第四讲工资管理系统初始化.docx

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第四讲工资管理系统初始化

第四讲工资管理系统初始化

注意：

创建账套以账套主管的身份登录用友通界面，打开“工资管理”模块。

一、建立工资套

操作步骤：

单击“工资”——弹出“建立工资套”界面，工资类别个数选“多个”——下一步——是否从工资中代扣个人所得税“是”——下一步——下一步——设置人员编码长度（最长不超过10位）——完成，系统出现“为建立工资类别”——确定。

设置“正式人员”和“临时人员”两个工资类别。

二、基础信息设置

1、部门设置

操作步骤：

工资——设置——部门选择设置（系统内可共字）

2、人员类别设置

操作步骤：

工资——设置——人员类别设置——输入相关信息——单击增加——返回

3、人员附加信息设置

操作步骤：

工资——设置——人员附加信息设置——增加——单击——参照下拉列表框中的参照标准，进行选择——增加——推出

4、工资项目设置

操作步骤：

工资——设置——工资项目设置——增加——单击名称，参照下拉列表框中，选择相应名称，或双击“类型”拦，出现下拉列表框中进行手输项目——对“长度”栏、“小数”栏还有“增减项”进行相关设置——确认

5、银行名称设置

操作步骤：

工资——设置——银行名称设置——增加——输入相关信息，选中要删除银行名称，单击“删除”按钮根据提示选择“是”即可删除

删除的银行为无效银行！

固定资产系统的初始化

注意：

1、以账套主管（有权限的其他操作员也可）的身份登录用友通，并进行固定资产初始化设置，在主界面选择“固定资产”模块进入。

2、没有启用的模块，不能进行初始化设置。

3、只有系统管理员和账套主管有权限启用系统模块。

4、各系统的启用日期必须大于等于账套的启用日期。

5、当发现固定资产初始化设置出现错误，而不能再更改但必须纠正时，则只能通过“重新初始化”功能实现。

一、建立初始化

操作步骤：

单击“固定资产”模块，出现这是第一次打开此账套，还未进行过初始化，是否进行初始化——是——点击“我同意“——下一步，显示”启用月份“（只能查看不能修改）——下一步——进入”折旧信息“，选中”本账套计提折旧“（否则系统不予计提折旧）——选择“主要折旧方法”和折旧汇总分配周期——选择当（月初以计提月份=可使用月份）时剩余折旧全部提足——下一步——进如“编码方式”——下一步——进入“财务窗口”——进行相关设置——完成——是

注：

不选在对账不平情况下允许固定资产月末结账！

二、基础设置

1、选项卡

操作步骤：

固定资产——设置——选项——单击“与账务系统接口”进行相关输入，单击其他选项

（基本信息在系统初始化后不可修改）

2、部门对应折旧科目

操作步骤：

固定资产——设置——部门对应科目设置——选择要设置货修改科目的部门，单击修改

3、资产类别

操作步骤：

固定资产——设置——部门类别——增加——输入相关信息——保存

4、增减方式对应的入账科目

操作步骤：

固定资产——设置——增减方式——选择“赠加方式”或“减少方式”——修改——输入相关信息——保存

5、使用状况

操作步骤：

固定资产——设置——使用状况——您要哪一种状况，增加下一级请从目录中选中状况——单击增加——进行相关输入——保存。

也可进行修改、删除操作！

6、折旧方法

操作步骤：

固定资产——设置——折旧方法——单击增加——进行相关输入——确定。

也可进行修改、删除操作！

7、卡片选项定义

操作步骤：

固定资产——卡片——卡片项目——增加——录入相关信息——保存，也可进行修改、删除操作！

8、卡片样式定义

操作步骤：

固定资产——卡片——卡片样式，在原有基础上可以进行修改——保存

9、录入原始卡片

操作步骤：

固定资产——卡片——录入原始卡片——选择查询方式——确定——输入相关信息——保存

第五讲日常账务处理

（1）

一、凭证填制

填制记账凭证是总账日常财务处理的起点。

操作步骤：

以凭证填制人的身份登录“总账”系统，执行“总账”——凭证——填制凭证——单击“增加：

——输入相关内容（按回车键自动转到下一行）——保存

二、凭证作废

操作步骤：

总账——凭证——填制凭证——制单——作废/恢复

作废凭证不能修改不能审核，但可参与到记账中。

三、凭证的取消（必须在作废后才可执行）

操作步骤：

总账——凭证——填制凭证——制单——整理凭证——凭证期间——确定——全选——确定——是

四、凭证修改（审核前）

操作步骤：

返回“填制凭证“窗口，选中某张凭证或单击“首张”、“下张”等按钮进行查找，找到之后直接进行相应修改，然后保存

只对凭证的制单人或拥有修改权限的操作员才能修改凭证，但系统不允许修改凭证的编号。

五、凭证审核

编好记账凭证后应由具有审核权限的操作员进行审核，审核凭证主要是指“出纳签字”和“审核凭证”。

1、出纳签字

是出纳对涉及现金和银行存款的收付凭证的审核，确保资金使用符合相关制度，加强对资金的收支管理。

操作步骤：

总账——凭证——出纳签字——确认——出纳签字——览表——确定——出纳签字对话框，单击“签字”系统自动完成，或执行“出纳签字”——成批出纳签字——签字完成——退出

2、审核凭证

操作步骤：

总账——凭证——审核凭证——审核凭证对话框——确认——审核凭证——览表——确定——单击审核按钮——一张一张自动在审核或单击审核——成批审核凭证——全部完成退出

注：

审核人和制单人不能是同一个人！

3审核后的修改（先取消审核，在换人修改）

操作步骤：

总账——凭证——审核凭证——览表——双击要取消的会计分录行——审核凭证对话框——取消（一张一张取消审核或是单击审核——成批取消审核）——退出，修改凭证同审核凭证的修改。

注：

修改后重新审核记账！

六、记账（系统自动生成）

审核完毕后由具有记账权限的操作人员进行记账操作。

操作步骤：

总账——凭证——记账——打开记账——选择本期记账范围对话框——下一步——下一步——记账——出现“期初试算平衡表“对话框——确认——弹出记账完毕对话框——确定

七、取消记账

操作步骤：

总账——期末——对账——按ctrl+H弹出恢复记账前状态功能已被激活对话框——确定——退出——执行凭证——恢复记账前状态——单击“最后一次记账前状态“——确定——输入主管口令——确定——出现恢复记账完毕——确定

注：

已经结账月份的数据不能再取消记账，取消记账进行相关操作后重新记账。

必须以账套主管的身份进行取消记账的操作。

第五讲财务处理

（2）

主要内容：

1、出纳签字（凭证审核中讲过）；2、支票管理；3、现金日记账查询；4、银行日记账查询；5、资金日报表查询；6、账簿的查询（总账查询、明细账查询、多栏账查询）

一、支票管理

1、只有在“会计科目”中设置银行账的科目才能使支票登记簿。

2、只有在“结算方式”设置中选择“票据管理”标志才能在此进行票据登记。

3、报销日期不能领用日期之前

操作步骤：

现金——票据管理——支票登记簿——弹出“银行科目”选择——选择科目后确定——打开“支票登记”窗口——单击“增加”输入相关信息——保存，退出。

二、现金日记账查询

注：

先指定会计科目！

操作步骤：

现金——现金管理——日记账——现金日记账——选择相应月份——确认——进入“现金日记账”窗口——双击某一行可查看相应凭证——单击“总账”按钮可查看该科目的三栏总账，查询完毕单击退出

三、银行存款日记账查询

方法与现金日记账查询基本相同，只是把“现金日记账“换成“银行存款日记账”。

四、资金报表

功能：

用于查询现金、银行存款科目某日的发生额及余额情况。

操作步骤：

现金——现金管理——日记账——资金日报——弹出资金日报表查询条件对话框——输入查询日期，选择“有余额无发生也显示“复选框”——确认——进入“资金日报表”窗口，也可从窗口中单击“查询”按钮选择再进行查询，单击“昨日”按钮可查询各现金，银行村困科目的昨日月账簿。

五、账簿的查询

记完账后系统自动形成相应账簿，可通过本功能查询账簿资料

1、总账查询

操作步骤：

总账——账簿查询——总账——打开“总账查件”对话框——输入要查询的科目编码——确认、

2、明细账查询

操作步骤：

总账——账簿查询——明细账——打开“明细账查件”对话框——选择月份综合明细账（即可跨月查询）——选择要查询的科目（上下科目要一致）

3、多栏式明细账查询

系统采用自定义多栏式账簿查询方式，用户在查询某个多栏账户之前必须先定义查询格式，然后才能查询分析方向，确定分析锁选科目的分析方向，是“借方分析”还是“贷方分析”，借方分析即分析科目的借方发生额，贷方分析科目的贷方发生额。

科目：

确定分析栏所分析的科目。

分析方式：

若选按金额分析，则系统只输出其分析方向上的发生额，若选择按余额分析，则系统对其分析方向上的发生额按正数输出，其相反发生额按负数输出，如：

11901科目为借方分析若选择金额方式，系统只输出其借方发生额，若选择余额方式，系统将其借方发生额按正数输出，其贷方发生额按贷方输出（原材料）

操作步骤：

总账——账簿查询——多栏账——增加——显示“多栏定义”窗口——单击“核算科目”下拉框——选择多栏账核算项目——自动编制——分析方式，双击进行选择，按金额或余额分析——单击“选项”可对明细账格式进行设置——确定——查询——弹出“多栏账查询”对话框——输入相关条件——确认

四、部门总账查询

注：

先对会计科目设置，把相关科目设置为“部门核算”类。

操作步骤：

总账——辅助查询——部门总账——三栏式总账——打开“三栏式总账”对话框——输入查询条件——确认

包含未记账凭证！

五、部门明细账

操作步骤：

总账——辅助查询——部门明细账——进行相关录入——确认——退出

第六讲工资管理系统业务处理

注：

首先建立工资套，进行初始化设置：

包括人员类别设置、部门选择设置、工资项目设置、附加信息等。

一、工资类别管理

建立工资类别

操作步骤：

工资——工资类别——新建工资类别——进入“新建工资类别”对话框，输入类别，如“正式人员”单击下一步——选中所需部门——单击完成——是——执行工资——工资类别——关闭工资类别——关闭“正式人员”工资类别。

“临时人员”工资类别的设置与“正式人员”方法一样，但所选部门一般是生产部门！

1、人员档案

正式人员档案录入

操作步骤：

工资——工资类别——打开“工资类别”——选中“正式人员”——确认——工资——设置——人员档案——进入“人员档案”（正式人员）窗口——单击“增加”按钮——弹出“人员档案”对话框——进行相关录入——确认

注：

人员编号根据建工资套时的设置而定。

2、设置工资项目和计算公式

注：

先在初始化中进行设置，这是只能选初始化中设置的工资项目，不能自己输入。

操作步骤：

工资——设置——工资项目设置——在“工资项目设置”栏所用到的科目选好——单击“公式设置”——增加——在工资项目中进行相关选择——单击“公式定义”文本框——选择相应项目和运算符——公式确认。

例如：

设置“交补”公式

操作步骤：

单击“增加”按钮——选择“交补”选项——单击“公式定义”文本框——单击“函数公式向导输入”按钮——选择“iff”——下一步——单击“逻辑表达式”参照按钮——选择“人员类别“——确认——之后输入“or”（前后有空格）——单击“逻辑表达式”参照按钮，选择“人员类别”——在算术表达式中输入数字——完成——返回“公式设置”窗口——单击“公式确认”。

二、工资数据管理

1、数据录入

操作步骤：

工资——业务录入——工资变动——弹出“工资变动”界面——进行数据录入（只能录入增加的项目）

2、筛选

操作步骤：

单击“筛选”按钮——打开“数据筛选”对话框——选择筛选条件——确认

3、替换工资项目数据

操作步骤：

单击“替换”按钮——选择工资项目——在“替换成”文本框中输入要替换的内容——确认——单击“数据替换不可回复”——是

注：

替换的内容必须是工资项目中的内容。

三、工资分钱清单

功能：

按单位计算的工资发放分钱票面清单，系统自动计算出锁需的钞票额张数。

操作步骤：

工资——业务处理——工资分钱清单——打开“票面额设置”对话框——确定——打开“分钱清单”。

四、个人所得税的计算与申报

操作步骤：

工资——业务处理——扣缴所得税——确认——单击“税率表”按钮——打开“个人所得税申报表—税率表”进行相关设置。

五、银行代发

操作步骤：

工资——业务处理——银行代发——打开“银行文件格式设置”——双击数据内容进行相关修改。

六、工资分摊

操作步骤：

工资——业务处理——工资分摊——单击“工资分摊设置”——增加——打开“分摊计提比例设置”进行相关录入（如：

输入“职工教育经费”）——下一步——打开“分摊类型设置“对话框，双击各项进行选择——完成——返回“工资分摊”对话框，选择计提类型、月份、部门——确定——打开“职工教育经费一览表”——输入借贷方科目——单击“制单”按钮——保存——退出。

七、工资表数据查询

操作步骤：

工资——统计分析——账表——工资表——选择要查看的表单击“查看”——选择相应部门——确认——退出。

八、月末结转

操作步骤：

工资——业务处理——月末处理。

注：

月末处理只有账套主管才能执行，且只有在1—11月进行。

第七讲固定资产系统业务处理

注：

先进行初始化设置，设置好资产类别。

一、固定资产增减管理

1、资产增加

操作步骤：

固定资产——卡片——资产增加，打开“资产类别参照”对话框——选择要录入的资产——确定——进入“固定资产”——新增资产卡片“窗口——输入相关信息——保存——退出。

2、资产减少

注：

需进行计提折旧后才能减少固定资产！

操作步骤：

固定资产——卡片——资产减少——选择要减少的资产卡片编号及资产编号——单击“增加“——录入相关信息——确定。

二、固定资产变动管理

1、原值变动

操作步骤：

固定资产——卡片——变动单——原值增加——选择“固定资产编号“自动带出开始使用日期等信息——输入”增加金额“自动计算变动后原值、净残值——输入“变动原因”——保存。

2、部门转移

操作步骤：

固定资产——卡片——变动单——部门转移——打开“固定资产变动单”，选择“固定资产编号”自动带出开始使用时间等信息——选择“变动原部门”自动带出开始使用日期等信息——输入“变动原因”保存自动带出开始使用日期等信息——退出。

3、折旧方法调整

操作步骤：

固定资产——卡片——变动单——折旧方法调整。

三、固定资产卡片管理

操作步骤：

固定资产——卡片——卡片管理——双击某行——进行调查或修改——完毕退出。

四、期末处理

1、计提本月折旧

操作步骤：

固定资产——处理——计提本月折旧——弹出“本操作将计提本月折旧并花费一定时间，是否继续？

”——是——系统自动计提折旧完毕自动打开“折旧清单”窗口——退出——出现折旧分配表——单击“凭证”按钮——自动生成凭证——保存。

2、制单

操作步骤：

固定资产——处理——批量制单——在每个经济业务行的“制单”栏双击进行选中，制作一张单据——单击“制单设置”——选择“部门核算”和“科目”——单击“制单”按钮——修改相关信息——凭证生成——保存。

3、对账

操作步骤：

固定资产——处理——对账

注：

只有设置了“与财务系统进行对账”，本功能才可操作。

4、结账

操作步骤：

固定资产——处理——月末结账。

第八讲总账系统期末处理

期末业务是一个会计期间终了时对所有经济业务进行结账的过程，其他子系统的数据都要归集到总账系统，应先将其他子系统进行结账，最后进行总账系统的结账。

一、自定义转账设置

通过系统提供的“转账定义”功能定义自动转账分录于期末，由系统自动完成凭证的填制。

转账序号：

是该张转账凭证的编号，转账编号不是凭证号，（转账凭证的凭证号在每月转账时自动产生）一张转脏凭证对应一个转账编号，转账编号无任意定义，但只能输入数字1—9，不能重号。

以计提短期借款利息为例，年利率6%。

操作步骤：

总账——期末——转账定义——自定义转账——打开“自定义转账设置”对话框——单击“增加”，打开“转账目录”对话框进行相关录入（转账序号必须是4位，0001至0009形式）——确定录入相关科目编码——双击“金额公式”单元格，利用“公式向导”选择（JG）增加——录入相关科目，双击“金额公式”单元格，利用“公式想到”选择“期末余额”——下一步——选择相应科目方向（贷），选择“按默认值取数”按钮——选择“继续输入公式”选择“*”按钮——下一步——在“公式向导”中选“单数”——下一步——在常数项文本框中输入0.06，选中“继续输入公式”选择“/”——下一步——输入常数“12”——完成——保存——退出。

二、期间损益结转设置

操作步骤：

总账——期末——转账定义——期间损益——进入“期间损益结转设置”窗口——本年利润科目中选择“本年利润”——确定。

三、转账生成凭证

1、操作步骤：

总账——期末——转账生成，打开“转账生成”对话框，单击“自定义转账”——全选——确定——是，即可生成凭证——保存—，出现红字“已生成”，系统自动将当前凭证返加到未记账凭证中。

2、期间损益结转生成凭证

收入类结转

操作步骤：

单击“期间损益结转”单选按钮——“类型”中选择“收入”，单击“全选”——确定——是——自动生成（注意时间）——保存——出现红字“已生成”。

支出类结转方法同上！

四、银行对账

会计期末企业编制报表之前，需进行对账和结账，即核对各有关数据之间的勾稽关系，结出各账号的本期发生额和期末余额，结束本期核算工作，开始下一期的核算工作。

通过“银行对账”和“对账”功能完成结账工作。

1、输入期初数据

操作步骤：

现金——设置——银行期初录入——弹出“银行科目选择”对话框，单击“确定”，打开“银行对账期初”对话框，确定启用日期，在“单位日记账”的“调整前余额”中输入银行对账单调整前余额——退出。

2、输入银行对账单

操作步骤：

现金——现金管理——银行账——银行对账单——在“银行科目选择”对话框中选择银行科目——确定——打开“银行对账单”窗口——增加——进行相关录入——保存——退出。

3银行对账

操作步骤：

现金——现金管理——银行账——银行对账——在“银行科目选择”对话框中选择银行科目——确定——打开“银行对账单”窗口——对账——打开“自动对账”对话框，截至日期选择日期相差30天之内——确定。

单击“检查”按钮，检查结果是否平衡。

4、输出余额调节表

操作步骤：

现金——现金管理——银行账——余额调节表查询，进入“银行存款调节表”窗口，选择相应科目，点击“查看”按钮即可显示银行存款调节表。

五、月末处理

1、试算平衡与对账

操作步骤：

总账——期末——对账，打开“对账”窗口，选择要对账的月份，单击“选择”按钮——对账——开始自动对账，并显示对账结果，单击“试算”——可进行试算平衡——退出。

2、月末结账

操作步骤：

总账——期末——结账——打开“结账”对话框，单击“结账月份”——下一步——对账（系统自动对账）——下一步——结账。

3取消结账

操作步骤：

总账——期末——结账——进入“结账”窗口——选择要取消结账的月份——按ctrl+shift+F6激活取消结账功能——输入操作员口令——确认——取消。

注：

结账时必须保证上月已结账，本月所有凭证均已记账，若与其他系统连用，其他系统已结账，取消结账只能有账套主管进行操作。

4、输出余额调节表

操作步骤：

现金——现金管理——银行账——余额调节表查询，进入“银行存款调节表”窗口，选中相应科目，点击“查看”，即可显示银行存款调节表。

应用举例

期末将制造费用…科目余额按生产分摊，假定用户没有设置部门核算，财务转账分录。

借：

生产成本——车间制造费用（500101）

——二车间制造费用（500102）

——三车间制造费用（500103）

贷：

制造费用——技改办（50101）

转账凭证

科目

方向

金额公式

分摊技改办制造费用

500101

借

QM（5010101月）*0.331

分摊技改办制造费用

500102

借

QM（5010101月）*0.332

分摊技改办制造费用

500103

借

QM（5010101月）*0.343

分摊技改办制造费用

500101

借

QM（5010101月）4

注释：

1、将40204余额33%摊入一车间；2、将40204余额33%摊入二车间；3、将40204余额34%摊入三车间；4、将40204的余额转出。

向导录入方式：

第九讲财务报表管理

一、资产负责表的生成

1、操作步骤：

单击“财务报表”——单击“新建报表”按钮——出现一张报表，默认表名为report1，默认状态为“格式状态”（格式状态下进行有关格式的设计，不能进行数据录入，数据状态下进行数据的录入等，不能修改报表格式）——格式——报表模板——出现“报表模板”对话框，对所在行业进行选择“资产负债表”点击“确认”——确定——出现资产负债表格式——单击“保存”——输入文件名——保存——单击左下角“格式”切换到“数据状态”，进行取数工作——单击“数据”——关键字——录入——在“录入关键字”对话框输入“年、月”——确定——弹出“是否重算第一页？

”对话框——是——进行总账中数据取数工作——取数完毕单击“保存”——单击“表面不计算”，对表面进行保护。

2、追加表页

注：

一个会计年度变为12个月，一页一个月份，每张报表占一个表页需要增加11个表页，一次增加一个表页，不应过多。

操作步骤：

单击“财务报表”——打开——编辑——追加——表页——选用默认的追加表页数——确认——单击左下角追加的表免“第2页”——数据——关键字——录入——输入年、月——确认——进行月份报表数据的计算——保存——单击“表面不计算—”黄钮。

二、利润表的生成与追加表页

方法与资产负债表的生成与追加方法基本一致。

注：

报表尺寸定义是确定报表的行数和列数，报表初始化设置包括报表格式和报表公式，在这里由系统里报表的模板，不自己进行设置定义。

电算化操作中应注意的问题

1、一个会计软件由多个功能模块组成；

2、各模块之间的数据传递关系：

单向接受、单向发送和双向传递等三种方式；

3、实现电算化会计后的意义及设置的会计岗位。

4、会计岗位设定：

一人一岗，一人多岗，一岗多人；

5、系统管理员的职能：

更改操作权限，修改账套、基本信息等；

6、会计电算化系统分为哪几类核心系统；

7、账套号可以区分不同的账套；

8、制单人，审核人不能为同一人，制单人有权修改凭证，审核人不能对凭证进行修改，审核前制单人可值金额修改凭证，审核后首先要取消审核，以制单人身份修改，审核人有取消凭证审核的权限；

9、上月未结账本月不能结账，本月结账后，不能再输入本月凭证；

10、设置会计科目在“基础设置”——财务——会计科目，可设置的辅助核算包括：

项目核算、客户往来、个人往来、供应往来、部门核算、数量核算。

启用过的会计科目操作人员、账套、余额不能修改。

11、记账、结账工作可由系统自动生成且每月只能结一次账，期间损益也可通过设置自动转账凭自动生成。

12、初始化包括哪些工作（一定要掌握）。