欠款核销最终用户培训教材.docx

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欠款核销最终用户培训教材

欠款核销处理流程

培训教材

作者：

卜蓉

审核：

庄夏泳

日期：

2000/08/30

目录

流程介绍……………………………………………2-5

基本概念……………………………………………5

系统操作步骤……………………………………….5

系统操作方法（含单据）………………………….5

录入电汇底单……………………………………….5-9

显示电汇凭证……………………………………..9-10

查询信用状态…………………………….……….10-11

导出电汇底单清单……………………….……….11-13

到期期票视同电汇录入………………….…………..13

异常处理………………………………………………14

电汇底单录入错误A…………………………………14

电汇底单录入错误B…………………………………15

其他异常处理…………………………………………18

一、支票、电汇处理流程

一、流程简介

支票电汇处理流程适用于异地客户电汇底单的录入、同城到期支票清单列示和录入。

平台对客户所付的支票/期票，到期日当天上午视同电汇底单录入系统中，以释放该客户的信用额度并且填写《入支票清单》递交财务；对客户传真来的电汇底单进行确认:

明确其所属部门、对应发票号、发票金额及电汇总金额。

电汇录入人员将电汇信息：

电汇日期、客户编号、电汇金额、业务范围、对应的发票号和发票金额等相关内容录入到SAP系统中并保存，将系统生成的系统凭证号记录在电汇底单上。

此项动作将释放代理的信用额度，使以后的订单能顺利进行，将录入完毕的电汇底单在SAP系统里导出一份清单递给财务，以便财务核销的需要；商务人员将电汇底单留存备查。

财务待款到帐后根据电汇底单上的相关信息进行收款清帐。

主要活动：

✧活动一SD-090-010：

（SAP外）

商务员受理客户付款，对于异地客户传真的电汇底单，确定款项所对应业务范围、发票号和发票金额；

✧活动二SD-090-020：

（SAP）

将客户的电汇底单信息：

电汇日期、客户编号、电汇金额、业务范围、发票号和发票金额等等录入到系统中并保存；

✧活动三SD-090-030：

（SAP外）

将系统生成的系统凭证号记录在电汇底单上，留存底单备查；

✧活动四SD-090-040（SAP）

从系统中导出电汇底单清单交财务；

✧活动五SD-090-050（SAP外）

对客户所付的支票/期票填写《入支票清单》于到期日的上午录入系统中并且递交财务，财务在《入支票清单》上签收，商务和财务各留存一份备查；

注：

活动5与1-4没有什么必然的先后顺序，只是客户的两种不付款方式。

二、基本概念

1.电汇底单:

客户传真至我公司的交银行进行付款的凭证,录入系统后可及时增加代理的信用额度.

2.系统凭证号:

将汇款信息录入系统后系统自动生成的号码,待款到帐后财务用以确认到款并进行欠款核销.

3.入支票清单：

是用于填写到期期票信息的外部单据。

4.核销清单：

是用于返填银行直接到帐的款项信息的外部单据。

三、系统操作步骤：

1．将确认后的电汇底单信息：

凭证日期、公司代码、货币、客户帐号、电汇金额、到期日、业务范围、信用范围、发票号和发票金额录入到系统中并保存。

2．显示电汇底单凭证。

3．查询信用状态。

4．从系统中导出电汇底单清单递交财务部。

5.对客户所付的支票/期票填写《入支票清单》于到期日的上午视同电汇底单录入系统中释放客户信用额度。

四、R/3系统操作方法（含所需单据）

1．将电汇底单的信息录入到系统中：

（依据确认完整信息后的电汇底单）

路径：

会计财务会计应收帐款过帐其他注释项目

进入电汇底单录入界面

凭证日期：

必填。

填写电汇底单的日期。

公司代码：

必填。

填写本平台的公司代码。

货币：

必填。

填写记帐本位币币别代码，一般默认为人民币RMB。

凭证编号：

不填。

参照：

不填。

指客户/供应商的凭证号。

凭证抬头文本：

不填。

此凭证抬头文本包括对于整个凭证的说明和注释。

一般由财务在电汇底单到帐后返填上信息。

业务伙伴部门：

选填。

填写客户/供应商的业务部门。

点击

可以选项。

帐号：

必填。

填写客户的在系统内的编号。

金额：

必填。

填写电汇底单核销此业务范围内的金额款项。

业务范围：

必填。

填写电汇底单的核款对应的业务部门。

点击

可以选项。

本位币金额：

不填。

公司代码的本位币所表示的凭证项目金额。

到期日：

必填。

原意是指电汇底单的预计到帐日期。

现无特别意义，一般默认为当天。

催款代码：

可不填。

确定项目只能进行有限的催款或在催款通知单上分开显示.这些关键字可以自由的。

催款冻结：

可不填。

反映催款冻结标记原因的代码。

催款范围：

可不填。

催款范围是催款的结构实体.催款范围是公司代码的一个子结构。

信用范围：

必填。

填写对应的信用控制区，与业务范围匹配。

点击

可以选项。

定位：

必填。

（系统不要求必填，实际业务中要求必填）填写此笔电汇的全部金额。

文本：

必填。

（系统不要求必填，实际业务中要求必填）填写此笔电汇要核销的发票号和发票金额。

录入电汇底单的概览：

录入完毕后产生一个凭证号：

2．显示电汇底单凭证：

路径：

会计财务会计应收帐款凭证显示

进入凭证显示初始屏幕：

凭证编号：

必填。

填写需要显示的电汇底单凭证号。

公司代码：

必填。

本平台的公司代码。

会计年度：

可不填。

显示电汇底单凭证界面：

双击行项目可进入电汇底单明细显示。

3．查询客户的信用状态：

路径：

会计财务会计应收帐款主记录信用管理显示

客户：

必填。

客户的系统编号。

信用控制范围：

必填。

填写所要查询的信用控制区。

状态：

必填。

打“V”。

显示屏幕：

特别往来债务体现电汇底单值，信贷风险总额值减少。

4．从系统中导出电汇底单清单：

（报表树）

路径：

信息系统一般报告选择销售管理信用管理应收帐款查询本期在途电汇底单

公司代码：

必填。

可以是单个平台的公司代码，也可以平台间的。

业务部门：

选填。

可以填写所要查寻的具体的业务范围或多个业务范围。

客户编号：

选填。

可以填写所要查寻的具体的客户可多个客户。

电汇日期：

选填。

若导出当日录入的电汇底单清单，则电汇日期起、止日期均输入当日日期。

记帐日期：

选填。

显示电汇底单清单：

信贷主管岗从系统中导出电汇底单在途清单交财务，财务待电汇到帐后依据此表进行核销处理。

5．对于到期的期票视同电汇底单录入系统中。

此录入和步骤2相同。

五、异常处理：

1．电汇底单录入错误：

A、电汇录入中如果是到期日、定位、文本三个信息有误，可以通过修改来实现。

路径：

会计财务会计应收帐款凭证更改

（注：

此权限在财务部，应向财务部申请修改）

进入更改初始屏幕：

凭证编号：

必填。

填写需更改的电汇凭证号。

公司代码：

必填。

会计年度：

可不填。

B、电汇底单中除“到期日、定位、文本”录入有误可以通过更改实现外，其他录入有误的信息需冲销电汇底单凭证，重新录入正确的信息。

特别注释：

平台的信贷主管岗实际工作中无权对电汇底单凭证作修改，只能进行冲销。

1）冲销

路径：

会计财务会计应收帐款凭证取消/倒退单个凭证

进入冲销凭证界面：

凭证号码：

必填。

填写需冲销的凭证号码。

公司代码：

必填。

会计年度：

可不填。

不填其默认为本财年。

冲销原因：

必填。

可以通过下拉条

选择。

记帐日期：

可不填。

默认为当天。

记帐期间：

可不填。

默认为当期。

以上信息录入完毕后保存即可，在系统屏幕的下方有一蓝色方条提示冲销凭证已生成。

产生冲销凭证号

2）重新录入正确的电汇信息：

同系统操作步骤2。

2．同一BA不同客户、不同BA同一客户、不同BA不同客户需要调户的处理的，信贷主管岗需填写《帐户调整通知单》交财务，由财务在系统中作帐户的调整。

3．客户在公司帐户上的余额需转出公司帐户的，信贷主管岗填写《委托转款单》交由财务办理转款。

4．对于银行直接到帐的款项，信贷主管岗需返填《核销清单》通知财务此到款核销明细。

5．对于财务已作清帐的款项银行出现退票的情况，由财务作冲销处理。