宝安供电局配网工程竣工资料管理要求培训稿.docx

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宝安供电局配网工程竣工资料管理要求培训稿

宝安供电局配网工程竣工资料整理要求

一、归档材料的范围

㈠综合文字材料

⒈项目管理文件

⑴项目立项批文（包括工程立项审批、审批报建材料、计划、预算、报告、会议纪要等）

⑵工程变更申请表

⑶施工图纸会审纪要

⑷配网建设与改造工程竣工项目一览表

⑸配网建设与改造工程结算汇总表

⒉合同管理文件

⑴物资采购合同、发票

⑵设计、施工、监理和造价单位的资质证明（复印件加盖红章）

⑶建设工程委托代理招标合同

⑷建设工程委托监理合同

⑸工程承发包合同、承包电力工程安全协议

⑹工程设计合同

⑺造价咨询合同

⒊工程招投标管理文件

⑴工程招投标文件

⑵工程中标通知书

⒋监理管理文件

⑴施工组织设计（方案）报审表

⑵分包单位资格报审表

⑶工程材料、构配件、设备报审表

⑷工程延期报审表

⑸监理总结报告

⑹监理工作联系单

⑺监理工程师通知单

⑻监理工程师通知回复单

⑼监理评估报告

5．工程竣工、验收文件

⑴工程建设情况一览表

⑵可行性研究报告审批表

⑶设计和预算

⑷工程报建资料一览表

⑸工程开工\复工报审表

⑹设计变更审批表

⑺配网工程设计变更现场勘察表

⑻费用垫付报审表

⑼费用索赔报审表

⑽汇总甲供设备材料清单

⑾甲供设备材料清单

⑿甲供设备材料核对清单

⒀废旧物资退料清单

⒁隐蔽工程验收记录

⒂电缆敷设记录

⒃电气设备试验记录

⒄设备安装验收记录（变压器、避雷器、跌落式开关、导线架设、电杆组立、电房及配电柜安装验收记录）

⒅工程质量检查验收报验表

⒆工程竣工报验单、工程项目竣工验收申请书、工程项目竣工验收表

⒇工程竣工报告表

（21）工程量统计表

（22）配网工程运输距离及地形比例表

（23）配网工程主材运输重量计算表

（24）结算审核报告

㈡工程竣工图

二、竣工资料案卷构成

（一）配网工程竣工资料，以项目为单位分类、组卷，分成二个案卷，题名分别为：

如：

沙井帝堂路电缆沟改造工程综合文字资料；

沙井帝堂路电缆沟改造工程竣工图。

如果综合文字资料卷超过了30mm，则分为两卷，每卷单独编写流水号。

案卷题名分别为：

沙井帝堂路电缆沟改造工程综合文字资料一，沙井帝堂路电缆沟改造工程综合文字资料二

分卷的方法有两种：

通常导致文件过厚都是因为“电气设备试验报告”或者“工程材料/构配件设备报审表”材料过多，可以将过多的这份文件单独立卷，也可以按文件排列顺序从中间分卷，但不可以将同一份文件拆散分装到两卷中去。

（二）配网工程档案档号的编制

档号是用以固定和反映档案排列顺序的一组代码，具有唯一性、稳定性。

简言之，每一个案卷在同一个全宗里都有一个档号，而且是唯一的。

档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

在使用单机版的过程中，档号是必不可少的。

每一个案卷封面的左上首“档号”栏必须填写，卷内目录的右上角也要有档号标记。

⒈档号的组成：

目录号＋配网工程分类号＋案卷顺序号。

各段之间用“—”号分隔。

⒉目录号的标识方法：

第一位数字（0）表示电压等级，这个数字是固定的，宝安局所有的工程项目的电压等级都是“0”。

第二、三位数字（10）表示年度，2009年为（09），2010年为（10）

第四、五位文字（配网、营中、技检等，）分别表示基建、营销中间层、技改、检修工程等，（10）表示项目编号。

分类号:

配电网络工程的分类号是“824”,宝安局所分管的工程均属于配电网络,因此所有的工程分类号都是“824”，固定不变。

案卷流水号：

每一个工程项目里的案卷流水号，施工单位所交的竣工资料通常是综合文字资料，一般只有一卷，则案卷号为01，若分卷，则根据分卷的顺序将案卷编为01、02，依此类推。

3.档号的编制：

以（2010）配网-10工程为例：

010配网-10-824-01

010配网－10—824—01

案卷流水号

配网工程分类号

项目编号

配网工程项目

2010年度

电压等级（0表示10

千伏及以下电压

示例：

不同编号项目工程档案档号的编制

工程名称

项目编号

档案号

新和站新出一回线调凤凰站F4负荷组网工程

（2010）配网-89

010配网-89—824—01

010配网-89—824—02

……

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2009）扩技-580

009扩技-580—824—01

009扩技-580—824—02

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2010）营销电网建设174

010配网营-174—824—01

……

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2010）营销省拨资本25

010技检-25—824—01

……

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2010）营销中间层-1

010营中-1—824—01

……

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2010）A类技改-10

010技检-10—824—01

……

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2010）B类技改-11

010技检-11—824—01

……

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2010）技改-宝12

010技检-12—824—01

……

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2010）检修-104

010技检-104—824—01

……

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX工程

（2010）民心工程-101

010民心-101—824—01

……

注：

营销省拨、A类技改、B类技改、技改、检修等同属于“技检”工程，因此档号统一用“技检”，如项目号有同号者，则咨询宝安供电局档案室。

（三）归档与案卷质量、组卷要求

1、所有配网工程文件材料必须以原件归档，字迹材料应耐久、清晰，必须用黑色碳素墨水笔，不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔等易褪色材料书写。

2、合同、协议应为正本归档。

履行合同的各方代表均应亲笔签名（使用黑色默水笔），有单位盖章栏目的须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档。

注:

交宝安供电局的案卷必须全部为原件，施工合同\安全合同也必须保存一份原件,统一装订在四卷竣工资料的其中一卷内,并于该卷封面右上首注明“此件存宝安供电局”，请各单位自刻一章，如图：

长：

25mm,宽10mm,字体为三号宋体，不要边框，字色为黑色。

3、幅面小于A4纸的要用A4白纸托裱，一张A4白纸只托裱一份文件，可以正反两面各衬一页，但是同一面只能衬一份（衬底的必须是白纸，不能用作废的文件衬底）

例如：

发货单每份单独用一张白纸衬底，

产品合格证每份单独用一张白纸衬底，

其他小于A4幅面的文件均每页单独用白纸衬底。

4、“竣工图章”的式样和规格尺寸按照中华人民共和国行业标准《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》规定为80mm×50mm，样式见图一。

“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在图纸右下角设计图标上方或尽量靠近图标，不可压盖图形文字的地方。

“竣工图”章式样见图一（80×50mm）。

图一：

竣工图章样式（单位：

mm）

5、卷内文件的排列

⑴文字材料按时间、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

如：

工程开工/复工报审表与开工报告为同一份文件，必须放在一起，报审表在前，开工报告在后。

题名为：

“工程开工/复工报审表（附：

开工报告）”

施工组织设施（方案）报审表与施工组织设施（方案）是同一份文件，题名为：

“施工组织设施（方案）报审表（附：

施工组织设施方案）”

特殊工程人员统计报审表与证件复印件是同一份文件，题名为：

“特殊工程人员统计审报表（附：

证件复印件）”。

有的施工报告附件里明确说明有特殊工程人员统计报审表，如此则与施工报告为同一份文件，不需要再编写题名。

工程材料/构配件/设备报审表与附件是同一份文件，一起排列，题名为“工程材料/构配件/设备报审表（附：

质量证明文件等）”。

这一份文件附件很多，一般包括数量清单、质量证明文件、自检结果三部份，内容有：

数量清单、产品合格证、产品说明书，出厂数据表、厂家提供的出厂试验报告、出厂检验报告等等，出厂试验报告及检验报告要区别于宝供出具的“电气设备试验报告”，后者是单独的一份文件，前者是质量证明文件的附件，不需要单独拟写文件题名。

相同一类文件排列在一起，不要分开。

如隐蔽验收记录类文件：

隐蔽工程验收记录、电气配管工程隐蔽验收记录、电缆隐蔽工程记录、电气接地装置安装隐蔽验收记录等，这一类文件要排列在一块，但它们不是同一份文件，要分别打印文件题名。

再如设备材料类文件，排列顺序依次为：

工程设备材料汇总表、

甲供设备材料表、

自购设备材料表、

工程退料表、

设备材料领用单（电脑打印）、

设备材料退库单、

送货清单或发货单。

这一类文件要按以上顺序排列，分别拟写文件题名。

发货单虽为厂家出具，但不属于“工程材料/构配件/设备报审表与附件”这一部份，不要与产品合格证放一起。

⑵图纸按图号顺序排列。

⑶既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

有译文的外文资料，译文在前，原文在后。

6．案卷的编目

⑴编号：

成册装订的案卷，卷内文件有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面书写在左下角，每一卷编一个流水号，页号从“1”开始。

注意事项：

页码使用打号机，打号机的数字不能超过三位，从“1”、“01”、“001”开始编号均可。

首页从每卷正文第一页开始，即从“工程概况”开始编号，之前很多交上来的竣工资料的编号都是从“卷内目录”开始编，这是错误的。

卷内目录、封面、备考表都不算正文，不用编号。

文件反面有文字的也要编号，比如产品说明书、对外发包工程安全合同，一般都是正反面打印的，一定要编号。

如果衬底用的是废纸，反面有字，则反面不可以打页码，因为与本卷文件无关。

每个案卷都不能出现与本项工程无关的文件，所以要求衬底一律用白纸，避免这种情况的出现。

衬底文件的编号要打在原文右下角上，不能打在衬纸上，比如发货单，必须打在发货单原件的右下角，而不是打在衬发货单的白纸上。

⑵竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，每件需在图样标题栏的右上方（或竣工图章上方）加盖档号章，样式见图二，原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。

图二：

档号章样式（单位：

mm）

3515

档号

序号

10

⑶案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，从单机版中打印产生。

案卷封面的打印可以采用市档案局的科技档案卷皮（不是城建档案卷皮）套表打印，也可以用A3空白牛皮纸打印；卷内目录、卷内备考表用A4白纸打印即可。

⑷案卷排列顺序：

案卷封面—卷内目录—卷内文件材料—备考表

内容

具体要求

备注

编制卷内

（1）序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；

（2）责任者：

填写文件的直接形成单位（即公章的单位）或个人，要写全称，不能简写。

有多个责任者时，选择主要责任者，其余的用等代替；竣工图的“责任者”应填写竣工图章上的施工单位，如设计院重新出图，则填写设计单位；

（3）文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号；

（4）文件材料题名：

填写文件材料的全称；

（5）日期：

填写文件形成的日期；

（6）页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号；

（7）页数：

填写该份文件的页数。

编制案卷

封面

（1）立卷单位应填写本案卷立卷的单位或项目负责部门的全称；

（2）起止日期应填写案卷内全部文件材料形成的起止日期；

（3）保管期限为永久

7．案卷的装订

⑴案卷内不允许有金属物。

所有的订书针必须取掉，产品合格证如果是金属材料，则必须复印，以复印件存档。

⑵竣工图图样按A4（297mm×210mm）尺寸折叠，标题栏外露。

⑶装订的案卷应采用棉绳，三孔一线左侧装订，装订的案卷厚度一般不超过30mm。

如果超过，则分册装订。

⑷横向打印的文件，装订时文件头向左排列。

8．装具规格及制成材料（使用市档案局提供的装具）

⑴案卷皮采用无酸纸制作，建议采用市档案局统一订制的科技档案卷皮。

⑵案卷表格（卷内目录、备考表）规格为：

297mm×210mm。

⑶卷皮上和卷内表格中书写的字迹要清晰端正。

综合文字资料卷内文件排列顺序（参考）：

1、工程概况

2、配网工程开工/复工报审表（附：

开工报告）

3、配网工程施工组织设计（方案）报审表（附：

施工组织设计方案、施工进度表）

4、配网工程特殊工种人员报审表（附：

证件复印件等）

5、配网工程大型机具进场报审表（附：

机具合格证明资料）

6、配网工程计量器具、安全工器具进场报审表（附：

安全工器具试验报告）

7、配网工程进场施工安全措施表

8、配网工程材料/构配件/设备报审表（附：

质量证明文件等）

9、电气设备试验报告

10、宝安供电局技术交底记录表

11、宝安供电局安装工程记录表

12、线路作业工单

13、新增电力设备基础资料采集表

14、隐蔽工程验收记录

15、电气配管工程隐蔽验收记录

16、电缆隐蔽工程记录

17、电气接地装置安装隐蔽验收记录表

18、电缆敷设记录

19、配网工程设计变更申请单（附：

工程变更现场勘测表）

20、设计变更通知单

21、监理评估报告

22、施工总结

23、宝安供电局配网建设与改造工程验收表

24、竣工图

25、杆塔明细表

26、工程设备材料汇总表

27、甲方供应设备材料表

28、自购设备材料表

29、宝安供电局工程退料表

30、设备材料退库单

31、设备材料领用单

32、送货清单（或者发货单、销货单等）

33、主要工程量审核表

34、工程竣工结算资料目录

35、施工单位资质证明、营业执照、安全生产许可证等

36、工程照片

37、中标通知书或会议纪要

38、对外发包工程安全合同

39、配网工程施工合同