办公室的文秘工作.docx
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办公室的文秘工作
篇一:
《如何做好办公室文秘工作》
办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。
具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。
不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项工作任务的完成。
秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。
因此，要做好办公室工作，个人认为秘书人员必须做到以下几方面
五、做好提案预案与保密工作
在办文、办事、办会中，文秘人员都要先走一步，搞好提案预案工作，而不能事事让领导去考虑，去操心。
“人无远虑，必有近忧”，“居安思危”就是说要有前瞻性、超前性的思想。
因此，在办理每一件事情的过程中，都必须把可能会发生的事情都考虑在整个计划、组织、协调范围内，并事先制订应急预案，以防万一，确保整个工作顺利开展。
秘书工作人员身处领导机关的核心要害部门，又在领导人身边工作，掌握和知悉机要极多，做好各方面的保密工作非常重要。
因此应做到不该说的机密，绝对不说，不该问的机密，绝对不问，不该看的机密，绝对不看等。
六、做好与领导的沟通、协调工作
（1）建立与领导“对接”的工作语言。
秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。
两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。
一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。
当前
的中心工作是什么？
急待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。
真正成为领导的参谋助手。
（2）秘书既要谨慎，又要开放。
秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。
与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。
就是心底无私，无私则无畏。
只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？
工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。
工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。
喜怒哀乐顺其自然。
做好文秘工作应处理好三种关系
文秘工作是办公室履行“参与政务、办理事务”职能的重要载体。
作为枢纽机构，办公室的服务工作是否到位、助手作用是否发挥、窗口效应是否体现，与文秘工作能否奋发有为关系极大。
做好新形势下的办公室文秘工作，必须强化与时俱进理念，把握行业工作特点，学会处理好三种关系
一是“学”与“研”的关系。
学习是文秘人员的第一要务。
文秘工作者应当把学习和研究摆在工作的首要位置。
一方面，要加强对写作和业务知识的学习和掌握，准确把握和全面理解新时期行业工作的动向和指导实践理论的发展，尤其是国家局关于推进行业改革的措施和言论要保持高度的敏锐性并高度关注和掌握，只有坚持不懈、日积月累，才能循序渐进、厚积薄发。
另一方面，文秘人员应利用参与会议、调研、考察等活动的机会了解和吸纳来自各方的知识和信息，做到广闻博览、广泛涉猎，促使自己具备广阔的眼界和知识面，并注意收集素材，努力做到学以致用。
二是“承”与“创”的关系。
文秘工作人员首先应当在秉承传统的基础上精通各项业务，扎实而有效地完成工作任务。
在思想上与时俱进，在工作中大胆探索，努力做到继承与
创新的和谐统一。
坚持文字起草上“出新”。
大到工作报告，小到会议通知，都应加强行文的思想创新、体裁创新和内容创新，力争让人感觉耳目一新；坚持工作方式上“求新”。
对所负责的工作经常作全面性、前瞻性的思考，对具体的事务要善于出新点子、新办法，特别善于灵活运用现代化办公手段，不断提高办事效率；坚持在服务领域上“拓新”。
要努力克服文秘服务的被动局面，发挥主动能动性，积极拓展服务领域，力求先人一步、快人一拍、高人一筹，为单位领导干部提供高质量的服务。
三是“助”与“换”的关系。
贯彻领导意图是文秘人员工作的基本准则。
作为文秘人员，应当努力适应领导要求，在当好参谋助手上下功夫。
工作中，既要能够准确处理公文，认真办理事务，又要能够围绕中心工作，及时调查研究和搜集信息，为领导决策提供参考；既要能够从小处着手当好领导的“手脚”和“耳目”，又要能够从大处着眼当好领导的“外脑”和“智囊”。
但服务领导也要学会换位思考，这样才能“参”到点子上，“助”到关键处，力求经常性地站在领导的角度思考问题、处理问题、解决问题，要细心及时捕捉领导的思维亮点，对具体问题的思考要努力接近领导的思路，力争思想上与领导接轨，才能扮演好领导满意的角色。
作为文秘或者总经理助理，我们必须要做到想老总之所想，急老总之所急；作为文秘，我们是老总的喉舌，要说他之想说，避开他之不想说的话题。
要顺利完成我们的职位所赋予的工作，我们大概要在以下几个方面狠下工夫
1、力求思维敏捷、头脑灵活，善于及时准确领会领导意图，同时忠于职业操守。
助理或文秘要很感觉敏锐，对周围发生的事，能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。
这样才能争取主动，提高效率。
要做到这一点，必须下功夫做有心人。
要经常看书学习，思考问题。
要多接触各方面的情况，及时了解基层员工在想什么，部门领导在想什么，老总在想什么，做到胸中有数，超前思维。
但是，思维敏捷必须注意不要聪明过头，否则便会聪明反被聪明误。
准确领会老总意图，决不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。
我们要忠诚老实，如实反映情况和处理问题，不撒谎、不掺假，不能为讨好老总而随便夸大或缩小。
2、不折不扣按老总指示办事，同时富有主见。
文秘（助理）与老总的上下关系，决定了处于被领导地位的文秘（助理）必须听从老总指挥，忠实地按老总指示行事，把自己的工作严格限定在老总指定的工作范围之内，不得自行其是。
老总的指示具有严肃性和权威性，我们必须不折不扣地忠实执行，要围绕他的活动，积极开展工作，下大力气帮助老总抓出成效来。
我们要学会从被动中求主动，要善于观察掌握老总的性格、作风等个性特征，便主动配合，形成工作上的默契一致。
但是，严格按老总指示行事，不等于盲目服从、曲意逢迎。
一旦遇到老总作出不妥的决定或者明显失误时，我们还必须出以公心，予以提醒或建议，切不可为博得老总的欢心而迎合屈顺，甚至火上加油。
3、勤勤恳恳、吃苦耐劳，能忍受怨言、经得起委屈和挫折。
我们的工作是非常辛苦的，可能没有节假日，可能不分上下班，自己能够自由支配的时间很少，脑神经长处于紧张的备战状态。
我们担负的任务很重，常年累月辛勤工作，兢兢业业，勤勤恳恳，不为名，不为利，从事寂寞事业，甘当无名英雄，“只问耕耘，不问收获“，这是相当难能可贵的。
但是，作为文秘，仅仅做到这一点还不够，还要有忍受怨言，经得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽，度量要大，甜酸苦辣都要能装。
因为文秘工作，功劳往往不明显，问题却表现得非常突出，而且影响很大，有时还会吃力不讨好。
我们要有强烈的事业心，要腿勤、手勤、嘴勤、脑勤，尤其要做到脑勤。
别人没有想到的问题我们要想到，别人没有考虑到的地方我们要考虑到。
要运用自己的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面积极性，把工作做好。
4、兢兢业业做好服务工作，不给领导帮倒忙。
我们要从各方面做好对老总的服务工作，比如要围绕有关工作的关键环节和中心任务，高效率地处理电文，适时安排有关活动，主动收集、分析、综合情况，研究带有普遍性、倾向性的问题，为老总决策和进行管理提供优质服务。
要善于行使老总赋予的职权去完成老总交办的任务，如实施检查督促、搞好综合协调等，保证其指示的贯彻执行。
还要把文书收发、登记、打电话、接待来访、上令下达等事务性工作有条不紊地处理好。
但是，对老总服务也要掌握分寸，孔子讲“过犹不及“，服务不周到要影响老总工作，做过了头则会影响老总的形象。
我们可以参照以下原则一是要按规定办事。
二是要多作请示汇报。
遇到规定不明确或自己吃不准的事，应及时向老总汇报，请作定夺，切勿自作主张。
不经老总授权，不可私用老总名义办事或回答问题。
三是要严格要
求自己。
我们不是权利部门，但接近权利渠道，如不严格要求自己就会损害老总的形象。
5、既可参与决策、组织协调等重要工作，也能细致扎实地干好每一件具体琐事。
从某种意义上讲，总经理办公室是“不管部“，上自领导决策，下到衣食住行，找不到主的难办事要管，踢皮球的棘手事也要管因此，助理或者文秘必须文武兼备、粗细结合，大事要干得了，小事也要能干。
古人说“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂“。
我们要取二者之长，做到“大事不糊涂，小事能谨慎“，无论大事小事，确保办一件成一件。
要干好参与决策这样的大事，必须努力提高理论、政策水平，增强独立思考能力、识别是非能力、综合分析能力。
在组织协调方面，我们不光要搞好战略协调、计划协调、政策协调和事务协调，还要搞好上下左右以及领导班子成员之间人际关系的协调，这是做好工作的重要基础。
因此，我们要通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解，打通部门之间的隔阂，搞好上下之间的衔接。
在琐碎的具体小事方面，要以高度负责的态度搞好誊写校对、打印装订，甚至添茶倒水、打扫卫生等工作。
这些小事一丝不苟地做好了，可以从一个侧面反映我们兢兢业业的严谨作风，给人以好印象。
一、正确对待文秘工作
办公室在单位里除了要发挥领导的参谋助手作用外，还要承担文稿撰写、文件处理、行政管理、机要保密、信息收集、公关接待、综合协调、企业宣传等方面的任务。
而文秘工作作为办公室履行“参与政务、办理事务”职能的重要载体，其主要工作归纳起来就是办文、办会、办事，其质量的好坏关系到办公室的服务工作是否到位、助手作用是否发挥、窗口效应是否体现，更重要的是关系到能否正确把握宣传导向、全面贯彻上级文件精神及传达领导的讲话精神。
作为文秘人员，其技术性、体力性的劳动并不多，多数是文字材料性的工作。
这些工作看似简单，但其实是对个人政治理论水平、政策水平、文字功底的一种综合性检验。
要做好这些工作，除了要善于把握时事政策导向外，还要善于在工作中不断总结提高，更要有吃苦耐劳、乐于奉献的精神。
“没有任何借口”是美国西点军校的校训和校风。
办公室作为一个部门的窗口和纽带，要树立“想尽一切办法完成任务，不找任何借口”的理念。
因此，一个文秘人员素质的高低，直接体现着文秘工作的强弱，直接体现着对本职工作是否尽职尽责。
作为文秘人员，不仅必须具备扎实的专业知识技能和较好的文字功底，还应具备良好的心理素质、适应能力和沟通能力；不仅要有睿智的头脑，敏锐的洞察力，还要以阳光心态迎接挑战。
文秘人员要有“苦中作乐”的心态，要有自己的想法和思路，不断接受新知识，按照公司的规章制度及工作流程办事，合理安排工作和时间，培养自己的工作能力和沟通能力，提高工作效率。
二、当前办公室文秘工作存在的问题
随着烟草企业队伍素质的整体提高，行业文秘工作也有了很大进步,但仍然存在一些不容忽视的问题，值得我们认真思考。
一是忙于日常事务，统筹协调、解决问题的能力不高。
针对办公室集文秘、服务、企业文化、接待等综合职责，文秘人员经常沉浸于纷繁复杂的事务中，没有把握住工作重点，有时统筹协调、解决问题的能
篇二:
《办公室文秘工作流程》
公司办公室文秘工作流程
任务1撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料
工作程序上报材料----撰写初稿----领导审阅修改……上交定稿第一个步骤上报材料
（1）办公室按集团要求，及时通知各部门上报材料；
（2）各单位按照时间、内容要求，上报季度、年度总结等材料（电子版）。
存在问题及处理建议
（1）个别部门不能按时上报
产生的原因工作效率低，最重要是领导重视程度差解决方法1:
电话催促（可控）
解决方法2行政手段加大考核力度
（2）总结内容不全面，主要是工作措施多，数据支撑力度不够产生的原因一是个别部门负责人工作能力很强，但文字总结能力较弱，其总结不能全面深入地反映工作成绩；二是个别部门平时忙于生产，月底时因时间紧不能及时提供准确数据，罗列成绩、措施多，总结分析不够深入；四是部门分工不同，个别职能部门的工作成果难以用数据量化。
解决方法一是各部门负责人在干好日常工作的同时，加强学习和总结，提高文字总结和分析能力；二是办公室多与各部门加强沟通，督促各部门及时补充提供各种数据；三是各部门要重视对工作的分析总结，做到全面、深入，能确实发现问题、总结出经验、提出对策、
做好下一步工作计划。
（3）生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象，向集团上报时难以确定。
产生的原因一是各部门统计的依据、计算方法不同；
解决办法一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后，以向集团上报的数据为准；财务科提供的数据必须在向集团上报数据的基础上，经董事长或总经理确认；二是对外报的总结中，生产数据以生产科提供为准，各车间数据作为参考；收入、利润、回款等经营数据以财务科提供为准，销售部数据为参考；管理费用、营销费用、采购费用等其他数据以财务科提供为准，各部门意见为参考。
第二个步骤完成初稿（主要是需上交集团的材料）
根据集团及公司要求，办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳理，统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作，全面、深入、有序地总结工作成绩及存在的问题，并根据公司领导班子的意见，提出下一年的工作计划及重点措施。
第三个步骤初稿审核及修改
（1）办公室文秘人员形成初稿后，交办公室主任审核；
（2）办公室主任确定后，电子版发各主管领导审阅，并请提出修改意见
（3）办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改
第四个布骤定稿并上交
（1）将修改后的初稿交总经理审阅并定稿；
（2）定稿根据要求，发集团相关部门
任务2文件管理
工作流程接受文件……登记签批……执行落实……整理归档第一个步骤接受文件
办公室根据集团通知，指派人员取文件或通过会议等其他途径获取文件
第二个步骤登记签批
（1）文秘人员对外来文件进行登记（来文时间、单位、主要内容等）
（2）文秘人员填好文件处理签后，交办公室主任填写处理意见；
（3）根据处理意见交主管领导批示；
（4）根据领导批示印发相关部门执行。
第三个步骤文秘人员将处理过的文件按要求进行归档。
任务3制度建设
工作程序制订计划……制定完善制度……审阅修改……批准执行
第一个步骤制订计划
（1）办公室组织各部门根据实际情况上报制度建设计划第二个步骤制定完善制度
（1）办公室根据公司要求下发制度建设计划；
（2）办公室组织督促各部门根据本部门工作实际，制订完善各
项管理制度。
问题上报不及时，个别部门制度过于简单，不深入不全面。
产生的原因个别部门负责人忙于事务工作，疏于分析总结经验教训，对制订完善管理制度，加强科学管理重视不够。
解决办法一是提高部门负责人的科学管理意识，强化按制度管理理念；二是部门负责人要加强学习，善于总结管理经验，增强全面管理意识；三是要增强所订制度的有效性和可操作性，便于制度的贯彻执行；四是办公室做好与各部门的沟通，及时传达领导意见和要求。
第三个步骤审阅修改
（1）各部门将所订制度交主管领导审阅，并提出修改意见。
（2）各部门根据意见修改完善，交主管领导签字确认。
存在问题个别部门制度交领导后，未及时通知领导审阅，使文件长久搁置，无法执行。
解决办法各部门对交领导审阅的制度，及时跟踪落实修改意见。
第四个步骤批准执行
（1）各部门对主管领导确认过的制度，及时上交公司办公室，统一管理归档。
（2）办公室对各部门上交的制度，根据情况及时征求领导意见，属公司层面的重要制度，及时请经总经理签字下发文件；属部门内部制度的，由各部门根据主管领导意见执行。
任务4督查落实
工作流程
（1）根据每周例会上领导布置工作制做督查表并下发相关部门；
（2）每周五收集各部门工作完成情况表及部门周计划完成表；
（3）每月29日前，根据月初第一次会议上领导布置的本月工作及各项指标，实际督查各部门完成情况。
由各职能部门及车间提供相关的生产、经营数据。
汇总后交公司领导或在下月例会上通报评价结果。
任务5其他阶段性活动材料的准备
工作流程根据公司安排，按要求及时完成。
篇三:
《办公室文秘工作职责》
一、公文管理办公室文秘工作职责{办公室的文秘工作}.
1、负责以公司名义发布的文件、报告等的起草、审核、报批、印发、复印、存档等工作。
2、负责相关机关来文、来电的收发、登记、传阅、催办等工作。
3、负责公司内各单位上报文件的登记、会签、呈阅、送审、存档等工作。
二、信印管理
1、负责按《公司印鉴使用管理办法》保管、使用公司印章。
2、审核并开具介绍信等证明材料。
三、会务管理
负责公司各种会议的会务管理工作，包括会议通知、会场安排、文件准备等，认真做好公司例会及其他重要会议的记录。
四、协调职责
1、协调公司各部门之间的内部工作关系，协调公司与内外其他单位的工作关系。
2、协助公司领导和有关部门处理公司内部各种突发性事件。
3、催办、督办公司会议决议的落实工作，及时向公司领导反馈相关信息。
五、宣传工作
1、负责公司的对外宣传工作，编辑、印发公司工作简报，
编制公司大事记。
2、负责公司网页的建设、维护更新工作。
六、档案管理
负责公司文书档案、图片、声像等资料的日常管理和存档工作。
七、事务管理
1、负责公司各类行政事务的管理工作，含固定资产、电话、职工福利、报刊订阅、办公用品管理等。
2、负责公司安全防火、警卫、爱国卫生等行政事务的管理。
八、日常综合信息统计
收集、整理公司各类信息，分类、分项提供给公司各级领导或部门。
九、对外联络
负责总公司对外联络和来宾接待工作。
十、人力资源管理
负责制订公司用工制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则
制订和实施人力资源部年度工作目标和工作计划，按月做出预算及工作计划。
每年度根据公司的经营目标及公司的人员需求计划审核公司的人员编制，对公司人员的档案进行统一的管理。
定期收集公司内外人力资源资讯，建立公司人才库，保证人才储备。
依据公司的人力资源需求计划，组织各种形式的招聘工作，收集招聘信息，进行人员的招聘、选拔、聘用及配置。
对不合格的员工进行解聘。
负责员工薪酬方案的制定、实施和修订，并对公司薪酬情况进行监控。
建立员工沟通渠道，定期收集信息，拟订并不断评估公司激励机制、福利保障制度和劳动安全保护措施。
负责劳动合同的签定与管理工作，进行劳动关系管理，代表公司解决劳动争议和纠纷。
负责办理员工的各项社会保险手续及有关证件的注册、登记、变更、年检等手续。
负责员工日常劳动纪律、考勤、绩效考核工作，并办理员工晋升、奖惩等人事手续，记入员工档案。
十一、完成上级领导布置的其他临时性工作。
篇四:
《办公室秘书工作职责》
办公室秘书工作职责
一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。
三、做好各种会议的记录及会务工作。
四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
六、做好来访接待工作。
七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。
八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理
1．在日常事物工作中，我将做到以下几点
（1）协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内。
（2）做好了各类信件的收发工作。
（3）做好低值易耗品的分类整理、出入库、各类帐务的报销工作。
（4）协助办公室主任做好公章的管理工作。
公章使用做好详细登记，严格执行
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集团公章管理规定，不滥用公章。
（5）做好办公用品的管理工作。
做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。
（6）做好办公室设备的维护和保养工作.
（7）协助办公室主任做好节假日的排班、值班等工作，确保节假期间集团的安全保卫工作。
（8）认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。
在日常事物工作中，我一定遵循精、细、准的原则，精心准备，精细安排，细致工作，干标准活，站标准岗，严格按照办公室的各项规章制度办事。
2．在行政工作中，我将做到以下几点
（1）做好领导服务及时完成办公室主任、集团各部经理和部门主管交办的各项的工作。
要成为领导的助力、助手，急领导所急，想领导所想，勤跑腿，多汇报，当好参谋助手。
（2）做好各部门服务加强与各部门之间信息员的联络与沟通，系统的、快速的传递信息，保证信息在公司内部及时准确的传递到位。
（3）做好员工服务及时的将集团员工的信息向公司领导反馈，做好员工与领导沟通的桥梁。
（4）协助办公室主任完善集团各项规章制度。
（5）做好信息保密工作保存好办公室常用文档，做好存档保密工作；要及时、准确、全面的收集各方面信息并做好存档工作。
（6）做好文书工作及时完成领导交办的各种文稿，学习各种文字材料的写作，提高自身写作功底。
3．提高个人修养和业务能力方面，我将做到以下三点
（1）积极参加集团安排的基础性管理培训，提升自身的专业工作技能。
（2）向领导和同事学习工作经验和方法，快速提升自身素质。
（3）通过个人自主的学习来提升知识层次。
我深知一个人的能力是有限的，但是一个人的发展机会是无限的。
现在是知识经济的时代，如果我们不能很快地提升自已的个人能力，提高自已的业务水平，那么我们就这个社会淘汰。
当然要提升自己，首先要一个良好的平台，我认为太平洋集团就是我最好的平台，我一定会把握这次机会，使业务水平和自身修养同步提高，实现自我的最高价值。
4．其他工作
（1）协助人力资源部做好各项工作。
（2）协助财务部、物业部、项目部做好相应工作
（3）协助各子公司做好各项工作。
（4）及时、认真、准确的完成其它临
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时性工作。
办公室文秘这个工作岗位是琐碎、繁杂的。
我将根据实际情况进行合理分工、合理安排，
认真落实岗位责任制，确保工作井然有条；还要创造性地工作，不断探索工作的新思路、新办法和新经验；同时增强工作创造性的同时，我一定注意办事到位而不越位，提供服务而不干涉决策，真正成为领
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