excel操作.docx
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excel操作
快捷键之在工作表中移动和滚动向上、下、左或右移动单元格箭头键
移动到当前数据区域的边缘：
CTRL+箭头键
移动到行首：
HOME
移动到工作表的开头：
CTRL+HOME
移动到工作表的最后一个单元格。
：
CTRL+END
向下移动一屏：
PAGEDOWN
向上移动一屏：
PAGEUP
向右移动一屏：
ALT+PAGEDOWN
向左移动一屏：
ALT+PAGEUP
移动到工作簿中下一个工作表：
CTRL+PAGEDOWN
移动到工作簿中前一个工作表：
CTRL+PAGEUP
移动到下一工作簿或窗口：
CTRL+F6或CTRL+TAB
移动到前一工作簿或窗口：
CTRL+SHIFT+F6
移动到已拆分工作簿中的下一个窗格：
F6
移动到被拆分的工作簿中的上一个窗格：
SHIFT+F6
滚动并显示活动单元格：
CTRL+BACKSPACE
显示“定位”对话框：
F5
显示“查找”对话框：
SHIFT+F5
重复上一次“查找”操作：
SHIFT+F4
在保护工作表中的非锁定单元格之间移动：
TAB
2>Excel快捷键之处于END模式时在工作表中移动
打开或关闭END模式：
END
在一行或列内以数据块为单位移动：
END,箭头键
移动到工作表的最后一个单元格.：
END,HOME
在当前行中向右移动到最后一个非空白单元格。
：
END,ENTER
3>Excel快捷键之处于“滚动锁定”模式时在工作表中移动
打开或关闭滚动锁定：
SCROLLLOCK
移动到窗口中左上角处的单元格：
HOME
移动到窗口中右下角处的单元格：
END
向上或向下滚动一行：
上箭头键或下箭头键
向左或向右滚动一列：
左箭头键或右箭头键
4>Excel快捷键之用于预览和打印文档
显示“打印”对话框：
CTRL+P
在打印预览中时：
当放大显示时，在文档中移动：
箭头键
当缩小显示时，在文档中每次滚动一页：
PAGEUP
当缩小显示时，滚动到第一页：
CTRL+上箭头键
当缩小显示时，滚动到最后一页：
CTRL+下箭头键
5>Excel快捷键之用于工作表、图表和宏
插入新工作表：
SHIFT+F11
创建使用当前区域的图表：
F11或ALT+F1
显示“宏”对话框：
ALT+F8
显示“VisualBasic编辑器”：
ALT+F11
插入MicrosoftExcel4.0宏工作表：
CTRL+F11
移动到工作簿中的下一个工作表：
CTRL+PAGEDOWN
移动到工作簿中的上一个工作表：
CTRL+PAGEUP
选择工作簿中当前和下一个工作表：
SHIFT+CTRL+PAGEDOWN
选择当前工作簿或上一个工作簿：
SHIFT+CTRL+PAGEUP
6>Excel快捷键之选择图表工作表
选择工作簿中的下一张工作表：
CTRL+PAGEDOWN
选择工作簿中的上一个工作表：
CTRL+PAGEUP，END,SHIFT+ENTER
7>Excel快捷键之用于在工作表中输入数据
完成单元格输入并在选定区域中下移：
ENTER
在单元格中折行：
ALT+ENTER
用当前输入项填充选定的单元格区域：
CTRL+ENTER
完成单元格输入并在选定区域中上移：
SHIFT+ENTER
完成单元格输入并在选定区域中右移：
TAB
完成单元格输入并在选定区域中左移：
SHIFT+TAB
取消单元格输入：
ESC
删除插入点左边的字符，或删除选定区域：
BACKSPACE
删除插入点右边的字符，或删除选定区域：
DELETE
删除插入点到行末的文本：
CTRL+DELETE
向上下左右移动一个字符：
箭头键
移到行首：
HOME
重复最后一次操作：
F4或CTRL+Y
编辑单元格批注：
SHIFT+F2
由行或列标志创建名称：
CTRL+SHIFT+F3
向下填充：
CTRL+D
向右填充：
CTRL+R
定义名称：
CTRL+F3
8>Excel快捷键之设置数据格式
显示“样式”对话框：
ALT+'（撇号）
显示“单元格格式”对话框：
CTRL+1
应用“常规”数字格式：
CTRL+SHIFT+~
应用带两个小数位的“贷币”格式：
CTRL+SHIFT+$
应用不带小数位的“百分比”格式：
CTRL+SHIFT+%
应用带两个小数位的“科学记数”数字格式：
CTRL+SHIFT+^
应用年月日“日期”格式：
CTRL+SHIFT+#
应用小时和分钟“时间”格式，并标明上午或下午：
CTRL+SHIFT+@
应用具有千位分隔符且负数用负号（-）表示：
CTRL+SHIFT+!
应用外边框：
CTRL+SHIFT+&
删除外边框：
CTRL+SHIFT+_
应用或取消字体加粗格式：
CTRL+B
应用或取消字体倾斜格式：
CTRL+I
应用或取消下划线格式：
CTRL+U
应用或取消删除线格式：
CTRL+5
隐藏行：
CTRL+9
取消隐藏行：
CTRL+SHIFT+（左括号
隐藏列：
CTRL+0（零）
取消隐藏列：
CTRL+SHIFT+）右括号
9>Excel快捷键之编辑数据
编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾：
F2
取消单元格或编辑栏中的输入项：
ESC
编辑活动单元格并清除其中原有的内容：
BACKSPACE
将定义的名称粘贴到公式中：
F3
完成单元格输入：
ENTER
将公式作为数组公式输入：
CTRL+SHIFT+ENTER
在公式中键入函数名之后，显示公式选项板：
CTRL+A
在公式中键入函数名后为该函数插入变量名和括号：
CTRL+SHIFT+A
显示“拼写检查”对话框。
：
F7键
10>Excel快捷键之插入、删除和复制选中区域
复制选定区域：
CTRL+C
剪切选定区域：
CTRL+X
粘贴选定区域：
CTRL+V
清除选定区域的内容：
DELETE
删除选定区域：
CTRL+连字符
撤消最后一次操作：
CTRL+Z
插入空白单元格：
CTRL+SHIFT+加号
11>Excel快捷键之在选中区域内移动
在选定区域内由上往下移动：
ENTER
在选定区域内由下往上移动：
SHIFT+ENTER
在选定区域内由左往右移动：
TAB
在选定区域内由右往左移动：
SHIFT+TAB
按顺时针方向移动到选定区域的下一个角：
CTRL+PERIOD
右移到非相邻的选定区域：
CTRL+ALT+右箭头键
左移到非相邻的选定区域：
CTRL+ALT+左箭头键
12>Excel快捷键之选择单元格、列或行
选定当前单元格周围的区域：
CTRL+SHIFT+*（星号）
将选定区域扩展一个单元格宽度：
SHIFT+箭头键
选定区域扩展到单元格同行同列的最后非空单元格：
CTRL+SHIFT+箭头键
将选定区域扩展到行首：
SHIFT+HOME
将选定区域扩展到工作表的开始：
CTRL+SHIFT+HOME
将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格：
CTRL+SHIFT+END
选定整列：
CTRL+SPACEBAR
选定整行：
SHIFT+SPACEBAR
选定整个工作表：
CTRL+A
如果选定了多个单元格则只选定其中的单元格：
SHIFT+BACKSPACE
将选定区域向下扩展一屏：
SHIFT+PAGEDOWN
将选定区域向上扩展一屏：
SHIFT+PAGEUP
选定了一个对象，选定工作表上的所有对象：
CTRL+SHIFT+SPACEBAR
在隐藏对象、显示对象与对象占位符之间切换：
CTRL+6
显示或隐藏“常用”工具栏：
CTRL+7
使用箭头键启动扩展选中区域的功能：
F8
将其他区域中的单元格添加到选中区域中：
SHIFT+F8
将选定区域扩展到窗口左上角的单元格：
SCROLLLOCK,SHIFT+HOME
将选定区域扩展到窗口右下角的单元格：
SCROLLLOCK,SHIFT+END
13>Excel快捷键之处于End模式时展开选中区域
打开或关闭END模式：
END
将选定区域扩展到单元格同列同行的最后非空单元格：
END,SHIFT+箭头键
将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格：
END,SHIFT+HOME
将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格：
END,SHIFT+ENTER
14>Excel快捷键之选择含有特殊字符单元格
选中活动单元格周围的当前区域：
CTRL+SHIFT+*（星号）
选中当前数组，此数组是活动单元格所属的数组：
CTRL+/
选定所有带批注的单元格：
CTRL+SHIFT+O（字母O）
选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格：
CTRL+\
选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格：
CTRL+SHIFT+|
选定当前选定区域中公式的直接引用单元格：
CTRL+[（左方括号）
选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格：
CTRL+SHIFT+{左大括号
只选定直接引用当前单元格的公式所在的单元格：
CTRL+]（右方括号）
选定所有带有公式的单元格，这些公式直接或间接引用当前单元格：
CTRL+SHIFT+}右大括号
如果我们在用ExcelXP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可
能会花费很大的精力。
因此如何巧用Excel来快速输入信息就成为各个ExcelXP用
户非常关心的话题...
1、快速输入大量含小数点的数字
如果我们需要在ExcelXP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方
法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字
时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。
不过如果需要输入若干个带有小数点的数字
时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工
作量会变大，输入效率会降低。
其实，我们可以使用ExcelXP中的小数点自动定位功
能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。
在使用小数点自动定位功
能时，我们可以先在ExcelXP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编
辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编
辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。
以后我们再输入带有小数点的数字
时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。
例如，我们要在某单元格中
键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中
输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？
2、快速录入文本文件中的内容
现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成
ExcelXP的工作表，那该怎么办呢？
重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样
做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。
没关系！
您只要
在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需
要不断复制、粘贴的巨大工作量了。
使用该功能时，您只要在ExcelXP编辑区中，依次
用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会
话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导
对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的
格式了。
3、快速输入大量相同数据
如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一
个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。
你可以通过下面的操作
方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：
首先同时选中
需要填充数据的单元格。
若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左
键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。
按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选
中的所有单元格同时填入该数据。
4、快速进行中英文输入法切换
一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表
就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以
用以下方法实现自动切换：
首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法
菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式”
标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区
域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭
（英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元
格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
5、快速删除工作表中空行
删除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删
除，但这样做操作量非常大，很不方便。
那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量
呢？
您可以使用下面的操作方法来进行删除：
首先打开要删除空行的工作表，在打开的
工作表中用鼠标单击菜单栏中的“插入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而
插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使
所有空行都集中到表的底部。
删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去
Ｘ列。
按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调整
在使用ExcelXP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的
字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中
的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。
如果依次对这些
单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。
其实，您可以采用下面的方法来减轻
字号调整的工作量：
首先新建或打开一个工作簿，并选中需要ExcelXP根据单元格的宽
度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/
“对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮
；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，
ExcelXP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元
格中。
如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应
新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用ExcelXP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无
疑工作量是巨大的。
现在我们可以借助ExcelXP的“宏”功能,来记录首次输入需要重
复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮
上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。
使用宏功能时，我们可以按照以下
步骤进行操作:
首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标
单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随
后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元
格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在ExcelXP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，
在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表，
如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打
开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样
的操作呢？
您可采用以下方法：
首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作，在
工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批
量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表
的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同
的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替
换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元
格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选
项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的
视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完
成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
高效办公Excel排序方法"集中营"
排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名
次）和数据重排两类。
本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel2000/XP的数据
排序方法。
一、数值排序
1.RANK函数
RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:
RANK（number，ref，
order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字
单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则
以降序方式给出结果，反之按升序方式）。
例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:
在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:
$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的
产值排名是2。
再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按Ctrl+V，就能计算
出其余两个车间的产值排名为3和1。
如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，
$E$2:
$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。
需要注意的是:
相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续
数字的序数空缺。
假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名
分别是3、3和1（降序时）。
2.COUNTIF函数
COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF
（range，criteria）。
其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达
式或文本形式定义的条件。
其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。
仍以图1为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:
$E$4，">"&E2）
+1”。
计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、1和3。
此公式的计算过程是这样的:
首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生
一个逻辑表达式，即“>176.7”、“>167.3”等。
COUNTIF函数计算出引用区域内符合
条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。
很显然，利用上述方法得到的
是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。
3.IF函数
Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。
如果将它与IF函
数结合，可以计算出没有空缺的排名。
以图1中E2、E3、E4单元格的产值排序为例，具
体做法是:
选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序
排序”按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为
自然数）的排名。
可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF
（E3=E2，G3,G3+1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产
值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。
如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法:
选中排序关键字所在列
（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，
再单击其中的“选项”按钮。
选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框
（图2）。
如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题
行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排
序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。
这类问题可以用定义排序规则的方
法解决:
首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡（图3）。
选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序
列了，输入的每个序列之
间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。
如果序列已经存在于工作表
中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。
无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用（图3）。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的
自定义排序。
需要说明的是:
显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可
按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。
谈谈Excel输入的技巧
在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：
常数和公式。
常
数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它
特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下
在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。
一、输入文本
Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的
组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。
虽然在Excel中输入文本和在其它应用
程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格
中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元
格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前
单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你
是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。
二、输入分数
几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分
子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输
入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在
单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间
要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“01
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