行政管理规范.docx

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行政管理规范

第一章总则

第一条为规范公司各项行政管理，做到有据可依、有章可循，特制定本规范。

第二条本规范是公司日常生产经营管理运作的基础性文件，各部门必须按条款要求开展工作，公司通过对规范执行情况的监督检查进行考核奖惩。

第二章行政事务

第一节文件和记录

第三条本公司文件分：

管理手册、管理规范（合并程序文件）、外来文件三大类。

第四条文件分为受控文件和非受控文件，受控文件主要涉及公司有关人员使用的由公司内部形成并且控制管理的文件，在其封面的适当位置加盖“受控”印章并注发文号，其余为非受控文件，不受公司管理控制。

第五条文件审批权限：

审批权限

文件及记录

制定/更改

审核

批准

文控

管理手册

管理部/各部门

管理者代表

总经理

管理部

管理规范

各职能部门

管理者代表

总经理

管理部

规范附属文件

使用部门

部门经理

总经理

管理部

第六条文件的编码：

QM/JB××-××××：

表示公司第几年份发布的第几版本管理手册文件，QPG/JB××-××××：

表示公司第几年份发布的第几份管理规范；QPG/JB××．××-××××：

表示公司第几年份发布的此管理规范附属文件。

第七条文件的编制，通过“发文稿”形式由各使用部门拟稿、按第五条权限核稿、经相关部门会签、批准。

第八条文件的发放由管理部文控人员按“发文稿”中的文件发放范围打印发放，领用人或代领人在“文件/记录发放回收登记表“上签名，每份文件应设不同发文号，便于追溯。

第九条管理部编制受控文件清单，记录文件的名称、编号、版本、发行日期等内容，以识别文件的现行状态。

第十条各部门在领取相关文件后，应根据文件管理涉及范围组织有关人员进行传阅或会议培训等方式进行宣贯，理顺接口、配备资源，保证文件从实施之日起在本部门有效运行。

第十一条在每次管理审计后，使用部门对文件的充分性、适用性进行评审，对不适当之处提出更改申请。

文件需要更改时，应由文件更改提出人填写“文件更改申请表”，说明更改理由和修改内容，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。

文件更改批准后，由管理部文件管理员实施更改，可采用划改、插入和换页等方式，并在更改处加盖“更改”印章，签注更改日期。

大幅度更改时应进行换版。

第十二条各部门应指定人员，负责本部门文件的收文、传阅、登记、整理及归档保管工作。

文件应在适宜的环境中保管，要做到防潮、防火、不丢失。

第十三条所有失效或作废的文件由文件管理员从所有使用场所撤出，加盖“作废”印章，要销毁作废文件应填写“文件/记录销毁清单”，经管理者代表核准予以处理。

第十四条外来文件收文后由管理部文件管理员，填写《来文处理单》交公司领导批示，并按批示进行传阅、发放、保管。

第十五条各部门自行建立的电子文件最终稿应由部门专人分类存档于指定电脑硬盘中，以便于今后调用。

各类光盘、软盘等电子文件由接受人员转交给部门文管员归档、保存。

软盘中的内容应分类复制存档于电脑硬盘中。

通过E-mail发送过来的电子文件，由各接收人分类存档指定硬盘，根据需要可通过局域网将资料传送给相关部门。

公司级电子文件由管理部文件管理员分类存档于指定电脑中，作好备份。

电子文件应及时更新，只保存最新版本。

过期版本一经确认立即删除。

第十六条记录表式要求与程序、管理规范配套设计、制订，管理部须对公司范围流通的记录进行控制，编制“记录一览表”。

记录的更改方法同文件更改要求。

第十七条记录由各岗位记录人员负责填写和维护，要求真实、清晰、准确和完整，记录及时，签名齐全，不得擅自涂改，修改用“=”划掉重写。

记录完毕及时送交相关部门保存。

第十八条各部门文件管理员视需要进行整理记录，保持资料的清晰和干净，按月、季、年进行分类装订存档保管，具体保管期限按照“记录一览表”执行。

记录由各部门保存在适宜的环境中（专用文件柜），以做到防火、防潮，防遗失。

记录保存期满后，由记录保管人填写“文件/记录销毁清单”，须经所在部门经理核实后方能处置。

第十九条记录表式编号规定：

QPG/JB××-××：

表示某个管理规范的第几个记录表格。

第二节会议

第二十条公司日常会议有：

总经理办公会议、部门月度工作例会、周例会及临时性专题会议。

第二十一条会议主持部门可采用短信、电话或“会议通知单”的形式，一般提前一天传递到相关部门和人员，公司年度制定的会议不再另行通知。

第二十二条参加会议的人员应至少提前5分钟到会场。

会议期间应关闭手机或保持在振动状态，会场禁止走动和相互闲谈。

第二十三条会议应有“签到表”必要时形成“会议记录”或“会议纪要”，会后下发至相关部门。

会上提倡使用普通话。

第二十四条部门会议需使用公司会议室时应提前通知管理部，避免各种会议使用冲突。

会议需要水果的，由使用部门填写“会议使用申请单”经总经理审批后交管理部后勤主管办理。

第三节值班

第二十五条公司值班类型分：

日常行政值班、原辅仓库物资领用值班、节假日和公司应急值班四类。

第二十六条日常行政值班每夜安排一人，值班时间从当天下班始至次日上班止，可在指定值班室休息，值班费20元/夜。

第二十七条原辅仓库物资领用值班人数、时间和要求同第二十六条，值班费20元/夜。

第二十八条节假日值班每夜安排四人，不安排睡班，时间一天一夜共24小时，值班费每人100元。

第二十九条应急值班由公司管理部临时通知，原则上安排在夜间从当天下班始至次日上班止，不安排睡班，值班费每人80元/夜。

第三十条各类值班人员必须按公司要求履行好职责，认真填写“值班记录”，由企管收集处理反映的值班问题。

对违职人员公司将进行批评教育或作出相应惩罚。

第四节小车

第三十一条公司车辆除总经理为专车外，其余小车统一由管理部后勤安全管理员调度，业务员配车按《销售管理规范》执行。

第三十二条公司车辆加油使用IC卡，主卡由管理部采购员保管并负责充值，副卡平时由驾驶员保管。

第三十三条各专、兼职驾驶员，平常应做好维护保养工作，定期调换机油，保持车况良好、整洁。

车辆修理（除补胎外）原则上在公司指定修理厂修理。

第三十四条驾驶员应严格遵守交通规则，不得酒后开车，凡违反交通规则的各种处罚，由驾驶员自行承担。

第三十五条车辆外借须先征得管理部经理同意。

对驾驶员擅自出车或借车给他人使用所造成的事故损失，设备损坏等一切费用自负，并处以1000~5000元的罚金。

第三十六条月度产生的交通费用和修理费用，管理部根据车辆运行记录应以严格审查并制作费用报表。

第三十七条部门申请用车应提前一天通知管理部，便于车辆调度。

凡涉及外叫车辆的情况以“公司车辆派远、外叫车辆派近”的原则，结合实际情况合理调配。

在公司车辆空闲的情况下，承包业务员申请用车的应负担过桥过路停车费及油费（1.00元/公里）。

第三十八条驾驶员必须严格按管理部“出车单”出车，遇特殊情况因故无法出车时应主动向管理部解释情况，未经管理部允许擅自不出车者，第一次罚款100元，第二次罚款300元，第三次作辞退处理。

休息日、节假日、夜间出车加班以管理部调度为准，其余不作加班。

小车在外发生交通事故的，驾驶员应及时通知管理部确定事故处理办法。

第五节接待

第三十九条本节所指的重要来访者指上级领导、销售客户单位领导、及行业领导；一般来访者指：

货物推销员、与本公司无重大关系的其他人员。

第四十条重要来访者部门有预约的应提前通知门卫，必要的在门卫室等候；一般来访者先由门卫登记，然后电话联系接待部门。

第四十一条视来访者的人数由部门决定在办公室、会客室、还是会议室接待，在会议室接待的应提前30分钟通知管理部后勤做好会场准备。

第四十二条进入生产现场参观的，必须有接待部门派员陪同。

谢绝来宾在参观时未经允许就拍摄照片或录像，谢绝来宾在现场查阅相关技术和管理资料。

第四十三条对擅自进入公司参观的人员及主要责任者，按公司规定视情节轻重加以处罚。

第四十四条员工亲友私事来访，除特殊情况经部门主管核准外，不得在上班时间内会客。

第四十五条纸板客户不允许进入印刷车间，特殊情况经销售副总批准。

第六节办公用品及办公设施

第四十六条本节所指的办公用品为：

签字笔、圆珠笔、铅笔、笔芯、笔记薄、橡皮、回形针、大头针、订书机、订书钉、胶水、印泥、文件夹、计算器、信笺、档案袋、复写纸、软盘、打印机/复印机耗材等。

第四十七条本节所指的办公实施为：

办公桌、办公椅、文件柜、空调、复印机、电话机、传真机、照相机、投影仪、电脑、打印机、白板等及行政后勤设施。

第四十八条根据“合理、必须、节约”的原则，办公用品由管理部人事工资主管统一采购，部门指定人员负责本部门办公用品的申领、发放。

第四十九条办公设施由各部门按实际工作需要，填写“办公设施购买申请单”，由部门经理签字证明，价格500元以下由管理部经理审批，价格500元以上的由总经理审批。

管理部主管人员负责采购。

第五十条员工离职时由部门经理负责或委托人员对办公用品及办公设施办理移交手续，若非正常损失或遗失的，应由当事人酌情赔偿，赔偿由管理部门办公室执行。

第五十一条办公设施报废由使用部门主管填写“办公设施报废申请单”，经管理部审核，公司总经理审批。

第七节保密

第五十二条为保守公司秘密，保护公司的安全和利益，公司员工在任职期间负有保密责任，重要岗位员工聘用时若有必要在劳动合同中进行保密约定。

第五十三条公司秘密分为机密和保密两种。

机密为公司的重要秘密。

保密为公司内部的一般秘密。

第五十四条公司机密资料指公司股东、董事会资料、经营分析会和总经理办公会议记录、人事任免、奖惩决定、财务报表、缴纳税款、销售报表、生产报表、仓库报表、销售业务资料、供应商信息、技术资料和竞争策略等。

第五十五条公司保密资料指受控文件、公司各部门人员编制、调整、未公布计划、员工福利待遇，公司员工违法违纪的检举、投诉，公司法人代表的印章，营业执照、财务印章、合同协议等。

第五十六条公司员工本人工作所持有的各种文件、资料、电脑复印件、软件，当本人离开办公室时，须存入文件柜或抽屉，不得随意乱放。

第五十七条未经公司领导批准，不得向外界提供公司的任何保密资料。

第五十八条凡需保密的文件资料必须在左上角注明。

第五十九条凡涉及公司内部秘密资料的报废处理应采用碎纸方法，不准随意丢弃。

第六十条公司中层以上领导要自觉带头遵守保密制度，部门草拟文件、制作统计报表以及上级重要指示等严把保密关。

第六十一条全体员工自觉遵守保密基准，做到：

不该说的机密绝对不说；不该看的机密绝对不看（含超越自己职责、业务范围的文件、电脑资料）。

第六十二条对不遵守公司规定造成泄密事件者，按照公司的考核奖惩规定加以处理。

第八节档案

第六十三条公司因规模和条件限制，没有建立专业的档案室，由各主管部门负责保管，但必须符合防潮、防火、防盗、防尘、防虫害等要求。

第六十四条管理部为公文和档案管理的职能部门，负责指导或检查公文和档案管理的执行情况，各部门指定兼职公文与档案管理员负责本部门的档案保管。

第六十五条公司所涉及的档案分：

政府部门或行业资料、集团公司资料、公司资料、部门资料。

第六十六条对外来资料管理部收文后由总经理批示传阅范围，管理部按批示传阅。

第六十七条管理部负责企业资料、文件及人事等档案、采购资料等的保管，销售部负责合同、客户资料的保管，品管负责产品标准、检验记录的保管，生产部负责设备资料、技术档案的保管，财务部负责财务凭证等档案的保管。

档案的管理按照国家有关档案管理的规定执行。

第九节商标

第六十八条公司目前使用的注册商标为总公司注册的“景兴”，核定使用该商标的类别是：

“纸、白板纸、箱纸板、瓦楞原纸（纸板）、纸箱、硬纸管、牛皮箱板纸、提花纸板、扑克牌芯纸“等产品。

第六十九条严禁自行改变公司注册商标、注册人、地址或其他注册事项。

公司发展需要变更注册商标、注册人、地址或其他注册事项的，可由公司授权的部门或个人向有关商标局提出申请，并经有关商标局核准、公告之后，与《商标注册证》一并使用。

第七十条注册商标的印刷，先由使用注册商标的相关部门根据实际使节用需要，向公司管理部提出书面的印刷申请，经公司管理部同意后，由人事工资主管负责比价，监督印刷单位按期、按质、按量印制。

印制的注册商标由公司原辅仓库统一保管，按规定领用。

使用部门应正确使用，不得擅自挪作它用，同时做好相关统计工作。

第十节合理化建议

第七十一条“合理化建议”是倡导员工向公司献计献策和反应问题的较好途径之一，管理部企管部门负责日常“合理化建议”的宣传、收集、评审和奖金发放工作。

第七十二条“合理化建议”可涉及公司生产、经营、管理的各方面的创新、提高效率、提高品质或节能降耗等提案。

为提高建议质量，采用的方案必须是符合公司管理、生产、销售实际对工作具有改进性意见的提案。

第七十三条提案经评审后分：

不采用、保留、采用三种情况，不采用奖励10元/件、保留奖励20元/件，采用奖励80元/件。

第七十四条采用方案经实施后对公司产生重大经济效益的，年底由企管部门会同实施部门计算金额报总经理办公会议进行一次性嘉奖。

第三章后勤事务

第一节食堂

第七十四条公司餐厅对外公开招标承包，管理部按承包协议对餐厅进行管理。

第七十五条员工上班期间必须在公司餐厅用餐，部门经理以上职务人员可在小餐厅用餐。

第七十六条午餐时间为：

11：

45~12：

30时；晚餐时间为：

17：

45~18：

30时，超时不再供应，生产部员工分批就餐。

第七十七条就餐应按先后顺序自觉排队购买，不允许有插队或代购现象，管理部后勤主管及车间主任不定期进行抽查，制止不文明现象的发生。

第七十八条员工餐费标准为每餐4元/人，小餐厅餐费标准为每餐5元/人，打卡就餐，餐费在当月工资中扣除。

员上上班期间不允许外出就餐，更不允将餐盆带出餐厅。

第七十九条承包单位必须配备餐厅保洁员，负责餐厅的清洁工作。

第八十条管理部后勤主管负责食堂日常工作的管理，以满足员工吃到卫生、足量的饭菜为服务崇旨。

第二节工作服

第八十一条公司工作服由管理部按照股份公司人力资源部要求招商承制，员工工作服每二年发放一次，设备科员工每次发放夏装3套、冬装3套，其他员工每次发放夏装2套、冬装2套。

第八十二条员工工作时间应统一着穿工作服、佩戴工作证，作为公司的文化要求。

第八十三条新进员工办理录用手续后由管理部人事工资主管开具“工作服领取通知单”，试用满5天后由本人凭单到原辅仓库领用，仓管员凭单发放，月底汇总后到管理部统一开具领料单。

员工离职后不用交还工作服，在公司工作未满一年的，扣除工作服成本费用，满一年以后的员工可以不扣工作服费用。

第八十四条管理部人事工资主管负责工作服穿着情况的日常检查。

第三节废旧报废物资的回收出售

第八十五条废旧物资的出售工作由安全后勤主管负责，价格按照公司指定的价格出售，管理部每年年初按照市场价对废旧物资的价格进行询价、定价。

第八十六条生产过程中产生的废铁、废桶、废袋等由原辅料仓库回收集中堆放，储存到一定量时再出售，废旧物资出售，废纸、废板、废箱、废管及其它废旧物资出售由管理部安保主管根据“收款凭证”开具出门证。

第八十七条对生产过程中产生的和客户退回的印有注册商标的废箱统一作销毁处理，大批量的质量问题报废箱由管理部与买主签定“协议”后才可对外出售。

第八十八条所有废旧物资由公司统一回收处理，任何个人不得私自挪用，一经发现严肃处理。

第四节公共厕所

第八十八条按照公司人员配置和区域划分，行政大楼大楼由办公楼后勤保洁员负责清洁，餐厅、车间公共厕所由综合清洁工负责清洁。

第八十九条公共厕所的卫生标准按《现场和环境管理规范》执行，按照一对一管理原则，做到一个保洁员一个检查者，卫生不过关首先的责任是检查者。

第九十条后勤主管定期检查公共厕所设施的完好性，发现问题及时修复，同时配备好必要的清洁药品。

第五节绿化

第九十一条为美化环境，创建绿色厂区，公司的绿化日常养护工作采用外包形式，每年签定协议由后勤主管按协议要求监督实施。

第九十二条公司提倡办事员以上管理人员每人养一盆花，培养大家养花的心态，尊重自然规律及你投入了什么，就会收获什么的感悟。

第四章人事管理

第一节人力资源规划

第九十三条根据公司发展战略，管理部依据公司现有岗位人员配置结合公司发展所需的岗位人才，每三年一次组织各部门编制“人力资源规划报告”，通过内部培养、提拔，外部招聘培训的方式提前储备公司发展所需要的人才。

第九十四条储备岗位人员的人数单独编制人员报表，不列入年度部门人员编制考核人数，“人力资源规划报告”提交总经理办公会议讨论通过后，由管理部进行实施。

第九十五条管理部在三年时间的实施过程中，需在每年的12月底提交执行情况报告至总经理，以便对变动情况做到及时调整。

第二节招聘

第九十六条每年年初由管理部制订公司各部门岗位人员定额标准（本年度中若新增设备和受市场影响人员配置变化不在此列），各部门根据本部门岗位人员定额结合实际工作和生产情况本着精简用人的原则用工，需由用人部门提出申请，填写《人员增补申请单》定额范围内由管理部审核同意后实施招聘；定额范围外由管理部审核，总经理批准后实施招聘。

第九十七条招聘每季度末进行一次招聘，管理部通过各种渠道对外发布招聘信息，如上网或媒体发布招聘广告、向中介或劳动力市场招聘等。

应聘人员应填写公司《员工履历表》，提供学历证书及身份证复印件，交纳本人一寸照片4张，经管理部初审通过后安排面试，如发现应聘者提供的资料不正实的录用后公司也将予以辞退。

第九十八条批量招聘（10人以上）由管理部组织用人部门进行面试，面试合格须经过军训、公司基本情况、劳动纪律、安全生产知识培训后，由管理部开具“报到通知单”和“试用考核表”到用人部门进行跟班式培训；个别招聘的管理部根据用人部门提供的要求进行直接面试，合格者进行公司基本情况、劳动纪律、安全生产知识培训后，由管理部开具“报到通知单”和“试用考核表”到用人部门进行跟班式培训。

第九十九条员工试用期为两个月，试用期工资初中、高中800元/月、大专1000元/月、本科1300元/月，公司根据岗位需要与员工签定不少于一年期的劳动合同，同时按国家规定交纳社会养老、医疗、工伤、失业、生育等保险。

第四节劳动纪律/卫生

第一百条本节所指的劳动纪律/卫生是规范员工日常行为的底线，必须遵照执行。

第一百零一条服从工作安排，恪尽职守，不得有阳奉阴违的行为。

第一百零二条工作时间严禁打扑克、打毛衣、串岗、闲聊、看与工作无关的书籍。

第一百零三条不得在工作场所嬉戏打闹，妨碍他人工作，扰乱工作秩序。

第一百零四条员工应在进入公司时，出示健康证明，凡体检合格者方可上岗。

第一百零五条公司认为必要时，每年可对全体或一部份员工实施职业病预防的体检或注射。

第一百零六条员工不得无故拒绝公司组织的体格检查、预防注射或其他必要的保健措施。

第一百零七条患有慢性疾病，不能胜任工作者，或可能工作而恶化者及公认的传染病者不得进入本公司工作场所。

第五节职务任免、调动、离职、交接、考核

第一百零八条公司班长以上管理人员实行每年一次的任免制，发现人员有严重违纪现象的可中途任免。

第一百零九条公司高层管理部人员年初由股份公司或包装事业部统一发文。

第一百一十条公司中层管理人员年初经总经理办公会议讨论同意统一发文。

第一百十一条公司班组长、办事员、主管人员由部门提名，特殊岗位或其它需要时可采用竞岗，经公司总经理办公会议讨论通过统一发文。

第一百十二条跨公司调动的，由股份公司或包装事业部开具调度单；公司内部跨部门调动的，由管理部开具调度单；部门内部调动的由部门自行开具调度单送一份交管理部备案。

第一百十二条员工离职应提前一个月向公司提交辞职报告，经公司批准后允许离职；若发现员工擅自离职的且超过5天没上班的由部门代办离职手续。

第一百十三条员工离职审批权限：

一般员工由部门经理审核，管理部经理审批；班长以上管理人员经部门和管理部签署意见，并经主管副总审核后报总经理审批。

第一百十四条员工离职或调动后的交接手续由所在部门的直接上级负责办理，并在交接单上签名；涉及部门经理级人员的调动、离职由管理部负责办理。

第一百十五条公司（除总经理外）所有管理人员及固定工资人员参加薪资考核，以月薪制的形式发放。

第一百十六条考核工资占工资总额的40％，管理部协助总经理对各个部门主管及经理进行考核和评估，各部门主管或经理对本部的人员进行考核与评估。

各部门明细的考核表附页。

（QPG/JB01-32）

第一百十七条员工由部门年终进行等级评定：

A等95（含95分）~100分占30%；B等85（含85分）~95占50%；C等75（含75分）~85分占20%；D等为75分（不含）以下人员。

第六节员工守则

第一百十八条公司持续健康发展取决于每一位员工的综合素质、工作态度和行为符合公司的期望。

第一百十九条准时上下班，对所从事的工作取时效，不拖延、不积压。

第一百二十条服从上级指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面陈述，一经上级主管决定，应立即遵照执行。

第一百二十一条尽忠职守，严守业务机密。

第一百二十二条爱护本公司财物，不浪费，不损公肥私。

第一百二十三条遵守公司规章制度及工作守则。

第一百二十四条维护公司名誉，不作任何有损公司名誉的行为。

第一百二十五条注意本身品德修养，切忌不良嗜好。

第一百二十五条不私自经营与公司业务有关的业务或兼职公司以外的职务。

第一百二十六条待人接物态度谦和，以争取同仁及顾客的合作。

第一百二十七条严谨操守，不得收受与公司业务有关人士或单位的馈赠、贿赂或向其挪借款项。

第一百二十八条钻研业务知识和技能，开发自身潜力。

表现出主动参与、积极进取的精神。

第一百二十九条牢记自己代表公司，任何时间、地点都注意维护公司形象。

在公司是名好员工，在社会上是守法文明的好公民，在家庭里是负起责任的好成员。

第七节奖惩

第一百三十条凡检查发现违反公司各项管理规范每条轻微者：

罚款10-20元；一般者：

罚款30-50元；严重者：

罚款50-100元；屡教不改者作记过处分，有两次记过处分及对造成公司财产损失超过1000元以的作辞退处理。

第一百三十一条对年度工作成绩突出者公司在年终总经理办公会上讨论进行专项奖励。

第一百三十二条奖惩考核记录不列入下年度的考核。

第五章教育训练

第一节录用培训

第一百三十三条新进员工录用须经过以下方面的培训：

1、公司基础教育：

公司简介、规章制度、质量环境方针目标、安全教育、相关法律法规等，由管理部组织进行；

2、部门基础教育：

学习本部门工作主要内容及岗位说明书等，由所在部门负责人组织进行；

3、岗位技能培训：

学习作业指导书、操作规程、安全事项ROHS指令对象物质涉及相关岗位的控制要求等，由所在车间主任组织进行，并有书面记录。

第一百三十四条经过上述理论培训后，采用师傅带徒弟的方式进行为期1-2个月的跟班培训。

第二节内部提升培训

第一百三十五条管理部负责编制各岗位工作任职要求，明确该岗位工作人员的学历、培训、资格及工作经历和经验等方面的具体要求。

作为人员招聘、选择和安排的主要依据，公司各岗位任职要求详见附表“各岗位任职要求”表。

第一百三十六条管理部应将各岗位工作人员的能力要求，转化为相应的培训需求，统筹规划培训工作，分别对在岗员工、转岗员工、各类专业人员、特殊工种人员、内审员等进行培训。