办公用品管理办法.docx

1、办公用品管理办法办公用品管理办法第一章 总则第一条 目的及依据为规范和加强办公用品管理，合理节约开支减少浪费，从而使行政工作系统化，提高工作效率，根据学院发展需要，结合学院实际，制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于学院办公设备及办公用品的采购及管理。第三条 定义本办法所称办公用品分为低值易耗品、消耗性办公用品。（一） 低值易耗品，如：计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、白板等。（二） 消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、复印纸、硒鼓、墨盒、白板笔等。第四条 特别说明 （一） 学院各部门指定专人负责本部门办公用品的领用与保管工作。部门员工如因工作调动或离职

2、，须按规定将个人保管的所有办公用品（消耗品除外）全部交回本部门。（二） 根据学院财务制度培训类办公用品和常规办公用品应分开申请与采购。第二章 职责与权限第五条 学院后勤资产管理服务中心主要负责：（一） 制定、完善办公用品管理办法；（二） 负责各类办公用品的采购。第六条 财务处主要负责：（一） 办公设备及办公用品的保管与发放管理；（二） 对采购合同所涉及的财务条款的合规性的审核。第七条 学院办公室负责从法务角度对采购合同合规性的审核。第八条 招标办公室负责非常规类用品采购前进行多方比价、确定供应商，及用品入库前的验收。第九条 各部门负责本部门办公用品的申领与保管。第三章 办公用品管理程序第一十条

3、 办公用品的申请（一） 常规类用品的申请1. 常规类用品是指学院办公用品采购名录中体现的办公用品。2. 各部门每月25日前根据本部门需求，填写月度物资需求表，经过部门领导审核、分管副院长审批后，转财务处库房和后勤资产管理服务中心。（二） 非常规类用品的申请1. 非常规类用品是指学院办公用品采购名录中未体现的办公用品。2. 各部门每月25日前根据本部门需求，应单独起草需求申请或报告，经部门领导审核、分管副院长审批后，转财务处库房和后勤资产管理服务中心。第一十一条 办公用品的采购 （一） 库房管理员将各部门月度物资需求表汇总并核对库存后，对需采购补充的办公用品统计数量，填写办公用品需求汇总单报后勤

4、资产管理中心负责人审批后，交采购员负责采购。（二） 采购员采购到位后交库房管理员组织验收，办理入库手续，填写入库单。（三） 如出现以下问题后勤中心可拒绝采购：1. 申请手续或流程不完整；2. 名称、品牌、规格、型号、大小、颜色等描述不清楚；3. 超过规定时间节点交月度物资需求表，并影响学院整体采购进程。第一十二条 办公设备及办公用品的入库库房管理员根据入库单所列用品与所需采购用品核对，清点数量，填写办公用品库存台帐；第一十三条 办公用品的领用（一） 各部门根据月度物资需求表经库房管理员核对后办理出库手续，填写出库单；（二） 为便于规范管理，原则上每月各部门只可领用一次办公设备及办公用品。第一十

5、四条 需部门自行采购的用品，采购流程参照第十一条进行。第四章 办公设备及办公用品的管理第一十五条 遵循谁使用谁负责的原则，各部门需对已领用的低值易耗办公用品(按固定资产管理制度进行管理，由部门指定专人建立台帐，进行实物管理，定期进行盘点。第一十六条 因管理不善导致用品损坏或丢失的，由部门自行承担。第五章 办公设备及办公用品的费用管理第一十七条 遵循谁使用谁承担费用的原则，各部门申领的办公设备及办公用品的费用划规各部门。第一十八条 库房管理员每月30日前对办公用品、耗材按各部门领用数量，计算办公设备及办公用品的费用，经财务处负责人审核无误后，明确各部门费用。第六章 考核与奖惩第一十九条 严禁个人

6、浪费和人为损坏，严禁员工将办公设备或办公用品挪作私用，如发现挪作私用的罚款200元/次，因挪作私用，造成办公设备或办公用品损坏的，责任人应按照市场价进行赔偿并处以损坏办公设备或办公用品价格一倍以上的罚款。第二十条 各部门自行保管的办公设备或非消耗性办公用品出现损坏或丢失的，由部门按市场价格进行赔偿，并对部门负责人处以损坏办公用品一倍以上的罚款。第二十一条 由于申请部门在填写月度物资需求表时对物资的名称、品牌、规格、型号、大小、颜色等描述不清楚或不严谨时，导致采购人员采购错误。以至于增加学院采购成本或对学院造成一定损失的进行适当处罚。第七章 附则第二十二条 本办法自院长办公会议审议通过，院长签发

7、之日起生效。第二十三条 本办法委托学院后勤资产管理服务中心负责解释。附件1：权责清单附件2：办公用品采购流程附件3：月度物资需求表附件4：办公用品需求汇总单附件5：办公用品采购名录附件1权责清单序号管理事项使用部门分管副院长后勤资产管理服务中心财务处1办公用品的采购申请审批汇总/采购协助/领用附件2办公用品管理流程1. 控制目标规范和加强学院办公用品管理，合理节约开支减少浪费，从而使行政工作系统化，提高工作效率。2. 流程图3. 流程说明编号流程步骤责任部门/岗位控制编号流程步骤描述相关文档01需求申请使用部门C01流程开始。使用部门填写月度物资需求表，经部门负责人审核后交付分管副院长审批。月

8、度物资需求表02审批分管副院长分管副院长审批月度物资需求表。03接收/核对后勤资产管理服务中心/财务处库房后勤资产管理服务中心接收月度物资需求表，并同财务处库房核对库存。04填写办公用品需求汇总单后勤资产管理服务中心后勤资产管理服务中心填写办公用品需求汇总单。办公用品需求汇总单05负责人审批后勤资产管理服务中心后勤资产管理服务中心负责人审批办公用品需求汇总单。06采购后勤资产管理服务中心后勤资产管理服务中心负责采购。07入库财务处库房财务处库房办理采购用品的入库库房管理员根据入库单所列用品与所需采购用品核对，清点数量，填写办公用品库存台帐。入库单办公用品库存台账08出库、领用财务处库房/使用部

9、门各部门根据月度物资需求表经库房管理员核对后办理出库手续，填写出库单出库单4. 风险控制矩阵目标编号控制目标风险编号风险描述控制措施编号控制措施缺陷编号缺陷描述T01规范和加强学院办公用品管理，合理节约开支减少浪费，从而使行政工作系统化，提高工作效率。R01超过规定时间节点交月度物资需求表，并影响学院整体采购进程。C01申请部门填写需求申请时确保名称、品牌、规格、型号、大小、颜色等描述清楚，并及时提交需求表单附件3 月度物资需求表 编号：QMSD-0703-04部门： 填报日期：xxxx年xx月xx日序号 名 称规格型号 数 量 用 途预计金额备 注1234567891011121314151

10、617181920批准：审核：制表：附件420XX年XX月度各部门月度物品汇总表类别名称规格单位部门计划计划数库存数采购数备注学院办公室党群工作处教务处学生管理服务中心财务处后勤资产管理服务中心现代服务系电气技术系机电技术系 审核： 库房： 附件5办公用品采购名录类别名称规格单位备注类别名称规格单位备注纸张打印纸8K白色包本子软抄本（小）100型本打印纸16K白色包软抄本（小）60型本打印纸A3白色包软抄本（大）100型本打印纸A4白色包软抄本（大）60型本打印纸A4粉色包会议记录本16K本打印纸A4红色包硬皮笔记本（大）本打印纸A4黄色包硬皮笔记本（小）本打印纸A4绿色包记事贴本打印纸A4蓝

11、色包聘书（硬皮）本宣纸4尺张聘书（无皮）本宣纸6尺张奖状（硬皮）本白纸张奖状（无皮）本红纸张装订工具订书机个黄纸张订书针盒传真纸卷回形针盒复写纸8K盒大头针盒复写纸16K盒长尾夹小号盒复写纸32K盒长尾夹中号盒口取纸包长尾夹大号盒书写工具中性笔0.5 黑色支拉链资料袋A4个中性笔1.0 黑色支按扣资料袋A4个吸盘笔0.5 黑色支档案袋个中性笔0.5 红色支档案皮个中性笔芯0.5 黑色支信封个中性笔芯0.5 红色支文件夹个油笔黑色支文件盒个油笔蓝色支磁吸扣个油笔红色支扎绳捆油笔芯黑色盒粘贴工具宽胶带透明卷油笔芯蓝色盒小胶带透明卷油笔芯红色盒宽胶带透明卷铅笔支海绵双面胶卷橡皮块双面胶卷钢笔支胶水瓶

12、钢笔水蓝黑色瓶固体胶瓶钢笔水黑色瓶裁剪工具剪刀把白板笔黑色支美工刀把白板笔红色支小刀个白板笔蓝色支铅笔刀个记号笔黑色支刀片个记号笔红色支清洁工具拖把个记号笔蓝色支簸箕个白板檫个带把簸箕套限部门粉笔白箱扫帚把粉笔彩箱尘拖60把限部门黑板檫个尘拖100把限部门毛笔支垃圾袋（大）包限部门墨汁黑色瓶垃圾袋（小）包限部门修正液瓶84消毒液500ml瓶限部门修正带个水垢清除液瓶限部门排笔支洗洁精500ml瓶限部门打印机耗材打印墨水黑色瓶洗洁精25kg桶限部门打印墨水彩色瓶塑料盆个速印纸A3令纸篓个速印纸8K令洗衣粉KG限部门板纸学印宝盒橡胶手套长双限部门板纸CV盒橡胶手套短双限部门板纸型号备注盒其他插线板个油墨学印宝桶抽纸包限部门油墨CV桶厕纸卷限部门油墨型号备注桶鼠标垫个墨盒HP802个电池5号节墨盒型号备注个电池7号节打印机粉绘威CC388A瓶电池9V节硒鼓HP1020个杀虫剂瓶限部门硒鼓型号备注个电蚊香片盒限部门针式打印机色带架富士通DTK910T个苍蝇拍个针式打印机色带架型号备注个一次性水杯包印泥印油印台红色个雀巢咖啡粉箱限部门印油红色瓶雀巢果汁粉箱限部门印台蓝色个计算器个印油蓝色瓶