基于电子文件分类制定电子档案存储与备份策略.docx

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基于电子文件分类制定电子档案存储与备份策略

福建省晋江市住房和城乡规划建设局城建档案室

洪清庭

摘要：

文档管理流程形成的各类电子文档数据以无序的方式进程存储，直接影响了文档管理系统具有保存与参考价值电子文件的备份。

实现归档电子档案大集中的存储，根据分类标准，合理进行电子档案数据组合，制定文档一体化管理系统数据的存储与备份策略，档案部门积极参与电子文件分类与电子档案存储、备份工作，必然会提高我国档案信息化管理的整体水平。

关键词：

电子文件分类电子档案存储与备份策略

随着我国文档一体化管理逐步走上正规，机关、团体、企事业单位存储与备份的收文、发文和内部传真等电子数据数量呈逐年增多态势。

由于有些单位在文档一体化管理建设初期，计算机文档一体化系统的设计，没有将文件整理理念与计算机存储与备份技术互相融合,没有提出电子文件的分类策略，在文档管理流程形成的各类电子文档数据以无序的方式进程存储，直接影响了文档管理系统具有保存与参考价值电子文件的备份，同时也影响了档案信息资源的利用效益。

为确保电子档案存储与备份工作的顺利开展，档案管理部门应从研究电子文件分类规则入手，旨在建立电子文件与电子档案存储与备份的模式及理论，从根本上改变某些单位电子档案数据无序存储与备份的方式。

一、电子文件分类认识上的误区

目前，我国大部分机关、团体、企事业单位基本采用内部局域网方式，进行文档一体化管理,某些单位的文档管理人员还未充分认识到，电子文件分类在文档一体化管理中的作用。

一是认为由于电子文件载体的特殊性，可以通过计算机网络将分散在本单位各部门的电子文件信息连接起来，查找和利用电子文档就像在互联网上查找信息一样方便，不必如同纸质文件实体那样，明确分类方案进行文件整理。

二是认为文档管理系统具有强大的档案文献检索功能，即使电子文件没有进行分类，运用计算机的检索功能，可以迅速查找到利用者需要的文档信息。

这些电子文件分类认识上的误区，是文档管理“前端控制思想”的盲点，忽视了电子文件分类与电子文件检索、存储、备份三者之间的密切联系。

文档管理部门要加强研究电子文件真实性的永久保存的存储与备份策略，从根本上取代“双套制”模式的纸质文件与档案管理。

电子文件简约的管理才是高效的管理，电子文件整理“单套制"能大踏步地推进电子档案管理。

因此，文档管理部门要非常全面、细致的分析电子文件分类、存储与备份策略，进一步推动我国档案信息化的建设步伐。

二、电子文件分类的优越性

电子文件的科学分类对文档管理信息的检索、存储与备份功能实现起着非常重要的作用。

1.电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。

电子文件只有做到科学分类，才能实现检索高效、便捷。

计算机检索的原理就是利用计算机将用户所提出的文档信息检索标识与计算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索结果提供给用户利用。

如果，档案部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行科学的分类标引，归档的电子档案索引则杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查全率。

2,电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。

电子文件的分类，就是把立档单位在计算机文档一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。

如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能完全体现留其精华、删除无保存价值的电子文件的科学管理方法。

电子文件分类是电子档案存储与备份的基础，体现在以下三个方面：

一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。

一个单位内的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据；其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使单位内的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。

二是电子文件分类是后续整理电子档案环节有序开展的基本前提。

就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。

三是电子文件分类的优化可为电子档案的全面管理创造有利条件。

文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。

所以机关、团体、企事业单位电子文件分类的优化，可为电子档案的有序、有效管理奠定基础。

三、制定合理的电子档案的存储与备份策略

1.归档电子档案大集中的存储策略

各单位应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器，便于备份工作的开展。

目前实行多级管理的机关、团体企事业归档的电子档案基本上都采用采取大集中方式，即集中存储到上属主管单位档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的档案信息数据资源库。

2.根据分类标准，合理进行电子档案数据组合

根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。

由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。

对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：

内部与外部使用（封闭与开放系统）；永久、30年、10年；重要与不重要；凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。

从保持文件的自然联系和方便管理利用出发,遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行组合，合理对电子档案数据进行组合：

一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一归档部门的文件组合，以便于查找利用和复制。

四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。

2.文档一体化管理系统数据的存储与备份策略

归档电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已经适应不了机关、团体、企事业单位通过网络运行的文档一体化管理系统数据量的倍增，其存储和备份的数据由单机版文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到电子公文传输系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、被操作数据、检测数据等技术因素元数据，部分单位电子文档采用存储服务器和备份服务器对电子文档数据进行存储与备份。

为有效地进行海量数据的存储与备份，必须进行合理制定存储与备份策略。

一是合理划分存储空间。

按照电子文件整理规则、分类属性、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，对电子文档数据科学排序。

同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。

例如采用SAN的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%o

二是根据用户电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。

在文档一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用切合实际的备份方式。

磁带库、光盘库备份。

由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档，设计备份时间，规定的时间由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。

远程数据库异地备份。

根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。

就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。

网络数据镜像备份。

这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。

远程镜像磁盘异地备份。

通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致,。

采用以上不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。

这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。

四、档案部门应积极参与电子文件分类与电子档案存储、备份工作

建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，档案部门要从文档工作系统的使用者，转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到数据存储与备份工作中。

一是根据文档一体化管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码,，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。

二是积极参与系统实施方案的讨论。

档案部门应负责文档数据存储与备份试点课题与档案学知识互相结合的论证的，完成了对现场电子数据分类与存储、备份三者之间有机联系的调查，提出切实可行的存储与备份策略，供计算机部门技术人员参考。

三是参加文档一体化管理系统运行前的电子文件分类、电子档案存储、备份测试工作，保证电子文件分类、电子档案存储与备份，档案数据的一致和现行有效。

档案部门积极参与电子文件分类与存储、备份工作的课题研究工作，是档案管理部门前端控制，实现电子文件全程管理的重要保障，是全而、系统、优化思想的集中体现，必然会提我国档案信息化管理的整体水平。

我国文档工作者要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，使文档人员拥有广博的复合型知识，以适应信息技术发展的需要。

参考文献：

1.张大伟，电子文件归档管理制度体系建设刍议，上海城市规划，2008年6期

2.马秋华，新时期关于档案数字化的几点思考，办公室业务，2012年17期

作者：

洪清庭

单位：

福建省晋江市住房和城乡规划建设局城建档案室

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作者简介：

洪清庭，1976年4月出生，福州大学建筑专业，本科学历，档案馆员，2002年9月至今主持城建档案室工作。

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