办公设备管理办法.docx
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办公设备管理办法
计算机设备管理暂行办法
第一章总则
第一条为加强对计算机设备的科学管理,充分发挥计算机设备在公司管理和业务应用中的作用,提高设备运转效率,根据国家有关法律法规,制定本办法。
第二条本办法所称计算机设备是指日常办公计算机设备及相关配件,包括办公计算机,外设(打印机、扫描仪等),移动存储(移动硬盘、U盘等),小型网络设备(小交换机、集线器、网卡等)及相关配件,不包括主机房的大型主机、大型网络设备等专用设备,不包括纸张,色带,墨盒,传真机,复印机等按办公用品管理的消耗品。
第三条本办法所称“设备管理”包括设备计划审批购置、设备验收与领用、设备变更调配、设备维修、设备借用和设备报废等环节。
第四条为了加强使用人员责任心,设备管理实行责任落实到人,以防止无人负责和浪费闲置等现象的发生。
第二章设备计划审批购置
第五条各部门、各分支机构必须根据自身实际情况和发展需要,按照公司计算机设备配置标准,在财务年度预算工作启动之前,将本单位年度计算机设备需求及更新计划(附件一)提交给信息技术部。
第六条信息技术人员负责汇总分析各部门、各分支机构的年度计算机设备需求计划,并在此基础上形成公司年度计算机设备需求报告及预算建议,上报省分公司公司办公会议审批。
第七条根据省分公司公司办公会议决议,办公室会将各部门、各分支机构的设备采购计划额度通知各部门、各分支机构。
第八条设备采购工作实行季度采购方式。
各部门、各分支机构必须在每个季度初,依据设备采购计划额度,向办公室提交季度设备采购需求(附件三),明确采购的类型、数量及时间。
第九条各部门、各分支机构的计划外设备采购需求,必须会同省分公司信息技术部共同完成计划外采购申请报告,按照公司相关采购制度进行计划外的采购审批。
第三章设备验收和领用
第一十条南昌中心支公司(筹)计算机设备的库存管理和分配工作由办公室负责,分支机构设备验收和领用由分支机构人事行政部负责。
设备需求人填写《**公司计算机设备登记表》(附件四),由所在单位负责人签字确认后提交办公室,办公室依据设备采购计划额度审批。
第一十一条设备到货后,办公室按规定办理设备验收手续。
办公室负责入库,并通知设备需求人办理领用手续。
设备需求人在设备登记表上签字确认,签字确认者即为设备责任人。
第一十二条打印机、扫描仪和小型网络设备等公用设备,由所在单位综合管理员负责领用。
第四章设备变更调配
第一十三条设备使用部门因人员或业务变动等因素造成设备闲置时,部门综合员应及时报办公室,防止设备资源浪费。
第一十四条部门间的设备调配,由总公司办公室或分公司人事行政部负责审批,并协调调出调入部门办理相关手续,变更设备责任人。
第一十五条如有人员流动的,原则上个人设备不办理设备责任人变更手续。
有特殊情况(如职务变更,配备标准变化等)的,交回原有设备后,方可领取新设备。
公用设备责任人需变更的,由设备所在部门重新指定;所在部门无法指定公用设备责任人的,设备由办公室收回,由信息技术人员配合验收。
第一十六条设备责任人因工作调动或辞职等原因离开公司时,应按照人事制度相关要求及时办理计算机等办公设备归还手续。
第一十七条设备责任人变更或设备所在部门变更时,均应重新填写固定资产卡片。
第五章设备维修
第一十八条设备出现故障时,按省公司信息技术部公布的联系方式进行报修。
第一十九条维护工程师去现场进行故障检测,在《信息技术部技术服务登记表》(附件五)记录故障内容,以及解决问题的操作步骤和方法。
第二十条服务工作完成时,被服务人应对维护工作进行评测,在《信息技术部技术服务登记表》上注明意见并签字确认,不满意的应列出原因。
第二十一条因配件损坏必须更换方可修复的设备,按设备购置流程处理。
第六章设备借用
第二十二条各部门临时使用的设备,可向办公室申请借用,并填写《设备借用申请表》(附表六)报相关领导审批,归还时由办公室和信息技术部共同点收。
第二十三条所在部门领导批准的,台式机借期两周,笔记本电脑和其他设备借期一周。
第二十四条借用设备到期后仅可申请续借一次,并重新填写《设备借用申请表》。
同一部门同时借用设备不得超过两台。
因工作特殊需要必须超出以上限制的,经分管总裁批准方可办理借用手续。
第二十五条有设备逾期未还的部门,暂停领用和借用设备的资格,直至所有逾期设备归还。
第七章设备报废
第二十六条符合报废条件应当报废的设备,由使用部门逐台逐件填写《计算机设备报废审批表》(附表七)。
第二十七条办公室对报废申请进行审核,核对设备档案,填写《固定资产报废清单》,并组织技术鉴定,出具鉴定意见,经省公司办公室和财务部审核后报公司领导审批。
第二十八条办公室根据批复结果逐台向使用部门收回报废设备,集中存放。
信息技术部应对报废设备定期汇总,确定设备残值,提出设备处置意见,经办公室和财会部审核后报公司领导审批并组织实施。
第八章报废标准
第二十九条报废以使用功能丧失为界定原则,符合本办法第二十九条至第三十二条规定的,可予以报废。
第三十条使用年限已超过5年,且主要功能丧失、退化、零部件损耗或一次性恢复其原有功能的再投入超过重置价值1/3的。
第三十一条因超强度使用、自然损耗等原因造成性能老化、故障频发(有运行记录和相关技术鉴定)而无法正常使用,恢复其原有功能或达到目标功能所需投入超过重置价值1/3的。
因事故,如雷击、火烧、爆炸、水浸、腐蚀、摔压等造成设备严重损坏,无法修复或一次性修复费用超过目前市场同类同档次设备价格1/2的。
第三十二条因技术进步,原有设备明显落后,功能过低,不能满足业务需求,不宜或无法使用的。
第九章附则
第三十三条对不遵守本办法规定,造成设备丢失、损坏、积压浪费的,将依照有关规定追究相关部门和人员的责任。
第三十四条本办法由办公室负责解释。
表二**公司计算机设备需求计划表
单位名称经办人联系电话
设备名称
数量
配置要求
费用预算
申请理由
采购月
备注
所在单位信息技术岗意见
年月日
所在单位办公室意见
年月日
所在单位财务部意见
年月日
所在单位负责人意见
年月日
附件二:
**公司电子设备月度设备采购计划进度表
填表单位:
填表时间:
年月日
计划时间
设备数量
名称
一季度
二季度
三季度
四季度
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
办公室签字
(盖章)
日期
信息技术部签字
(盖章)
日期
财务部签字
(盖章)
日期
表二**公司电子设备采购申请表
单位名称经办人联系电话
设备名称
数量
预计时间
费用预算
申请理由
配置要求
备注
所在单位信息技术岗意见
年月日
所在单位办公室意见
年月日
所在单位财务部意见
年月日
所在单位负责人意见
年月日
附件四**公司计算机设备登记表
No:
部门名称
申请人
联系电话
所需设备
配备方案
□添置□更换
申请理由
性能要求
技术审核
费用预算
所在部门负责人意见
日期
办公室负责人意见
日期
信息技术部负责人意见
日期
附件五**公司信息技术部技术服务登记表
姓名
所在部门
报修时间
电话号码
工位号
解决时间
问题类型
主机____网络____MAIL____打印机_____其它____________________
问题描述
解决方法
回访记录
工程师
签字:
客户
签字:
满意度:
非常不满意□不满意□没有意见□满意□非常满意□
附件六**公司计算机设备借用申请表
NO:
部门名称
借用人
联系电话
预计时间
借用原因
部门负责人签字:
日期
设备名称型号
设备主机编号
借出时状况
借出日期
借用人签字认可
信息技术经办人
归还时状况
归还日期
借用人签字认可
信息技术经办人
借用须知:
1、所在部门领导批准的,台式电脑借期四周,笔记本电脑和其他设备借期两周。
2、借用到期后可申请续借一次,并重新填写《设备借用申请表》。
同一部门同时借用设备不得超过两台。
因工作特殊需要必须超出以上限制的,经分管总裁批准方可办理借用手续。
3、有设备逾期未还的部门,暂停领用和借用设备的资格,直至所有逾期设备归还。
附件七**公司计算机设备报废审批表
填表单位:
(盖章)申报时间:
年月日
设备编号
设备名称
规格型号
帐面金额
领用时间
已使用年限
报废原因
部门负责人签字:
申报部门经办人签字:
联系电话:
鉴定小组意见
参加鉴定
人员签字
日期
办公室签字
(盖章)
日期
信息技术部签字
(盖章)
日期
财务部签字
(盖章)
日期