III类采购产品供方管理办法.docx

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III类采购产品供方管理办法

制度名称：

Ⅰ、Ⅱ类采购产品供方管理办法

制度编号：

XDBJDQ-GZJB-C01-（第一版Ⅰ）-2012

2012年12月9日发布

签发人：

杨广明

西电宝鸡电器有限责任公司

Ⅰ、Ⅱ类采购产品供方管理办法

第一章目的

第一条为了对Ⅰ、Ⅱ类采购产品供方进行有效控制和管理，确保采购产品符合规定要求，特制订本办法。

第二章主题内容与适用范围

第一条主题内容

本办法规定了Ⅰ、Ⅱ类采购产品供方的选择、控制、复审以及因供方原因造成损失的索赔等管理内容。

第二条适用范围

本办法适用于Ⅰ、Ⅱ类采购产品供方的管理。

定义：

（一）、合格供方

所提供的产品品质优良（符合或高于国家及行业标准），并能做到供货及时、服务周到，相对较低的价格水平。

（二）、Ⅰ类采购产品

对产品性能起关键作用的真空断路器导电系统零部件、绝缘系统、真空灭弧室、固封极柱、操作机构等零部件、元件、绝缘气体；

（三）、Ⅱ类采购产品

对产品性能起重要作用的钢板类原材料、电器元器件、电线电缆、钣金零部件、标准件类等。

（四）、Ⅲ类采购产品

与产品性能无关一般性的辅助材料、包装箱等。

第三条一般规定：

（一）、同类型采购产品的Ⅰ（Ⅱ）类合格供方数一般不应少于3家；

当同类型采购产品供方数不能满足上述要求时，由生产部提出，技术质量部负责补充。

（二）、批试鉴定后批量生产的产品，不得采用非合格供方的产品。

第三章职责

第一条技术质量部

（一）、负责组织开发和确定Ⅰ、Ⅱ类供方。

（二）、负责组织对Ⅰ、Ⅱ类采购产品供方的评、复审。

（三）、负责编制、发布《Ⅰ、Ⅱ类采购产品合格供方名单》。

（四）、负责对Ⅰ、Ⅱ供方产品质量问题的统计，并建立相应的质量记录。

（五）、负责与供方进行技术问题的沟通并在必要时签订技术协议。

（六）、负责对供方质量责任的判定和处罚。

（七）、负责不合格供方的淘汰工作。

第二条生产部

（一）、负责Ⅰ、Ⅱ类采购产品合格供方的月度采购汇总，每月25日前报技术质量部。

（二）、负责与供方进行商务谈判。

（三）、参与Ⅰ、Ⅱ类采购产品合格供方的评、复审。

（四）、负责组织对Ⅲ类采购产品候选供方名单的评审，编制《Ⅲ类采购产品合格供方名单》，负责Ⅲ类采购产品的入厂验证工作，建立相应的质量记录和管理制度。

第三条公司主管领导负责采购产品合格供方的审批。

第四章工作程序

第一条各部门、车间在广泛收集市场信息的基础上，根据产品的性价比和厂家的产能、信誉等向技术质量部书面提出供方推荐名单。

第二条技术质量部进行供方资质文件的符合性审查：

供方应具备以下文件：

（一）、企业、产品介绍

（二）、企业营业执照

（三）、质量管理体系认证证书；

（四）、产品试验报告；

（五）、人员资格、设备能力及交货能力；。

（六）、以往销售合同及记录

（七）、价格适宜性报告。

对文件不齐备的厂家，不得进入供方名单。

第三条样品检测

（一）、技术质量部对初步选定的企业索取样品，编制《样品送检单》（附件2），由检验员进行样品检测，并出具《样品检测报告单》（附件3）。

（二）、经入厂验收合格和装配后整机性能测试合格，由技术质量部发文确认其为初选供方，通知生产部进行小批量试用。

（三）、需要第三方检测部门检测、试验的外购件由供方提供检测和试验报告；

（四）、工艺性试验

需要进行工艺试验时，技术质量部出具《工艺性试验（申请）报告》（附件4），生产部安排工艺性试验,并填写验证结果。

（五）、技术质量部组织相关人员到供方厂家进行实地考察,并以报告形式向公司主管领导汇报。

第四条小批量试用

技术质量部填写《Ⅰ类、Ⅱ类供方（小批量试用）评审表》（附件5），经生产部评审、公司主管领导批准后，以文件形式下发小批量使用通知。

（一）、生产部按照小批量使用通知采购。

小批量试用过程中，采购产品批次不小于5批,单批数量不大于10台，时间一般在半年以内。

（二）、小批量试用期满，由生产部填写《批量采购申请表》（附件7），技术质量部组织相关单位对供方进行评审，经公司主管领导批准后，并将该供方列入“Ⅰ（Ⅱ）类采购产品合格供方名单”，生产部进行批量采购。

（三）、技术质量部汇总工艺性试验记录、入厂验证记录、质量体系和交货能力评审记录及采购记录，填写《I/Ⅱ类采购产品供方评审表》，经技术质量部部长审核、公司主管领导批准后，发相关部门，有关资料整理归档，纳入供方管理系统。

第五条合格供方的控制

（一）、为确保供方能长期、稳定、保质、保量地提供所需采购产品，技术质量部应制定复审计划，每半年组织对Ⅰ类采购产品的供方进行复审，每年组织对Ⅱ类采购产品的供方进行复审；

（二）、技术质量部每季度填报一次“采购产品进厂验证汇总表”分送生产部和公司主管领导。

（三）、生产部每季度对供方的供货及时性、售后服务情况及价格是否适宜做出分析，作为对供方业绩评价的依据，并排列出各供方在同类采购产品中的供货顺序报技术质量部；

（四）、在生产环节，发现供方所提供的产品出现大面积的质量问题，车间应该暂停生产并通知技术质量部、生产部，由技术质量部召集各部门，会商解决。

技术质量部通知供方限期改进，对到期仍未改进的应暂停其供货，对我公司造成损失的，应按第5条规定进行索赔并进行降低处理。

问题较多且多次重犯的，应从合格供方中剔除。

（五）、取消供货资格的程序

技术质量部组织生产部、相关车间对出现问题的厂家进行评审，拿出评审意见报公司主管领导批准后，以正式文件的形式取消其供方资格。

出现以下情况按程序可取消其供货资格

1.Ⅰ类采购产品连续2个月或连续2批出现批交验不合格，Ⅱ类采购产品连续2个月或连续3批出现批交验不合格，技术质量部通知供方限期整改，对到期仍无改进暂停供货，情况严重的按程序取消供方资格。

2.Ⅰ类采购产品供方质量体系证书或其它认证证书被吊销的。

3.隐瞒产品质量弄虚作假的。

4.供方资质发生变化无质量保证能力的。

第六条Ⅰ、Ⅱ类供方的复审:

Ⅰ类采购产品合格供方半年复审一次，每年1月底和7月底前完成复审工作。

Ⅱ类采购产品合格供方每年复审一次，次年1月底前完成复审工作，复审周期数据统计较复审日期向前推移4个季度，数据统计作为供方过程质量评价的考核项目。

（一）、生产部每季度第一个月的5号前，对上季度供方的采购价格、垫资比例、售后服务、交货情况进行综合评价，形成“供货质量报告”，并提交技术质量部以便供方复审工作的顺利进行。

（二）、技术质量部每季度第一个月的15号前，对上季度供方的“采购产品进厂交验合格率”、供方产品在“过程出现的质量问题”和用户“现场出现的质量问题”、“供货质量报告”进行统计并形成“采购产品综合质量报告”发生产部使其及时了解供方产品质量状况。

（三）、技术质量部根据《Ⅰ、Ⅱ类采购产品合格供方名单》、“采购产品质量报告”、“供货质量报告”进行合格供方复审的策划，供方名单中未涉及到的产品类型不在复审的范围内。

（四）、合格供方的复审的前提是在保证供方质资文件齐全前提下进行。

（五）、技术质量部根据供方复审周期内的交验批次合格率，确定供方复审形式分为“产品质量综合评价”、“现场复审形式”、“信函形式”三种方法。

（六）、供方复审由技术质量部牵头成立复审小组，原则上复审小组成员由技术质量部、生产部、相关车间共同组成。

（七）、复审小组通过综合评价意见重新确定供方名单，技术质量部负责编制《Ⅰ、Ⅱ采购产品合格供方质量综合评价复审报告》（附件8），并附新调整的《Ⅰ、Ⅱ类采购产品合格供方名单》、《Ⅰ、Ⅱ类复审不合格供方名单》、《Ⅰ类小批量试用采购产品合格供方名单》、《Ⅰ类外包产品合格供方名单》，经本部门部长、公司主管领导批准后下发。

（八）、对于在一年内没有供货的合格供方，复审时按暂停供货资格处置,对暂停供方不再进行复审。

（九）、采购产品Ⅰ、Ⅱ类供方复审流程图见附件1。

第七条供方恢复进货资格的复评条件

（一）、被取消供方资格的供方，原则上半年内不能列入供方名单。

若在考核期内其产品被用户指定，由技术质量部负责将本规定通知用户，在取得用户书面承诺后，方可允许订货。

（二）、被取消资格的供方，半年后，供方可以提出书面申请供货，技术质量部要求供方再次提供样品进行检验，样品检验合格后，才能视为合格供方。

第五章优秀供方的评选奖励与处罚：

第一条技术质量部组织各有关单位建立供方评选制度，每年12月底前进行一次优秀供方的评选活动，按照30%的比例评选出优秀供方，上报公司申请奖励，并颁发优秀供应商证书；

第二条对产品质量、服务等出现问题的供方，通报批评。

第六章因供方原因对我公司造成损失的，应对供方提出索赔，程序如下：

第一条生产部与供方签订供货协议，明确对供方违约情况的索赔要求，并将该协议送技术质量部、财务部。

第二条各部门每月统计汇总供方违约情况（包括质量、供货及时性、服务等），上报技术质量部，违约造成损失大于500元时，由技术质量部联系供方确认后，将索赔处置单送财务部。

第三条财务部按照索赔处置单中的金额向供方索赔（可用扣除货款方式）。

索赔完成后，财务部将索赔的记账凭证返回一份给索赔的提出单位，提出单位将其与索赔处置单一并存档。

第七章附则

第一条本办法由技术质量部负责解释。

第二条本办法中的条款如果与公司的文件、规定内容相抵触，以公司的文件、规定为准。

第三条本办法从批准之日起实施。

附件

第一条采购产品Ⅰ、Ⅱ类供方复审流程图

第二条样品送检单

第三条样品检测报告单

第四条工艺性试验（申请）报告

第五条Ⅰ类供方（小批量试用）评审表

第六条批量采购申请表

第七条Ⅰ/Ⅱ类采购产品供方评审表

第八条Ⅰ、Ⅱ采购产品合格供方质量综合评价复审报告

附加说明

提出单位：

综合管理部

起草单位：

技术质量部

起草人：

辛全旗王伟娟

审定单位：

生产部、综合管理部、财务部、销售部、技术质量部

批准人：

修改状态：

2012年10月起草。

附件1：

Ⅰ、Ⅱ类供方复审流程图

附件2：

样品送检单

送检单位

编号

送检零部件名称

图号

送检数量

备注

检测依据、目的

送检单位

（盖章）

附件3：

样品检测报告单

编号：

产品提供方

送检单位

产品型号

检测单位

样品名称

送检数量

图号

检测设备

试样状态

检测日期

样品送检技术要求

1

2

3

4

样品检测方法及检测结果

1

合格

2

合格

3

合格

4

合格

备注

检验员：

检验日期：

附件4：

工艺性试验（申请）报告

申请人

批准

日期

试验配合部门

试品所属厂家

试品名称

工艺性试验目的：

工艺性试验内容：

工艺性试验结论

注：

工艺性试验目的、内容、结论由申请人填写。

附件5：

Ⅰ类、Ⅱ类供方（小批量试用）评审表

评审阶段：

小批量试用

初选供方全称：

零部件名称

图号

数量

样品检测情况

备注

主管技术员意见：

签字：

日期：

技术质量部领导意见：

签字：

日期：

公司主管领导意见：

签字：

日期：

注：

1.样品检测单、工艺性试验（申请）报告作为该表的附件

2.如确定可小批量试用后，技术部需下发文件，各部门按文件要求执行。

附件6：

批量采购申请表

申请人

日期

产品型号

产品名称

生产厂家

小批量采购情况：

签字：

日期：

生产部领导意见：

签字：

日期：

小批量使用质量情况：

签字：

日期：

技术质量部领导意见：

签字：

日期：

公司主管领导意见

签字：

日期：

附件7：

I（Ⅱ）类采购产品供方评审表

厂名（公司）

（盖章）

企业法人

地址

电话

企业性质

传真

网址

邮编

E-maiL

联系人

采购产品名称

产品代理厂家

全厂人数

工程技术人员

管理人员

质量检验人员

技师人员

质量管理人员

组织

机构名称

负责人

职责

质量管理

质量检验

计量管理

设备管理

理化管理

公司是否获得质量认证

是（）

否（）

认证时间

供应商产品主要客户

销售量

采购材料名称

供应商

月消耗量

供应商产品加工名称

月生产能力

成品率%

生产测试设备、仪器名称

数量（台）

生产厂家

国内同类产品相比价格

高（）、中（）、低（）

供货周期

老品：

（天）；新品：

（天）

产品质量承诺：

对供方评审意见

技术质量部意见

评审人:

年月日

车间意见

评审人:

年月日

生产部意见

评审人:

年月日

公司主管领导批准

批准人:

年月日

附件8：

采购产品Ⅰ（Ⅱ）类合格供方质量综合评价复审报告

供方名称

采购产品种类

技术质量部

产品入厂一次交验合格率％

年季度

年季度

年季度

年季度

生产过程、用户现场质量情况

综合评价

签名：

日期：

生产部统计

采购价格

低

中

高

垫资比例

低

中

高

售后服务

比较及时

不及时但处理正确

不及时不处理

交货情况

准时次数

不准确次数

综合评价

签名：

日期：

备注：

采购价格、垫资比例：

是指开关设备事业部合格供方同类产品所付的平均值作为中。

用打勾的形式填写。

复审小组综合评价意见

签名：

日期：

技术质量部主管审核意见

签名：

日期：

公司主管领导

意见

签名：

日期：