关于酒店行业如何建立存货管理体系的探讨.docx
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关于酒店行业如何建立存货管理体系的探讨
第五章：
建立完善、安全的存货管理体系
第一节：
存货管理与仓储管理的异同第五节：
存货控制的方法和手段
第二节：
存货的性质和特点第六节：
货物的收、发管理
第三节：
存货成本的组成第七节：
仓库日常管理
第四节：
影响酒店不良存货的因素
存货是指企业在生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资。
包括各种原材料、外购商品、包装物、低值易耗品、自制半成本、产成品等。
存货不仅是企业流动资产中所占比例最大的项目，而且又是流动性较差的项目，其管理好坏，直接关系到企业的资金占用水平以及资产的运作效率。
在不同的存货管理水平下，企业的平均资金占用水平差别是很大的。
正确、科学的存货管理，对企业存货管理的全过程进行优化组合和合理配置，使存货管理活动中的订单流、物流和资金流处于最佳状态，以最少的投入获得最大的产出，这是现代企业存货管理的趋势和重点。
我们的大多数企业都将主要精力投入到提高销售和扩充规模上，相比之下，对存货管理则有所忽视，为了降低企业的存货成本，提升核心竞争力，企业有必要将加强存货管理作为一项重要的任务。
第一节、存货管理与仓储管理的异同
在谈到所谓“存货管理”（有叫库存管理或库存控制）的时候，很多人将其理解为“仓储管理”，这实际上是一种曲解，或者说存在片面的认识。
传统的狭义观点认为，库存控制主要是针对仓库的物资进行存放保管、验收入库、数据处理、发放、盘点等，通过执行分类摆放、防霉防虫、温湿度控制等手段，达到使保管的实物库存保持最佳状态的目的。
这只是存货管理的一种表现形式，或者可以定义为实物库存控制，亦即仓储管理。
那么，如何从广义的角度去理解库存管理呢？
存货管理应该是为了达到公司的财务运营目标，企业根据自身状况和市场环境情况，制定一套完整的体系。
通过优化整个需求与供应链管理流程，并辅之以相应的信息处理手段、工具，对仓储物资从数量、质量和管理方面进行的监督、调节和制约的措施。
从而实现在保证及时交货的前提下，尽可能降低库存水平，减少库存积压与报废、贬值的风险。
从这个意义上讲，仓储管理仅仅是实现公司财务目标的一种手段，或者仅仅是整个库存控制的一个必要的环节；从组织功能的角度讲，实物库存控制主要是仓储管理部门的责任，而广义的存货管理应该是整个需求与供应链管理部门，乃至整个公司的责任。
第二节、存货的性质和特点
存货是一种无收益性的投资，这是存货投资的一个重要特点。
一方面表现在固定资产方面：
如场地、库房、机器设备、运输工具等生产性固定资产的投资；另一方面，表现在流动资金占用方面，大量库存物资占用的资金、保管费用、人工费用的支出等。
这些库存方面的固定资产或流动资金的任何投资，除投机因素外，是不会因库存而产生新的利润的，这些资金也因被占用于存货上而不能再作他用，丧失获取其他收益的机会。
而且，库存需要不断增加投资，以维持经营活动的正常进行。
换言之存货具有不断贬值、消耗企业资源和占用企业资金的特性。
存货这个无收益性的特点告诉我们，将过多的资金占压在库存上，于企业是不利的，因此，非常有必要对库存物资进行科学合理的控制和管理。
第三节、存货成本的组成
存货成本在会计账务上，通常只以购货原始成本进行反映，但是购货成本并不足以反映因存货而发生的支出，所以在管理上我们必须清楚存货成本的构成，这样才能更好地进行存货的管理。
存货成本包括购货成本、订货成本、库存持有成本、缺货成本等。
（一）购货成本：
是指采购物资的材料价格（买价）、运输费用、装卸费用、保险费用等采购物资的直接成本。
（二）订货成本：
是指采购部门向供应商发出订单而发生的费用。
也即是上面第四章第八节讲述的采购成本中的采购过程成本，括采购部门的人工费用、车辆费用、以及采购部门日常的运作的其它费用，甚至包括为采购控制而设的核价部门相关的费用。
（三）库存持有成本：
是指企业持有存货而发生的成本。
通常包括下列因素：
1、报废：
由于经营模式、销售品种、物资规格变更或过时陈旧而不可再用而发生的费用。
这种报废成本在酒店企业中存在的情况相当普遍，例如改变餐饮的经营方式需更改餐具样式而造成的原餐具报废；印刷品改版而造成旧版印刷品报废等。
2、损坏：
库存物资可能受潮、干透、过期、变质、受污染、毁损或以其它方式损坏，因而不再可售或不再可用。
在酒店行业中，最常见的损坏现象多表现在食品酒水的受潮、过期、变质等。
3、存储：
存储货物需要有存储仓库、管理人员、操作人员、存储设备设施、搬运设备、必要的记录等等。
这些仓库的租金、设备设施的折旧、人力成本、管理费用等组成了物资的存储成本。
4、资金：
资金投入存货中去，就意味着这些资金不能用于公司的其它活动，就意味着这些资金失去其赚钱的能力，这种代价就是存货的资金成本。
5、其它费用，如税费、保险费用等。
（四）缺货成本：
对于酒店而言，在经营过程中缺少必须的物品就可能影响到正常的经营活动。
如缺少食品原材料时，客人点餐时则没有出品可供，这就可能失去销售或可能发生其他额外的费用，这些就叫做缺货成本。
第四节、影响酒店不良存货的因素
在酒店企业中，存货积压的现象相当普遍。
这与酒店所需物资范畴广泛、品种繁杂有一定的关系；与采购管理、仓库管理、部门物资的使用管理也有着很大的关系；同时与企业的决策管理、经营定位也息息相关。
存货的管理状况在某种程度上，可以说是反映一个酒店的综合管理水平，因为存货量水平、存货品种的多少，存货的利用是否合理，都与酒店的采购政策、采购流程、销售定位、用品配置规划、补充的统筹性、物品的通用性、共享性、部门使用管理等都有着重要的关系。
（一）销售定位的不确定性
销售定位的不确定性反映在餐饮风格的变更、销售品种随意增减、各销售部门销售品种的不统一等。
1、餐饮风格的变更，往往牵涉的不仅仅是饮食原材料，同时也牵涉到餐具、布草、员工的服装、餐台以及各种用品、饰物，甚至于厨房的厨具等，牵涉面相当广泛。
2、销售品种变更的随意性，一般表现在酒水、香烟等销售上。
目前市场上的酒水、香烟品种成千上万，一间酒店不可能包罗万有，一般都是根据自己的定位、风格和消费者的消费取向选择销售的品种，而且应该保持相对的稳定性。
有些酒店存在因极个别客人偶然点用某种自己原来没有的品种后，就要增加这个品种的存货的现象。
这种做法是否可取或者见仁见智，但以笔者观点而言并不认同，特别是一些高值、冷僻的品种更应慎之又慎。
（二）用品标准随意性
用品标准随意性又是造成不良存货的另一个重要因素。
这种现象甚至比销售定位不确定性造成的影响有过之而无不及，在酒店企业中几可用俯拾皆是来形容。
其主要的原因是企业没有统一的用品标准规划，用什么档次（质量）、什么样式的物品往往随部门或某些领导的喜好而改变。
笔者曾任职的某酒店，在印刷品方面，各部门几乎是每换一任主管换一次版本，而且不是以用完原旧版再用新版为原则，将这种随意性几乎可以说推到了登峰造极的境界。
企业存在这些问题，实际上也是成本控制意识淡薄的一种表现。
（三）过度追求差异性
在酒店企业中，为了体现不同经营项目不同的风格，往往在某些用具格调上会有所区别，这本无可厚非；适当的、适度的区别对提高企业的品位、形象和风格会有很好帮助；但是如果过度追求可能就会导致整个物资管理体系上复杂化，增大企业采购成本、仓库成本、部门经营成本，直至整个企业的管理成本等。
（四）缺乏前瞻性
缺乏前瞻性是指由于对物品的换代速度预计不足，导致物品不合时宜，过早失去利用的价值。
这种原因导致的不良存货主要反映在计算机设备、配件及其耗材等换代日新月异的所谓高科技产品方面。
现代酒店的计算机应用已渗透到酒店每个角落，要让这类设备不至于过快成为鸡肋，就有必须预留一些前置时间，不能单纯从目前节省的角度出发来定位。
第五节、存货控制的方法和手段
从上面的表述中，我们清楚地知道，存货是企业一项非常重要的流动资产，同时也是一项无收益性的投资，所以存货的控制不但关系到企业的资金运作，而且直接影响到企业的经营管理活动。
遗憾的是很多企业并没有将存货的控制和管理作为一项重要的工作来抓，甚至认为存货管理是比较低层次的管理活动。
特别是那些效益比较好的企业，只要有钱赚，就很少有人去考虑存货周转的问题。
存货控制被简单地理解为仓储管理，除非到了没钱花的时候，才可能有人去看存货问题，而看的结果也往往是很简单——采购买多了，或者是仓储部门的工作没有做好。
这不可不谓是企业管理中的一项缺失。
存货控制的方法，常用的主要是经济订货批量、订货点、存量定额控制、ABC分类控制等。
一、经济订货批量
订货批量概念是根据订货成本来平衡维持存货的成本，它是存货维持与订货处理相结合使成本最低的补给订货批量。
换言之，经济订货方式是为实现订货成本与储存成本之和最小化的订货批量模型。
订货成本和储存成本的关系是：
订货批量越大，平均存货就越大，相应地储存成本就越大，同时，订货批次也就越小，相应地订货成本也就越小；反之亦然。
也即是此消彼长的关系。
假设A——全年需要量；
Q——每批订货量；
F——每批订货成本；
C——每件年储存成本。
则：
订货批数＝A/Q
平均库存量＝Q/2
全年订货成本＝F×A/Q
全年储存成本＝C×Q/2
全年总成本＝F×A/Q＋C×Q/2－＞使之最小化
经济批量（EOQ）＝SQUAT（2AF/C）
经济批数＝SQUAT（AC/2F）
*注：
SQUAT（）表示开平方根。
例：
某酒店预计全年需要A餐料7,200千克，每次订货费用和验收费用为100元，存储成本率为单价的10﹪，单价60元/千克，那么其经济订货量为：
EOQ＝SQUAT（2AF/C）
＝SQUAT[（2×7200×100）/（60×10﹪）]
≈490（千克）
也就是说，A餐料的最佳订货批量为490千克，经济批次为7200÷490≈15（次）。
在酒店存货实务中，由于酒店物资具有品种多、单品种数量小、种类繁杂等特点，以笔者的观点，实行这种控制方法比较困难，而且要量化订货成本、储存成本也是一项相当复杂的工作。
经济订货批量控制更适用于大规模生产的企业。
二、存量定额控制
存量的控制是存货管理的基础。
从理论上来讲，存货量越低，占用的资金越少，变动的储备成本也就越低，所以存货管理的理想目标是将存货量降到最低的水平，甚至达到“零库存”的境界。
但是在实务中，尤其是对于酒店这样的行业，要实现“零库存”管理应该说只能作为一个理想的目标。
不过，现代社会物质资源丰富，物流市场发展日新月异，酒店行业所需物资基本上都可以随时随地采购得到，所以实现低存量管理应该说并不是一件可望不可及的事情。
存量定额通常有：
安全存量、最低存量、理想存量、最高存量四个限量指标。
对每一种需要存储的物资，都应根据每一品种的供应状况、储存特征、经营策略等因素确定各指标的限度。
这样就可以为控制管理提供依据和奠定基础。
（一）安全存量
安全存量也称保险存量或缓冲存量，这部分存货是考虑到请购、订购时间和使用量变异等因素，为供紧急所需而储备的。
安全存量的计算公式如下：
安全存量＝采购周期×每天平均耗用量
物资申购通常需请购、审批、订购、验收等流程，我们将这个流程所需的时间周期称作采购周期，将请购、审批的时间周期称作审批周期，采购部门订货、到货验收的时间周期称作订货周期，即：
采购周期＝审批周期＋订货周期。
如果紧急采购情况下，可即刻实施订购的话则可忽略审批周期，上述的公式即：
安全存量＝订货天数×每天平均耗用量。
例：
假设某种物料正常采购周期为10天，其每天平均的耗用量200个，即10天的用量为2,000个，在正常情况下，存货量不少于2,000个办理请购就不会影响这种物料的正常使用，这个存货量就是安全存量。
（二）最低存量
理论上，最低存量是指正常的采购周期内能满足使用的存货量，与安全存量的概念相当，但在实务中，由于要考虑一些不确定性的因素，所以最低存量一般设置为：
最低存量＝（采购周期＋保险天数）×每天平均耗用量
保险天数可以根据企业实际的一些不确定因素进行设置，也可以以安全存量作为保险存量。
如果以安全存量作为保险存量即最低存量相当于两倍的安全存量。
承前例，假设酒店根据一些不确定因素将保险天数设置为3天，即该物料的最低存量为：
最低存量＝（10＋3）×200＝2,600（个）。
（三）最高存量
最高存量是指采购周期的天数加上进货间隔时间，再乘以平均每天耗用量。
其公式为：
最高存量＝（采购周期＋进货周期＋保险天数）×每天平均耗用量
进货间隔天数是指每次采购的间隔时间，即进货周期天数。
承前例，假设酒店每次采购的间隔时间为8天，那么该物料的最高存量为：
最高存量＝（10＋8＋3）×200＝4,200（个）。
三、订货点控制
所谓订货点就是当库存到达多少存货状态时，就需要申购补充的存货点，也就是启动申购的存货点。
基本公式：
订货点＝采购周期×每天平均耗用量（安全存量）
上述公式中，只有在耗用量（需求量）和采购周期非常准确的情况下，才能达到满足使用的需求。
当需求量和采购周期存在不确定性时，就必须使用存货缓冲来补偿不确定性因素，这种存货缓冲也即是上面所讲的安全存量。
所以当存在不确定性因素的情况下，订货点的公式为：
订货点＝采购周期×每天平均耗用量＋安全存量
当最低存量是以安全存量作为保险存量时，订货点亦即是最低存量。
四、存货ABC分类管理
所谓ABC分类管理也叫做存货结构管理或存货重点管理，是指按照一定的标准，将企业的存货划分为A、B、C三类，分别实行分品种重点管理、分类别一般控制和按总额灵活掌握的存货管理控制方法。
酒店企业经营物资品种繁多，不同的品种、不同的类别对存货的资金占用和库存周转的影响存在很大的差异，其用途也大相径庭。
如果采取“平等对待”的方法，不但工作量很大，而且效果也以保证。
因此有必要对各种物资进行分类，实施不同的管理方法。
在酒店企业的存货管理中，存货风险和成本来自以下几个层面：
单个存货本身所积压的资金成本（如资金利息），存货数额越大，损失也就越大；单个存货积压时间越长，所带来的偷盗、损坏、陈旧和不适用的风险越大；由于物资品种繁多，加上随意性变更物品，供应链不畅顺等带来管理失控，无法达到对积压时间和数额的有效控制，周转缓慢的物资积压，而周转快的物资却缺货。
存货ABC分类表
类别
品种比率
资金占用比率
A类物资
10﹪～15﹪
80﹪
B类物资
20﹪～30﹪
15﹪
C类物资
60﹪～65﹪
5﹪
表5-1
存货ABC分类表（按单价分列）
类别
存货金额
金额构成
存货数量
数量构成
A类:
单价>50.00
1,124,219.79
56.62﹪
2,965.47
0.33﹪
B类:
50.00>单价>=5.00
541,728.20
27.29﹪
47,761.22
5.25﹪
C类:
单价<5.00
319,477.94
16.09﹪
859,664.30
94.43﹪
表5-2
ABC分类法一般以数量和金额标准进行划分，即按物资品种以及占用资金的大小进行分类，实务上也可以按单位价格进行划分，通常单位价值高的物资都是贵重物品，占用资金比例高。
其划分标准如表5-1、表5-2
通过ABC分类分析后，我们将存货进行分类后就可以区别对待，进行分类控制。
A类物资数量少，但占用资金比重大，因此，应该实行严格控制。
对这类物资在可能的范围下应尽可能地压缩订货量和安全存量，严格按照订货点和经济订货量进行订货，少存勤进，以免积压资金。
在保管存放、检查、记录上作为重点的控制对象。
B类物资其数量比A类多，而价值较低，原则上并不要求同A类存货那样，可实行一般控制。
事先也要做好存量控制，分项计算订货点和经济订货量，但订货和安全存量可适当放宽。
C类物资由于种类繁多、品种复杂，而且价格低廉，占用资金相对较少，因此可实行适当放松控制。
一般情况下，可根据供应条件，制定最高和最低存量，当存量降到最低时，一次性订货到最高存量，以减少订货次数，节省订货、验收等费用。
这样就有利于采购和仓储部门集中精力抓好对A类和B类物资的管理和控制。
五、存货移动的分析控制
这里所指的存货移动分析，是指根据各种物资进出的频率进行的分析，其侧重于对每一种存货有多长时间没有购进，有多长时间没有领用的分析。
其作用是能够明确掌握那些物资滞销积压，那些物资使用量大。
这对加强存货的控制很有意义，当发现那些物资积压时，可及时作出处理，避免损失。
特别是对菜单经常变换，厨师经常变动而造成食品原料品种、规格变化较大的企业，和经营风格变动，管理者主观意志较强等造成用品款式、规格变化较大的企业，这种存货移动分析更能体现其独特的重要性。
由于酒店企业存货品种很多，物资进出非常频密，手工操作非常困难，通常只能借助计算机系统进行处理。
分析方法可参见第七章第六节中的仓库存货状态分析报表。
六、盘存控制
存货控制不仅包括价值控制，也包括对存货数量的控制，同时也可进行质量检查控制。
盘存控制是存货管理中重要的一环，在实务中对存货的数量控制一般是通过盘点的方法来实现，常用的盘点方法有实地盘存法和永续盘存法两种。
（一）永续盘存制
永续盘存制也称账面盘存制，是一种逐笔记录存货增减变化，并随时结出账面结存数的存货控制制度。
这种方法利用的公式是：
期末结存数＝期初结存数＋本期增加数－本期减少数
在永续盘存制下，一般需要按每个品种设置永续盘存卡，也叫做物品进销存（进出存）卡。
物资入库后和发料后都必须由仓管员负责记录存货量的变化情况，其一般格式如下表5-3。
物资进销（出）存卡一般简称“货卡”，其实际上也相当于物资的明细账，其有以下几个优点：
存货进出存登记卡
编码：
最高存量：
品名：
规格：
最低存量：
产地：
单位：
单价：
年
摘要
购进
领出
结存
经手人
月
日
表5-3
1、通过每个物资的明细账的详细记录，可以及时反映和掌握各种物资的收发、结存情况，有利于对物资的管理。
2、便于掌握采购时间。
在进销存卡上一般要反映该物资的最高存量、最低存量及再订购点的资料，这些资料可以反映出需要再次进货的时间。
3、防止进货过多或过少。
在进销存卡上经过科学计算的再订购数量，就能够了解将需要多少物资，以控制适当的存货量。
4、便于随时了解存货数量。
我们根据货卡上的结存数就能随时了解存货情况，当然，这个结存数应定期与实地盘存数进行核对。
5、表明实际存货与记录的差异。
货卡上的记录能清晰的表明仓库各种货物的数量是多少，有助于发现应存数量与实际数量之间的差异。
6、有助于贯彻先进先出的原则。
查阅货卡，即可检查物资的存放时间，避免因过期等原因造成的浪费。
但是，永续盘存制也有其缺点，主要表现在工作量大，要花费大量的时间，尤其是对那些品种规格繁多的物资。
由于自然和人为的原因，在永续盘存制下也可能发生账实不符的现象，所以，仍需要定期对存货进行实地盘点，以便查明是否发生盘盈或盘亏。
随着科技的进步，目前酒店企业对存货的管理基本上都已采用了计算机管理系统，一些功能较全的物资管理软件对存货的存量控制都比较完善，所以货卡控制一般作为一种辅助手段。
（二）实地盘存制
实地盘存制又称定期盘存制，是通过实际点数、称重或计量确定存货数量的一种盘存制度。
是以存计销（耗），通过期末对存货的实物盘点，倒挤确定存货和销售（耗用）物资成本的方法。
其计算公式为：
销（耗）货成本＝期初存货＋本期购货－期末存货
在实地盘存制下，日常只须记录存货的增加，而在经营中因销售或耗用而减少的存货不予记录，亦即无须通过账面连续记录得出期末存货，并假定除期末库存以外的存货均已出售或耗用，从而倒挤出销售或耗用成本。
实地盘存制的优势在于简化日常核算工作，不必逐笔登记存货减少的业务，但正因为如此，实地盘存制无法连续反映存货的增减变化，把因失窃等管理不善而减少的存货也视为销售或正常耗用，不利于存货的管理。
因此，实地盘存制只适应于数量大、价值低、收发频繁的存货。
事实上，随着核算手段的进步，对于仓库存货而言，一般都不会采用实地盘存制来倒挤领用物资的成本。
在酒店企业中，使用部门领用的物资存货控制，一般采用实地盘存制，即通过期末对部门存货进行实地盘点，倒挤部门的当期销售（耗用）成本。
至于部门销售或耗用的控制，即通过各种成本控制方法，如标准成本法、定额控制法、比率控制法、进销存控制法、预算控制法等进行控制。
从上述内容可见，物资的存储数额主要受采购周期、日均耗用量两大因素影响。
在正常情况下，日均耗用量反映的主要是企业经营的规模，日均耗用量越大，反映企业的经营规模越大，反之亦然；因这个原因致使企业存货量大是正常现象。
而采购周期是影响存货量又一重要因素，这个因素的长短及确定性两方面都极大地影响着存货量的多少。
存货定额中，最高存量、最低存量、安全存量、订货点等都与其息息相关。
从上述的存量定额计算公式中可以看出，采购周期每延长一倍，存量定额就几乎要增大一倍。
所以采购周期的控制是存货控制的关键。
虽然库存管理与仓储部门的管理水平密切相关，但如果认为库存的多少只与仓储部门的管理有关话，那么就大错特错了。
第六节、货物的收、发管理
一、货物验收的控制管理
货物验收，即是对货物进行核点数量，检查质量，核实价格，以及检查有效保质期、生产许可资料等是否符合要求。
对箱装、盒装、或袋装等货物，必须进行抽样检查，检查是否足量，是否符合质量要求等。
货物验收是采购物资进入企业的第一道关口，它是整个企业成本控制不可或缺的一环，对货物的数量、质量控制有着非常重要的意义，在企业的成本控制管理中起着举足轻重的作用。
要做好货物验收的控制就必须科学地设置货物的验收机构，配置相关的收货人员，以及明确收货人员的职责和要求；同时必须制定验收管理制度，及验收流程。
货物的验收控制是企业成本控制的关键一环，特别是对于酒店企业而言，更是毋庸置疑。
上面已经提过，在酒店企业中物资的采购成本占其总营业收入的比例高达25﹪～30﹪左右，也就是说需要经过收货人员进行验收的货物价值在企业总的营业收入的25﹪～30﹪左右。
以一间月营业收入约一千万元的酒店为例，其需要采购进入的物资价值高达250万元～300万元左右，这是一个相当惊人的数字。
可见，如果货物经采购部门采购进入酒店时没有严格的把关，其可能的损失是无法想象的。
（一）货物验收机构的设置
验收机构的设立，以及验收机构与其他部门之间的关系，会因企业的规模、经营方式及管理要求不同而有所差异。
但有一点应该明确的是：
经营部门、采购部门、收货部门三方应互不隶属，这是验收机构设立的基本原则。
只有这样，才能起到互相牵制、互相监督的作用。
按照目前酒店企业比较流行的部门隶属关系，收货部门通常隶属于财务部门（成本部）。
若企业规模不大或从精简高效的管理角度出发，收货部一般和仓储部（仓库）合二为一，收货工作由仓管员兼任，但工作职责分配上即侧重点有所不同，以便令收货人员更具专业水平。
（二）收货人员（验收人员）应具备的素质
验收工作的好坏，除了企业要有足够的重视及明确收货员的权限外，收货员的素质是一个不可忽视的因素。
一个合格、称职的收货员应具备以下素质：
1、必须有强烈的责任心，吃苦耐劳，对收货工作感兴趣。
2、必须诚实、可靠，具有良好的职业道德。
3、应具备较丰富的食品原材料和百货用品方面的知识；对国家规定的生
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