连锁配送信息系统设计方案.docx

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连锁配送信息系统设计方案

连锁配送系统设计方案

一、系统总体结构

连锁配送系统按照总部、总店、分店、配送中心四级模式进行规划设计，总部与各分店间交换各类业务信息，分店之间不直接发生业务关系，系统网络结构图如下：

系统硬件设备的配备主要依据门店的数量、门店的大小来考虑，一般遵循以下原则：

2000平米以上门店：

配备服务器两台，门店与总部应专线连通

300平米至2000平米门店：

配备服务器一台，门店与总部可用电话线连通300平米以下门店：

不配备服务器，收款机兼作服务器，门店与总部用电话线连通

二、系统设计目标

1、系统内核能够适应不同的管理模式，通过可配置的业务流程和模块来满足不同经营单位、不同业态、不同门店的需求。

系统适用于配送中心、百货商场、大型卖场、标准食品超市和便利店；系统既可按单店模式运行，又可按连锁模式运行。

系统支持多级分层体系，分店也可作为总部继续下挂分店，分店数量和层次不受系统限制。

2、严格、全面的单品管理，对经销、代销、联营、租赁等经营方式进行全面管理。

精确的保质期管理，按照先进先出的批次核销方式，系统能够有效预警临界保质期商品和滞销商品。

3、科学完善的盘点业务。

系统提供科学、完善、严格的盘点业务流程，科学的盘点方法真正实现不停业盘点；系统支持各种条码采集器进行盘点录入，同时支持前台POS机的盘点功能，提高盘点的效率和准确性。

4、多种灵活的优惠、促销方式，系统支持限时促销、捆绑促销、限量促销、会员促销和有权限控制的前台折扣或折价，每种促销都可进行时间限定，可细化到每天的哪几个时间段有效。

促销完毕自动计算各项优惠额、厂家承担额；对促销效果进行评估，对比促销前与促销后销售额及毛利额的增长情况，为加强促销管理或者变更促销方式提供参考依据。

5、完善的合同管理和应收、应付款管理，针对自营、联营、专柜等不同经营模式，提供多种结算方式，如先款后货、货到付款、延期付款、销后整单、销售拆单、扣点结算、租赁、预付款；提供完整、科学的结算流程，及时扣除合同规定中各项费用和各项厂家承担额，减少商家损失。

6、系统支持一品多供应商、多种经营方式、一品多条码、多规格、多包装、多价格，使商品可以按照不同的包装单位进行采购、验收、调拨、批发、配送及销售，系统自动进行换算，减少工作人员的工作量和失误率。

7、先进的生鲜核算模式，支持鲜肉分割、配菜、熟食加工。

系统可依据加工方案核算销售成本，也可按计划毛利率核算销售成本。

8、商品采购的智能化与人工相结合，根据进货周期、日平均销售量、现有库存量、安全库存量和在途库存量等项进行计算、分析和比较，确定最佳的采购时间、采购数量和供应商，产生建议采购表，经修改确认后，产生正式的采购表。

9、稳定的前台POS收银系统。

采用最新的通讯监控手段，后台可以实时监控前台的收银状况和设备状态；前台实时自动侦测网络连接状态，即使网络故障也不会中断或影响前台的销售工作，真正实现前台全透明、自适应的工作。

10、细致周到的会员管理。

支持会员卡、积分卡及储值卡等的多卡消费模式；支持批量发卡；一人多卡；支持卡的挂失、解挂、禁用、启用；支持跨店、异地消费；卡号软件加密；会员消费跟踪、邮寄快讯、积分奖励、服务提示等。

11、准确的员工绩效考核，从采购情况、库存情况、销售情况进行采购员考核，从销售情况，物品丢失情况进行营业员考核，从收款笔数、金额、长短款进行收款员考核，从出入库笔数、体积、重量、盘点盈亏情况进行保管员考核。

12、提供常见实用的分析报表，如销售排行、客单分析、商品ABC分析、周转分析、保质期分析等；系统还为高级管理人员提供智能分析工具，指导日常的经营管理。

13、提供标准通用的财务接口（如金蝶、用友），将各种业务数据导入到财务软件中，实现从业务核算到财务核算的无缝连接。

14、支持多物理库、多虚拟库管理，建立正常库、残次库、加工库、样品库、赠品库等虚拟库区分不同性质的商品库存数量；支持货位管理，按区、排、架、层、位组成货位码，商品货位相对固定，商品入库微机自动确定存放位置，商品出库按最佳拣货路线发货；系统自动给出供应商送货和客户提货月台号和结算窗口号并实现在库商品货位的动态显示。

15、完善的权限控制，针对于系统所有功能项，可设置多层权限控制（查看/更改/审核/打印/输出）；针对于系统数据，可按品类、部门等设置数据级的权限控制，在整个系统中，确保每种角色和每个员工只可操作自己权限范围内的商品品项。

16、全方位的商品管理控制。

实现统购和分购相结合，总部可控制门店的商品采购权，门店可在总部允许的情况下，自行采购某些商品，自行结算。

总部可以控制门店商品的变价权，总部的变价权优先于门店。

三、系统功能划分

按照设计目标，系统共划分为21个功能模块

1、计划管理

1、1周计划录入与考核

1、2月计划录入与考核

1、3年计划录入与考核

2、进货管理

2、1合同录入与查询

2、2采购订单录入、查询、审核

2、3采购订单自动生成

2、4入库单录入、查询、审核

2、5入库调整单录入、查询、审核

2、6退货通知单录入、查询、审核

2、7退货单录入、查询、审核

2、8未到货订单作废

2、9入库汇总查询（按单品、供应商、品类、部门）

2、10退货汇总查询（按单品、供应商、品类、部门）

3、新品管理

3、1新品采购定价单录入、查询、审核

3、2新品销售定价单录入、查询、审核

3、3新品试销计划录入、查询、审核

3、4新品试销跟踪（引进、淘汰）

4、补货管理

4、1补货单录入与查询

4、2补货单自动生成

4、3配送单门店确认

4、4配送调整单录入、查询、审核

4、5配送退货单录入、查询、审核

4、6配送退货调整单录入、查询、审核

5、配送管理

5、1配送单总部生成

5、2配送单录入、查询、审核

5、3配送调整单录入、查询、审核

5、4配送单打印（自动、选择、重打）

5、5补货订单打印（自动、选择、重打）

5、6配送退货单审核

5、7配送退货调整单录入、查询、审核

5、8配送退货单打印（自动、选择、重打）

5、9缺货单查询（汇总、明细）

5、10配送汇总封面

5、11配送退货汇总封面

6、团购管理

6、1团购单录入与查询

6、2团购单审核

6、3团购单打印

6、4团购汇总表

7、库存管理

7、1损溢单录入、查询、审核

7、2移库单录入、查询、审核

7、4当前库存数量查询

7、5当前预留库存查询

7、6当前批次库存查询

7、7商品备查簿查询

8、盘点管理

8、1盘点初始化

8、2盘点表生成（按类别、部门小组、货区）

8、3盘点单录入（收银台录入、后台录入、盘点机载入）

8、4盘点结果调整

8、5盘点盈亏表打印（按商品、类别、部门小组、进价与售价）

9、加工管理

9、1加工领料单录入、查询、审核

9、2加工验收单录入、查询、审核

9、3加工工艺单录入、查询、审核

9、4内部采购单录入、查询、审核（面制品加工、配菜、肉类分割）

9、5类别报废单录入、查询、审核

9、6加工商品备查薄查询

10、价格管理

10、1促销商品进价变动单录入、查询、审核

10、2库存商品进价变动单录入、查询、审核

10、3零售商品调价单录入、查询、审核（永久、促销、限量）

10、4商品时段调价单录入、查询、审核（永久、促销）

10、5削价商品定价单录入、查询、审核

10、6会员价批量设置

11、应付帐款管理

11、1预付款录入与查询

11、2发票录入与查询

11、3供应商待扣费用录入与查询

11、4联营成本调整单录入、查询、审核

11、5入库价格调整单录入、查询、审核

11、6联营建议结算单生成

11、7普通建议结算单生成

11、8建议结算单确认

11、9合作（租赁）销售时段表

11、10供应商付款情况查询

11、11供应商折让承担汇总/明细表

11、12帐期付款预警

11、13供应商应付款明细表、余额表

11、14供应商已销未付额查询

11、15商品购销合同付款汇总表

12、条码电子称管理

12、1条码、标签打印格式定义

12、2条码、标签打印（自动打印、选择打印）

12、3条码检验

12、4电子称数据生成、下传

13、问题商品管理

13、1滞销商品处理（退货、削价）

13、2超临界保质期商品处理（退货、削价、报损）

13、3有问题商品手工录入处理

13、4已处理有问题商品跟踪

14、对帐管理

14、1供应商对帐（购进、退货、应付款）

14、2客户对帐（销售、销售退回、应收款）

14、3门店对帐（配送、配送退回）

15、基础资料管理

15、1商品基础信息建立与查询

部门字典、小组字典、大类字典、中类字典、小类字典、品牌字典、经营方式字典、商品字典

15、2供应商基础信息建立与查询

结算费用字典、供应商类型字典、供应商区域字典、供应商结算方式字典、供应商经营方式字典、供应商字典

15、3客户基础信息建立与查询

客户类型字典、客户区域字典、客户结算方式字典、车辆字典、运输路线字典、客户字典

15、4分店基础信息建立与查询

分店类型字典、分店业态字典、分店字典

15、5其他基础信息建立与查询

虚拟仓库字典、货位类型字典、货台字典、货位字典、员工字典、计划类型字典、员工类型字典、时段字典、退货原因字典、统计指标字典、统计品种字典

15、6分店商品设置

分店商品资料引入、商品资料批量修改、商品资料检查

16、数据通讯

16、1前后台数据交换（手工、自动）

员工信息、商品信息、操作权限、配置信息、变价信息、销售数据、操作日志

16、2前台参数设置

操作权限设置、小票打印格式设置、顾客结算方式设置

16、3总部门店数据交换

基础信息发送、基础信息回收、总部单据收发、分店单据收发、商品字典发送、分店商品回收

16、4联网供应商信息发送

订单、退货通知单、建议结算单

16、5联网客户信息发送

报价单、促销信息、催款通知单、商品库存

17、权限管理

17、1用户设置

17、2用户组设置

17、3用户所属用户组设置

17、4权限目录设置

17、5按用户/用户组分配模块权限

17、6按用户/用户组分配品类权限

17、7按用户/用户组分配部门权限

18、系统管理

18、1系统结账（日结、月结、年结）

18、2系统操作日志

日志查看、日志删除

18、3在线用户信息

用户编码、登录时间、工作站IP地址、数据库连接号、当前操作窗口

18、4系统初始化

18、7系统数据维护

18、5系统备份与恢复

18、6系统参数配置

参数类型、参数名称、参数值、参数说明

19、报表管理

19、1商品销售报表

商品销售日报、商品销售月报、商品销售年报、商品销售流水表

19、2类别销售报表

类别销售日报、类别销售月报、类别销售年报、类别销售分析表

19、3部门销售报表

部门销售日报、部门销售月报、部门销售年报、部门销售分析表

19、4品牌销售报表

品牌销售日报、品牌销售月报、品牌销售年报、品牌销售分析表

19、5分店销售报表

分店销售日报、分店销售月报、分店销售年报

19、6供应商销售报表

供应商销售日报、供应商销售月报、供应商销售年报、供应商折让表、供应商

经营业绩表

19、7财务报表

部门销货日报表、大类销货日报表、分店销货日报表、商品进销存报表、类别

进销存报表、部门进销存报表、分店进销存报表

19、8员工报表

采购员报表、理货员报表、验收员报表、送货员报表

19、9收银报表

收款机报表、收款员报表（日报、月报）、收款员交款表、分店交款表、收款

员差额表、收款员操作记录表（总清、减操作、挂帐）

19、10分析报表

商品周转分析（单品、品类、部门）、库存结构分析（部门、品类、供应商、

分店）、商品销售排名、商品贡献分析、时段顾客购买分析、时段品类销售分析、

商品异常分析（久不销售、久不采购、最低库存报告、最高库存报告）、品类销售

业绩分析、商品ABC分析、保质期商品分析、残次商品分析、销售图形分析（商

品、类别、部门、供应商、品牌）

20、会员管理

20、1制卡管理

20、2会员卡管理

新会员注册、发放会员卡、会员卡充值、会费收取、会员档案查询

20、3会员卡变更管理

会员卡挂失、会员卡解挂、会员卡注销、会员卡变更记录查询

20、4会员积分管理

积分规则设置、积分清零、积分统计

20、5会员消费查询

消费流水查询、充值记录查询、收款记录查询、会员积分查询、会员卡余额查

询

21、前台POS系统

21、1前台销售

销售收银、小票打印（重打）、折让、折扣、变价、会员销售；支持多种结算

方式（现金、银行卡、储值卡、代用券、支票）；屏幕锁定、挂帐解挂；识别

多种编码输入形式（商品码、条形码、称重条码、捆绑条码、变价条码）

21、2数据查询

销售流水查询、商品信息查询、收银员报表、营业员报表

21、3磁卡查询

查询商场发行的各类磁卡信息（会员卡、储值卡、积分卡）

21、4系统设置

设置POS机号、客显、打印机;数据备份清除

四、关键业务流程描述

4．1采购管理

采购管理包含合同管理、订单管理、入库管理、退货管理，其数据流图如下：

4．1．1合同管理

合同管理的目的是为了加强采购控制，由合同控制订单，无合同不能下订单。

合同记录

了与供应商的结算方式、结算帐期,提供的发票类型、供应的品种、单价及合同有效期内各

种费用的处理方式。

合同管理的另一个目的是给进货结算员在结算时提供参照依据，系统可

随时调出合同内容查询有关信息。

合同管理包括合同的录入、查询、修改和合同注销四项功能，其数据流图如下：

合同录入

主要功能：

将签约后的正式合同文本录入微机存档，合同原件可用扫描仪输入微机，也

可以文件形式与系统关联。

系统保存的是合同上的主要信息，该类信息可以

由系统进行查询、处理，其余信息必须通过浏览合同原件或扫描图片获取。

输入元素：

合同原件或复印件内容

输出元素：

合同主文件

合同商品文件

合同费用文件

合同查询/修改

主要功能：

按照条件查询出合同条目，并可打开合同详细内容查看，也可进行修改

输入元素：

合同号、大类编号、供应商编号、结算方式、合同类型、原本标志、合同截

至日期、签约人、注销标志、商品编号、商品名称、费用编号、费用名称

输出元素：

合同主文件

合同商品文件

合同费用文件

合同注销

主要功能：

合同注销分人工注销和自动注销两种方式，人工注销由操作员将合同置成

注销状态，自动注销由系统日结时自动处理，自动注销的依据是合同截止日期已到。

人工注销的过程如下：

1、按照输入条件查询出需注销合同

2、确认注销

输入元素：

合同号、供应商编号

输出元素：

注销后的合同主文件

注销后的合同商品文件

注销后的合同费用文件

4．1．2订单管理

订单管理的目的是为了控制进货的商品品种、数量和价格，订单可以作为收货和供应商

结算的依据。

系统规定，无订单不能入库，数量超过订单约定部分拒收，未订购商品拒收。

订单按用途可分为普通订单、直供订单、经由订单、长期不可变价订单、长期可变价订单。

各种订单类型区别如下：

普通订单：

总部或门店给自己下的订单，只能入一次库，入库时不能修改入库价，作入

库帐务处理

直供订单：

总部给分店下的订单，货物直接送到分店，总部将订单下发到分店，由分店

入库，若分店不是独立结算，入库后分店需将结算信息上传给总部。

直供订

单只能入一次库，入库时不能修改入库价。

经由订单：

总部同时给多个分店订货，货物送到总部仓库，总部入库后自动翻录出各个

分店的配送单，配送人员按配送单分拣配送，总部下传配送单到各分店，分

店收到货后，抽单确认。

经由订单只能入一次库，入库时不能修改入库价。

长期不可变价订单：

可以多次入库，其余同普通订单，适合日配品的订货。

长期可变价订单：

可以多次入库，可以修改入库价，其余同普通订单，适合生鲜订货。

订单管理包括制作订单、订单查询修改、订单审核、订单作废、订单打印/发送五项功能，其数据流程图如下：

制作订单

主要功能：

1、提供人工输入和自动生成两种方式，自动生成的数据还可进行人工修改。

2、商品输入后要提示该商品在指定时间段的销量、上年同期时段的销量、

当前库存和最低最高库存，采购员依据上述信息确定采购量。

3、自动建议订单计算方法：

采购量=最高库存—当前库存且当前库存

小于最低库存

输入元素：

大类号、供应商号、合同号、结算方式、订单类型、要货部门、收货仓库、

约定到货日期、分店编号、联系电话、传真、联系人、帐期、发票类型、有

无退货标志、送货地点、制单人、制单日期、备注、商品编号、订购数量、

不含税价、含税价

输出元素：

1、屏幕或打印输出

大类号、供应商号、供应商名称、电话、传真、联系人、合同号、结算方式、

订单类型、要货部门、收货仓库、约定到货日期、分店编号、分店名称、联

系电话、传真、联系人、帐期、发票类型、有无退货标志、送货地点、制单

人、制单日期、备注、执行人、执行日期、入库标志、打印标志、商品编号、

产地、货号、规格、商品名称、进货单位、零售单位、进货包装率、件数、

零数、订购数量、进项税率、不含税价、含税价、不含税额、含税额

2、文件输出

订单主文件、订单商品文件

输入限制：

1、供应商状态必须为正常

2、合同号必须是指定供应商的有效合同

3、商品必须是指定仓库或分店经营的商品

4、商品状态不能为封进或全封

5、商品的经营方式必须为经销或代销，联营、合作商品不能下订单

6、商品必须是指定供应商经营的商品

订单查询修改

主要功能：

按输入条件查询订单、未审核（或未作废）的订单可以进行修改

输入元素：

订单号、供应商号、要货部门编号、收货仓库编号、分店号、制单日期

输出元素：

同制作订单

输入限制：

同制作订单

订单审核

主要功能：

修改订单审核人和审核日期

输入元素：

订单号

输出元素：

审核后的订单主文件、订单商品文件

输入限制：

输入订单号必须是未审核的而且是未作废的订单

订单作废

主要功能：

删除订单文件

输入元素：

订单号

输出元素：

无

输入限制：

输入订单号必须是未审核的而且是未作废的订单

订单打印/发送

主要功能：

打印审核过的订单，传真给供应商；若有订单发布网站，则直接将订单发送

到网站，供供应商查询下载。

订单打印或发送后，修改订单打印标记。

输入元素：

订单号

输出元素：

订单打印文件，格式同订单制作的屏幕或打印输出

输入限制：

必须是审核后的订单才能打印

4．1．3入库管理

入库管理包括入库单录入、入库单查询/修改、入库单审核、差异调整四个功能模块，其数据流图如下：

入库单录入

主要功能：

1、根据订单号提取商品信息，输入实收数量、条形码和保质期信息后存盘

2、检测条码的唯一性，条码重复的商品后入库的使用自制码

输入元素：

订单号、验收员、入库数量、短少数量、残次数量、生产日期、保质期、过

期日期、条形码、制单人、制单日期

输出元素：

1、屏幕或打印输出

订单号、供应商编号、供应商名称、大类名称、收货单位、发票类型、约

定到货日期、实际到货日期、部门名称、帐期、结算方式、合同号、验收

员、商品编号、产地、货号、规格、商品名称、单位、订购数量、不含税

价、含税价、进项税率、包装率、件数、零数、入库数量、短少数量、残

次数量、不含税额、含税额、生产日期、保质期、过期日期、存储位、残

次位、条形码、制单人、制单日期、确认人、确认日期、退货标记、采购

员

2、文件输出

入库主文件、入库商品文件

输入限制：

1、普通订单、直供订单、经由订单只能提取一次

2、只有长期可变价订单才能修改入库价

3、入库数量不能超过订购数量，残次数量和短少数量之和不能大于入库数

量

4、过期日期不能小于生产日期

入库单查询/修改

主要功能：

1、查询入库单据

2、按部门、大类、供应商、商品查询购进汇总表

3、修改未确认的入库单

输入元素：

入库单号、供应商号、收货单位、制单日期、确认日期

输出元素：

同入库单录入

输入限制：

同入库单录入

入库单审核

主要功能：

1、修改入库单审核人、审核日期

2、修改商品库存、商品明细账、商品进销存日报、批次库存文件

3、修改供应商应付款表、供应商往来情况表

4、修改订单入库标志为已入库

5、更新条码文件

输入元素：

入库单号

输出元素：

审核后的入库主文件和入库商品文件

输入限制：

未审核且未作废的入库单才能审核

差异调整

主要功能：

调整入库过程中发生的差错，入库调整必须针对已入库的订单操作

输入元素：

订单号、验收员、入库数量、短少数量、残次数量、生产日期、保质期、过

期日期、条形码、制单人、制单日期

输出元素：

同入库单录入

输入限制：

输入的订单号必须是已入库的订单

4．1．4退货管理

退货管理包括退货单录入、退货单查询/修改、退货单审核、差异调整、退货单打印/发送五项功能，其数据流图如下：

退货单录入

主要功能：

输入退货信息后保存

输入元素：

大类号、供应商号、部门号、退货方式、退货仓库、虚拟仓库、合同号、联

系人、联系电话、制单人、制单日期、商品编号、退货价、退货数量、退货原

因

输出元素：

1、屏幕和打印输出

大类名称、供应商号、供应商名称、电话、传真、退货地址、联系人、部

门名称、退货方式、退货仓库名称、虚拟仓库名称、合同号、联系人、联

系电话、地址、制单人、制单日期、执行人、执行日期、商品编号、货位

号、货号、规格品名、单位、包装细数、件数、零数、退货价、税率、退

货数量、退货额、退货原因

2、文件输出

退货主文件、退货商品文件

输入限制：

1、合同号必须是指定供应商的有效合同

2、商品必须是指定退货仓库保管的商品

3、商品的经营方式必须为经销或代销

4、商品必须是指定供用商经营的商品

退货单查询/修改

主要功能：

按多种条件查询退货单文件，未审核的退货单还可进行修改，具体功能有

1、查询原始退货单据

2、按部门、大类、供应商、商品查询退货汇总表

3、修改未审核的退货单文件

输入元素：

退货单号、供应商号、退货仓库、部门号、制单日期、审核日期、商品编号

输出元素：

1、单据和打印输出同退货单录入

2、汇总表输出入下：

开始日期、结束日期、项目编号、项目名称、退货额、含税退货额、税

额、退货方式，商品汇总还应加上数量、供应商名称和经销方式

输入限制：

修改限制同退货单录入

退货单审核

主要功能：

1、修改退货单审核人、审核日期

2、修改商品库存、商品明细账、商品进销存日报、批次库存文件

3、修改供应商应付款表、供应商往来情况表

输入元素：

退货单号

输出元素：

审核后的退货单文件

输入限制：

未审核的退货单号

差异调整

主要功能：

调整退货过程中发生的差错

输入元素：

原退货单号、商品编号、调整数量

输出元素：

同退货单录入

输入限制：

同退货单录入

退货单打印/发送

主要功能：

打印退货通知单发送（传真）给供应商，协商退货事宜

输入元素：

退货单号

输出元素：

同退货单录入的屏幕和