QP070300采购与供应商管理程序.docx
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QP070300采购与供应商管理程序
修订履历
序号
版本
修订日期
条款
修订内容
修订者
批准者
1
1.0
2015.01.01
全文
新建立
发文
范围
□总经理□管理者代表□采购中心□业务中心
□财务部□人力行政部□研发技术中心
□物流部□事业部□信息部
管制章
编制
审核
批准
收
文
部
门
1、目的:
对采购与供应商管理的过程进行有效的控制,确保稳定适宜的合格的供应商,确保采购的产品符合规定的要求,确保做到按时,按需采购以配合生产所需,降低库存,提升产品竞争力。
2、范围:
2.1本公司对外采购与产品生产直接有关之直接原材料、零部件及包装材料等。
2.2凡供应本公司产品生产直接所使用之原材料、零部件、包装材料等之供应商。
2.3适用客户指定供应商供应给公司的原料、零部件及包装材料。
3、定义：
3.1采购与供应商管理方针
3.1.1综合评价选择最适合的供应商,确保稳定而适宜的合格供应商资源。
3.1.2确保原材料的品质,做好进料查验工作。
3.1.3有效的进行采购安排,做到适时适量。
3.1.4实施价格精查,保证价格合理性。
3.2供应商：
提供公司产品生产直接所用原材料，零部件，包装材料等供货厂家。
3.3资料：
包括图纸、检试验规范。
3.4价格精查：
分析各项零件的功能与成本，针对价格不合理之处在不影响产品价值和功能的前提下与相关供应商商议，改善采购方式或者零件标准化等方式来确保合理成本的方法。
4、采购作业流程：
流程
责权部门
相关说明
表单
生产课
『生产计划与过程控制管理程序』
采购申请单
物料申购单（零星）
采购部
订购单
采购部
若订单有变更时,须重新发注订单并注明变更事项
订购单
采购部
采购订单全程跟踪表
交货延误对策表
物流部
『仓储管理程序』
供应商送货单
品保课
『产品监视与不合格品管理程序』
『纠正及预防措施管理程序』
质量问题索赔通知单
物流部
『仓储管理程序』
货物进仓单
采购部
品保课
供应商交货实绩考核表/汇总表
财务部
付款申请单
财务部
应付账款明细表
相关部门
『文件与记录管理程序』
4.2请购:
4.2.1依《生产计划与过程控制管理程序》执行。
4.3询价
4.3.1原则上已成为我公司合格供应商的供应商报价单会优先考虑.
4.3.2如果顾客已指定供应商时,应从客户指定供应商中选择合适的供应商进行采购各项相关的物料
4.3.3凡采购品涉及管制性、危险性及有毒的物料，须取得符合当地政府安全与环保法规之证明文件。
（参考附件一『管制性、危险性、有毒性采购物资一览表』）
4.3.4询价时,应给供应商提供图纸或相关引用标准。
4.4价格精查
4.4.1采购部接到报价单后，需进行议价，对价格进行精查做成精查报告.
4.4.2属下列情况者，则无须进行比价、议价：
独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。
4.5合约签定
4.5.1供应商经核准合格后，与采购部签『买卖合同书』或『订购单』，采购部再将相关订购合同或订购单归档
4.5.2交易发生争执时，均须依合约之核定条款处理，双方不得有异议
4.6采购订单发放
4.6.1订购单用传真方式、邮寄、自行送达等方式。
供应商订单接受与否应于订单中的销方确认栏回馈。
4.6.2任何一笔交易之原材（物）料、零部件、包装材料，均依订购单之内容执行。
4.7订购单变更与通知：
订购单下达后若有修订需要（如价格、数量、交期等变更时）。
由采购主管发放新的订购单给供应商，并要求其在原订单上签注“作废”后回传，若超过二日无传回则默认新订购单生效。
4.8进度跟催
4.8.1为确保交期，采购员应登录与查询《采购订单全程跟踪表》进行交期管制，并提前采用电话、传真或亲自到厂商处跟催，以确保物料能适时的供应。
4.8.2供应商须按需求交货，若未达到需求日期。
应注明未结案原因，制定对策。
4.8.3评比倒数四名以内，应予以警告。
A.对于无法提出具体有效改善措施之供应商，予以延后1一个月付款之处置。
B.经辅导或跟催改善，但连续三个月均无法达成100％交期之供应商，列入更换准备。
C.造成我公司停工断线的，依公司承担损失予以处罚。
4.8.4当紧急插单给供应商时，即少于已定的采购前置日而下订单时，将不列入供应商交货达成率之考核。
4.8.5当供应商无法达成100％交货达成率时，就填具『交货延误对策表』由供应商进行原因分析，及确定整改措施以防止再发生。
并包含追踪及保持额外费用或过多运费之追踪记录。
4.9收料：
依『仓储管理程序』执行
4.10验收：
依『产品监测与不合格品管理程序』、『纠正及预防措施管理程序』执行
4.11入库：
依『仓储管理程序』执行
4.12记录管理：
采购之相关资料依『文件与记录管理程序』执行。
5、供应商管理流程：
流程
责权部门
相关说明
表单
采购部
寻访，调查供应商
供应商调查表
采购部
对调查和寻访到的供应商进行选择及评估
供应商评估表
采购部
对相关供应商的评鉴资料进行审查核准
供应商登录及撤销申请表
采购部
将已核准之合格供应商登录到[合格供应商名册]
供应商合格名册供应商交货实绩考核/汇总表
采购部
品保课
依据实际的需要对供应商进行辅导
工程监查指导记录
采购部
品保课
年度供应商品质系统审核计划
供应商品质系统审核报告
品保课
采购部
供应商提供的产品不符合要求，经过指导后无效果的撤销合格供应商资格
[合格供应商名册]
采购部
依文件与记录管理程序]对相关资料进行保存
5.1内容
5.1.1供应商寻访与调查
5.1.1.1寻访调查要领
（1）寻找有制作相关原材料,零部件供应商
（2）经客户或者朋友介绍
（3）查寻相关工业、企业、名录及电话号码簿
5.1.2供应商选择、评估
5.1.2.1选择原则
（1）具备经营资质的已注册登记法人单位
（2）品质、交期、价格、服务等条件良好
（3）商誉良好者
（4）客户认可（指定）的供应商
5.1.3依以上原则经选定后之供应商，由采购发出『供应商调查表』通知供应商填写相关资料。
5.1.4评估
（1）供应商评估小组的组成：
由技术部/品保课/采购部人员组成，且组成相关人员均须内部审核检定合格，组长由授权代表担任。
（2）采购得悉有新供应商时可以先联络预定时间，通知供应商评估小组成员依『供应商评估表』进行评鉴并填至于结果判定栏。
国内外具知名度或往昔在能力与绩效表现优良的供应商，由采购部向『供应商评估小组』提出免实地评估申请，直接列入『合格供应商名册』中。
（3）经第三者机构评估合格厂家如（ISO/9001认证，ISO/TS16949认证等合格厂家）。
（4）客户指定之特殊料源。
5.1.5合格供应商登录
合格供应商登录：
符合条件或已列入客户供应商名册。
5.1.5.1经审核合格之供应商由采购登记于『合格供应商名册』。
5.1.6工程检察及指导：
视实际需要对供应商进行辅导，原则为彼此相互扶持，辅导办法可分为短期及长期。
5.1.6.1短期辅导：
供应商每月交货品质不良率太高或达成率较差时
5.1.6.2长期辅导：
（1）管理手法辅导：
如5S管理、品质管理、现场管理。
（2）专业技术推进：
依据产品的重要性而拟定年度计划，再依计划阶段性至供应处辅导实施统计技术运用方法。
（3）建议并且帮助供应商获得质量认证体系。
5.1.6.3辅导方式
（1）品质/交期对策会议：
定期针对品质、交期不良的个案，所做的对策改善辅导。
（2）工程监查：
品管人员不定期到供应商审核重要工程或不良对策实施确认之辅导。
5.1.7供应商交货绩效监控考核
5.1.7.1采购部门每月应组织相关部门进行供应商交货绩效的持续监控，其考核内容如下：
考核项目
权重比
权责部门
品质
40%
品管
交期
40%
采购
价格
10%
采购
服务
10%
采购
5.1.7.2除「品质、交期、价格、服务」等四项考评内容外，尚需对有无造成客户的干扰，如：
生产中断、客诉/退货等进行监控，并记录于「月供应商交货实绩考核表」再转登录于「年供应商考核汇总表」上。
5.1.8供应商品质系统的发展
5.1.8.1首先供应商必须取得ISO9001第三方验证合格的资格,一般贸易公司其代理的产品生产厂家也需要取得第三方验证合格的资格。
5.1.8.2定期实地评鉴：
对协力厂拟定次年「供应商品质系统审核计划」，并记录于『供应商品质系统审核报告』以促使供应商按ISO9001建立其品质系统。
（1）评等：
1）评鉴总分=符合项目（A）÷（审核总项目数-不适用C）×100
2）评等
等级
AA级
A级
B级
C级
D级
评分
90分以上
89～75分
74～60分
59～44分
44分以下
3）当评鉴发现该供应商评等有相较前次评等下降趋势（如从B级降到C级）须在三个月内对其进行再次审核评鉴。
4）若再次评鉴结果仍无进步者，尤其是对前次审核之不符合项目无进行相关明显有效之改善行为并水平展开者，则有采购直接于『合格供应商名册』中“撤消”栏，注明撤销日期及原因。
5.1.9合格供应商撤销
5.1.9.1合格供应商撤销条件
（1）交货品质无法提升，虽经辅导仍未见绩效者。
（2）交货达成率始终未见改善，虽经辅导仍未见绩效者。
（3）产品变更，或无意再与本公司合作者
（4）本公司改变经营形态，无需在使用此供应商之供应品者。
（5）如有因工程设计变更，需要更换客户指定供应商时，需要得到客户的确认方可变更。
5.1.10记录保存
5.1.10.1依『文件与记录管理程序』实施
5.1.10.2『供应商调查表』由采购部保管，期限到供应商撤销为止。
6、相关附件
6.1『物料申购单』（零星）（FM070300-01）
6.2『采购申请单』（FM070300-02）
6.3『订购单』（FM070300-03）
6.4『采购物料质量保证协议』（FM070300-04）
6.5『环保产品质量协议』（FM070300-05）
6.6『管制性、危险性、有毒性采购物资一览表』（FM070300-06）
6.7『化学物质数据分析表』（FM070300-07）
6.8『采购订单全程跟踪表』（FM070300-08）
6.9『交货延误对策表』（FM070300-09）
6.10『质量问题索赔通知单』（FM070300-10）
6.11『付款申请单』（FM070300-11）
6.12『供应商调查表』（FM070300-12）
6.13『供应商评估表』（FM070300-13）
6.14『供应商登录撤销表』（FM070300-14）
6.15『合格供应商名册』（FM070300-15）
6.16『月供应商交货实绩考核表』（FM070300-16）
6.17『年度供应商考核汇总表』（FM070300-17）
6.18『工程监查与指导记录表』（FM070300-18）
6.19『联络函』（FM070300-19）
6.20『供应商品质系统审核计划』（FM070300-20）
6.21『供应商品质系统审核报告』（FM070300-21）
6.22『QSA』（FM070300-22）
6.23『QPA』（FM070300-23）
7、参考文件：
7.1《生产计划与过程控制管理程序》（QP070400）
7.2《产品监视与不合格品管理程序》（QP080100）
7.3《纠正及预防措施管理程序》（QP080300）
7.4《文件与记录管理程序》（QP040200）
7.5《仓储管理程序》（QP070800）
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