办公用品管理办法.docx

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办公用品管理办法

第一章总则

第一条目的及依据

为规范和加强办公用品管理，合理节约开支减少浪费，从而使行政工作系统化，提高工作效率，根据学院发展需要，结合学院实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于学院办公设备及办公用品的采购及管理。

第三条定义

本办法所称办公用品分为低值易耗品、消耗性办公用品。

（一）低值易耗品，如：

计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、白板等。

（二）消耗性办公用品，如：

笔记本、签字笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、复印纸、硒鼓、墨盒、白板笔等。

第四条特别说明

（一）学院各部门指定专人负责本部门办公用品的领用与保管工作。

部门员工如因工作调动或离职，须按规定将个人保管的所有办公用品（消耗品除外）全部交回本部门。

（二）根据学院财务制度培训类办公用品和常规办公用品应分开申请与采购。

第二章职责与权限

第五条学院后勤资产管理服务中心主要负责：

（一）制定、完善办公用品管理办法；

（二）负责各类办公用品的采购。

第六条财务处主要负责：

（一）办公设备及办公用品的保管与发放管理；

（二）对采购合同所涉及的财务条款的合规性的审核。

第七条学院办公室负责从法务角度对采购合同合规性的审核。

第八条招标办公室负责非常规类用品采购前进行多方比价、确定供应商，及用品入库前的验收。

第九条各部门负责本部门办公用品的申领与保管。

第三章办公用品管理程序

第一十条办公用品的申请

（一）常规类用品的申请

1.常规类用品是指学院《办公用品采购名录》中体现的办公用品。

2.各部门每月25日前根据本部门需求，填写《月度物资需求表》，经过部门领导审核、分管副院长审批后，转财务处库房和后勤资产管理服务中心。

（二）非常规类用品的申请

1.非常规类用品是指学院《办公用品采购名录》中未体现的办公用品。

2.各部门每月25日前根据本部门需求，应单独起草需求申请或报告，经部门领导审核、分管副院长审批后，转财务处库房和后勤资产管理服务中心。

第一十一条办公用品的采购

（一）库房管理员将各部门《月度物资需求表》汇总并核对库存后，对需采购补充的办公用品统计数量，填写《办公用品需求汇总单》报后勤资产管理中心负责人审批后，交采购员负责采购。

（二）采购员采购到位后交库房管理员组织验收，办理入库手续，填写《入库单》。

（三）如出现以下问题后勤中心可拒绝采购：

1.申请手续或流程不完整；

2.名称、品牌、规格、型号、大小、颜色等描述不清楚；

3.超过规定时间节点交《月度物资需求表》，并影响学院整体采购进程。

第一十二条办公设备及办公用品的入库

库房管理员根据《入库单》所列用品与所需采购用品核对，清点数量，填写《办公用品库存台帐》；

第一十三条办公用品的领用

（一）各部门根据《月度物资需求表》经库房管理员核对后办理出库手续，填写《出库单》；

（二）为便于规范管理，原则上每月各部门只可领用一次办公设备及办公用品。

第一十四条需部门自行采购的用品，采购流程参照第十一条进行。

第四章办公设备及办公用品的管理

第一十五条遵循谁使用谁负责的原则，各部门需对已领用的低值易耗办公用品（按《固定资产管理制度》进行管理，由部门指定专人建立台帐，进行实物管理，定期进行盘点。

第一十六条因管理不善导致用品损坏或丢失的，由部门自行承担。

第五章办公设备及办公用品的费用管理

第一十七条遵循谁使用谁承担费用的原则，各部门申领的办公设备及办公用品的费用划规各部门。

第一十八条库房管理员每月30日前对办公用品、耗材按各部门领用数量，计算办公设备及办公用品的费用，经财务处负责人审核无误后，明确各部门费用。

第六章考核与奖惩

第一十九条严禁个人浪费和人为损坏，严禁员工将办公设备或办公用品挪作私用，如发现挪作私用的罚款200元/次，因挪作私用，造成办公设备或办公用品损坏的，责任人应按照市场价进行赔偿并处以损坏办公设备或办公用品价格一倍以上的罚款。

第二十条各部门自行保管的办公设备或非消耗性办公用品出现损坏或丢失的，由部门按市场价格进行赔偿，并对部门负责人处以损坏办公用品一倍以上的罚款。

第二十一条由于申请部门在填写《月度物资需求表》时对物资的名称、品牌、规格、型号、大小、颜色等描述不清楚或不严谨时，导致采购人员采购错误。

以至于增加学院采购成本或对学院造成一定损失的进行适当处罚。

第七章附则

第二十二条本办法自院长办公会议审议通过，院长签发之日起生效。

第二十三条本办法委托学院后勤资产管理服务中心负责解释。

附件1：

权责清单

附件2：

办公用品采购流程

附件3：

《月度物资需求表》

附件4：

《办公用品需求汇总单》

附件5：

《办公用品采购名录》

附件1

权责清单

序号

管理事项

使用部门

分管

副院长

后勤资产管理服务中心

财务处

办公用品的采购

申请

审批

汇总/采购

协助/

领用

附件2

办公用品管理流程

1.控制目标

规范和加强学院办公用品管理，合理节约开支减少浪费，从而使行政工作系统化，提高工作效率。

2.流程图

流程说明

编号

流程步骤

责任部门/岗位

控制编号

流程步骤描述