《企业知识产权管理规范》贯标全套文件模板.docx
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《企业知识产权管理规范》贯标全套文件模板
《企业知识产权管理规范》贯标文件模板
国家知识产权局编制
文件编号：
版本号：
受控状态：
发放编号：
知识产权管理工作手册
编制：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
××××年××月××日发布××××年××月××日实施
××××公司发布
0.1前言
随着知识经济的兴起，知识产权已成为市场竞争力的核心要素。
企业是自主创新的主体，更是知识产权创造、运用、管理和保护的主体，提高企业的知识产权管理工作水平是增强自主创新能力的重要保证。
本管理手册是依据《企业知识产权管理规范》，结合企业的特点及实际，遵行“可行、实效、系统、准确、简明”的原则编写。
希望公司员工能认真学习、理解执行，做好知识产权管理工作，提高知识产权创造、管理、运用和保护水平，满足标准要求。
0.2颁布令
实施企业知识产权管理是企业获得持续发展的关键，是提升企业市场竞争力的保证。
全体员工务必牢记“××××××××××××”的知识产权管理方针，并以此为己任，在自己的工作中监控、保护知识产权。
本手册根据《企业知识产权管理规范》编制而成，现予以颁布，自××××年××月××日起生效实施。
该手册是企业知识产权管理的规范性文件，全体员工必须理解、贯彻、执行。
总经理：
______________
××××年××月××日
0.3企业简介
公司概况、人员、占地、产品、生产能力、产值等介绍。
公司获得荣誉介绍。
公司知识产权的创造、管理、运用、保护简介。
0.4知识产权方针、目标
企业的知识产权管理方针应符合法律法规要求，能为管理目标的制定提供框架，能体现企业特色、知识产权特点、易读易记。
企业的知识产权目标应与企业发展的方针一致，目标应设置可测量参数，并可以在企业内部的相关部门和管理流程分解落实，可以分别制定实现目标的相关计划和文件。
1、知识产权方针
××××××××××××
××××××××××××
2、知识产权长期目标
××××××××××××
××××××××××××
3、知识产权3－5年目标
××××××××××××
××××××××××××
总经理：
______________
××××年××月××日
0.5任命书
为贯彻执行《企业知识产权管理规范》及相关法律法规要求，特任命×××同志为公司知识产权管理者代表，负责下列工作：
1）领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作；
2）协调企业内外有关知识产权工作；
3）确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；
4）及时向最高管理者提供有关知识产权信息。
总经理：
______________
××××年××月××日
1范围
1.1总则
本手册按《企业知识产权管理规范》的要求，通过知识产权管理体系的建立、实施、保持和持续改进，规范企业的知识产权工作。
1.2内容
本手册包括了《企业知识产权管理规范》的全部要求以及体系所需过程的相互作用。
包括企业知识产权管理的方针、体系要求、资源管理、运行控制、合同管理、检查、分析和改进。
1.3目的
贯彻《企业知识产权管理规范》国家标准，促进企业建立生产经营活动各环节知识产权管理活动规范，加强知识产权管理，提高知识产权获取、维护、运用和保护水平。
1.4范围
本手册适用于企业内部和外部经营活动全过程。
本手册涉及评价企业是否满足《企业知识产权管理规范》标准和有关法律法规要求的评价体系。
1.5应用
公司知识产权活动涉及《企业知识产权管理规范》全部条款内容，没有删减。
（企业可根据技术中介服务企业、制造企业、商业贸易企业等不同类型企业的实际情况删减本企业不适用的条款，例如标准化的企业可删减标准7.3.4标准化条款）。
2规范性引用文件
GB/T19001－2008质量管理体系要求
企业知识产权管理规范
3术语和定义
本手册采用《企业知识产权管理规范》中的术语和定义。
4知识产权管理体系
4.1总体要求
企业应按标准的要求建立知识产权管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性。
4.2文件要求
4.2.1总则
（1）知识产权管理体系文件包括形成文件的知识产权方针、目标、知识产权管理控制程序、知识产权管理活动记录，并按企业文件管理的规定要求对文件进行管理。
体系结构如下图所示：
（2）根据企业的规模、活动类型、过程及其相互作用的复杂程度以及员工的能力确定所需的文件及详略程度；
（3）文件采用的媒体形式或类型有：
纸张、磁盘（带）、光盘、照片、样件以及其他电子媒体或组合；
形成的相关文件：
文件管理规定、文件目录、文件发放回收登记表、文件借阅表。
4.2.2文件控制
知识产权管理体系文件是企业实施知识产权管理的依据，应予以控制：
（1）企业应根据自身需要，建立知识产权申请、维护、管理、奖励以及保密等各方面的内部控制程序，并按要求进行管理；
（2）企业建立的控制程序应在发布或更新发布前得到审核和批准；
（3）企业应根据控制程序进行管理，并对执行情况进行定期跟踪、评价，确保制度控制的有效性。
（4）企业知识产权管理体系文件的管理应根据文件类别及秘密级别的不同分别进行；
（5）文件应按企业文件管理的规定进行管理，对文件的发布、标识、更改、使用、保存、废止进行控制，以保证体系的有效实施。
形成的相关文件：
文件管理规定、知识产权申请、管理及保密等控制制度、评价（评审）记录。
4.2.3外来文件与记录文件
应根据知识产权管理要求进行记录，为知识产权管理体系有效运行提供客观依据，记录应有部门和记录人落款和时间，确保过程实施的可追溯性，并按记录管理要求进行管理，记录应满足下列要求：
（1）记录填写应做到详细、准确、及时、字迹清晰、内容完整，易于识别和检索；
（2）记录可以采用文字（表格）、照片、电子媒体等；
（3）记录的形成、保管、使用、废弃应按企业的记录管理规定要求进行；
（4）对于外来文件与记录文件，企业应采取措施保证其完整性，并明确保管方式和保管期限。
形成的相关文件：
记录管理规定、相关记录、记录清单台帐、原始记录。
5管理职责
5.1管理承诺
最高管理者是企业知识产权管理的第一责任人，其职责主要有：
（1）制定知识产权方针、目标，确保为实施知识产权管理提供适宜的组织机构，并配备必要的资源；
（2）建立和健全各级知识产权管理责任，落实职能，就知识产权管理的有关事宜予以授权；
（3）贯彻国家有关知识产权管理工作的方针、政策、法令、法规，制定公司知识产权管理方针和目标，并使之在全体员工中理解贯彻。
5.2知识产权方针
（1）公司知识产权方针
××××××××
（2）方针为知识产权目标的制定提供总体框架。
（3）知识产权机构通过培训、教育、宣传等方式，向全体员工宣贯知识产权方针。
（4）方针由最高管理者批准，发布实施（详见0.4）。
（5）公司根据内外部环境的变化，组织对知识产权方针的适宜性进行评审，必要时进行修改。
5.3策划
5.3.1知识产权管理体系策划
（1）企业应识别所涉及的知识产权种类及其作用（各企业根据自身情况确定），如专利权、商标权、著作权（含计算机软件著作权）、商业秘密、集成电路布图设计、植物新品种权、地理标志及商号权等；
（2）企业应按标准的要求建立知识产权管理机构和相应的管理程序，规范工作职责，使之形成文件加以实施和保持，并持续改进；
（3）知识产权管理机构牵头，依据知识产权方针将知识产权目标分解为可以落实的具体目标，由相关部门负责实施。
实施过程中形成的文件应落款可追溯，以实现对企业生产经营活动中各环节知识产权创造、运用、保护和管理的有效运行和控制；
（4）定期开展检查、分析、评价，确保持续改进，对已出现和潜在的不符合知识产权管理要求的问题，采取纠正和预防措施，对体系进行及时调整、修订和完善，促进知识产权目标的实现。
形成的相关文件：
知识产权管理制度和工作职责、知识产权管理台帐（包括专利、商标、著作权等）、改进措施。
5.3.2知识产权目标
最高管理者应根据企业的实际情况，确定知识产权目标。
（1）由最高管理者组织制定企业的知识产权管理目标，知识产权管理部门负责在企业的相关职能部门和各作业层次上建立知识产权目标；
（2）知识产权目标应与知识产权方针保持一致，内容应包括对持续改进的承诺；
（3）知识产权目标应分解到各职能部门，部门指标应力求量化且可以测量；
（4）对知识产权目标应实施动态管理，各职能部门定期对本部门目标实施情况进行检查、考核评价，并报知识产权管理部门。
形成的相关文件：
年度知识产权目标分解、考核记录。
5.3.3法律法规和其他要求
（1）法律、法规及其他要求包括下列内容：
1）国家颁布的有关的知识产权法律法规（如专利法、商标法等）；
2）涉及知识产权的相关法规（如计算机软件保护条例）；
3）我国签订的国际条约（如专利合作条约）；
4）各级地方人大、政府颁布的有关知识产权的法规政策；
5）其他相关方所提出的要求。
（2）建立信息获取渠道
通过订阅杂志报刊，关注政府（国家、省、市各级）、部门（如知识产权局）、行业（如本行业）等相关网站，及时有效的获得法律、法规和其他要求；
（3）对收集到的法律、法规及其他要求的相关内容应及时向相关部门及相关人员进行传达；
（4）建立法律、法规及其他要求的台帐，对法律、法规及其他要求的变化、更新情况进行跟踪，获取最新信息，并及时向相关部门及相关人员进行传达。
形成的相关文件：
相关原始记录、法律法规及其他要求一览表。
5.4职责、权限和沟通
5.4.1管理者代表
最高管理者应在最高管理层中指定一名成员作为管理者代表，授予其权利负责以下知识产权工作：
（1）建立、实施并保持知识产权管理体系的运行；
（2）领导、审查、批准和监督知识产权管理机构的各项工作；
（3）向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求；
（4）确保全体员工对知识产权方针和目标的认知；
（5）确保知识产权管理体系运行和改进需要的各项资源的落实；
（6）协调企业内外有关的知识产权工作；
（7）确保知识产权外部沟通的有效性。
5.4.2机构
建立知识产权管理机构，配备专职或兼职工作人员，负责落实总体工作；其他职能部门负责落实与本部门相关的知识产权工作。
5.4.3内部沟通
采取有效措施在企业内部建立知识产权沟通渠道，如在各相关职能部门设立知识产权联络员，确保对知识产权管理体系的有效性进行沟通。
5.5管理评审
管理评审由最高管理者定期组织实施，对知识产权的适宜性和有效性进行评估，。
（1）应按策划的时间间隔（每年至少一次）进行知识产权管理体系的管理评估；
（2）评估目的是评估知识产权管理体系的适宜性和有效性；
（3）评估依据是知识产权管理方针和预期的目标，必要时，应考虑内外部环境的变化；
（4）评估结论应明确管理体系调整和方针、目标改进的需求，以及采取措施的可行性，以利于持续改进。
5.5.1评审输入
评审输入应包括：
（1）知识产权方针和目标；
（2）内部审核结果；
（3）企业经营目标、策略及新产品、新业务的规划情况；
（4）企业知识产权基本情况及风险评估信息；
（5）技术、标准发展趋势；
（6）财务经费实施绩效；
（7）预防和纠正措施的实施情况，如对知识产权有重大影响的措施；
（8）以往管理评估的跟踪措施实施情况及有效性；
（9）可能影响管理体系正常运行各方面出现的变化，如体制、法律法规、政策的变化等。
5.5.2评审输出
评审输出应包括：
（1）提出知识产权方针和目标的改进措施；
（2）提出知识产权管理制度及管理程序的改进措施；
（3）确定人力资源、基础设施、财务资源及信息资源投入措施；
（4）保持评审的输入和输出记录；
（5）实施评审的决定和措施，在管理者代表的的主持下，制定责任部门，制订实施计划，明确完成时间。
计划报最高管理者批准后，下发实施，各相关职能部门对实施情况进行协调、监督和检查。
形成的相关文件：
相关原始记录、管理评审计划、管理评审报告、改进措施。
6资源管理
6.1人力资源
6.1.1知识产权工作人员
（1）对知识产权工作人员的任职条件应明确规定，应使其能力与岗位职责要求相适应。
对人员能力的判断应从其接受教育的程度，培训效果，技能水平，个人职务和岗位经历等综合考虑，选拔能胜任本职工作的人员从事管理和作业活动。
（2）知识产权工作人员主要指知识产权管理人员以及专利工程师。
形成的相关文件：
管理职责、能力要求
6.1.2教育与培训
（1）识别和确定知识产权工作人员所必需的能力。
制定培训计划并执行，使知识产权工作人员具备相应的知识、技能和经验。
（2）企业应组织全体员工按业务领域和岗位要求开展知识产权培训，如法务部门、研发部门、人事部门、行政部门等部门的员工，使其了解其工作与实现知识产权目标的关系。
企业针对职能部门负责人、主要业务骨干的知识产权培训教育，可根据自身特点和知识产权管理工作的实际需要，灵活实施，合理设置培训教育的内容。
保持教育、培训的适当记录。
全体员工和新入职员工应当开展知识产权知识的宣传普及工作，以提高全体员工和新入职员工的知识产权意识。
（3）通过培训等方式确保中、高层管理人员具有一定的知识产权意识，保持教育、培训的适当记录。
形成的相关文件：
培训申请表、培训工作计划、培训实施情况记录
6.1.3人事合同
（1）企业新进员工时，企业应在劳动合同中明确员工的知识产权保护责任、权利和义务。
对涉及或可能知悉企业商业秘密等知识产权信息的员工，应在合同中规定其负有的保密义务，明确其保密责任和义务。
（2）企业可与员工签订竞业禁止合同，并要求员工交回属于企业的可能造成公司技术秘密、商业秘密外泄的各种实物和资料，并签订保密协议，以书面形式明确其承担的竞业禁止义务，以及员工对涉及的企业商业秘密的保密责任和期限。
但竞业禁止合同或条款的设立不得违反国家有关竞业禁止的规定，并应给予员工相应的竞业限制补贴。
形成的相关文件：
劳动合同（知识产权归属协议）、竞业禁止协议书、保密合同、员工离职（退休）资料交割清单、相关记录
6.1.4入职
（1）企业应了解新进员工已有的知识产权权利义务，避免侵害他人知识产权，进行适当的知识产权背景调查和沟通，以及入职知识产权培训。
（2）公司与员工的劳动、上岗合同中应明确员工的知识产权保护责任、权利和义务。
对涉及或可能知悉公司商业秘密等知识产权信息的员工，规定其负有的保密义务（也可与员工签订专门的保密合同），明确其保密责任和义务。
（2）对于研究开发、产品线等与知识产权关系密切的岗位，也可与员工签订专门的知识产权声明文件，明确其保密责任和义务。
形成的相关文件：
入职员工知识产权背景调查表、新入职员工知识产权背景会议纪要、知识产权声明、相关记录
6.1.5离职
（1）为防止企业员工流动后，造成或加剧同业竞争，员工离职或退休后，应进行离职、退休员工的知识产权恳谈，提醒相应的知识产权事项。
（2）对于涉及核心知识产权的员工离职或退休时，应交回属于企业的全部资料、实验数据、仪器设备、样品，并签订保密协议，以书面形式明确知识产权得权属、其承担的竞业禁止义务，以及员工对涉及的企业商业秘密的保密责任和期限。
劳动合同：
合同中应包含涉及或可能知悉企业商业秘密及知识产权信息等保密条款。
保密合同：
对重大科研项目或对企业经济利益有重大影响的项目，应与相关人员另行签订单项保密合同，约定具体事项。
形成的相关文件：
离职（退休）员工知识产权会议纪要、相关记录
6.1.6激励
公司应建立激励机制，制定知识产权奖励的制度，奖励应形成奖励记录，归档备查。
文件中应明确：
（1）明确给员工创造的知识产权给予相应的物质奖励和精神奖励。
物质奖励标准不低于国家相关法律规定的标准。
（2）奖罚分明，同时明确员工在造成知识产权损失时，应承担的责任。
形成的相关文件：
知识产权奖励制度、专利申请奖励表、专利授权奖励表、相关记录
6.2基础设施
根据需要配套相关资源，包括主要的配套资源为知识产权管理软件、数据库、计算机、网络设备、保密设备、办公场所地等。
形成的相关文件：
相关采购或实施记录
6.3财务资源
企业应当为知识产权管理工作的有效开展提供相应的经费保障，设立知识产权经常性预算费用，主要包括用于知识产权申请、注册、登记、维持、检索、分析、评估、诉讼和培训等事项；用于知识产权管理机构运行；用于知识产权激励；有条件的企业可设立知识产权风险准备金。
形成的相关文件：
知识产权经费管理规定、知识产权费用预算表、相关记录
6.4信息资源
（1）公司知识产权信息包括内部信息和外部信息，其收集和维护管理应由知识产权管理部门归口管理。
（2）信息分类
1）内部信息包括：
专利、商标、版权、商业秘密、专有技术、许可证贸易等各类知识产权信息。
2）外部信息包括：
国家和各级政府有关知识产权的法律、法规和政策措施，国内外相关专利文献、商标注册等信息，相关专业期刊、图书、杂志等出版物记载的相关技术信息，竞争对手及其产品技术信息等。
（3）信息资源管理
1）根据公司的产品、行业等情况识别信息的需求。
2）识别并获得内部和外部的信息来源。
3）将信息转换为对公司有用的知识，并传达给相关人员。
4）利用数据、信息和知识来确定并实现公司的知识产权方针和目标。
5）确保适宜的安全性和保密性。
6）评估使用信息所获得的收益，以便对信息和知识的管理进行改进。
7）信息发布前必须进行审批。
8）建立专利信息数据库并进行有效维护和及时更新。
形成的相关文件：
知识产权台账、知识产权信息传递的记录
7基础管理
7.1获取
（1）公司根据知识产权目标，制定知识产权创造和取得的年度工作计划，明确所需要的知识产权的种类（如专利、商标、著作权等）及创造和取得的方式和途径。
（2）在研发活动项目立项前进行必要的检索，研发过程中进行跟踪检索，成果产出后进行最终检索，并及时办理相应的知识产权取得手续，确保知识产权的合法性和有效性。
（3）公司的自主研发活动建立研发管理流程，建立项目立项、审批制度，产出成果知识产权取得审批制度，研发活动记录制度等制度规范。
研发活动应形成完整的文件和记录，使知识产权创造过程具有可追溯性。
形成的相关文件：
研发管理制度、专利申请程序、专利信息检索程序、相关的原始记录、知识产权工作计划、知识产权检索及跟踪检索记录、成果记录、知识产权申请审批记录、查新报告、知识产权申请台帐
7.2维护
（1）知识产权部对公司拥有的知识产权按照性质、价值等进行分类，建立分类管理档案。
（2）建立知识产权定期评估制度，由知识产权部对拥有的各类知识产权进行价值评估，以便对放弃或维持该知识产权做出决策。
（3）知识产权发生权属变更时，根据公司有关制度，对变更及时办理相关手续。
（4）企业对知识产权实施放弃的，应明确审批程序和权限，办理手续，由知识产权管理部门备案。
（5）有条件的企业可以建立知识产权分级管理机制，由知识产权部配备专职或兼职人员进行有效的监管和日常维护。
形成的相关文件：
相关记录、知识产权管理台帐（包括专利、商标、版权、软件著作权等）、知识产权有效性评估记录、知识产权变更审批表、知识产权放弃申报审批记录
7.3运用
7.3.1实施、许可和转让
（1）公司应根据法律法规的规定，在生产经营过程和市场交易活动中，合理运营知识产权。
有条件的企业可以评估知识产权对产品销售的贡献。
（2）企业在制定知识产权运用策略前，针对企业作为让与方和受让方分别设定调查内容，可以根据知识产权评估原则对知识产权进行评估。
形成的相关文件：
知识产权管理制度、商标管理办法、专利管理办法、知识产权运营相关的手续文本和相应的记录
7.3.2投资融资
企业在投资融资活动前，应当确认知识产权资产状况，尽到尽职调查义务，同时进行价值评估。
形成的相关文件：
知识产权运营相关的手续文本和相应的记录
7.3.3 合并与并购
企业通过公司合并或并购等方式取得知识产权的，应当要求对方提供知识产权资产清单，确认其知识产权资产状况，尽到尽职调查义务，并且在合并合同中明确知识产权归属。
形成的相关文件：
知识产权运营相关的手续文本和相应的记录
7.3.4标准化
参与标准化工作的要求：
（1）企业参与其他标准化组织的，首先需要去了解标准化组织涉及的知识产权政策，按照政策的要求提案、披露和许可承诺。
（2）企业牵头组建标准工作组的，需要制定相应的知识产权政策和工作程序。
形成的相关文件：
标准化知识产权信息检索报告、标准化工作程序
7.3.5联盟及相关组织
（1）参与知识产权联盟或其它组织前，应了解其知识产权政策，评估参与利弊；
（2）组建知识产权联盟时，以知识产权为基础，与联盟企业共同推动技术标准，增加企业的行业话语权，在联盟内将自有知识产权作为交易筹码与联盟企业互换使用，构建专利池，开展专利合作。
形成的相关文件：
联盟参与程序、联盟组建程序
7.4保护
7.4.1风险管理
（1）尊重他人知识产权，通过检索、查新等开展侵权的可能性调查，出具调查报告，采取措施防止侵犯别人的知识产权（包括办公、生产等设备及软件）。
（2）知识产权部根据有关法律法规规定，对知识产权实施市场监控，各部门发现任何侵犯公司知识产权的现象应及时向公司书面报告，由知识产权部跟踪和调查相关知识产权被侵权行为，依法维权，活动过程应有记录。
（3）公司按照知识产权风险分析和预警机制，预防和应对知识产权纠纷。
形成的相关文件：
知识产权风险分析和预警机制、调查报告、相关原始记录
7.4.2争议处理
监控知识产权被侵犯的情况，适时运用行政和司法途径保护知识产权，在处理知识产权纠纷时，评估诉讼、仲裁、和解等不同处理方式对企业的影响，选取适宜的争议解决方式。
形成的相关文件：
相关原始记录
7.4.3涉外贸易
公司的对外贸易和合作包括技术引进与输出、服务外包、合作开发、工程承包、产品进出口等。
在对外贸易和合作中，要收集并了解涉及公司知识产权在输出国家或地区的法律法规状况，输出国家或地区的相关知识产权法律规定。
（1）公司在对外贸易和合作过程中，应对技术或产品在我国和相关国家的知识产权状况、所涉及法律法规等进行分析，形成分析报告。
（2）对外贸易和合作合同中涉及的知识产权，合同签订部门应明确其权利归属、使用方法和范围、侵权责任的承担、后续改进成果权属等知识产权条款。
（3）对涉及知识产权的技术出口要依法办理审批手续，同时公司按照《知识产权预警和应急预案》加强对输出技术或产品的知识产权进行监管。
（4）对外贸易和合作过程中输入输出的知识产权使用情况由知识产权部进行建档记录。
形成的相关文件：
知识产权预警和应急预案、输出国（地区）法律法规状况报告、知识产权海关备案记录
7.5合同管理
公司对经营中签署的涉及知识产权内容合同进行规范的管理，明确知识产权权属、权利、义务条款，在合同签订前进行评审，并对合同变更进行跟踪评审，以避免因知识产权问题遭受损失。
合同由相关职能部门委派专人负责保管。
（1）合同包括公司与外单位签订的合同主要包括公司与合作方的合同（如委托开发合同、合作开发合同等），知识产权运用合同（如许可合同、转让合同、以及投资入股合同等），产品贸易合同（如购销合同、进出口合同、展览展销合同、加工承揽合同等），知识产权委托合同（检索与分析、预警、申请、诉讼、侵权调查与鉴定、管理咨询等）。
（2）公司签订对外合同或合同变更之前，应对合同标的涉及的知识产权内容进行法律审查，根据合同的内容和性质，
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