新中大软件学习培训客户中心.docx
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新中大软件学习培训客户中心
第1章概述
1.1系统概述
新中大软件股份有限公司的本系统包括基本系统、进销存、固定资产、成本管理、员工管理、决策分析、集团管理等模块。
它可以对企业财务管理和生产制造管理的全过程进行系统的分析，为企业财务人员和管理人员提供科学、便利的系统工具。
本系统属于基本系统的一个子系统，在本系统中占有重要的地位。
本系统首先能够实现传统账务处理中有关客户核算单据的录入和凭证的自动生成，能够实现应收账的管理，包括账龄分析、坏账处理和应收账簿的生成等。
其次，为体现以客户为中心的思想，本系统充分利用和挖掘应收账、收款和销售部分的数据,增加大量企业管理分析和客户所需要的报表，建立强大的账龄分析和坏账处理功能，辅助企业进行详尽的客户和市场分析。
同时，通过客户信用管理，针对某一客户、某一客户类型或某一地区制定和调整相应的信用政策、折扣政策，调整市场策略和销售方式，实现企业对客户和市场的真正智能电子管理决策。
另外，本系统的物流与资金流紧密结合，从而可以更加全面协调地进行物流和资金流的管理；多币种核算，为企业外币核算提供强大支持。
若对方单位使用的也是本系统，可以进行网上对账、账套数据汇入导出和账套合并。
1.2系统业务流程
“客户中心”在本系统中衔接了总账系统、销售管理、现金中心、库存管理等模块，同时客户中心也是企业与客户间的桥梁，这可以从下面介绍的客户中心主业务流程图（图1.21）中得以体现。
图1.21客户中心主业务流程图
1.3客户中心主窗口
进入新中大URP软件，点击“客户中心”功能点，在功能树中将展开客户中心的各项功能点。
用户点击各末级功能点图形的按钮便可进入各功能点进行操作。
1.4图标说明
本功能手册基本上做到重点突出，对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到的困惑，功能手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”的方式着重列出，以免用户理解错误；另外，本功能手册中示例丰富，基本上都以列举加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。
这是一个“注意”图标。
它提醒您注意各种需要特别注意的因素或一些有趣的事情。
这是一个“提示”图标。
它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。
这是一个“说明”图标。
它对可能会引起您误解的问题进行解释。
这是一个“疑难解答”图标。
它提醒您一些用户在操作过程中可能带来问题的操作。
客户卡片
本系统通过客户卡片来集中管理客户档案，并利用客户卡片最大限度的挖掘有用的客户信息、销售情况和应收账情况。
有关客户的几乎所有信息都反应在客户卡片中，因此客户卡片不失为用户用来管理和了解客户情况的窗口。
系统还提供将多余客户清除掉的“客户卡片清理”功能
说明：
客户信息也可在基础数据子系统中录入。
在运行“客户中心”子系统时，系统自动将“基础数据”中的客户信息采集过来。
第2章客户卡片
2.1客户卡片
客户卡片列表列示用户选择范围内客户的概要情况，包括客户名称、客户类型、信用额度、销售净额、应收余额、客户所属地区、分管部门和业务员等信息。
在客户卡片列表的基础上，用户可以进行客户卡片的日常维护和查询操作。
对于应收科目和预收科目，针对某一类或选定的客户可以成批进行修改;如图2.11所示：
图2.11客户卡片列表窗口
1.增加客户卡片
在客户卡片列表工具栏中点击“增加”按钮，即可以加入一个客户，系统提供客户卡片供用户进行录入。
新增的客户卡片主要有四个页面,其中财务信息和发展纪要属于客户资料特有的,基本信息和联系信息与单位资料保持一致,用户只需要修改单位信息或客户卡片任何一个地方，其他地方将自动更新
新增客户卡片包括“基本信息”、“财务信息”、“发展纪要”3个Tab页（图2.12），其中财务信息和发展纪要属于客户资料特有的，基本信息和联系信息与单位资料保持一致
。
图2.12增加客户窗口
在本系统中，客户首先是一种单位类型。
某一个单位可能是客户也可能既是客户又是供应商，但其单位基本信息是一致的。
客户单位信息包括基本信息和联系信息两个页面，请参见“基础数据－往来单位”章节的内容。
财务信息
信用等级、信用额度
客户中心提供全面的客户信用管理，客户的信用等级和信用额度是信用管理的基础和重要依据。
在基础设置中系统提供专门的信用等级的维护，并可以设置信用预警指标，当用户到达信用预警界限时，系统将自动报警！
系统还可以根据该客户的信用额度和应收余额自动计算信用余额，并提供专门的客户信用分析和报告，从而加强客户的信用管理。
信用额度对销售系统也有效。
具体请见销售管理模块。
分管部门、分管业务员
系统针对各部门或各业务员管辖范围内的客户提供各种报表，以便于各部门对其所属的客户进行管理，也可以对各部门的客户关系情况进行监督控制。
账务科目
在客户卡片中提供该客户默认的应收账款、预收账款和销售收入科目,以方便用户日常操作和过账处理。
系统建议采用比较统一的应收科目。
科目要与该客户的结算币种相一致，若该客户以美元结算，则对应的科目应支持美元结算，即该科目为美元户科目，或该科目支持多币种核算。
折扣方式、默认折扣
在销售业务中一般存在现金折扣、商业折扣和数量折扣三种，本系统支持折扣的自动处理，并针对每个客户或某客户类型提供默认的折扣政策。
结算币种
即用户与该客户进行交易计算时可能使用的币种，可以根据实际情况进行确定，可能是单一币种，如本位币或某单一外币（如美元），也可能在不同的交易中使用不用的币种进行计算，此时需要选择“多币种”结算方式。
本系统针对每一个客户支持完善的多币种交易管理，可以查看以某种具体币种结算的交易情况，也提供整体的应收账和交易分析，提供货币重估功能，从而可以统一置换为以某一种币种进行度量的交易报告。
运输方式、客户类型、销售类型等其他信息
为了管理业务的需要，根据实际情况，记载与该客户交易的货物运输方式、客户类型和销售类型，从而进行分类管理。
交易记录
财务信息页面提供与该客户的首次交易记录和末次收款记录，该记录在交易发生时自动更新,从而可以了解该客户的大致情况。
客户状态
包括“有效”和“冻结”两种。
一般与该客户的信用状况相关,通常情况下是有效的,即允许继续发生交易；但如该客户账款拖欠严重，超过预警线甚至发生坏账，必要时可以对该客户采取相关措施，如禁止与其再发生交易，即可以使用“冻结”功能来冻结该客户账户,当系统维护了有效截止日期系统会自动处理客户是否有效。
客户属性
客户属性包括：
“供应链组织”、“终端用户”、“内部员工”、“外部人个”和“临时性客户”五种。
您也可以在“财务业务数据设置－客户属性”中进行设置，但系统内定的以上五种不得删除。
选择好客户属性后，在多客户相关报表查询中，系统将需要您在“查询条件”中录入“客户属性”并进行过滤处理。
临时性客户：
对于与企业很少发生业务往来关系的客户，或者从管理角度出发考虑，无需进行严格管理、跟踪的客户，您只需创建一张客户卡片，输入通用信息。
在日常输入单据、凭证时，这种“一次性账户”可以补充输入特定专用信息，如：
名称、地址、电话及银行相关信息等。
这样操作，为企业在日常处理节省了一定的人力和系统空间。
操作步骤：
1、我们首先在系统中建立一个临时性客户，并输入其通用信息。
2、在相关单据或凭证录入时，选择该临时供客户代码，系统将自动弹出跟这张单据或凭证相关的专有临时客户信息录入窗口。
内部员工：
内部员工类型的客户，是为更好的进行清账核销处理而设置，可与其他往来账一样进行账龄分析。
操作步骤：
1、在客户属性中选择“内部员工”，系统弹出“内部员工”设置窗口进行选择。
2、选择具体员工后，系统提示“是否导入员工信息”，点击“确定”，系统进行导入操作，“员工姓名”自动转换为“单位名称”，部门对应到“分管部门”，员工信息卡片中的地址和电话也支持自动回填。
客户类型
客户类型将根据您在“初始与设置－基础数据－客户类型”中的设置进行选择。
业务简报
记录客户每个会计期的开票，回冲，收款，折扣，坏账以及本期应收金额。
交易清单
列表的形式逐步记录客户的交易记录，列出交易发生时间，业务类型，应收单号，发票号、凭证号。
在交易清单表头显示客户的信用金额，应收等情况。
操作技巧提示：
双击明细行可追踪交易记录，凭证信息等。
联系信息
记录客户的联系人的电话，传真等信息。
发展纪要
用于记录于该客户相关的日常事宜和发展状况等信息。
操作技巧提示：
1、在输入信息时，鼠标“双击”可以弹出输入帮助窗口供您选择。
2、在输入客户代码时可以使用以下输入方式：
a、直接输入客户代码或客户名称，系统会自动匹配并查找出客户基本信息；
b、直接输入客户助记码，系统会自动匹配并查找出客户基本信息；
c、输入“/”+客户代码（可以为不完全的代码）或客户名称（可以为不完全的名称），系统会自动模糊匹配客户代码并查找出客户基本信息；
d、输入“*”+客户助记码（可以为不完全的代码），系统会自动模糊匹配客户助记码并查找出客户基本信息；
e、输入“＆”，系统会直接打开客户帮助窗口供您选择客户。
合同信息
用于记录客户的合同信息。
2.修改客户卡片
根据实际的变化情况，可能需要对客户资料进行修改，包括单位信息、信用情况、分管部门、折扣或交易情况等。
在与客户发生交易前，该客户资料可以根据实际情况任意修改，若已经发生交易，要兼顾这些交易情况。
若单位与客户以前以本位币进行交易的结算现改为以美元结算，照顾到以前的交易情况,该客户卡片的交易币种需要改为“多币种”，而不能直接改作“美元”。
3.批改客户卡片
对于应收科目和预收科目，针对某一类或选定的客户可以成批进行修改。
若用户单击“客户卡片列表”窗口中的“批改”按钮，弹出图2.13所示的窗口：
图2.13批改客户卡片信息窗口
在该窗口中用户既可一次修改全部客户的应收/预收科目，也可以设置条件修改部分客户的应收/预收科目。
4.查询客户卡片
客户卡片提供强大的客户管理和查询功能，除以上介绍的单位资料和客户资料外，还提供专门的业务简报和交易清单页面供用户了解该客户的交易情况。
业务简报
提供客户本会计年度年初、本会计年度各个会计期的交易统计情况，包括各期间的销售情况（如开票、退货等）、应收账回笼情况（如收款、折扣等）、坏账、应收余额等重要数据。
从而对该客户的情况有一个整体的把握。
客户中心所有报表基本都提供本币式和外币式两种报表形式，以满足用户的不同需要。
业务简报卡片内容如下图2.14所示：
图2.14业务简报窗口
交易清单
在“交易清单”卡片中系统提供与该客户发生的所有交易记录，用户据此可以详细了解每一笔销售业务和应收账发生和回笼情况，而且针对每一笔交易记录，用户鼠标双击该记录行可以直接追踪其原始单据和凭证。
同时在卡片的表头系统还统计出该客户总的交易数据和信用情况,让用户一目了然。
“交易清单”卡片窗口如下图2.15所示：
图2.15交易清单窗口
注意：
1、单位编码相同的单位是属于同一个单位，虽然该单位可能从属于多种单位类型。
2、客户卡片列表显示，用户可以自定义选择要显示的列。
3、客户卡片查看可以定义信息限制域保密客户卡片信息。
2.2客户卡片清理
长期的积累使得客户卡片的数目庞大，在进入新的一个年度时，需要将某些在将来不会发生业务的客户做成批删除处理，客户卡片清理就提供了这个功能。
点击“客户卡片清理”菜单，如图2.21客户卡片过滤窗口所示：
图2.21客户卡片过滤窗口
在此窗口选择需要清理的客户卡片的过滤条件，然后点击“确认”，系统会根据过滤条件将可以删除的客户卡片罗列出来（注：
只有当前年度账套中没有发生过业务的客户才能删除），如图2.22所示：
图2.22客户卡片列表窗口
在本窗口，用户可以根据需要通过“删除”按钮逐个删除客户卡片，也可以使用“清理”按钮将筛选出来的客户卡片一次性全部删除。
注意：
执行删除操作的客户卡片是不可恢复的，请用户在慎重考虑后执行删除操作。
适当的选择“要清理的客户的过滤条件”可以加快系统的检索速度，并且可以防止误删除你要暂时保留的客户卡片。
合同卡片清理以后，新增客户卡片自动编码，客户供应商卡新增，当为自动编码时，卡片录入的编码旁提供帮助，选择要补的号，系统管理-基础数据-基础数据初始-选项设置-“客户供应商编码自动生成”。
2.3客户卡片数据传输
客户卡片数据传输，主要用于客户卡片数据的导入导出（图2.3-1），传输属性tab页中设置：
①传输方向：
“导入、导出”，导入开始行数；
②文件位置：
导入文件的存放位置，或导出文件保存位置；
③文件类型：
导入或导出的文件是excel或text格式；
图2.3-1数据传输设置
数据设置”tab页（图2.3-2），主要设置需要导入（导出）的数据列即数据格式。
需要导入（导出）的列移动到右方；“转换列、转换数据”表示是否把数值表示的含义转换成文字。
例如：
1表示客户类型1，2表示客户类型2，是否把数据库表中的1转换成“客户类型1”
图2.3-2数据传输设置窗口
2.4客户组设置
日常经济业务中，经常存在本单位与某集团公司下属多家分子公司发生往来业务的情况。
为了更好的统计本单位与对方集团单位发生业务总体情况，特引入客户组的概念。
即可以对某集团的下属单位新建一个分组，在客户往来余额表查询时，可以选择“按客户组查询”
第3章单据管理
“单据管理”主要用于应收账的形成和应收账的核（冲）销业务。
“单据管理”提供灵活的应收账形成入口，若用户购买了本系统的“销售”子系统，则当销售发票过账时，将自动形成应收记录和应收账凭证并过至“总账”和“客户中心”。
在未购买“销售”子系统的情况下，“客户中心”本身也提供了单据录入功能，可以简易开票直接生成应收账和应收账凭证。
另外，本系统还提供了外部数据接口，当第三方销售系统的应收数据符合本系统规定的应收账数据接口规范时，本系统就可以直接从第三方数据系统中获取数据并自动形成本系统的应收账数据。
当系统定义了下个财政年度的会计区间后，系统支持在未年结的情况下，录入下年的单据，下年的发票录入及记账，应付账款的核销及外部单据导入操作生成下年的单据及凭证，账龄分析等操作。
3.1单据处理
单据处理包括应收单录入、退货单录入、应收单冲红、单据修改和单据查询、应收计划管理六个子菜单。
3.1.1应收单录入
在没有销售系统的情况下,可以使用应收单替代发票等单据的开具，形成应收账。
在销售系统中无法开具的而又与应收账相关的单据也可以在此开具。
其功能主要用于应收账的形成。
应收单录入窗口如下图3.11所示：
图3.11应收单录入窗口
应收单主要分两部分，上面是主体部分，下面为对应科目部分；主体部分科目为属于客户核算的科目（应收科目或预收科目），对应科目为非客户核算科目，包括产品销售收入、应交税金科目等。
可能的凭证形式如下：
借：
11301应收账款93600.00
贷：
50101产品销售收入80000.00
22101应交税金-应交增值税13600.00
主体部分为11301科目，一般为借方，只有一个科目；对应科目为50101、22101等科目，一般记在贷方，可以是多个科目。
在上图中首先录入客户信息。
录入时可以直接录入客户代码敲回车键；也可以双击代码所在输入框或敲入代码的开始几个字符或选择窗口工具条中的“客户”按钮敲回车键后在弹出的“选择客户”窗口中选择录入。
录入客户信息时，系统除根据该客户对应的卡片设置自动填写客户代码和客户名称外，还将填写诸如默认应收科目、产品销售收入科目、应交税金科目、分管部门和业务员、交易币种等单据相关内容。
一般情况下，用户只需要填写交易金额和摘要即可。
在输入对应的订单号和发票号，系统可以利用其进行订单或发票的账款发生和回收情况进行追踪。
为增值税发票时，系统自动增加“应交增值税”科目栏；本单据是一种类凭证形式，若科目属辅助项核算或部门核算、数量核算等，系统提供专门的辅助核算窗口供用户录入，其方式与凭证录入一致。
应收单存盘时，一方面形成应收记录，一方面同时自动生成记账凭证，系统提供连续录入功能。
说明：
应收单录入时，系统提供报警功能，在设置好报警级别后，系统将在每笔交易发生时进行计算和判断，达到报警临界点即开始报警，报警提示如下图3.12所示：
图3.12应收单预警提示
当系统定义了下年的会计期区间，应收单的录入，支持录入下年六个会计期的单据，保证在系统不年结的情况下，可以处理下年的业务，当系统年结时，自动会复制到新的年度里。
操作技巧提示：
1、在输入信息时，鼠标“双击”可以弹出输入帮助窗口供您选择。
2、在输入客户代码时可以使用以下输入方式：
a、直接输入客户代码或客户名称，系统会自动匹配并查找出客户基本信息；
b、直接输入客户助记码，系统会自动匹配并查找出客户基本信息；
c、输入“/”+客户代码（可以为不完全的代码）或客户名称（可以为不完全的名称），系统会自动模糊匹配客户代码并查找出客户基本信息；
d、输入“*”+客户助记码（可以为不完全的代码），系统会自动模糊匹配客户助记码并查找出客户基本信息；
e、输入“＆”，系统会直接打开客户帮助窗口供您选择客户。
注：
当选择的客户为临时客户时，您可以录入客户名称，录入新的客户名称后系统会弹出即时录入相关财务信息的界面供您录入；您也可以录入已经录入系统的临时客户的名称，系统会自动读取以前您录入的临时客户财务信息供您参考；
3、本系统中录入辅助项辅助信息时可以使用一下功能方便您录入：
a.在辅助项辅助信息录入界面，使用右键弹出，可以让您快速录入辅助项信息：
导入科目对应的所有辅助项：
可以快速导入当前科目所有的辅助项到录入界面；（对方科目录入时还可以导入已经录入的相同科目的辅助项信息到当前对方科目的辅助项辅助信息中）。
分解金额全部清零和分解数量全部清零方便您在录入分解金额错误的时快速清零；
b.在录入辅助项信息后，且当前科目已经录入金额（或数量）的情况下，在辅助项金额（或数量）录入的界面输入“空格”，系统会自动平均分摊科目金额（或数量）到辅助项金额（或数量）；如果部分辅助项您已经录入了金额，系统会自动计算出还没有分摊的金额（或数量）：
科目金额（或数量）－辅助项已经分摊金额（或数量），自动平均分摊到还没有录入辅助项金额（数量）的辅助项上；
注：
如果只录入一个辅助项，您不用录入金额（或数量）系统会自动赋值金额（或数量）到该辅助项上。
辅助项金额（数量）录入原则：
一旦要分摊辅助项金额，相同辅助项类型辅助项金额（或数量）总和必须等于当前科目金额（或数量）。
c.如果您在科目卡片中设置了科目的默认辅助项，且在总账－凭证风格设置中选择了自动导入默认辅助项的功能时，系统在您选择科目的时候会自动导入默认辅助项到当前科目的辅助项辅助信息中；
d.应收单（退货单）录入未保存，可以保留未草稿（临时草稿），方便快速录入相似的应收单。
注意：
1、在应收单中录入的交易币种必须与客户卡片设置的交易币种保持一致，只有在客户以多币种结算的情况下，用户需要选择本次交易的结算币种，其他情况交易币种是唯一确定了的。
应收账款和销售收入等科目可以根据实际情况进行更改，但必须与本次结算币种保持一致。
2、对于外币情况下，系统自动取得默认的该币种的汇率，并根据对应科目总金额自动计算外币金额，也可以根据外币金额自动计算对应科目的金额。
3、冻结的部门，在应收单录入时系统自动过滤不显示。
4、当系统当前会计期为最后一个会计期时，可以定义下年的会计期，应收单，应付单可以录入下年的6个会计区间的单据并生成凭证。
5、应收单录入的界面用户可以定义显示的按钮功能。
6、应收单录入附件生成传票时，可通过传票传递，对方单位生成应付单对应凭证的附件。
3.1.2退货单录入
在没有“销售”系统的情况下，当发生销售退货、已售商品降价或打折等情况，退货单的开具可以简单替代开具红字发票等功能。
主要用于应收账的回冲。
退货单支持立即冲销功能，系统自动查找与该张退货单所属客户和应收科目相同的记录供用户冲销应收账，详见“3.3.1应收账款核销”。
说明：
凭证形式一般为：
借:
50101产品销售收入8000.00
22101应交税金-应交增值税1360.00
贷:
11301应收账款-产品9360.00
退货单支持立即核销功能,系统自动查找与该张退货单所属客户和应收科目相同的记录供用户核销应收账,详见应收账款核销
3.1.3应收单冲红
针对应收单据作废、误操作或者部分应收账回冲的情况可以使用应收单冲红功能，系统提供滚动单据或列表选择冲红两种方式。
系统根据原始的业务单据自动生成红字单据，其相关内容基本相同，只是金额方向相反，凭证形式一般为：
借：
11301应收账款－9360.00
贷：
50101产品销售收入－8000.00
22101应交税金-应交增值税－1360.00
应收单的冲红支持与其对应的业务单据进行自动核销。
冲红单据也可以根据实际情况进行修改，包括交易金额等。
在此也可以不自动核销，在应收账核销中另行核销也是可行的。
详见“4.3.1应收账款核销”。
说明：
1、应收单和应收单冲红对应的业务类型为SI应收，开具应收单将更新客户的开票金额；
2、退货单对应的业务类型为回冲，开具退货单将更新客户的退货金额；
3、当客户被冻结时，不允许再与其发生销售交易，故不能开具应收单。
3.1.4单据修改
满足以下条件的单据允许对其进行修改：
1、修改的单据必须来源于客户中心；
2、修改的单据对应的凭证没有完成审核；
3、当前单据还未核销过。
3.1.5单据查询
系统可以查询选定范围内的应收单据，包括选择某一业务类型或全部，选择由某一制单员开具的单据，或选择某一客户及某时间段等。
查询方式有滚动查询和列表查询两种。
在列表查询方式下，系统将显示所有符合选择条件的单据。
若用鼠标双击单据所在记录行或选择“单据列表”窗口工具栏中“单据”按钮，将弹出对应的原始单据。
若该单据在销售系统开具，则得到的原始单据为原始发票；若该单据在客户中心开具，得到的原始单据为应收单（或退货单）。
单击“凭证”按钮用户可追查到该业务单据所对应的记账凭证。
在滚动查询方式下，“单据查询”窗口工具栏提供滚动查询功能按钮，包括“首”、“前”、“后”和“尾”4个。
通过滚动按钮用户可以快速得到要查找的单据。
在滚动查询方式下，系统还可以直接追踪对应的记账凭证。
用户只需单击“单据查询”窗口工具栏中的“凭证”按钮，即可得到该单据对应的记账凭证。
3.1.6应收计划管理
在特定的时间内每个月会发生一笔完全相同的业务。
例如，根据进度分期确认收入，系统可以先制定应收计划。
填制应收单信息后，选择应收单折叠窗口，计划按钮创建新计划图：
图3.13创建应收计划
输入计划的名称、计划总金额、执行日期及对应的执行金额后，本系统会自动将前一应收单录入窗口中的录入信息，与现在录入的内容进行组合，形成一个完整的应收计划。
同时，本系统为方便用户维护执行日期及金额，提供了自动生成功能（提供按指定日期及固定间隔日期两种方式），您只要在以上窗口的工具栏中点击“执行分配”按钮，即可弹出以下窗口以供录入：
图3.14应收计划执行分配
在应收单计划管理的窗口，可对计划修改，复制，查看其执行情况，计划总金额，可执行金额，可执行金额，计划总数，执行情况根据计划总数判断是否完成执行。
对于已执行的计划可跟踪到具体的单据。
图3.15应收单计划管理
3.2应收账款处理
应收账款处理包括应收账款核销和反核销、应收账款成批自动核销、应收
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