
已选部门：
从众多部门中选择要操作的部门，选择了某部门到已选部门中那么会在待选人员中同时显示该部门的成员，包括子部门的成员；
待选人员：
已选部门的所有成员，包括已选部门的子部门的成员，要选择某一成员，必须把该成员的部门选择到已选部门，其后该人员才会出现在待选列表中；
已选人员：
从待选人员中选择过来的人员，该模块中的人员在应用后为最终选择的人员。
图标说明：
“
〞意义为选择部门的上级机构，但是选择的部门不包括该部门及该部门下的其他未选的机构。
“
〞意义为从待选部门选择过来的部门，选择某一部门时会同时选择该部门的所有子部门。
“
〞意义为该部门的某一级的上级机构被选择，所以其也是被选择的部门。
操作方式说明：
查找：
查找方法同条件快速查找法。
每个模块的查询范围为当前模块下存在的人员。
查询结果后点击
或清空查询栏的内容那么返回查询之前的状态。
双击：
每个模块都支持双击操作，待选模块双击意为选择，已选模块双击意为取消选择。
按钮：
和
功能是单项选择操作，
和
功能是全选操作。
拖动：
在待选人员及已选人员中可以直接选中人员按下左键拖动到另一边。
4.1.2.3人员管理
添加人员信息后，【人员管理】窗口中会自动添加已登记人员的信息小卡片。
点击小卡片上的
按钮或右键点击小卡片可进行1〕新建、2〕编辑、3〕删除、4〕离职、5〕获取登记、6〕写入姓名、7〕获取最近记录、8〕删除登记、9〕写入登记、10〕获取所有登记、11〕写入所有登记、12〕写入所有姓名操作。
图21右击卡片－菜单示意图
1）新建
可新建新的人员信息。
详细操作请见：
人员登记。
2）编辑
可重新编辑已登记的人员信息。
按“保存〞按钮保存编辑后的信息。
3）删除
删除与当前人员相关的登记信息以及考勤记录。
4）离职
把当前人员做离职处理。
把人员参加离职列表，人员的相关信息并没有删除，在离职视图中可用查看这些人员的相关信息或进行进一步的操作。
5）获取登记
采集设备中当前人员登记的指纹数据、密码信息和卡片号码，并将数据保存到数据库中。
如果当前人员在设备上登记了指纹、密码或卡片号码，获取登记后，人员信息小卡片的右上角会出现图标。
如果没有图标，那么可能当前人员在设备上还没有登记或是人员的登记号码与设备上的登记号码不一致。
如果是后一种情况，请更改人员的登记号码后再重新获取登记信息。
6）写入姓名
可将当前人员的姓名写入设备。
考勤时，设备会显示出人员的姓名。
7）获取最近记录
获取设备中新增的考勤记录数据。
8）
9）
10）删除登记
删除当前人员在设备中的所有记录，包括指纹信息、考勤信息等。
11）写入登记
将软件中当前人员的指纹、密码、卡片号码等信息写入到设备。
12）获取所有登记
从设备获取登记的所有指纹、密码和卡片信息，并将数据保存到数据库中。
13）写入所有登记
将数据库中已记录的所有登记信息写入到设备中。
14）写入所有姓名
将系统中的人员姓名写入设备。
4.1.2.4
4.1.2.5视图
根据用户需要人员信息的呈现形式，可选择卡片或列表。
“人员卡片〞还可选择是否显示考勤记录和考勤班次。
在上面两种视图中还能选择显示的是在职人员还是离职人员。
选择离职人员那么视图中出现的是已经离职的人员。
图22人员列表示意图
图23显示考勤记录示意图〔人员卡片形式〕
4.1.2.6刷新
通过刷新可以重新加载人员信息。
4.1.2.7批量修改
可批量修改人员的部门、入职日期、考勤制度、默认考勤、默认公休等信息。
下面以介绍批量修改人员的所在部门为例。
首先，在左侧选择要进行修改的人员。
图24批量修改部门示意图
其次，选择“保卫科A〞部门，之后点击“应用〞。
4.1.2.8人员导入
人员导入可以通过自定义列名的Excel文件批量添加人员，也可以先在人员管理窗口新建一位员工，然后导出该员工信息，根据导出的格式添加其他人员的信息。
图25人员信息Excel报表示意图
首先，点击导入按钮，选择选择设计好的Excel表格。
图26选择用户信息表示意图
其次，选择相对应的列，匹配字段。
这步骤通常不需要手动选择字段，直接选择“下一步〞。
图27匹配字段示意图
第三步，数据核对，检查导入的数据是否正确。
如果发现有个别条记录出错，可直接双击记录进行编辑修改。
如果较多错误时，直接翻开报表修改后再重新导入。
异常的记录，系统会以红色和绿色标记，此两种颜色分别表示不同的异常情况，红色标记数据如果不改正，该数据将导入失败。
绿色标记数据是软件智能的分配，如果用户觉得适宜可以不做修改；如果要修改这些值，在单元格上右键，在弹出的菜单中选择相应值。
修改完毕后，数据核对无误，点击“下一步〞导入数据。
图28数据核对界面
最后，完成数据的导入，点“取消〞返回人员管理界面。
4.1.2.9人员导出
可将当前人员的信息导出Excel进行保存或查看。
首先，选择保存路径。
图29选择报表的保存路径示意图
其次，点击【保存】进行信息导出，将显示数据成功导出。
4.1.2.10设备人员管理
图30设备人员管理菜单图
设备人员管理功能可以便利的管理多台设备的人员信息。
如可以快速查看每台设备的人员，对每台设备人员进行增加、删除等操作。
图31设备人员管理界面
下面主要介绍Enroll、颜色和图标代表的意义。
Enroll列信息：
0~9代表指纹信息的序号，C代表卡号，P代表密码。
颜色含义：
提示设备信息与系统信息是否一致。
图32设备列表图标说明
图33设备列表右键菜单说明
下面主要介绍下箭头按钮的功能。
图34操作设备人员按钮
向右箭头代表把选中的设备人员单个或全部移动到待操作人员列表；
向左箭头代表把选中的系统人员单个或全部移动到待操作人员列表。
图35操作待选人员按钮
写入登记是把人员的登记信息写到所有连接的设备；
获取登记是从当前设备获取人员信息到系统；
删除登记是从所有连接的设备上删除待操作人员的登记信息；
离职是离职待操作人员。
四.2.考勤管理
考勤管理有五个子功能模块：
补签到、请假登记、考勤制度管理、考勤报表和人员排班。
图36考勤管理菜单界面
四.2.1.补签到
主要用于员工在忘记考勤时，在此补考勤操作。
翻开【补签到】窗口。
图37补签到界面
下面以增加补签到的操作为例做简要介绍：
首先，选择需要进行补签到的人员。
然后，点击【增加】按钮，在考勤类型中选择对应的类别，在“日期〞、“时间〞栏中设置签到日期和具体时间，也可以按班次进行补签到。
图38选择考勤类型示意图
图39快速选择时间示意图
图40按班次补考勤示意图
最后，单击【保存】按钮，保存签到设置。
四.2.2.请假登记
请假登记用于登记员工的加班、请假、公休、外出、出差等特殊考勤记录。
翻开【请假登记】窗口。
图41请假登记界面
具体操作功能与补签到类似，增加步骤可参见增加补签到。
注意：
起止时间的设置：
默认的起止时间都为系统当前时间，根据需要设置输入起止日期及时间。
开始日期不能大于结束日期，中选中【日期持续】，并且开始日期与结束日期为同一天，开始时间不能大于结束时间，如果日期为跨天，开始时间可大于结束时间；当取消【日期持续】，不管日期跨天与否，开始时间不能大于结束时间。
四.2.3.考勤制度管理
四.2.3.1.考勤制度管理
考勤制度管理主要管理和标准公司考勤规那么、制度。
翻开【考勤制度管理】窗口。
图42考勤制度管理界面
1）常规设置
图43考勤选项的常规设置界面
设置项说明：
Ø一个工作日默认工作时间为8小时，那么工作满8小时算一个工作日；
Ø有效考勤记录间隔不小于5分钟，刷了第一次卡后，在五分钟内其他的刷卡记录都算无效；
Ø门禁记录参与考勤统计〔门禁设备选项〕；
Ø严格按上下班出勤记录考勤。
考勤统计只统计考勤类型是上班或下班的记录。
2）迟到早退旷工规那么设置
图44考勤规那么设置界面
设置项说明：
Ø“上班后超过10分钟签到记迟到〞。
例如上班开始时间是09：
00，员工在09：
11时签到，此次签到记为迟到。
Ø“上班后超过60分钟签到记旷工〞。
例如上班开始时间是09：
00，员工在10：
00后签到，记旷工一天。
Ø“下班提前10分钟签退记早退〞。
例如正常下班时间为17：
00，员工在16：
50以前签退，记为早退。
Ø“下班提前60分钟签退记旷工〞。
例如正常下班时间为17：
00，员工在16：
00以前签退，记旷工一天。
Ø“上班忘记签到该次考勤记‘迟到/旷工’〞。
员工上班忘记签到，该次考勤可设置为“迟到〞，并设置迟到的分钟数；或者该次考勤记旷工，旷工记为一天。
Ø“下班忘记签退该次考勤记‘早退/旷工’〞。
员工下班忘记签退，该次考勤可设置为“早退〞，并设置早退的分钟数；或者该次考勤记旷工，旷工记为一天。
3）加班规那么设置
图45加班规那么设置界面
设置项说明：
Ø可以设置加班时间大于多少分钟，此次加班才有效，否那么不计算为加班。
Ø提前上班记加班。
扣除早餐时间后，第一条加班规那么仍成立，统计为加班。
Ø延迟下班记加班。
扣除吃饭时间后，第一条加班规那么仍成立，统计为加班。
四.2.3.2.考勤统计项
考勤统计项可以设置考勤类型的统计及显示方式。
点击删除按钮可以删除该选项。
图46考勤统计项设置界面
考勤统计项说明：
名称：
统计报表中显示的考勤类型名称；
在报表中的符号：
该符号会在符号报表中对应显示〔应为单字或在单符号〕；
显示次数：
选中，那么可以在月考勤报表及符号报表中统计一段时间内该考勤类型的统计数。
四.2.3.3.公共节日
节假日一般设置为国家法定假期〔如：
元旦、五一、十一等〕，也可以根据公司制度而灵活设置。
在公共节日界面，可添加、编辑、删除、保存和取消公共节日。
下面简要介绍下增加操作：
1.单击
按钮，可输入节日名称，设置节日开始/结束日期，如下列图：
图47增加公共节日操作示意图
2.点击
按钮完成。
四.2.3.4.公休设置
公休一般设置为周六、周日，也可根据公司的具体情况进行公休时间的设定。
在公休设置界面，同样具有添加、编辑、删除、保存和取消功能。
在此，不做具体操作介绍。
注意：
如果员工使用了某项公休，此项“公休〞不能删除；“公休〞名称、时间段不允许重复。
四.2.3.5.上班时间段
适用于只有简单上下班时间〔两个时间点〕的公司。
例如：
9:
00上班,18:
00下班，那么只需设置一个简单的时间段即可。
下面以增加步骤为例，主要介绍上班时间段设置要点：
图48上班时间段设置界面
1.点击
。
输入时间段名称；设置出勤类型，上班/下班时间，开始/结束考勤时间；
2.选择“需要签到〞、“需要签退〞、“计算早退〞、“计算迟到〞、“计算缺勤〞，那么在报表统计时，会严格进行统计；
3.结果时间统计选择自动那么会按设置的时间段计算，如选择手动那么会按输入的时间为准；
4.设置完成后按“保存〞按钮。
Ø
四.2.3.6.班次
班次是由多个不重叠的时间段组合而成，适用于有多个上班时间段的公司考勤。
例如：
某个公司的上班时间段是：
上午班9:
00-12:
00，下午班13:
00-18:
00，那么可以将此两时间段组合成一个班次进行考勤使用。
图49班次设置界面
注意：
不同时间段组合成班次时，前一时间段的结束考勤时间不能晚于后一时间段的开始考勤时间。
如上图的上午班的结束考勤时间不能晚于下午班的开始考勤时间。
四.2.3.7.班组
班组是由多个班次组合而成，适用于上班的班次不固定〔轮班制〕的公司考勤。
采用班组的考勤，系统会自动根据上班的记录匹配最为适合的班次进行考勤统计。
例如：
某个公司早班段6:
00-10:
00、中午班段10:
30-13:
30、下午班段14:
00-18:
00、晚班段19:
00-22:
00，早班段和中午班段组合为班次一，中午班段和下午班段组合为班次二；某个员工即可能按班次一的时间上班，也可能按班次二的时间上班，此时可以将班次一和班次二组合成班组，这样只需将这位员工的考勤设置班组，无需再进行繁琐的排班，系统会根据实际的出勤记录自动匹配班次一或班次二进行考勤统计。
图50班组设置界面
注意：
班组适合有规律的轮班制度的考勤，如果上班时间没有一定的规律，比方1，3，5上不同的班，2，4，6又上不同的班，那么需要用人员排班功能实现，具体见人员排班章节。
四.2.4.考勤报表
考勤报表提供对人员考勤报表的查询、统计、打印、导入、导出。
下面主要介绍报表类型及报表打印、导入和导出功能。
四.2.4.1.报表类型介绍
报表类型有：
签到/进出明细表、门禁明细表、请假明细表、日签到汇总表/图象汇总表〔可选〕、日考勤统计表、月考勤统计表、符号报表。
以下报表，都是针对已选择人员在时间段内的操作。
1.签到/进出明细表
选中签到/进出明细表选项卡，单击“查询〞按钮，可显示出详细签到/进出记录。
记录可编辑和删除，报表界面也提供补签到功能。
下面对根本功能做简要介绍：
图51签到、进出明细表界面
编辑选中记录。
选择考勤记录呈深蓝色背景，双击该条记录可对其进行考勤类型及签到时间的编辑。
如果有考勤图像，那么出现比照考勤时的头像与登记图像。
图52编辑签到、进出记录操作示意图
删除选中记录。
选中记录后，点击下面标题栏的
删除按钮该条记录。
也可同时选中多条记录进行删除。
显示/隐藏需要的列，点击菜单中的
，选择要显示或隐藏的列，点击应用。
图53设置列项的操作示意图
2.门禁明细表
选中门禁明细表选项卡，点击“查询〞按钮就可以查询输入日期所有的进出明细信息。
图54门禁明细表界面
3.请假明细表
单击“请假明细表〞，单击“查询〞按钮，可查询所选人员的请假记录。
请假明细表也可以对记录进行删除、编辑操作。
图55请假明细表界面
4.日签到汇总表/图象汇总表〔可选〕
单击“日签到汇总表〞，单击“查询〞按钮，可方便查询所选人员的日签到汇总情况。
图56日签到汇总表界面
如果用户的机型支持图像考勤，可以选择图像汇总。
图57日签到汇总表显示头像界面
如上图，头像一栏显示的是用户的登记图像，手指摸样的图案表示该用户在该次考勤只是按指纹而没有拍照。
有图片的表示该次考勤用户按了指纹考勤，并且拍照验证。
5.日考勤统计表
选中“日考勤统计表〞选项卡，点击“查询〞按钮查询人员日出勤情况，如果没有查询数据请点击“统计〞按钮先对人员进行日考勤统计。
统计完毕后会出现人员的日出勤详细信息。
图58日考勤统计表界面
下面主要介绍日考勤统计表里的颜色提示信息和日考勤结果分析功能的使用。
1）颜色也是不同考勤情况的表示方法
∙：
表示迟到，早退，缺勤。
：
表示无统计结果。
∙：
表示当天是周六。
：
表示当天是周日
2）
3）日考勤结果分析功能介绍
在日考勤统计报表中双击报表中的统计数据，弹出结果分析界面，如下列图。
图59日考勤统计分析界面
日统计结果分析界面可以实现如下功能：
Ø查看或修改选中结果的考勤规那么
如上图显示了名称为行政的考勤规那么包含的内容，选中代表起效。
如要修改其中的设置或给用户更改其他的考勤规那么，点击功能导航栏的考勤制度
图标，跳转到考勤制度管理修改相关事项。
更改后会对所有选中人员该时间段内的数据进行重新统计。
请慎重操作！
Ø查看或修改当天的考勤记录及补请假记录
可以查看根据考勤规那么及用户的考勤班次得到该天用户应该到的时间点，及实际到的时间点。
可以查看当天用户实际的考勤原始记录以及特殊的请假记录。
双击相关的记录可以进行修改。
右键可以增加或删除相关的补签到及补请假，也可以通过导航栏的
补签到及补请假图标进行操作。
Ø查看或修改选中用户的考勤班次〔默认班次或手动班次〕
图60考勤班次修改操作示意图
如图可以查看用户该天的考勤班次，可以看出是手动排班还是默认考勤班次，通过点击不同的时间段，可以查看对应时间段的具体设置。
选中班次双击或者右键点击可以手动改变用户该天班次，相当给用户手动排班了该天班次，关于手动排班参考人员排班。
如要修改用户的默认班次通过点击功能导航栏的用户管理图标
进行编辑操作。
6.月考勤统计表
选中“月考勤统计表〞选项卡，点击“查询〞按钮查询人员月出勤情况，如果没有查询数据请点击“统计〞按钮先对人员进行月考勤统计。
如果需要显示某种类型的的统计总次数，可以在考勤制度的考勤统计项中设置该项显示次数，然后重新查
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