办公用品管理办法细则范本.docx
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办公用品管理办法细则范本
办公用品管理制度
一、宗旨
为规范公司办公用品的采购与使用,使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法。
二、适用范围
公司内部所有部门及分公司办公用品的采购。
三、管理部门
办公用品的管理部门是人力资源部
四、日常管理
1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。
非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等,同时遵守固定资产管理制度。
2、办公用品如分配为个人使用的,由个人自己负责管理,如计算机、笔类、尺类、橡皮等;如为部门业务共同使用的,由部门负责人指定专人管理,如打印机、复印机等。
3、公共财产发生损坏时,使用人或责任人需负相应的责任。
4、员工要爱护所有公司的公共设备,离开办公室,要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具,保证安全。
5、任何人未经领导批准,不能将专用办公设备带出办公地点,否则一切后果自负。
五、采购管理
1、办公室所有办公用品的采购工作,统一由后勤保障部办公室进行。
2、各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由企管办助理填写《物品采购申请单》,交后勤保障部进行审核及采购,具体物品发放依据实际采购情况而定。
3、办公用品采购的一般程序为:
A、后勤保障部确认库存无可用或可替代的物品后,按照规定权限办理审批,填写《物品采购计划表》(附表二),并报告办公室采购人员;超出办理权限(即大件物品),即由后勤保障部上报企管办审批;
b、得到采购许可签字后,一般办公用品由公司制定配送公司送货上门,验收完毕后签字确认,即可在财务部核销账目;大件物品则需经过询价、议价、确定、采购、入库、发放程序,购买后凭签字签呈核销费用。
c、仓库管理员将物品发放给所需部门,部门负责人在《物品领用登记表》(附表三)签字确认;
d、相关领导按规定进行批准权限审签,后由财务部核销费用。
4、各部门若需采购临时急用的办公用品,由部门主管填写《物品采购申请单》(附表一),并在备注栏内注明急需采购的原因,经财务部审核后报总经理批准,后由采购部实施采购任务。
5、公司车辆要严格执行定点加油和定点维修制度,并接受后勤保障部的监督指导。
6、对单价大于100元以上物品的采购,应先进行询价、比价、议价,并将最终议定价格呈报企管办,经同意后方可实施采购任务。
六、用品入库
1、办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由企管办助理登记入库;对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票应由企管办助理签字确认入库后,方可报销。
3、企管办助理须对办公用品做到分类存放,码放整齐,清洁有序。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立办公用品管理台帐,做到入库有手续、发放有登记。
七、办公用品的领用
1、一般办公用品的发放,由企管办助理依据《办公用品领用标准表》(附表四),在登记好《办公用品领用登记表》(附表三)后,直接发放给使用部门或个人。
2、领取时,领取人须在《办公用品领取登记表》(附表三)上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。
领取非库存、专门采购的办公用品时,领取人须在购物发票上签字。
领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由接待承办部门或接收此物的人员在购物发票或《办公用品领用登记表》(附表三)上签字。
3、员工领用单价在100元以上的物品,须经部门主管核准同意。
4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。
5、特殊办公用品的发放,应由后勤保障部指定专人负责,经使用部门或分公司办理有关领用手续后,交使用部门或分公司具体使用和管理。
6、领取的原则是:
工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用。
7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。
对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。
明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则保管员有权拒付。
八、办公用品的保管
1、办公用品由企管办助理统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。
常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。
要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应即时入库存储,物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接,在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字。
4、加强对办公旧物的管理。
阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;替换下的各类办公设备交由后勤保障部统一保管,要及时回收。
登记造册,修旧利废,充分利用。
5、定期进行办公用品库房盘点,确保帐物相符。
随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
九、办公用品的使用
1、使用办公用品应以室为家,牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。
定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。
复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;大头针、曲别针等要反复使用;纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性,并力求使印制数与需用数基本相符,略有余富,避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用办公用品,科室间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置。
使用中办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;因使用不当,人为造成设备损坏的,直接责任人应负赔偿责任。
十、用品转移
1、员工离职时应依《物品领用登记表》(附表三)所领物品一并退回(消耗品除外),由办公人员填写《办公用品移交表》(附表八),离职员工签字确认。
2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移,需经财务部办理迁移手续后,方可执行。
十一、物品维修
1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护(加碳粉)时由使用部门向后勤保障部提出维修申请。
2、后勤保障部若发现用品为人为故障,应追究使用人或责任人的责任。
3、如无法维修,可联系供应商或外部维修机构进行维修,并填写《办公用品维修记录单》(附表五)。
4、维修经后勤保障部和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证,相关费用由后勤保障部按规定报销。
5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况,维修费用较高,需淘汰或新品替换,则需对于该物品进行报废处理,填写《办公用品报废凭证》(附表七)说明情况,并说明是直接淘汰还是需要购置新设备,该表将提交企管办,由企管办决定是否需进行报废处理。
十二、遗失物品管理
1、公司员工应爱护和节约的办公用品,同时应承担良好保管的义务。
2、如办公物品出现人为遗失,应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
3、如办公室出现被盗、抢劫等情况,导致贵重办公物品及公司机密文件被盗,遗失部门应积极配合警察侦破案件,如能追回遗失物品和遗失文件,则相关人员应被处口头警告,同时被警告人应加强防盗、防劫观念,积极建议改进防盗措施;如遗失物品及文件不能追回,则由相关人员及部门负责人对该事件负责,具体处罚措施由企管办商议决定。
4、如公司出现内盗情况,一经查出,直接扭送公安局。
该人员应归还被盗物品,并对公司及公司员工所受损失负责,承担相应责任,公司应视情节给予严厉处罚。
附表一:
《物品采购申请单》
附表二:
《物品采购计划表》
附表三:
《物品领用登记表》
附表四:
《办公用品领用标准》
附表五:
《办公用品维修记录单》
附表六:
《办公用品遗失单》
附表七:
《办公用品报废凭证》
附表八:
《办公用品移交表》
附表一
物品采购申请单
日期:
序号
物料名称
规格
单位
所需数量
所需部门
签字确认
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
附表二:
物品采购计划表
采购人:
年月日
序号
物料名称
规格
单位
库存
采购计划
采购确认
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
附表三:
办公用品签领表
公司:
发放人:
日期
领用人
领用物料
领用数量
领用人签字
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
附表四:
办公用品配发标准
编号
品名
单位
数量
岗位
使用周期
离职需归还
备注
1
促销服
套
1
促销
非消耗类
需归还
入职发放
2
笔记本
本
1
一级
一月
入职发放
3
中性笔(黑)
支
1
一级
一月
入职发放
4
计算器
个
1
一级
非消耗类
需归还
入职发放
5
公司信笺
本
1
一级
三月
入职发放
6
文件夹
个
1
一级
非消耗类
需归还
入职发放
7
文件架
个
1
一级
非消耗类
需归还
入职发放
8
名片
盒
1
一级
三月
入职发放
9
通讯录
张
1
一级
非消耗类
入职发放
10
市场人员文档
本
1
一级
一月
需求发放
11
纸质文件袋
个
1
一级
非消耗类
需求发放
12
塑料文件袋
个
1
一级
非消耗类
需求发放
13
订书机
个
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
14
文件盒
个
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
15
中性笔(红)
支
1
二级
一月
需求发放
16
胶棒
支
1
二级
一月
需求发放
17
曲型针
盒
1
二级
实际使用
需求发放
18
大头针
盒
1
二级
实际使用
需求发放
19
电脑
台
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
20
电话
部
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
21
打印机
台
1
二级
非消耗类
需归还
需求发放
22
23
24
25
26
27
28
29
30
注:
一级为一般工作人员,二级为财务人员、文职人员及管理人员;消耗类用品,需以旧换新,进行发放。
附表五:
办公用品维修记录单
日期:
________年____月____日填表人:
_____________
编号
申请部门
申请人
维修品名
数量
维修内容
损坏性质
维修时间
是否已维修
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
备注:
损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏,人为损坏需将赔偿金额附备注。
附表六:
办公用品遗失单
时间:
________年____月____日填表人:
________
编号
部门
遗失物品名称
数量
使用人
使用时间
遗失原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
部门意见:
财务部意见:
企管办意见:
附表七
办公用品报废凭证
申请部门
申请时间
物品名称
配置时间
物品编号
物品编码
报废说明
领导签字:
部门意见:
财务部意见:
企管办意见:
附表八
办公用品移交登记表
年月日
日期
物品名称
单位
数量
移交人
所在部门
接收人
所在部门
备注
注:
此表由管理员登记,如若办公用品回收,则管理员为接收人,并负责登记入库。
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