会议管理教师手册.docx

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会议管理教师手册

会议管理学习目标：

学习目标：

1．知道有效会议的原则，学会使用会议组织工具2．工作中运用会议管理管理会议-1-

互动测试：

（见附件一）1、提问：

你会开会吗？

（请做一个问卷调查，给自己打分）1．我让发言者讲完他们的观点后才发言A1B2C3D42．当我发表一个主张或观点时，我是自信的A1B2C3D3．我出错时，我能承认A1B2C3D44．我紧张时能控制自己的语调A1B2C3D45．的身体语言显示自信A1B2C3D46．每次参加会议我穿的得体A1B2C3D47．上我仔细倾听他人说些什么A1B2C3D48．为所参加的每次会议作好全面的准备A1B2C3D49．我仔细回顾以前的备忘录A1B2C3D410．我预先调查其他与会者的看法A1B2C3D411．出席会议前，我知道我的目标是什么A1B2C3D412．我与其他会议着拥有共同的目标-2-

A1B2C3D4分值12—24分：

需要全面注意你的技巧。

当你参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目标25—36分：

你在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进37—48分：

在会议中你表现得较好，但不要自满，继续为你参加的每个会议作好准备一、会议成本：

提问:

1、会议有成本吗?

主要包括哪些成本?

会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。

会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。

会议的时间成本直接的会议成本-3-

效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。

由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。

效率损失成本包括以下3种情况-4-

二、会议理由1、提问：

什么情况下要开会？

哪些情况下不开会？

———————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————举行任何一个会议，从根本上讲都必须有明确的理由。

如果会议不能进行最有效的沟通，那么就没有必要把大家召集在一起。

提供一些常见的开会的理由：

需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划帮助某个人作决定情况通报获得或收集信息解决需不同部门成员协调的问题消除组织内成员的抱怨和牢骚讨论新的构思，或创造新的想法——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————有些情况下是可以不开会的只涉及个别成员的主题，可以一对一处理你没有时间准备会议（组织者或参会者）有一些更有效的交流方式，如E-mail、备忘录、电话等拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的理解能有适当的人选有效的解决问题-5-

估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上，会议易受干扰，参会者没有积极性）____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________作业一召开一次会议议题：

厘清ABC公司管理人员的角色要求：

设立一名观察员,观察会议召开的效率及问题时间：

控制在20分钟以内描述会议召开的整个过程效率及问题及会议结论要点：

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________辅导员点评：

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________-6-

案例分析：

李林是个非常平和的人，他总是随时准备平息部门内部的各种战争。

每次开会要部下讨论某项问题并需要达成一致时，这似乎就是一场战争开始进攻的信号，一组将提出计划，而其他组就要驳倒对方的计划。

有些人会抛出一些想法，然后每个人都参加一场小冲突的开始，随后，“没有俘虏，消灭敌人”的战斗将是产生决定的主要手段。

当他的部队最后达成协议时，李林已经精疲力竭了。

而另一方面，的战士们似乎更加精力旺盛，继续向前，准备下一战役（当然是一体而已），他如何可以阻止战斗？

他曾考虑过设置讨论的时间限制；或者站在某一方的立场上；或者干脆他自己做出决定。

终归。

他不能让这种折磨人冲突继续下去了。

你说能行么？

提出一些建议？

我们刚才的会议有没有这种现象？

会议的陷阱有2/3的会议，往往不能达到本来的目的，而且50%的时间被浪费在那些无用的会议中，其主要原因是：

会议前期准备不充分（人员、场地等安排不妥）会议缺乏明显准确的目标或意图没有组织好会议计划低效率的会议程序缺乏控制会议没有结果或结果没有被实施-7-

小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。

很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：

公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。

许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。

许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。

这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。

有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。

而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。

-8-

2、会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现

（1）时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。

（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。

（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。

（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。

（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。

（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。

（开会的原因、目的和开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆（7）7结果不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

）3、如何进行有效的会议高效会议的八大特征-9-

五、会议规范会议时间安排的规范上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。

这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。

因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。

上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。

在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。

上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。

大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。

下午3-5点之间，最好不要安排会议。

这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。

固定的会议流程规范固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

一个中心是指整个会议的议程。

一个中心包括：

会议的开始，具体包括：

致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。

进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。

具体包括：

分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。

结束会议，具体包括：

总结；安排下次会议。

两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。

但是，它们却是保证会议成败的关键。

所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。

会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟-10-

踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。

会议规范本身。

会议规范是指大家达成共识的会议守则。

会议规范主要包括以下条款：

所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。

超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。

所有与会者都要准备在会上发言。

准时开始，准时结束。

各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。

所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。

意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。

会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。

所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。

必要时请第三方监控，以保证会议质量。

如何进行有效的会议提供一些基本要素：

充分的准备：

4W要素（Why、When、Who、〈领导、主持人、记录〉Where），座位安排、准备会议用品及资料语明确的目标：

会议目标应现实、集中、易于评估有一会具有相关技巧的会议主持会议应准时开始和结束遵循事先安排好的会议议程就某项行动作出决定，并对今后的进程达成一致跟踪会议决定的执行情况-11-

议题转换前先作出决议全体参与，百家争鸣澄清议题中的限制条件，如上级的决策，资金的限制等作业二召开一次会议议题：

ABC公司管理人员应当如何培养？

要求：

遵循有效的会议准则,填写提供的附件1与附件2的表格时间：

控制在20分钟以内共享提供的附件2与附件3的表格，呈报会议结论要点：

案例分析：

张心又刚刚从另一个会议脱身回来，这个会不是在会议室，而是在火车站开的。

他非常沮丧的写下了实际发生的、他不得不执行的时间日程——当然这个时间表于原来制定的相差甚远。

日程安排表关于第二阶段问题作决定的会议和新产品开发项目的行动计划10:

00a.m.—12:

30a.m.五月12日，星期一上午第一会议室10：

00-10：

15李明和王丽到达，聊天，喝咖啡10：

15-10：

20李华，张可和李立到达，在休息室中谈论新的椅子10：

20-11：

05张可利进入，这是会议开始，（虽然已经通知何明，他仍然未到），我们讨论主要的四个议题，并做出决定，首次第一个议题的行动步骤11：

05张可利记起来他还有另一个会议，就离开了11：

07-11：

10何明到达，又离开座位去找咖啡，然后返回11：

10-11：

20向何明报告他来之前的45分钟期间讨论的总结。

（何明尚未阅读日程安排表，也未阅读上次会议之后分发给他的会议报告）11：

20-11：

30何明提出了对四个决定中的两个反对意见，提醒大家该项目的目标。

然后退出。

王丽也离开了11：

32-11：

40我和李华，张可、李立、李明讨论下一步怎么做11：

40-11：

50我和李立打扫卫生，擦桌子收拾咖啡杯-12-

张心知道他需要做些事情是这些会议更有效率，但是，是否可以强迫他们，尤其他的上级准时出席，遵守日程安排呢？

这个会议存在哪些问题？

日常中的会议是否有这种现象，你应当如何改善？

我们需要一些会议工具么？

这个会议存在哪些问题，日常会议中是否有这些现象，你认为应该如何改善。

提供相关表格、工具以及会议技巧，见附表：

A．会议（日程）通知单附件二：

会议通知单会议主题：

日期和时间：

位置：

地点：

目的Purpose:

目标Objectives:

日程议题关键人物预计时间-13-

附件三：

行动及交流计划表在会议中填该表，以跟踪讨论的议题及作出的决定。

会后，仔细汇总该表，分发给所有与会人员及其他与会议决定有关部门者。

会议主题：

参加者：

目的Purpose:

目的Objectives:

日程议题#1：

引出的话题/观点：

决定或建议：

日程议题#2：

引出的话题/观点：

决定或建议：

日程议题#3：

引出的话题/观点：

决定或建议：

日程议题#4：

引出的话题/观点：

决定或建议：

会后需采取的行动项目需完成的任务负责人期限-14-

会议技巧主持人☆注意自己的参与程度，不要成为讨论的独裁者☆让沉默寡言，害羞的同事也发言，同时控制插话者和独裁者☆鼓励、正面对待每个人的问题☆及时防止某些人对别人武断的指责和攻击☆强调已达到的共同点，防止不断推翻已达成的决议☆在白板纸上作记录☆当你感受到某个人要发表意见时，应以目光接触以示鼓励☆从简单议题到复杂处理问题的技巧：

早退·会议开始询问是否有早退·调整会议日程纠缠·在白纸上指示他们有贡献的论点·告诉他已经了解他的问题·提议今后单独讨论找茬·要求成员提出有价值的意见·告诉找茬者有时间让他发表意见·及时制止·劝其离开激动·认可及引导-15-

·会议休息交流其行为对整个会议的影响·提出要求，控制自身行为作其他事情·提出与大家都相关的问题·会议休息与其交流·会议开始时重申规则耳语·提醒集中注意力·分享讨论问题·会议休息交流其原因独裁者和万事通·站到其座位旁边·感谢其贡献，并邀请其他成员发言·改变成员角色，并请求他们耐心听取别人的意见沉默·找出沉默的原因·询问一些容易得出结论的问题，并加以鼓励·休息与其交流跑题·经常小结，利用白板纸和日程表进行重点记录·提示议题的转换结束会议要点总结会议的内容及取得的成果承诺跟踪计划的执行强调分享不同观点的重要性恭祝会议的成功感谢大家的参与和贡献-16-

作业三召开一次会议议题：

制定江淮摩丁公司管理人员培养制度要求：

遵循有效的会议准则,设立一名观察员,观察会议召开时运用了哪些会议技巧时间：

控制在20分钟以内共享会议召开时运用了哪些会议技巧,呈报会议结论要点：

___________________________________________________________________________________________________________________________________课程小结：

卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。

他会自问：

我们为什么要召开这个会议？

是为了某项决策？

是为了宣布什么？

还是为了澄清我们应该做些什么？

他会在事前想清楚会议目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。

他一定坚持开会必须真正有所贡献。

有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成的贡献。

同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。

他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。

当然，如果会议的目的是激发大家的思想和创见，他也不会仅让某一个人滔滔不绝。

他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。

但是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使会议获得的结论与主题相符。

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附件1：

自测题（请做一个问卷调查，给自己打分）1．我让发言者讲完他们的观点后才发言A1B2C3D42．当我发表一个主张或观点时，我是自信的A1B2C3D3．我出错时，我能承认A1B2C3D44．我紧张时能控制自己的语调A1B2C3D45．的身体语言显示自信A1B2C3D46．每次参加会议我穿的得体A1B2C3D47．上我仔细倾听他人说些什么A1B2C3D48．为所参加的每次会议作好全面的准备A1B2C3D49．我仔细回顾以前的备忘录A1B2C3D410．我预先调查其他与会者的看法A1B2C3D411．出席会议前，我知道我的目标是什么A1B2C3D412．我与其他会议着拥有共同的目标A1B2C3D4-18-

12—24分：

需要全面注意你的技巧。

当你参加会议时，始终要有明确的目的，并争取达到目标25—36分：

你在会议中表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进37—48分：

在会议中你表现得较好，但不要自满，继续为你参加的每个会议作好准备附件2：

会议（日程）通知单会议通知单会议主题：

日期和时间：

位置：

地点：

目的Purpose:

目标Objectives:

日程议题关键人物预计时间-19-

附件3：

行动及交流计划表在会议中填该表，以跟踪讨论的议题及作出的决定。

会后，仔细汇总该表，分发给所有与会人员及其他与会议决定有关部门者。

会议主题：

参加者：

目的Purpose:

目的Objectives:

日程议题#1：

引出的话题/观点：

决定或建议：

日程议题#2：

引出的话题/观点：

决定或建议：

日程议题#3：

引出的话题/观点：

决定或建议：

日程议题#4：

引出的话题/观点：

决定或建议：

会后需采取的行动项目需完成的任务负责人期限-20-

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