人力资源部的公文的归档与保管设计成哪几个文件夹归类.docx

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人力资源部的公文的归档与保管设计成哪几个文件夹归类

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人力资源部的公文的归档与保管设计成哪几个文件夹归类

　　篇一：

归档文件的分类

　　四、归档文件的分类

　　分类：

是指全宗内归档文件的实体分类，就是将归档文件按其来源，时间、内容和不形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

分类包括选择分类方法，制定分类方案、文件归类等具体内容。

　　对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以后将来馆室的系统化管理都有重要的意义。

　　基本分类方法（通用的）

　　分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。

合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。

《归档文件整理规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。

　　1、年度分类法。

年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。

年度分类法是运用最广泛的分类方法。

归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。

不同年度的文件不能混全归类。

　　运用年度分类灵法时，要正确断定文件的日期并归入相

　　应年度。

需要注意以下几个问题：

　　文件有多个时间特征的判定

　　一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。

分年度时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属年度。

对于计划、规则、总结等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操作。

例如：

2000年形成的《从20xx—20xx年的工作规划》应归入2000年度；20xx年形成的《20xx年工作总结》，应归入20xx年；20xx年制定、20xx年生效的法律法规，应归入20xx年。

　　跨年度形成文件的判定

　　机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。

这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。

如20xx年12月30日召开的全市经济工作会议，20xx年元月2日结束，两个年度形成的会议材料，统一在闭幕年归档，即20xx年整理归档（过去是按召开会议的年度进行归档的，与现在的归档年度有区别，请大家注意），分类时这些文件材料都归入20xx年度；跨20xx年、20xx年两个年度处理的案件形成的文件

　　材料，统一在闭幕年归档，即20xx年整理归档，分类时这些文件材料也都归入20xx年度；下级单位20xx年12月写的请示，上级单位20xx年元月收到，该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入20xx年。

　　、几行文件作为一件时“件”的日期的制定

　　正本与定稿，原件与复制件，来文与复文等也可作为一件时，这时制定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。

具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。

　　、没有标注日期的文件的判定

　　在归档案时，往往遇到有些单位的内部文件（白头文

　　件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按年度合理归类。

　　、有专门年度的分类方法。

　　如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作形成的文件，就应按专门年度进行分类。

例如，学校以学年为单位进行工作，即20xx年9月至20xx年8月为一个教学年度，形成的文件按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。

　　2．机构（问题）分类法。

　　机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法。

按机构或问题分类时，不以过多设臵分类层次，一般2—3层即可。

制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

　　机构分类法。

机构分类法，就是按本单位内部机构

　　所形成和处理的文件进行归类。

按内部机构分类，在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。

如：

档案局，党支部、办公室、业务指导科、档案管理科。

农发行：

党组、纪委、党办、办公室、从事科、计划信贷科、财务会计科，稽核科、工会等等。

　　采用机构分类法时，一般来说，一个机构就没一个类，内部机构名称就是类名各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。

一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。

例如：

酒泉市档案局内部机构可排列为党支部、办公室、业务指导科，管理科。

类名及排列顺序依次进行排列（再如地区农发行）。

　　采用机构分类法，区别上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。

有些文件是由几个机构共同处理的，可根据具体情况而定：

有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。

业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不

　　明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构（收文：

原则是那个科室办理的归入那个科室；不能形成是办公室收的文，都归入办公室这个机构内）。

　　机关单位内设臵的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。

有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。

　　问题分类法。

问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。

此方法适用于不设内容机构或内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。

在实际工作中，使用问题分类法的单位，大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设臵类别。

例如：

将党支部、工会、共青团、妇联等机构形成的归档文件划为“党群类”，行政后勤等部门形成的归档文件为“综合类”或“行政管理类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”等等。

如果立档单位小，也没设内部机构。

产生的文件数量少，可将党、团、妇、工会职能活动中形成的文件划为党群工作类，行政和其他业务活动中形成的文件划为行政管理类。

　　问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。

同时，要注意按照机关单位的基职能来设臵类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。

　　3、保管期限分类法。

　　篇二：

归档文件和企事业单位管理文件归档整理方法

　　归档文件和企业事业单位管理文件

　　归档整理方法

　　一、基本概念

　　1．归档文件

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2．归档文件整理

　　将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒，使之有序化的过程。

　　企业事业单位的管理文件材料即党群管理、行政管理、经营管理、生产管理这四类文件材料适用于此方法整理。

科技文件即产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器这四类文件材料不适用于此方法。

　　3．件

　　归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，但也有不同的，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文（请示）与复文（批复）为一件。

　　二、整理的基本要求

　　1．整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　2．质量要求

　　归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

归档文件应为一份原件，不保存多份。

　　三、整理的步骤

　　文件收集→分类（分年度、分问题、分期限）→排列→编号→装订→编目（录入目录）→装盒→放备考表

　　1．文件收集

　　机关事业单位按照《本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，企业单位参照《国有企业文件材料归档范围》和《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，制订本企业的文件材料归档范围。

结合各单位的具体情况，把握“以我为主，兼顾其他，宁多勿漏”的原则进行收集。

　　本单位：

红头文件

　　白头文件

　　外单位：

与本单位有关系的

　　与本单位职能没有直接关系，但要贯彻执行的注意文件的齐全、完整、手续完备

　　2．文件分类

　　把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。

　　我们一般采用“年度—问题—保管期限分类法”，即先区分年度，再分问题，最后分保管期限来分成若干小类。

（1）分年度：

以文件最后的落款时间来确定（个别没有时

　　间的文件就要根据其内容来考证）。

（2）分问题：

按文件内容所说明的问题来区分，机关事业单位一般分为“党群工作类”、“行政管理类”、“业务工作类”，企业一般分为“经营管理类”、“生产管理类”、“行政管理类”、“党群管理类”。

　　（3）分保管期限：

按照《本单位文书档案保管期限表》，企业按照《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》

　　结合各单位的实际情况，掌握“以我为重，职能优先；普发文件，十年保存”的原则来划分。

　　保管期限为永久、定期两种，定期分为30年、10年。

永久保管：

　　本单位：

红头文件（法规政策、重要业务、重大活动、机

　　构演变、人事任免等）

　　白头文件（计划总结、重要报告、人员名册、综

　　合统计报表、领导会议记录、重要会

　　议材料、房屋买卖、土地征用、重要

　　合同协议、资产登记等）

　　上级单位：

有关本单位（机构变化、领导任免、人员编制、

　　集体和个人的奖惩、人事考核、职称

　　评审、重要问题的批复、业务的重要

　　文件等）

　　30年保管：

　　本单位：

业务工作、人事管理、后勤事务管理等文件

　　上级单位：

需本单位贯彻执行的政策法规、长远规划等。

　　下级单位：

重大问题专题报告、重要请示。

　　10年保管：

　　本单位：

年度以下的计划总结及统计材料、召开会议、举

　　办活动、安全保卫、后勤事务管理等一般性文件。

　　外单位：

上级单位有关具体业务的一般性文件。

市委、市

　　政府及各部门普发的与本单位业务没有直接关

　　系，但要贯彻执行的文件。

下级单位报送的年度

　　和年度以上的计划总结及统计材料。

　　3．文件排列

　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内（即保管期限），按时间结合事由、重要程度等排列。

（1）排号：

文件经过分年度、分问题、分保管期限后就变成系统的若干个小类，例如机关事业单位：

　　20xx年党群工作类永久

　　20xx年党群工作类30年

　　20xx年党群工作类10年

　　20xx年行政管理类永久

　　20xx年行政管理类30年

　　20xx年行政管理类10年

　　20xx年业务工作类永久

　　20xx年业务工作类30年

　　20xx年业务工作类10年

　　在每个小类里（即同一年、同一问题、同一保管期限）所有文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止，各个小类互不

　　相联。

　　例如企业单位：

　　20xx年经营管理类永久

　　20xx年经营管理类30年

　　20xx年经营管理类10年

　　20xx年生产管理类永久

　　20xx年生产管理类30年

　　20xx年生产管理类10年

　　20xx年行政管理类永久

　　20xx年行政管理类30年

　　20xx年行政管理类10年

　　20xx年党群管理类永久

　　20xx年党群管理类30年

　　20xx年党群管理类10年

　　在每个小类里（即同一年、同一问题、同一保管期限）所有文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止，各个小类互不相联。

（2）注意：

在每个小类里，先排上级文件、再排本级、接着排下级；先排有文件号的，再排无文件号的。

　　会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可集中排列或装订成册。

　　4．文件编号

　　在每件文件首页上端的空白位置盖上档号章并填写相关内容。

　　篇三：

设计文件归档管理办法

　　八设计文件资料归档管理办法

　　1.总则

　　1.1为加强设计文件管理工作，有效地保护和利用设计文件的技术资源，特制订本制度。

　　1.2本制度使用于设计文件的编制、校审、归档与发送等方面的管理。

　　2.设计文件种类（根据工程具体情况可酌情增减）

　　2.1设计项目完成后，项目负责人需将设计的原始资料、设计条件资料、设计中间资料、设计施工阶段资料、设计资料文本、全套完整图纸等叫院档案室统一并存档。

　　2.2档案管理人员需对存档设计资料进行逐一登记后，项目负责人应在设计资料入库清单和设计资料存档表上签字确认。

　　2.3经院档案室存档的设计资料，原则上不得外借、院内借阅者，需填写设计资料借阅登记表。

院外借出者，需经院长签字，总工办备案。

　　3.设计归档的资料包括：

　　设计原始资料：

业主提供的设计依据性文件和资料，设计审批批文，规划的红线及河道蓝图、地质详勘报告、设计任务书、设计原始资料等；

　　设计条件资料：

工程设计技术措施等技术性文件、包括本专业接受和提出资料、会议纪要等；

　　设计中间资料：

校审意见卡及图纸、各专业提出和接受的设计条件

　　及确认单、审图公司意见及回复单、审图通过的全套图纸和计算书；设计施工资料：

设计交底记录、图纸会审记录，设计变更（补充）通知单及变更附图，设计变更（修改）的批件或会议纪要。

变更记录汇总表、施工验收、调试文件等；

　　4.设计文件的归档

　　4.1全部设计文件必须按规定进行归档，不得擅自保管。

　　4.2档案室必须认真履行签收和检查手续，不符合归档要求的应及时提出。

　　4.3所有设计文件应按项目进行归档，并依照本管理办法施行

　　5.设计资料的验收

　　5.1档案室需校对设计资料，并在完成验收后进行签收。

同时填写设计项目设计资料图库的目录清单，对归档资料进行统一的归档管理和登记，以方便日后查询

　　5.2设计资料验收后，档案室应填写该项目设计自来入库的设计图纸图库清单和设计文件设计资料入库汇总表。

　　6.设计文件的发送

　　6.1设计文件归档后，项目负责人应及时提供发送设计文件的目录清单和发送地址。

　　6.2院总工办在完成加盖“设计资质”印章后，负责复制后对外发送。

　　6.3项目负责人需将发送回执单及时返回，以备查询。

　　6.4未加盖“设计资质”印章的图纸，对外发送均无效。

　　6.5设计文件的发送份额按合同归档执行（特殊情况除外）。