董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式参考.docx

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董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式参考

董事会会议文件制作标准+文件汇总+格式参考

　　董事会会议文件制作标准及格式

　　一、目的与适用范围为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。

　　本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。

董事会文件内容要求

　　董事会会议文件包括但不限于以下文件：

　　会议通知；

　　委托其他董事代为出席的授权委托书；

　　会议签到簿；

　　会议议程；

　　议案及其附件；

　　董事会会议纪要及决议。

　　会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：

　　授权委托书（参见附件三）应当载明：

　　委托人和受托人姓名、身份证号码；

　　授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；

　　授权时效；

　　委托人签字。

　　会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

　　会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

　　议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。

会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：

　　会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

　　会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

　　会议议程；

　　议案汇报人的汇报意见；

　　董事发言要点；

　　每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；

　　列席监事与列席总经理的意见；

　　其它需要记录的情况。

董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：

　　会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。

董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。

决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。

纪要与决议的区别

　　纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：

　　提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

　　签署

　　于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。

特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。

　　二、会议命名规则

　　各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。

董事会命名规则如下：

　　三、董事会文件制作与归档要求

　　内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

　　会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。

档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

　　每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。

会议档案由企业永久保存。

会议档案须附目录（参见附件十一）。

　　企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。

公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

　　四、执行时间

　　本标准自颁发之日起执行。

　　附件一、会议通知

　　附件二、回执

　　附件三、授权委托书

　　附件四、会议签到簿

　　附件五、会议议程

　　附件六、董事会会议议案

　　附件七、会议纪要

　　附件八、会议决议

　　附件九、临时会议决议

　　附件十、会册封面

　　附件十一、目录

　　关于召开_______________公司

　　第_____届董事会第_____次会议的通知

　　各位董事：

　　兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。

现将有关内容通知如下：

　　一、主持人：

　　二、召开时间：

_____年__月____日

　　三、召开地点：

　　四、参会人员：

　　五、列席人员：

（一）监事：

（二）会议记录人员

　　（三）公司邀请的其他人员

　　六、拟审议事项：

（一）[议题描述]；

（二）[议题描述]；

　　（三）[议题描述]；

　　七、注意事项：

（一）本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。

董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。

（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

　　（三）请填写《回执》、《授权委托书》（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人。

　　（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意见。

　　八、联系方式：

　　姓名：

　　地址：

　　电话：

　　传真：

　　特此通知，敬请准时出席会议。

　　_____________公司

　　_____年___月___日

　　附：

　　一、《会议回执》；

　　二、《授权委托书》。

　　召集人签名：

　　回执

　　_____________有限公司：

　　关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。

本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。

　　签署：

　　日期：

　　附注：

　　一、请用正楷书写中文全名。

　　二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件。

　　三、委托代理人出席的，请附上填写好的《授权委托书》（见附件三）。

　　授权委托书

　　兹委托__先生/女士（身份证号码：

）代表本人，出席___公司第___届董事会第___次会议，并代为行使表决权。

　　本授权委托书自本人签字后起生效，至上述会议结束时终止。

　　委托人签名：

　　委托日期：

　　_______________________公司

　　第___届董事会第___次会议签到簿

　　_____年___月___日

　　会议议程

　　会议时间：

______年____月____日

　　会议地点：

　　会议主持：

　　参会人员：

董事会成员

　　列席人员：

（一）监事：

（二）董事会秘书：

　　（三）公司邀请的其他人员：

　　议程及安排：

　　一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。

　　二、主持人介绍到会人员，宣布大会开始。

　　三、主持人宣读董事委派函、监事委派函（如有）。

　　四、审议《关于的议案》[发言人]

　　五、审议《关于的议案》[发言人]

　　六、审议《关于的报告》

　　七、审议……[发言人]

　　八、与会董事签署会议决议和会议记要。

发言人][

　　议案______

　　的议案

　　各位董事：

　　提议，……（希望董事会做出某种行动：

听取报告；批准预算、拨款；任免人事、修改章程、委托事项……）。

　　（概述事由，支持资料或文件作为附件并予以注明）。

　　以上，请予审议。

　　附：

1、支持资料或文件

　　二〇年月日

　　议

　　关于制定__________制度的议案

　　各位董事：

　　提议，批准《制度名称（草案）》，并授权_____签署后发布。

概述《制度名称（草案）》重点内容。

具体内容请参阅附件。

以上，请予审议。

　　附：

1、《制度名称（草案）》

　　二〇年月日

　　议

　　关于任命（职务名称）的议案

　　各位董事：

　　提名________先生/女士（身份证号码：

）担任（职务名称）。

　　（概述事由，如：

前任离职或新增职位）。

________先生/女士的基本情况如下：

（或先生/女士基本情况请参阅附件。

）以上，请予审议。

　　附：

1、《先生/女士简历》

　　二〇年月日

　　议

　　关于批准组织机构设置和岗位编制的议案

　　各位董事：

　　提议，批准以下组织机构设置和岗位编制方案，并授权签署后发布。

　　一、组织架构图

　　……

　　二、部门职责（概述）

　　……

　　三、岗位分类与职级划分（概述）

　　……

　　四、人员编制（概述）

　　公司编制为名。

其中：

高级管理人员名。

　　具体内容请参阅附件方案（包括设置和调整前后的对比说明）。

以上，请予审议。

　　附：

1、《组织机构设置及岗位编制方案》

　　二〇年月日

　　议

　　年度工资总额的议案

　　各位董事：

　　提议，批准公司_____年度工资总额预算，并授权签署后执行。

　　公司_____年度工资总额预算为元。

预计_____年在岗正式员工人，较上一年度新增人。

工资总额的项目构成如下：

　　示例：

　　备注：

其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。

（预算编制说明）以上，请予审议。

　　二〇〇年月日

　　XXX公司

　　第XX届董事会第XX次会议表决票

　　董事姓名：

XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。

　　备注：

请用钢笔在“同意”、“反对”、“弃权”项下用“√”标示表决意见，同一议案只能标示一种意见，或“同意”或“反对”或“弃权”，否则视为弃权，在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。

　　XXX公司

　　第XX届董事会第XX次会议表决结果统计表

　　出席会议董事：

XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（委托XXX）。

　　_________________________公司

　　第_____届董事会第_____次会议纪要

　　会议时间：

____年____月____日

　　会议地点：

　　会议召集及主持人：

　　出席会议董事：

　　列席会议监事：

　　其他参会人员：

　　记录人：

　　内容：

　　一、出席本次会议的董事共____名，董事_____书面委托董事____代表其出席会议并代行使董事职权，符合法律有关规定。

　　二、重大事项通报

（一）公司股东变动；

（二）公司董、监事变动；

　　（三）……

　　三、参会人员发言：

　　【较详细记录会议过程，包括议案汇报人的汇报要点，与董事、监事及其他与会人员的发言。

】示例：

　　会议首先由董事长【】致辞，……

　　接下来由总经理______向董事会汇报《_______年度工作报告》，介绍了上年度主要经营指标完成情况为……；主要成绩与不足包括……；下年度的工作计划……。

　　财务总监______作《上年度财务决算及下年度财务预算》报告。

……

　　与会董事发言：

……

　　与会监事发言：

……

　　四、会议审议事项及结果：

（一）会议审议并原则同意《________年度工作报告》。

会议认为……。

（二）会议审议通过了《关于的议案》。

会议同意……。

　　（三）会议审议并原则通过了《关于的议案》。

会议要求……。

　　（四）会议审议并原则同意《关于的议案》。

会议认为，……。

　　（五）会议决定《……议案》搁置审议。

会议认为，……。

　　五、有关人员签署第____届董事会第____次会议决议及会议记录。

　　六、宣布会议闭幕。

　　出席会议的董事（委托代表）签名：

　　_______年___月____日

　　_______________________公司

　　第___届董事会第____次会议决议

　　第【】号

　　________公司第_____届董事会于____年___月___日在___召开了第__次会议。

本次董事会会议由董事长____召集并主持。

应出席本次董事会会议的董事人数为___人，实际到会人数为____人。

其中，董事____因故未能出席本次会议，书面委托董事_____代为行使表决权。

　　经讨论并审议本次董事会会议议题，与会董事一致通过并决议如下：

　　一、批准__________________方案。

　　二、批准__________________方案。

　　三、通过《关于_____________的报告》。

　　四、通过《_____________公司_______年经营计划》。

　　五、通过《_____________公司_______年财务预算》。

　　（列示关键指标）

　　特此决议。

　　董事签字：

　　董事签字：

　　董事签字：

　　__________年_______月_______日

　　________________公司

　　第____届董事会第____次会议

　　会册

　　二○____年_____月

　　_____________________公司

　　目录

　　一、会议议程

　　二、公司审议文件

（一）关于的议案

（二）关于的议案

　　（三）关于制定公司重要管理制度的议案

　　（四）年度工作报告及年经营计划

　　（五）关于申请发放年度奖金的议案

　　三、会议决议

　　四、会议纪要

　　五、董事、董事长委派函和高级管理人员推荐函

　　六、授权委托书

　　七、会议签到记录

第二篇：

董事会文件格式编制汇总5100字

　　董事会会议文件制作标准

　　一、目的与适用范围为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。

　　本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。

董事会文件内容要求

　　董事会会议文件包括但不限于以下文件：

　　会议通知；

　　委托其他董事代为出席的授权委托书；

　　会议签到簿；

　　会议议程；

　　议案及其附件；

　　董事会会议纪要及决议。

　　会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：

　　授权委托书（参见附件三）应当载明：

　　委托人和受托人姓名、身份证号码；

　　授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；

　　授权时效；

　　委托人签字。

　　会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

　　会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

　　议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。

会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：

　　会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

　　会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

　　会议议程；

　　议案汇报人的汇报意见；

　　董事发言要点；

　　每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；

　　列席监事与列席总经理的意见；

　　其它需要记录的情况。

　　董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：

　　会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

　　会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。

　　董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。

决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。

　　纪要与决议的区别

　　纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：

　　提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附

　　件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。

　　签署

　　于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。

特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。

　　二、会议命名规则

　　各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。

董事会命名规则如下：

　　三、董事会文件制作与归档要求

　　内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

　　会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。

档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

　　每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。

会议档案由企业永久保存。

会议档案须附目录（参见附件十一）。

　　企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。

公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

　　四、执行时间

　　本标准自颁发之日起执行。

　　附件一、会议通知

　　附件二、回执

　　附件三、授权委托书

　　附件四、会议签到簿

　　附件五、会议议程

　　附件六、董事会会议议案

　　附件七、会议纪要

　　附件八、会议决议

　　附件九、临时会议决议

　　附件十、会册封面

　　附件十一、目录

　　关于召开_______________公司

　　第_____届董事会第_____次会议的通知

　　各位董事：

　　兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。

现将有关内容通知如下：

　　一、主持人：

　　二、召开时间：

_____年__月____日

　　三、召开地点：

　　四、参会人员：

　　五、列席人员：

（一）监事：

（二）会议记录人员

　　（三）公司邀请的其他人员

　　六、拟审议事项：

（一）[议题描述]；

（二）[议题描述]；

　　（三）[议题描述]；

　　七、注意事项：

（一）本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。

董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。

（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

　　（三）请填写《回执》、《授权委托书》（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人。

　　（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意见。

　　八、联系方式：

　　姓名：

　　地址：

　　电话：

　　传真：

　　特此通知，敬请准时出席会议。

　　_____________公司

　　_____年___月___日

　　附：

　　一、《会议回执》；

　　二、《授权委托书》。

　　召集人签名：

　　回执

　　_____________有限公司：

　　关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。

本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。

　　签署：

　　日期：

　　附注：

　　一、请用正楷书写中文全名。

　　二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件。

　　三、委托代理人出席的，请附上填写好的《授权委托书》（见附件三）。

　　授权委托书

　　兹委托__先生/女士（身份证号码：

）代表本人，出席___公司第___届董事会第___次会议，并代为行使表决权。

　　本授权委托书自本人签字后起生效，至上述会议结束时终止。

　　委托人签名：

　　委托日期：

　　_______________________公司

　　第___届董事会第___次会议签到簿

　　_____年___月___日

　　会议议程

　　会议时间：

______年____月____日

　　会议地点：

　　会议主持：

　　参会人员：

董事会成员

　　列席人员：

（一）监事：

（二）董事会秘书：

　　（三）公司邀请的其他人员：

　　议程及安排：

　　一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。

　　二、主持人介绍到会人员，宣布大会开始。

　　三、主持人宣读董事委派函、监事委派函（如有）。

　　四、审议《关于的议案》[发言人]

　　五、审议《关于的议案》[发言人]

　　六、审议《关于的报告》

　　七、审议……[发言人]

　　八、与会董事签署会议决议和会议记要。

[发言人]

　　议案______

　　的议案

　　各位董事：

　　提议，……（希望董事会做出某种行动：

听取报告；批准预算、拨款；任免人事、修改章程、委托事项……）。

　　（概述事由，支持资料或文件作为附件并予以注明）。

　　以上，请予审议。

　　附：

1、支持资料或文件

　　二〇年月日

　　议案______

　　关于制定__________制度的议案

　　各位董事：

　　提议，批准《制度名称（草案）》，并授权_____签署后发布。

概述《制度名称（草案）》重点内容。

具体内容请参阅附件。

以上，请予审议。

　　附：

1、《制度名称（草案）》

　　二〇年月日

　　议案______

　　关于任命（职务名称）的议案

　　各位董事：

　　提名________先生/女士（身份证号码：

）担任（职务名称）。

　　（概述事由，如：

前任离职或新增职位）。

________先生/女士的基本情况如下：

（或先生/女士基本情况请参阅附件。

）以上，请予审议。

　　附：

1、《先生/女士简历》

　　二〇年月日

　　议案______

　　关于批准组织机构设置和岗位编制的议案

　　各位董事：

　　提议，批准以下组织机构设置和岗位编制方案，并授权签署后发布。

　　一、组织架构图

　　……

　　二、部门职责（概述）

　　……

　　三、岗位分类与职级划分（概述）

　　……

　　四、人员编制（概述）

　　公司编制为名。

其中：

高级管理人员名。

　　具体内容请参阅附件方案（包括设置和调整前后的对比说明）。

以上，请予审议。

　　附：

1、《组织机构设置及岗位编制方案》

　　二〇年月日

　　议案______

　　关于批准工资总额的议案

　　各位董事：

　　提议，批准公司_____年度工资总额预算，并授权签署后执行。

　　公司_____年度工资总额预算为元。

预计_____年在岗正式员工人，较上一年度新增人。

工资总额的项目构成如下：

　　示例：

　　备注：

其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。

（预算编制说明）以上，请予审议。

　　二〇〇年月日

　　XXX公司

　　第XX届董事会第XX次会议表决票

　　董事姓名：

XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。

　　备注：

请用钢笔在“同意”、“反对”、“弃权”项下用“√”标示表决意见，同一议案只能标示一种意见，或“同意”或“反对”或“弃权”，否则视为弃权，在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。

　　XXX公司

　　第XX届董事会第XX次会议表决结果统计表

　　出席会议董事：

XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（委托XXX）。

　　_________________________公司

　　第_____届董事会第_____次会议纪要

　　会议时间：

____年____月____日

　　会议地点：

　　会议召集及主持人：

　　出席会议董事：

　　列席会议监事：

　　其他参会人员：

　　记录人：

　　内容：

　　一、出席本次会议的董事共____名，董事_____书面委托董事____代表其出席会议并代行使董事职权，符合法律有关规定。

　　二、重大事项通报

（一）公司股东变动；

（二）公司董、监事变动；

　　（三）……

　　三、参会人员发言：

　　【较详细记录会议过程，包括议案汇报人的汇报要点，与董事、监事及其他与会人员的发言。

】示例：

　　会议首先由董事长【】致辞，……

　　接下来由总经理______向董事会汇报《_______年度工作报告》，介绍了上年度主要经营指标完成情况为……；主要成绩与不足包括……；下年度的工作计划