浅谈会计电算化.docx

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浅谈会计电算化

浅析会计电算化

【摘要】：

会计电算化是审计变革的催化剂，它将大大加快利用现代信息技术，按照审计环境要求进行审计变革的进程。

会计电算化的普及对传统的会计理论和实务都提出了新的问题和要求，必然对以会计为基础的审计产生重大影响，需要我们根据这些影响研究和采取相应的对策，以达到审计的目的，切实有效地防范审计风险。

【关键词】：

会计电算化，审计。

【正文】

一、会计电算化对审计工作的影响

世界经济的快速发展，计算机技术的广泛应用，使会计电算化已成为现实并广泛应用。

在我国，目前虽然没有完成普及会计电算化，但是，由于计算机可以大量存储信息并容易调用，不仅可以提高会计信息处理的及时性和准确性，而且从广度上还大大扩展了会计数据的领域。

所以，会计电算化取代手工会计是不可逆转的历史潮流。

以会计为基础的审计必然发生相应的变化，会计电算化必然对以会计为基础的审计在审计线索的获取、审计的内容、审计程序和方法及审计风险等多方面产生重大的影响。

二、开展计算机审计技术的必要性    

由于会计电算化的推行，审计人员开展审计工作时的审计风险不断增大。

因而，不论对手工系统还是对电算化系统进行审计，进行风险的重新评估是必不可少的。

同时由于计算机的应用，使计算机作弊不留痕迹，更具有隐蔽性。

因而，在美国有58％的内部审计部门参与了系统检测，而35％则被要求在系统运行前，对新系统签字批准，19％有权参与修改程序的审批，64％检查了程序编码，73％参与了系统研制阶段的审核，虽然采取了各种措施防止使用计算机作弊，但是，全世界每年通过计算机被盗走的资金高到数百亿美元。

这无疑给审计增加了查处的难度和风险，正如国际会计联合会会长曾指出的：

“会计师将不得不对实际上通过计算机报告的财务信息承担责任。

”在电算化系统下，数据由计算机集中处理，其发生错误的可能性比较小。

目前，不少软件都有取消审计、反计账、反结账的功能，可以对会计记录进行不留痕迹的修改，特别是当有关人员故意篡改程序时，在电算化系统下就更不易被察觉，而程序一旦被篡改，就会导致连锁性、重复性错误。

内存资料可以毫不留痕迹地被消除篡改，若没有相关内部控制制度，其对于会计报表的影响是无法估量的。

从总体上看，在电算化系统下，固有风险更大一些，多数情况下，审计人员可以把它设定为100％。

电算化系统下，数据处理的环节减少，并且数据处理过程都是不可见的，手工系统下一些原有的控制便不复存在。

一般来说电算化系统下的控制风险和手工系统下的相比更高一些。

因而对电算化系统应采取更广泛的符合性测试。

由于固有风险和控制风险都有上升的趋势，若要把审计风险维持在一个可以接受的水平上，就必须把检查风险降低到一个较低的水平上。

这就要求审计人员必须相应扩大实质性测试的内容及范围。

三、会计电算化的转变    

电算化软件开发要从以会计准则、会计制度为准型，向以会计准则、会计制度和计算机核算特点相结合型转变

1.会计平衡验证方面的转变。

在手工会计下会计准则、会计制度规定在登帐时，对总帐和明细帐，分别由两个或两个以上的会计人员根据审核无误的原始凭证或记帐凭证、科目汇总表等进行平衡登记，目的是对于发生的错误可以利用这种平衡登记方式检查差错。

但会计电算化后，由于总帐和明细帐的数据均来源于原始凭证或记帐凭证，计算机按照登录总帐和明细帐的程序命令将数据从凭证数据库中转移到总帐数据库和明细帐数据库，只要记帐凭证审核无误，计算机的内部运算不可能发生数据运算错误。

所以，总帐金额一定衡等于各所属明细帐金额之和。

那种在会计实务检验中占据重要地位的、用来检验实务工作是否正确的最基本“平衡验证”，仍出现在会计电算化软件中，就成为画蛇添足。

2.日记帐和明细帐功用的转变。

手工会计通过对现金、银行存款设置日记帐，主要是现金、银行存款的流动性强，业务频度较大，比较容易出现差错和舞弊。

通过日记帐达到日清月结，从而增强了对货币资金的管理。

设置明细帐主要是为了归类信息，便于查询。

当实行会计电算化后，利用计算机较强的运算速度和可靠运算能力，对各种记帐凭证进行统计和求和，并对记帐凭证提供多种查询方式。

如日期、凭证号、摘要、科目代码、单位名称、金额、凭证类型等，若要了解货币资金的收支结余以及各明细帐的情况，只需敲入几个指令，其结果便跃入屏上。

针对货币资金管理的独特性，我认为改每日登记为每隔5天（或10天）登记一次，而对于明细帐除了年终存档外，平时就没有再设一个模块每月都去登记日记帐的必要了。

3.会计信息传输形式的转变。

在手工条件下，信息载体是纸张，不仅成本高，而且使大容量的信息处理和大范围的信息交流极受限制；同时运算速度慢。

因此，对外提供信息时不得不将信息予以综合，并且主要采用定期（每月或每年）发布通用财务报告的方式输出会计信息，然后输入到使用者那里，使用者再将其进行解集。

现行的不少会计电算化软件为了紧扣会计准则和会计制度这个轴心，使手工会计在计算机上再现，导致软件开发思维停留在现行传输模式下。

这种模式的主要局限是现行传输的时空固定化、格式化和高度集中化。

在经济内容纷繁复杂、经济业务与市场瞬息万变的时代，已满足不了管理者的需要了。

因此会计电算化软件开发应充分利用计算机资源，除了定时、按规定格式提供信息外，更多的精力应花在设计出适时提供各种现行使用者所需的各种信息，通过网络系统使得各信息使用者能及时、有效地选取，分析其所需的信息，作出各种决策，不必再等到分期报告出来之后，获取那些经综合的历史信息。

四、会计电算化对会计方法的影响

1、改变了会计数据的处理方法

在手工条件下，会计人员每天从事着记账、算账、对账、出报表等简单重复繁杂的事务性工作，耗费了大量的时间与精力。

本来会计人员直接接触会计数据信息，本应在企业的经营决策中发挥重要作用；本来财务部门应及时反映各种管理决策所需的信息，但因受人的精力与手工运算速度的限制，许多财务数据却不能及时处理和生成，造成会计工作严重滞后的局面；从而造成会计人员普遍素质不高的现状。

财务部门不能发挥参谋作用，会计工作效率不高，会计信息滞后，会计人员素质不高，使会计人员的地位大受影响。

会计电算化的有效开展，将在这方面给会计实务工作带来根本性的改善。

在手工条件下,会计核算工作要由许多人共同完成,实现会计电算化后,输入一张会计凭证,会计电算化系统可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系列工作;对于大量重复出现的业务,系统可以按模式凭证自动生成记账凭证。

对于编制会计报表、运用移动平均法进行成本计算等非常复杂和时间性要求很高的会计核算工作,会计电算化系统毫不畏惧,它可以按照一定的程序,由计算机不厌其烦地计算,及时抽取数据,随时输出报表,复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速,而且大大提高了会计资料的准确性。

实现会计电算化后,利用计算机可以采用手工条件下不愿采用甚至无法采用的复杂、精确的计算方法,从而使会计核算工作做得更细、更深,更好地发挥其参与管理的职能。

2、会计工作由"核算型"向"管理型"转变。

会计电算化实现了会计工作由"核算型"向"管理型"的转变。

传统的会计工作就是记帐、算帐、报帐，会计人员局限在一般的会计核算中，思想受到束缚，也没有更多时间和精力进行会计信息分析等，并针对分析中发现的问题给领导提出一些好的意见建议，帮助其正确地进行决策。

会计电算化推行以后，会计人员可以腾出一些时间来参与经营管理，当好领导的参谋。

同时，对新形势下的会计工作进行研究和探讨。

3、审计内容的改变

在会计电算化条件下，审计的监督职能虽然没有改变，但审计内容却发生了变化。

在电算化会计信息系统中，会计事项由计算机按程序自动进行处理，如果系统的应用程序出错或被非法篡改，则计算机只会按给定的程序以同样错误的方法处理所有的有关会计事项，系统就可能被不知不觉地嵌入非法的舞弊程序，不法分子可以利用这些舞弊程序大量侵吞企业的财物。

系统的处理是否合规、合法、安全可靠，都与计算机系统的处理和控制功能有直接关系。

电算化会计信息系统的特点，及其固有的风险，决定了审计的内容要增加对计算机系统处理和控制功能的审查。

在会计电算化条件下，审计人员要花费较多的时间和精力来了解和审查计算机系统的功能，以证实其处理的合法性、正确性和完整性，保证系统的安全可靠。

4、降低信息成本提高会计信息质量。

会计信息是决策者进行决策的重要依据之一，因此，会计信息最基本的质量特征就是决策有用性，会计信息的质量直接关系到决策者的决策及其后果，从而要求会计信息必须真实有用,能够满足决策者的需要。

这就是会计信息的质量属性,包括相关性、可靠性、重要性、时效性等,使会计信息向多种量度发展。

传统会计方式下，反映会计信息主要靠会计报表和年终的财务决算，时效性较差，其他会计信息的取得则更为不易，因而难以实现会计信息的共享。

而在电算化环境下，可以提高会计信息的利用效率，各单位可以通过网络相互查询，领导也可以直接从网上查阅所需要的会计信息，实现信息共享，充分发挥会计电算化的作用。

在电算化环境下,随着处理数据量的增加,单位信息成本将越来越低,效益更大。

5、改变财会人员的知识结构和工作职能

从表面上来看，会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中，减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算的速度和精度，以计算机替代人工记帐。

而实际上，会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进，而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变，促进会计人员素质和知识结构，会计工作效率和质量的全面提高。

实行会计电算化,要求会计人员既要掌握会计专业知识,又要掌握相关的计算机知识.网络知识、信息、管理知识等,因此,会计电算化将促进会计人员的知识结构向既博又专的方向发展,从而提高会计人员的素质。

6、将改革会计数据的修改技术与内部控制制度

传统的内部控制制度和方法已不适应会计电算化的需要。

在传统的会计方式下，由于其数据处理工具主要是算盘或计算器，大部分工作用手工来完成，因此，其内部控制工作主要是放在对人的控制上。

如通过定期会计检查来监督和考核会计人员的工作绩效。

这些制度和方法对保证会计工作质量起到了一定作用，但远不能满足会计电算化方式下内部控制的需要。

因为会计电算化下记帐、算帐、报帐是通过微机来完成的，内部控制除了对人员的控制外，还要对计算机进行内部控制。

会计电算化后,手工条件下对账簿记录错误的划线更正法将不再适应,取而代之的是修改权限、修改标志、凭证冲销等方法,对于经过审核、记账、甚至结账后发现的错误记录,还可以利用电算化系统提供的反结账、反过账取消审核等功能进行修正,这在手工条件下是不可想象的。

而手工内部控制制度则一部分保留,一部分更正,这一部分将转化为计算机程序控制。

例如,账、钱、物三分管的原则不变,处理每一项经济业务必须有明确的职责分工的原则不变,但平行登记的原则会有所转变,记账、结账则转化为计算机程序控制。

五、改造会计方法  

会计电算化在过去的发展历程中，基本上是按传统的会计方法来处理会计事务，会计软件除了作些小的改造，无法取得突破性的进展。

例如：

（一）会计科目级别的命名。

  传统会计教科书把统驭性质的科目称为总帐科目，总帐科目下属科目称为二级科目或子目，子目下属科目称为明细科目。

如果明细科目下属还有科目，怎么命名呢？

会计电算化根据实践，把总帐科目称为一级科目，一级科目下属科目称为二级科目，依次类推。

这样，科目的上下级关系明确，表达也很方便，使用也很灵活。

（二）会计科目代码的统一。

1.一级科目代码长度的统一。

根据目前出台的16种行业会计制度分析，只有外商投资企业的会计制度一级科目用了4位数。

但只要舍去它们第一位，并对某些科目的编码稍作调整，那么16种行业的会计科目便可统一为3位数了。

2.一级科目代码对应的科目名称的统一。

比如，施工企业中511的科目名称为“其他业务支出”，而旅游企业511的科目名称为管理费用，还不统一，有待改进。

  会计科目代码长度的统一与对应的科目名称的统一，将为上级企业和政府部门的数据采集与共享带来极大方便。

（三）记帐凭证种类的统一。

根据现行的会计制度，记帐凭证的种类有三大类九种。

传统的记帐凭证分类有其原因，一是查找方便，二是工作习惯。

实现会计电算化之后，查找凭证的方法增加了许多，如可以按凭证号查、按会计科目查、按摘要中的文字查、按金额查等。

因此，传统记帐凭证的分类就没有存在的必要了，只用一种统一的记帐凭证（即不分业务种类），不但仍能做到查找方便、迅速，而且省去了操作上的麻烦，提高了计算机处理的速度。

（四）三大会计报表的统一。

三大会计报表指“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”。

分析16种行业的三大会计报表，内容上、格式上均存在大同小异的现象。

如果把这些小“异”加以改造，更便于上级企业与政府部门对基层企业数据的汇总或比较，更便于计算机处理。

根据当今集团企业越来越多的现状和集团企业跨行业、跨地区的发展趋势，三大报表统一的要求将更强烈。

（五）帐簿形式的改造。

1.帐簿载体的改造。

传统帐簿载体是纸张，会计电算化之后，除了传统的帐簿必须打印之外，还有磁性介质（硬盘、软盘、光盘）作帐簿，但只是处于从属地位。

当时是财政部门考虑到相当一部分人不习惯使用电子帐簿，因此采用高成本的措施——打印所有帐簿。

现在20年过去了，笔者认为，可以采取必要的措施，迫使一部分人改掉旧习惯，确立电子帐簿在会计电算化中的主导地位。

2.帐簿格式的改造。

传统帐簿格式有三栏式、多栏式、数量金额式，再加上外币格式等。

目前，相当一部分会计人员只习惯用传统的帐簿格式来查帐。

其实电脑可以对任何数据进行分类、组合，远远超过现行帐簿的格式。

比如，有一客户的往来涉及到四个帐户：

应收帐款、应付帐款、预收帐款、预付帐款。

用现行帐簿格式，只能逐一打开这四本帐。

用电脑帐簿，只要把这一客户名找到，然后将与该客户名的有关帐目进行组合，就能分析到底是我欠人，还是人欠我。

  因此，只要会计人员从传统的帐簿格式的观念中解放出来，灵活地使用会计软件，而会计软件再融入“会计业务重组”思想，那么传统的帐簿格式将被无格式但能进行任意分类、组合、汇总的形式替代。

（六）取消中间过程表式的输出。

所谓中间过程，指“科目汇总表”、“汇总记帐凭证”、“总帐科目试算平衡表”等在手工操作中的一些方法、格式。

  其实，编制这些中间过程表式无非是为了登总帐方便与做报表方便；分析电算化中登帐与做报表的思路，完全可以依照对凭证的分类登记总帐，再形成报表，根本不必考虑平衡与否的问题，因为在凭证输入时，借贷不平的凭证是无法存盘的。

取消中间过程的输出，不仅可以减轻操作人员的负担，而且可以使会计软件更简洁明了。

（七）强化内部控制制度。

传统的内部控制制度强调帐证相符、帐帐相符、帐表相符、帐实相符，即四相符。

会计电算化之后，前三者相符已不用担心。

但是由于电脑中的数据很容易被修改、被窃取，而且不留痕迹，因此，预防电脑犯罪是会计电算化工作的一个重要方面。

强化内部控制制度，既是预防电脑犯罪的一个重要措施，也是减少差错的有力保障。

我们应当建立“职权控制”、“运行控制”、“修改控制”、“保密控制”、“硬件控制”等新的内部控制制度。

同时，对传统的会计工作组织制度也应当作出相应的调整。

参考资料：

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