员工离职手续办理程序0626.docx
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员工离职手续办理程序0626
中国众信科技集团国际有限公司
离职人员手续办理程序
编制：
向兆辉
审核：
批准：
发行日期：
2013年5月29日
执行日期：
2013年月日
一、
目的
为规范公司员工的离职管理，确保公司及离职员工的正当权益，依据国家有关的法律法规，特制订本规定。
二、适用范围
中国众信科技国际集团有限公司所有员工，不论何种原因离职，均依照本规定执行。
三、离职的类别与定义
a）辞职：
指在任职期内，员工自行提出解除劳动合同的行为。
b）辞退：
指公司根据相关规定和生产经营状况、员工的工作表现、身体健康情况等，公司提出辞退并解除劳动合同的行为。
符合下列情况之一者，公司可以按有关规定辞退员工：
c）违纪辞退（开除）：
指公司根据有关规定和员工违法、违纪、违约等情形，解除劳动合同的行为。
d）协议离职：
双方均可提出，经协商一致提前解除劳动合同，并签署解除协议。
e）员工擅自离职：
指员工不辞而别的一种违反规定的离职行为。
f）合同期满（不再续签劳动合同）
i.公司提出不再续签劳动合同：
是指合同期满，公司根据情况不再与员工续签劳动合同，并提前30天书面通知员工。
ii.员工提出不再续签劳动合同：
是指合同期满，员工不愿与公司续签劳动合同，并提前30天书面通知公司。
g）退休：
指符合退休规定条件的，公司不再续聘或提供新的工作机会或员工提出终止聘用关系的。
四、离职流程：
离职申请离职面谈离职审批离职通知工作移交离职审计离职结算离厂。
4.1审批程序
a）辞职申请由员工本人填写《员工离职申请单》，其他离职形式由其直接主管填写。
b）正式员工辞职需提前1个月向部门主管提出申请，部门在接到员工提交的《离职申请单》时需在7个工作日内完成离职面谈，如挽留不成功，部门主管可根据部门工作及离职者本人岗位工作情况，可与员工协商确定离职日期。
c）部门负责人签署后的《员工离职申请单》在面谈结束后2个工作日提交到人力资源部；
d）人力资源部根据《员工离职申请单》离职日期提前7天通知其部门，由部门安排工作移交。
e）公司经理级以上人员工作移交前后由人事行政部通知审计人员对其工作数据、工作未完成事项、工作期间重大未处理事项、财务资金收支情况、固定资产移交等情况进行审计并签署意见。
f）离职者严禁未按离职日期而离职，离职交接须由本人进行，不得找人代替。
如未按离职日期而离职者，则按旷工处理。
4.2作业规范
4.2.1辞职
4.2.2.1因个人原因不能继续为公司服务的，由本人提前（普通员工30天、管理人员和技术人员60天）提出辞职申请、由责权部门审批结束之日起（普通员工30天、管理人员和技术人员60天）天后办理离职手续。
（工作移交手续必须在普通员工30天、管理人员和技术人员60天内完成）
4.2.2辞职程序
4.2.2.1普通员工和技术人员辞职由辞职者直接上司到人事行政部领取《员工离职申报表》,交辞职者填写一、二、三项后交其直接上司初审签名、部门负责人审核后，再由人事行政部核实（技术人员需报总经理或其授权人审批），方可生效。
4.2.2.2管理人员辞职由辞职者本人到人事行政部领取《员工离职申报表》,填写一、二、三项并交部门负责人审核后交人事行政部经理复核，报总经理或其授权人审批，方可生效。
4.2.2.3各级管理人员必须在三个工作日内完成各自的审核或审批工作。
4.2.3辞退、解雇
4.2.3.1员工因不能胜任本职工作或因公司裁员减编，由公司提出辞退或解雇。
4.2.4辞退、解雇程序
3.2.4.1公司所有员工辞退或解雇均由部门负责人到人事行政部领取《员工离职申报表》，交员工直接上司填写后，报部门负责人审核，中心经理核准后，再由人事行政部核实（管理人员、技术人员需报总经理或其授权人审批）后，方可生效。
4.2.4.1各级管理人员必须在一个工作日内完成全部的审核或审批工作。
4.2.5开除
4.2.5.1员工违反公司规章制度，按规定应开除的，由人事行政部经理提出经总经理或总经理授权人审批。
4.2.5.2凡违反部门工作制度的，由部门负责人填写《员工离职申报表》，经责任人所在中心经理核准后,报人事行政部查实,再报总经理或其授权人审批。
4.2.5.3凡违反部门工作制度以外的其它行政管理制度者，由人事行政部填写《员工离职申报表》，经责任人所属部门负责人确认，人事行政部经理核准后,报总经理或其授权人审批。
4.2.6离职手续的办理
4.2.6.1辞职员工必须从审批结束之日起的规定期限内办理完毕离职手续。
4.2.6.2辞退、解雇、开除的员工,所有责权部门必须在审批完成的一个工作日内办理完毕相关离职手续。
4.2.6.3人事行政部在办完离职手续后,将《员工离职申报表》转财务中心作为结算薪资的依据。
4.2.6.4辞退、解雇、开除员工的薪资结算后，在保安的引导下办理相关手续，并护送出厂。
4.2.3.5开除者须按照公司相关的奖惩规定进行相应的处罚。
4.2.7自动离厂
4.2.7.1员工30天内累计旷工三天（含）以上或辞工人员未按规定办理相关手续而自离的，即视为自动离厂。
4.2.7.2自动离厂者无薪资结算；任何未结薪酬作为缺岗损失费归公司所有。
4.2.8违规处罚
4.2.8.1所有相关责任人未按规定程序和时间内办理相关手续者,处以10元/次的处罚（总经理或其授权人特批或自行安排的除外）。
4.2.8.2凡在运作过程中弄虚作假者,处以20元/次的处罚。
五、离职通知方式及时间规定
a）班组长级以下员工离职，人事行政部提前3-7天通知部门及离职员工本人进行工作交接；
b）职员、科长、经理级以上人员自批准离职后，根据本部门工作运行情况，安排工作交接，交接时通知相关部门人员进行审查。
六、离职的审批权限
a）计件员工：
离职申请由其所属车间班长审核、经理复核，人力资源部共同审批。
b）副科长职级（含）以下计时员工：
离职申请由其直属主管、人力资源部经理共同审批。
c）科长职级（含）以上计时员工：
离职申请由其部门直属主管、总经理、分管副总、人力资源部主管共同审批。
d）副经理级（含）以上人员、关键技术人员及营销人员的离职申请子公司总经理审核，呈送分管副总裁批准，总裁办备案。
e）部长级以上人员、各子公司财务经理离职申请分管副总审核，总裁批准，总裁办备案。
七、离职面谈
车间班组长职级（含）以上员工离职前，其员工所在部门直接主管及人力资源部经理应根据需要与其进行离职面谈并填写《离职面谈记录》；
班组长职级以下员工离职时，其员工所在部门直接主管及人力资源部招聘专员应根据需要与其进行离职面谈并填写《离职面谈记录》，主要围绕以下内容进行：
a）了解员工离职的真正原因、挽留的可能性、对公司的感想、离职后的可能去向等。
b）倾听员工的意见及建议。
c）核查其职责工作开展情况与进度。
d）核查其文件、数据的管控情况。
e）核查其了解公司秘密的程度。
f）阐明公司和员工的权利和义务。
g）有权代表公司根据其工作的进展情况确定具体的离职日期。
八、工作移交
主要移交内容为工作移交、事物移交、款项移交：
a）工作交接，移交至直属主管指定的人员：
i.公司各项内部文件；
ii.经管工作详细说明；
iii.工作关系/客户信息（含姓名、单位、联系方式及其它相关信息）；
iv.培训资料；
v.公司的技术数据或职位所涉及保管的文件性数据（包括书面文文件和电子文文件两类）；
vi.专项工作情况说明，包括：
①专项计划书、②项目实施进度说明、③项目相关资料、④其它项目相关情况详细说明；
vii.目前工作的进展程度；
viii.任职期间的工作报告等。
b）事物移交：
i.所领用的办公用品、各类钥匙、各类工具等本部门内事物：
移交至直属主管指定的人员；
ii.计量器具，移交至质量管理部计量室（质量相关岗位离职人员适用）；
iii.技术数据、图纸等，移交至公司或事业部技术数据管理部门或科室（技术岗位人员适用）；
iv.计算机、电话及相关自动化办公设备等，移交至信息部系统运维科（公司配备计算机或自动化办公设备人员适用）；
v.宿舍及相关物品、设备、工作证等，移交至后勤服务科。
c）款项移交，必须与财务部移交：
经手但未结清的各类项目、业务、暂借款等款项。
以上各项交接按《人事聘用管理》标准中的“工作交接表”进行，同时移交人、接交人均应签字确认，并经各相关主管审核确认方可认定为交接完成。
d）在移交手续办理中，出现部分文件、数据或物品遗失时，采取以下措施：
i.出现文件、数据遗失，相关部门有备案的，可以拷贝一份。
ii.出现文件、数据遗失，其它部门没有备案的，由移交人回忆档内容，并将重新整理的内容报部门主管审核，经审核通过，方可将遗失的文件、资料交接。
否则，因个人原因，造成的文件、资料遗失无法追回的，由员工个人承担责任，视文件、资料的重要性，由部门主管与公司高层确定应由移交人承担的经济赔偿额度。
iii.出现物品遗失，依据物品采购价格标准赔偿。
e）相关部门负责人审核
i.相关部门负责人需要做好本部门与离职员工涉及的工作、事物、款项等移交的审核确认工作。
ii.员工离职交接，涉及各部门相关交接手续，各部门主管需本着对公司负责、对个人负责的原则，认真检查与审核离职员工与本部门涉及的工作交接事宜；如发现相关部门不负责任，敷衍了事，出现问题，公司将根据给公司造成的损失及公司规定予以相关责任人处分。
iii.副部长职级（含）以上人员的工作交接还需呈报副总裁审核确认。
iv.离职人员必须亲自办理离职手续，并在双方确定的离职日期办理完交接手续。
v.离职员工若在未办理或未办完移交手续而擅自离开公司者，公司有权通过法律途径追究其相应责任。
九、离职结算
a）结算条件：
当交接事项全部完成，并经相关人员签字确认后，方可对离职人员进行相关结算。
b）结算部门：
财务部为主，人力资源部、相关部门共同配合进行。
c）结算专案：
i.工资
1.离职员工在其办妥所有离职手续和完成工作交接后，人力资源部即可结算其全部应得薪资及其它应得或应扣款项。
2.员工擅自离职或未办妥离职手续和完成工作交接者，公司有权冻结其工资，直到办妥各项离职手续为止。
ii.违约金
因开除、自动离职和违约性辞职产生的违约金，由人力资源部按照合同违约条款及双方约定的赔偿条款进行核算。
iii.赔偿金
1.物品损失赔偿金：
由相关部门协助核算，1000元以下按物品购入原价赔偿；1000元（含）以上按物品使用年限折旧后的余额赔偿。
2.培训损失赔偿金：
由人力资源部核算，培训费×合同期或服务期未满月数/合同期限或服务期月数，若合约中已明确规定的则按合约规定执行。
3.若员工应付/应扣费用大于公司支付给员工的费用，则员工应在离职当日内向公司支付清相关费用，否则，公司有权通过法律途径进行追讨并追诉其法律责任。
一十、其它事项
a）已提出了离职申请，但未于所申请的离职日内办理完毕所有的离职手续者，且仍未在所申请的离职日起3日内补办离职手续的，将按擅自离职处理。
b）离职员工拒不履行违约责任或对公司造成经济损失拒不赔偿者，公司将通过法律途径对员工追讨。
c）离职人员离厂时间：
所有离职员工，必须在一个工作日内办妥全部离职手续，并于当天离厂。
特殊情况需继续在公司食宿者，在办理离职手续时，需向人事行政部提出申请，由行政管理科根据实际情况批准，但以一个晚上为限，且必须于次日14:
00前离开公司宿舍。
d）在离职人员办理完所有的离职手续，人力资源部将为其出具《解除或终止劳动合同（关系）证明书》及协助办理社保、公积金的相关转移手续，否则，人力资源部将不予以办理。
一十一、附件
a）附件一：
员工离职交接清单
b）附件二：
员工离职申请表（计时制）
c）附件三：
员工离职申请表（计件制）
附件一：
员工离职交接表
公司各部门：
该员工己获准于201年月日离职，请相关部门依次给予办理离职手续。
谢谢！
姓名
部门
岗位
离职类型
□辞职□自动离职□辞退□解雇
填表时间
员工任职部门
移交项目
接交人
监交人
1、保管物品、器材、工具
2、工作及档案资源移交（含电子资源）
3、其它重要数据（如公共关系资源等）
该员工工作、数据及公共资源，均已全部移交。
所属部门负责人（签字）：
信
息
部
签收项目
签收人
签收项目
签收人
签收项目
签收人
计算机查验、密码注销
邮箱账户注销
U盘、其它等
该员工所有涉及信息安全的帐户均已注销。
信息管理部负责人（签字）：
行
政
部
签收项目
签收人
签收项目
签收人
签收项目
签收人
宿舍钥匙
宿舍用品
水电、房租费
办公室钥匙
办公用品
工衣扣款
该员工的后勤物品，均已全部移交。
行政后勤负责人（签字）：
财
务
部
审核项目
审核结果
审核人
应收款（员工借款、报销款、扣款等）
固定资产及其它相关工作交接
审计部对上述所有事项审计意见：
审计负责人签字：
该员工所有财务款项已结清，应付款（不含奖金、工资结算）。
财务部负责人（签字）：
人
力
资
源
部
签收项目
签收人
签收项目
签收人
签收项目
签收人
员工手册
工作证/卡
培训情况
其他需要说明的情况：
我确认已与公司办理完一切离职交接手续，从此与公司不存在有任何劳动关系，特此确认与声明。
员工签字：
日期：
年月日
说明：
1、办理时请按如下顺序到相关部门进行手续的办理：
①任职部门→②信息管理部→③人事行政部→④核算管理部→⑤人力资源部相关人员签收签字；（计件、辅助工不需信息管理部签收）
2、请将本表送回人力资源部，由人力资源部存盘，手续未办理完毕者不予结算工资。
附件二
员工离职申请表（计时制）
员工姓名
部门（车间）
职务（工种）
入职日期
201年月日
希望离职日期
201年月日
离职原因
个人因素
管理因素
公司因素
其他
□健康因素
□家庭因素
□自行/合伙创业
□继续求学
□结婚生子
□转任公职
□升迁机会
□与同事相处
□主管管理风格
□工作挑战性
□工作压力
□工作环境
□薪资福利
□公司地点
□公司发展
□组织变革
□其他
□达不到岗位要求
□其他
※以上需由离职申请人亲自填写离职人签名：
年月日
离职员工所在车间/部门主管意见（在收到离职申请后2个工作日内签署意见）
签名：
年月日
员工所属中心/部门主管公司领导意见
签名：
年月日
人力资源部
经办人意见
签名：
年月日
人力资源
总监意见
签名：
年月日
公司领导意见
签名：
年月日
说明：
1、离职会签流程：
①车间班组长以下计时员工经车间经理审核，总经理批准，报人事行政部批准并备案；②车间班组长及以上职务和部门职员由经理审核、总经理签字、分管副总同意后，报人事行政部批准；③车间/部门经理及以上职务、业务骨干、技术骨干、总经理特殊要求人员经逐级部门负责人签字同意后，须报总经理审核，分管副总裁批准，总裁办备案。
2、离职手续办理时间为每周一、三、五上午8：
00~下午16：
00，其余时间一般不予办理。
附件三
员工离职申请表（计件制）
员工姓名
部门（车间）
职务（工种）
入职日期
201年月日
希望离职日期
201年月日
离职原因
个人因素
管理因素
公司因素
其他
□健康因素
□家庭因素
□自行/合伙创业
□继续求学
□结婚生子
□转任公职
□升迁机会
□与同事相处
□主管管理风格
□工作挑战性
□工作压力
□工作环境
□薪资福利
□公司地点
□公司发展
□组织变革
□其他
□达不到岗位要求
□其他
※以上需由离职申请人亲自填写离职人签名：
年月日
车间班组长面谈记录
（于申请日2个工作日内办理）
经办人签名：
年月日
离职员工所在车间主任意见（在收到后2个工作日内签署）
签名：
年月日
员工所属制造部门副总意见
签名：
年月日
人力资源部意见
签名：
年月日
说明：
1、申请离职人员请至各本部领取此表；试用期员工需提前3天申请，正式员工需提前1个月申请，特殊情况需经部门主管批准，方可领取此表。
2、离职会签流程：
车间计件员工经车间班长、经理签批意见后，报人力资源部经理批准。
离职手续办理时间为每周一、三、五上午8：
00~下午16：
00，其余时间一般不予办理。
（最后一页是修订记录）
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