行政规范.docx

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行政规范

行

政

制

度

汇

编

（初稿）

2014年3月编制

目录

工作纪律-----------------------------------------------------------1

员工日常行为规范-----------------------------------------------2

安全守则--------------------------------------------------7

合同管理制度--------------------------------------------------10

印章、证照管理办法--------------------------------------------------16

档案管理制度--------------------------------------------19

车辆管理办法--------------------------------------26

固定资产管理制度------------------------------------------------30

办公设备及计算机网络设备管理条例------------------------------------33

费用报销管理制度-------------------------------------------------35

公司例会制度-------------------------------------------------------37

保密制度--------------------------------------------------38

公司网络资源管理规定------------------------------------------------42

钥匙管理办法------------------------------------------------------43

行政奖罚制度------------------------------------------------------45

工作纪律

第一条为了提高员工工作的自觉性、纪律性，保障各项工作正常有序开展，经讨论决定制定以下工作纪律规范。

第二条严禁在办公室大声喧哗，谈论、处理与工作无关的事情。

第三条员工应准时参加各项会议，一般情况下不得请假。

第四条禁止将私人客人带入办公区域（前台不包括在办公室区域内）。

第五条办公室内可以就工作问题进行讨论与争论，但严禁因个人事务争吵，尊重公司分配，服从上级工作安排，公司需要加班时，应及时完成工作，不能私自调班。

第六条不得随意翻阅他人文件，未经许可不得进入他人办公室，所有重要文件要妥善保管，抽屉要上锁。

第七条各种资料严禁随意摆放。

第八条爱护公物，对发给部门或个人使用的办公用品要保管好，公司财物，一概不得带回宿舍使用（包括办公用品和日用品），要爱护及保管好公司财物，如有遗失按价赔偿。

第九条下班前，必须将所有办公用品或所用工具收拾妥当，关闭电源及其他办公设备。

下班后，不得在公司或办公室处理私事或逗留。

第一十条严禁打听、查询员工的工资奖金情况。

第一十一条员工在本公司任职期间，不得受聘于任何其他人士、商号或公司。

第一十二条本公司严禁员工接受业主、顾客、供应商或任何与公司有关业务往来的单位或个人提供的金钱或礼物。

第一十三条严禁工作时间吃零食。

第一十四条严禁在公共办公区吸烟。

第一十五条以上工作纪律应严格执行，如有违反，将给予行政处分并承担相应经济及法律责任。

员工日常行为规范

第一条形象要求

作为公司一员，你的一言一行时刻都代表着本公司的形象，所以每个人都要严格要求自己，树立整体观念、增强团队意识、勇于奉献、在学习中工作、在工作中学习，在学习工作中快乐成长。

第二条仪容、仪表

1、衣着应以稳重大方，整齐清爽，干净利落为基本原则。

2、服装要求得体、整洁，鞋要亮洁。

女士着裙装时要着完好无损的长统丝袜，不宜穿超短裙。

公司有统一工作服的，应按规定穿着工作服。

3、要注意个人清洁卫生，勤理发、勤剪指甲。

男士不留长发长须。

4、不可穿汗背心或拖鞋上班（包括时装类高档拖鞋）。

第三条社交、谈吐

1、与人交谈时要有诚意，热情，提倡使用普通话和规范用语，切忌使用流行但不规范的网络用语。

2、当着第三者的面切忌方言、土语，以免他人猜忌或误解。

3、交谈中善于倾听，不要随便打断别人，或东张西望；不问及他人隐私，不可目无他人，出言不逊，口吐脏话；不得使用粗俗语言、侮辱性语言。

4、在对外交往中，要注意称呼，礼貌用语，可称呼“先生、小姐、女士、同志”等，不得使用“喂”等不礼貌称谓，交谈结束时，应简短话别，助手应抢先几步往前开门，客户要送至门外。

5、见面时采用互相握手致意，由女士、长辈、上司先伸手并以右手为宜，男士应先脱手套再握手，女士则不妨戴着手套握手。

握手时应迎视对方视线，与女性握手应轻握，参加大型活动人数较多时，可与主人握手，对其他人点头或者微笑致意。

第四条行为、举止

1、上班时，应保持良好的精神状态，精力充沛，乐观进取。

2、办公场所交换意见或传呼电话时均应控制嗓音，切忌大呼小叫；

3、对上司或同事要热情，对工作处理要保持头脑冷静，微笑可以使别人忘记烦恼，留给别人良好的第一印象。

4、谈吐要诚恳、亲切、柔和。

5、进入领导或他人办公室前必须先敲门请示，待明确获准后，方可入内。

6、热情对待来访的客人，不以貌取人。

在事先约定的时间内等候客人，若客人来访需要让其等待时，不能将其搁在一边，可取报纸、公司形象画册和刊物给对方阅读。

7、若客人询问有关公司的情况，则应在保守公司核心机密的前提下，积极、主动、不要夸大其词；既要自尊自爱，也要谦虚谨慎。

8、使用他人物品须征得他人同意后方可借用，并及时归还。

借用公司物品须通报保管人，并填写领用单，非消耗性物品应及时归还，损坏或丢失须赔偿。

9、切忌用红色笔签名或写信函（只做修改文稿或标注时用）。

10、当上司或来宾进入你的办公室或走近你的办公桌，应主动起立，以示尊重。

11、会见客户、出席仪式、站在长辈或上司面前时，不要将双手交叉抱在胸前或插在口袋里；不要四处张望或不停的扭动身躯。

12、在通道与人交汇时，遇同事要打招呼；遇客人应礼貌侧身避让；欲超越前行者，应从同向前行者的左侧绕行，切忌从两并行者中间硬性穿越。

13、除紧急事件外，一般情况下，不得在走廊或办公室间跑行。

第五条接听电话

1、电话接线员和公司的电话行为应符合规范，要注意控制语气、语态、语速、语调。

语言亲切、礼貌、和气，必须具有“自己就是代表公司”的强烈意识。

2、要及时接听电话，迟接电话须向对方表示歉意。

3、使用规范用语。

例如：

"您好，河南水泵集团”等。

4、要仔细倾听对方的讲话，决不要在对方还没有讲完话时，打断对方。

5、对方声音不清楚时，应该善意提醒：

“声音不太清楚，请您大声一点好吗？

”，“请讲普通话好吗？

”等。

6、如电话打进来了，对方要找的同事不在，在询问对方名字之前，先把这一情况向对方讲清楚，再考虑如何处理，同时送出“请稍等、稍候”等话语，表示你还在照顾这个电话。

同事回来后，立即转告并提醒回电。

7、如果电话打出去，要找的客户不在，如果要留话让接电人转告，应先问：

“您贵姓”或问“怎么称呼您”等，讲完后再说声"谢谢！

”

8、如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。

9、通话要简短扼要，不准公话私用。

第六条收递名片

1、用双手把名片的文字向着对方先递出名片，在递送或接受名片时应用双手并稍欠身，接过名片后认真看一遍，谈判时应放在桌子上排列好，对照确认，结束后放入口袋或公文包里。

2、如客户先递出名片，应表示歉意，再递出自己的名片。

切忌随意塞进口袋。

第七条日常接待

1、看到来客走至门口，应立即起身、面带微笑的上前迎接：

一般情况下，可主动伸出右手，呈握手状迎接：

“您好，欢迎您来京威亚世！

”

2、若是客人所要找的公司领导（或他人），正在开会或外出时，应征询客人：

“对不起（很抱歉）！

XXX现在正在开会（或有点事），您是否愿意稍等片刻？

”

——客人若示意：

“愿意”，即可带领客人到会客室（或休息室），先让座：

“先生（小姐）请坐！

”后沏茶。

——客人若示意：

想给被访者留言，应立即为客人提供纸笔，待他写完后放置到被访者桌面上，或用信封当着客人的面封口后代为转交。

——若是客人示意：

因时间有限不愿等候，欲离去时，应将其陪送至公司大门口。

3、端送时应用双手。

端至客人近处时，应说：

“请用茶！

”以示提醒客人注意，避免突然性动作将你手上端着的茶放下。

4、接待人员应注意适时为客人添加茶水。

5、坐椅子时，不要靠背坐满，而是靠前略侧、上身微挺前倾，表现恭敬、谦虚，聆听教诲、指示或吩咐的姿态.

6、当着客人的面，女员工坐时应并膝；男员工坐时，可并膝，也可两腿略分（不超过肩膀的宽度），切忌交叉搁腿和不停抖动；双手可并放或分放在双膝上；切忌手插口袋（衣、裤）或挠头抓痒；不准松鞋宽脚。

7、与客人交谈时，双眼要正视（不要死盯、斜视或频繁地转移目光）客人；不要随意打断客人的讲话；回答客人询问时切忌不懂装懂、自作聪明；遇到自己没有把握回答的问题，可引见有关方面的专家或技术人员作答；遇到非本职工作或所在部门的问题决不能乱说一气。

8、若估计客人需要等候的时间较长，可递给客人一些有关公司及产品的宣传资料（注意：

最好是取用最新版本的资料）或当日的报纸；若客人询问有关公司的情况，则应在保守公司产品核心机密的前提下，积极、主动、热情、大方地向客人介绍情况。

介绍时要把握分寸，既要体现荣誉感和自豪感，又不要夸大其词；既要自尊自爱，也要谦虚谨慎。

9、若是客人提出来要求参观公司，应立即向主管领导请示：

若获准，可让主管领导确定的人员陪同参观；若未获准，因委婉地说明原由，征得其理解。

10、送客前应提醒客人不要遗忘什么物品；送客时要注意引导客人尽量避开工作场所，走最便捷的通道。

11、若进电梯时，应用手稳住自动移门，待客人进入电梯大门后再跟进、按键；出电梯时，应抢先一步出门并用手稳住自动移门，待客人迈出电梯后，方可松手。

第八条会议

1、出席会议必须准时，因故不能按时到会或不能到会者，应提前请假。

2、出席会议应遵守秩序，不喧哗、不窃窃私语。

保持会场清洁，会议结束后自觉放好座椅并按序依次退场。

3、与会人员要认真领会会议精神，做好会议记录，对会议决议要无条件服从和执行。

会议中应尊重主持人或发言人，不得随意插话，有事需事先举手或以纸条传递。

第九条宴请

1、赴宴或宴客，要衣冠整洁；宴客，应提前到场；赴宴，应准时到场。

2、分明主次位子，引领客人让座后方可就餐；男士应先为女士拉开座椅让座后，自己方可入座。

3、在席间，不要过多的转动餐桌的转盘；有人夹菜时，更不能转动菜盘。

4、敬酒时要注意自己的杯口，以低于对方杯口为敬。

5、喝酒要有分寸；既要劝客饮酒，但也不要争强斗勇、无度比拼。

6、有客人在场时，决不允许“自相残杀”让客人看笑话，应该相互照应。

7、注意协调气氛，力求和谐、友好、热烈，但不喧宾夺主，更不可与客人争执。

8、有事需要离席，应说明原因，说声"对不起"。

9、一般情况下要等主人、主要客人离席后，方可离席。

第十条办公场所及环境卫生

1、保持办公场所整洁整齐，物品材料等摆放在规定地方，不随地吐痰、擤鼻涕，乱扔杂物，办公垃圾、生活垃圾应分别倒入指定的地点。

2、车辆应停放在指定的停车点，并保持车容整洁。

3、墙上不要随意钉勾和悬挂物品，张贴物应整齐、美观。

4、办公桌应保持整洁、无污痕，桌面和桌下请勿放置杂物，下班离去前要将桌面整理清洁。

文件柜、办公桌内的文件等应摆放整齐，重要文件需锁入柜内，座椅要归位。

5、平时不要在办公场所用餐或吃零食。

6、雨天，进入公司后，雨披、雨伞应放在指定处，不得随意晾晒。

第十一条社会公德与文明礼仪

1、每位员工都必须提高社会公德意识和自身的文明素质，讲究文明礼仪。

2、每位员工都要有尊老爱幼、助人为乐、见义勇为、拾金不昧、救死扶伤、扶困济贫的公德意识。

3、每位员工都要以诚待人、讲究信用；借用他人钱物要及时归还。

4、尽量使用敬语（“你好”、“对不起”，“谢谢”，“麻烦你”，等），不说脏话、下流话、不使用侮辱性的语言，不做侮辱性的手势或动作。

5、要遵守交通规则，走路要走人行道，过马路要走横道线，不乱穿隔离带或施工路障；要主动帮助残疾人过马路。

6、乘公交车要排队上车，不要拥挤；要从公交车的前门上车，上车后要主动投币或出示月票；乘车时要主动为老、弱、病、残、孕妇等让座。

7、外出旅游或观光时，要自觉遵守规定：

不践踏草坪、不采摘花卉、不攀折树竹、不翻越围墙护栏、不乱丢果壳、不随地吐痰、不在公共场所吸烟、不损坏公共设施、不乱刻乱画、不在园内的湖泊河溪里游泳、洗澡或洗衣物、不在园内裸露身躯躺睡等。

8、要注意用餐卫生、不要在用餐场所大声喧哗、不要敲击碗盆；穿行时要稳重，以免碰撞他人；不要在公共用餐场所划拳行令、喝酒要适度、不要争强斗勇；不随意丢弃食品袋、一次性饭盒和筷子。

第十二条本条例自批准颁布之日起实行，解释权和修正权归行政部。

安全守则

第一条为增强员工的安全防范意识，减少事故的发生，正确处理事故，保障公司及员工在工作、生活中的安全，特制定本安全守则。

第二条准则

（一）所有员工应积极参加公司组织的安全教育培训和其它活动，不得借故推脱。

（二）所有员工应注意工作安全，杜绝各种意外及刑事案件发生。

如遇意外情况，应以保证公司财产及人员生命安全为基本原则，沉着冷静，临危不乱，采取适当之挽救措施，并迅速报告上级主管或保安部门。

（三）保持规范作业，杜绝隐患，最大限度地减少日常工作中之意外、危险及不必要之经济损失。

（四）工作时应按规定佩戴或使用必要的安全防护用具。

（五）未经许可，不得拆除设备上的安全保护装置。

（六）非操作人员不得擅自操作机器设备。

（七）未经许可，不得擅自进入危险工作区域。

（八）在处理有危险性的事件时，应先做好安全防护措施，确保安全。

（九）公司禁烟区内严禁使用或携带火种。

（十一）无火警时，任何人不得未经同意随意动用各处消防器具和设施。

（十二）公司所有电力设备、线路等发生电气故障时，须立即切断电源停止使用，待由工程维修专人修复，任何人不得擅自摆弄。

（十三）办公区内严禁使用电热器、电炉及其它易燃器具，未经批准，禁止私开小灶，禁止乱接电线、插座等。

（十四）严禁攀爬、推撞窗户及护栏，平时不准私自进入办公楼的天面。

（十五）下班前要认真检查各种工作设备，工作设备应处于停止状态，各电源均应关停（若为轮班，则应做好交接班工作）。

（十六）员工在工作时意外受伤，需立即报告直接主管，进行即时救护。

（十七）如发现有形迹可疑或有不法行为的人或事，应及时报告保安人员或有关部门。

（十八）任何员工如发现不安全因素或隐患，均有责任和义务及时提出并报告有关部门，以尽快消除。

（十九）烟头必须放入适应的烟灰缸内，烟头必须掐灭，切勿将点燃的火柴及未用水过滤的烟头投入垃圾篓内及随地乱扔。

（二十）切勿使电路的负荷过重，如需使用高电荷的电器设备，应由行政部确认后方可使用。

（二十一）员工必须懂得正确使用及维护本部门之工作工具及设备。

（二十二）切勿在营业场所、办公室、宿舍等地方存放任何危险物品。

（二十三）严禁带火种进入仓库。

（二十四）员工必须清楚地知道最接近的的灭火器或灭火喉的位置及其正确的使用方法。

（二十五）员工必须清楚地知道最接近的走火通道的位置。

第三条火警处理

（一）当发生火警时，须保持镇定，不可张惶失措。

（二）初起火警，如油类、气体或电器着火，须在切断电源、火源的同时，尽快就近使用灭火器灭火。

（三）如不能控制或突发难控火警时，在拔通火警119的同时，采取如下措施：

1、保持镇定，尽快呼唤临近同事援助，并报告保安部和有关主管。

2、切断一切电源开关。

3、协助指挥疏导人员撤离火警现场。

4、在安全的情况下，尽可能抢救重要资料和财物，并利用就近灭火器材灭火。

第四条自然灾害

遇有自然灾害，根据当时情况，所有上班员工应服从管理人员的指挥，并配合采取一切防范措施，确保员工的生命安全和尽量减少公司财产损失。

第五条发生触电，需立即采取如下措施：

（一）勿近触电者，首先迅速切断电源，并在抢救伤者的同时，救护人员要做好防触电的措施方能救人。

（二）若触电发生一时无法关闭电源，应立即使用绝缘物体拔离与触电者接触的电源，并加设危险标志，警告其它人员勿近触电区域。

（三）将触电者抬至通风处进行必要救护，并通知主管及救护人员。

第六条遇伤亡事故，必须坚持以下措施及要求：

（一）维护现场，并立即通知相关主管和保安部，拨打110、120。

（二）封锁现场，驱散围观群众。

（三）抢救伤者，并送往医院，除主管部门经理、公司高层成员外，不得向其他人员透露具体医院名称。

（四）总经理是代表公司唯一向外界发布消息的发言人。

公司其他员工不得向外界谈论或评述事故的情况，员工之间亦不得相互议论。

一切以总经理发言为准。

第七条本守则的修改、补充及解释权归行政部。

第八条本守则从发布之日起执行。

合同管理制度

第一章总则

第一条为保障公司的利益，维护公司的信誉和合法权益，加强对合同的有效管理，保证企业经营活动的正常开展和经营目标的如期实现，特根据国家现行法律和法规，结合公司实际情况，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于公司全体员工。

第三条本公司对合同实行"统一领导，业务对口，分级管理，基层为主"的管理体制，贯彻以预防为主的原则。

第四条非即时清结的交易行为，原则上均应签订书面合同。

第二章合同管理机构、执行机构与职责

第五条在条件允许时，公司设立专门的合同管理部门，由其专门负责公司合同的管理。

该部门直接隶属于总经理。

第六条在未设立专门的合同管理部门以前，由行政办公室派专人负责合同的管理。

其职责主要是：

1、接收各经办人员提交的合同评审会签单及合同原件及合同在履行过程中发生的相关文件、资料；

2、建立数据库、电子档台帐、对归档的原始合同及资料装合编号；

3、负责合同的跟踪、监督、检查；

4、及时向总经理报告工作。

第七条各合同经办人员为合同的主要执行人。

其职责主要是：

1、负责起草合同（无能力时，请公司法律顾问协助起草）；

2、负责合同的评审会签；

3、向合同管理人员提交合同评审会签单、合同以及合同在履行过程中发生的相关文件、资料原件；

4、负责合同的具体履行；

5、接受合同管理人员的跟踪、监督、检查；

6、及时向上级主管和总经理报告工作。

第三章合同的签订与评审

第八条合同签订的基本原则和要求

1、合同要符合国家法律、法规和政策，遵循合法、真实、平等协商的原则；

2、严格实行法定代表人签字授权制度，如遇到特殊情况、法定代表人不能签字时，则应由其指定授权其他工作人员办理签字事项；

3、实行签订合同洽谈、审核、批准分离的监督制度，任何合同均需要经过合同评审程序，经批准后方可盖章生效；

4、对外签订合同所持的委托书，原则上应一事一委托，委托内容既要定性，也要定量，权限内容要明确，避免含糊不清造成理解错误，引起纠纷；

5、合同洽谈人员或经办人，要加强对交易对方相关信息的了解；

6、所订合同必须内容完整，文字清楚明确。

合同条款必须包括以下主要内容：

（1）当事人的名称或者姓名和住所；

（2）标的

（3）数量

（4）质量

（5）价款或者报酬

（6）履约期限、地点或方式

（7）违约责任

（8）解决争议的方法

第九条对公司经常性的业务，实行合同示范文本制度，合同示范文本由公司法律顾问等人专门统一制作。

第十条所有合同均需经过合同评审会签程序（合同评审会签单格式见附件），由各相关人员共同评审会签后，加盖合同专用章或者行政公章。

只有在特殊情况下，经请示总经理确认后，可不经过评审会签程序而直接签字盖章。

第十一条如果对方签约代表人不是法定代表人，必须索要法定代表人授权委托书，等相关书证。

第十二条如果合同有二页以上（含二页），必须加盖骑缝章。

第十三条签订合同时，必须向对方索要相关主体资格法律文件（自然人的，要身份证复印件并且让其签字确认；法人的，要经过最新年检的营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证复印件并加盖公章）。

禁止与情况不明的当事人签订合同。

第四章合同的履行与管理

第十四条合同签订后，所有合同资料交由公司合同管理部门负责存档保管。

第十五条公司合同管理部门负责建立合同台帐，包括合同编号、签订时间、交易对方、标的、价款、履行期限以及履行情况等。

合同评审会签单和合同在履行过程中发生的传真、函件等相关文件、资料，也要入合同台帐中。

第十六条如果合同中涉及付款或者收款，则合同管理部门必须复印一份交给公司财务部门留存。

第十七条合同依法订立，即具有法律约束力，当事人各方均须按合同规定的标的、数量、质量、期限、地点等全面履约，任何一方不得擅自变更或解除。

关于合同变更或解除的有关文件均作为合同文本的组成部分，存档保管。

第十八条合同在履行过程中，由合同经办人员为主负责合同的具体实施。

但公司各有关部门和人员要紧密配合，通力协作，共同为合同规定的义务负责。

第十九条公司合同管理部门应对合同的履行情况进行跟踪、检查和监督。

着重以下几方面:

　　1、合同的履行情况；

　　2、合同未能履约的原因、责任；

　　3、合同台帐的建立情况；

　　4、合同履行过程中存在的问题和处理意见；

　　5、其他情况。

第二十条合同在履行过程中如出现问题，则由经办人员和签订部门在第一时间内咨询公司法律顾问，先行协调处理，协调不成的，应及时向总经理汇报。

第二十一条合同在履行过程中发生纠纷时，不能友好协商解决时，移交公司法律顾问处理。

凡发生合同纠纷、涉诉案件，授权公司法律顾问统一处理，并报合同管理部门备案。

第二十二条合同解除或者终止时，应及时做好善后工作，不得遗留尾巴。

第五章合同资料与印章管理

第二十三条合同管理部门和各经办人员应加强对合同资料的管理。

合同资料主要包括:

合同的正本、副本、附件，有关签订、履行过程中的传真、信函以及其他文件资料。

第二十四条合同资料永久保存，未经批准，任何人不得擅自处理。

第二十五条公司实行合同专用章统一管理制度，由公司指定专人负责保管，按公司规定的使用程序和要求进行使用和管理。

更换或新刻制的合同专用章，其图样必须报集团合同管理部门备案。

第六章奖罚

第二十六条凡有下列情况之一者，可根据具体情况由公司给予表彰或物质奖励:

1、所提供的合同信息或建议被采纳使用后，给企业带来显著经济效益的；

2、及时处理合同纠纷，为企业避免或挽回重大经济损失的；

　　3、其他对合同管理有显著贡献的。

第二十七条凡发生下列情况之一者，视为合同事故。

应依据责任者的责任大小和损失程度，由公司分别给予批评教育、行政处分和追究经济责任等处理。

构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任:

1、利用合同进行违法活动的；

　　2、在合同履行过程中，相互推诿影响合同的履行而造成较大经济损失的；

　3、变更或解除合同时，不依法进行而引起纠纷造成经济损失的；

　　4、因合同发生其他问题，给企业的