档案借阅管理制度及流程.doc

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档案、物品借阅管理制度及流程

项目部的各项档案资料是集团行控制管理工程及贯标体系和经营活动中不可缺少的要素。

为配合项目部资料管理员工作并保证工程项目部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案借阅管理制度

1、凡借阅本项目部技术办公室档案资料及检查工具，须经本项目部门技术负责人签字批准后到资料员员处办理借阅手续。

2、严格履行档案管理手续，并应在《档案借阅登记表》上注明借阅文件名称、编号、借阅人、借阅日期等。

3、查阅档案资料，必须在基建办公室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制；因特殊情况必须将档案资料带出室外，必须经相关领导签字批准。

4、借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。

5、借阅人员要强化保密意识，严禁擅自翻阅、抄录和复印秘密文件资料，要爱护所借阅档案资料，确保档案资料的完整与安全，不准折叠、勾画、涂改、抽撕、拆卷，不准在查阅档案时抽烟、喝水。

6、对于分包单位人员暂规定：

每份文件交押金10元，每份图纸交押金100元（交到技术办公司由技术负责人出具收条）。

查阅使用完在未损坏图纸及文件的情况下退还全部押金。

7.对于损坏图纸的人员，按图纸损坏程度进行扣款：

损坏不严重、可修复的，给与批评；损坏10%-50%的，扣除押金的1%；损坏50%，扣除押金的5%；损坏60%，扣除押金的10%；损坏70%，扣除押金的15%；损坏80%以上的，扣除押金的20%。

8.对于外单位（如：

监理、业主等）人员借阅图纸需经项目经理批示签字并填写借阅单后方可出借。

二、档案借阅流程：

技术负责向项目经理请示是否同意借出及借阅单位找到担保人担保

外来人员填写《借阅表》。

验收合格的在档案内做好归还记录。

不合格的按照档案借阅制度给予罚款并上交办公室。

资料员员将借阅表登记。

将《借阅表》交本项目部技术办公室资料员

项目经理同意以及借阅单位找到担保人后，办理借档手续

借档单位用完归还。

技术负责人审核检查，验收。

规定日期内未归还的，资料员追要。

三、物品借用管理制度

1、需借用项目部检查工具物品时候，必须经工程项目部项目经理同意后方可到仓库管理员或质量员处办理出借手续。

2、严格履行物品借用手续，在借阅统计台账上登记，并在物品借阅清单上签字，此单一式两份，一份存档一份借用人保管，归还物品时一并上交。

3、项目部检查工具物品只限借用人使用，不得转借他人，转借他人造成损失的由借用人负全部责任。

4、使用期间应爱护检查工具物品，使用不当造成的损坏按损坏程度赔偿相应损失，不能及时赔偿或不能及时归还的，由项目部将借阅单转交工程公司财务从工程款、工资等其它款项中扣除；

5、损坏程度由项目部技术办公室、施工办公室、材料办公室一起鉴定。

6、工程结束后应立即归还所借物品，不及时归还的由仓库保管员或质量员催促归还。

四、资料检查工具借用流程

向技术部门负责人请示是否出借

负责人同意后找质量员或保管员填写借阅清单

负责人在借阅单上签字

借阅单一式两份，部门存档一份，借阅人一份

用完后质量员验收发现有损坏的按照上述规定赔偿

工程完工后仍未归还的由质量员或保管员催促归还

5

附表一：

项目部资料借阅登记表

部门:

管理员：

第页共页

编号

文件（资料）名称

借阅人

借阅

日期

归还

日期

借用部门批准人

验收人

是否复印

是否续借

备注