部门职能及岗位职责.docx

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部门职能及岗位职责

●总经理岗位职责：

◆贯彻执行国家的法律、法规和有关的方针政策。

◆制定公司的发展战略规划和经营方针；

◆制定年度综合发展计划和财务预算方案；

◆组织建立和改进本公司的质量管理体系；

◆批准质量手册和其它重要的程序文件、支持文件；

◆确定公司组织机构设置方案，部门负责人的任用与解聘；

◆根据公司的运作和发展需要配置和调整资源；

◆批准其它重要的管理制度；

◆批准管理评审计划，主持管理评审会议，批准管理评审决议；

◆调整各部门的工作，使分工协作合理；

◆决定资金的投向及公司业务与发展方向；

◆审批或授权审批财务支出；

◆签署或授权签署各类经济合同；

◆处理重要的内部或外部事务；

●副总（分管物业、财务）岗位职责：

◆在总经理的领导下，分管物业部和财务部的工作；

◆审核公司各项费用，包括管理费用、营业费用、财务费用等；

◆审核公司营业收入及成本；

◆及时向总经理汇报公司的财务状况、资金状况；

◆负责组织品质管理处的周检和月检工作，并针对检查情况及时进行纠正和指导；

◆负责组织编写和审核《质量手册》和《工作程序》批准作业指导文件；

◆负责审批有关内部质量审核的计划、报告文件，并组织内部质量审核活动；

◆组织并协调质量管理体系的建立、实施、保持和改进；

◆负责监督物业管理服务质量，确保客户和服务单位满意；

◆代表公司就质量管理体系相关事宜的对外联络；

◆负责公司物业管理服务工作的组织和协调；　

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报总经理审核；

◆完成总经理交办的其它任务。

●副总（分管人事、市场）岗位职责：

◆在总经理领导下，分管人事部和市场部的工作；

◆提供公司的组织结构、岗位职责、规章制度、薪酬体系、绩效考核等草案报总经理审批；

◆制定公司用人标准，做好人才选拔、培养、使用等系列人事工作；

◆负责统筹公司的内部管理服务工作，协调各部门、各处室之间的工作关系；

◆负责公司员工的思想教育和队伍建设；

◆负责监督及抽检员工培训的落实情况，按行业标准进行验证培训效果；

◆组织开展市场研究和分析，及时掌握客户需求信息；

◆及时提出市场开拓战略和策略的意见和建议；

◆参与公司经营决策，负责决策和组织人员开拓物业市场；

◆组织新项目的策划、立项、费用确定、合同签订；

◆负责领导和组织制定公司的招、投标工作；

◆参与公司重大经营项目的研究和策划；

◆负责组织标书制作。

◆物业管理方案、合同的起草、评审、和洽谈；

◆负责公司对外联络工作，组织领导公司的公关工作和宣传工作；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报总经理审核；

◆完成总经理交办的其它任务。

●人事部部门职能：

◆公司人事行政规章制度的规划、制定、检查与修订工作。

◆公司员工的招聘、录用、劳动合同的订立和解除。

◆公司人事档案、暂住证、员工社保等管理工作。

◆公司各部门人员岗位编制管理工作。

◆公司员工的内部调动工作。

◆公司员工的绩效考核；

◆员工工资、奖金、福利的分配管理工作。

◆专业技术人员职称评聘、考核的组织工作。

◆劳动工资、考勤、人事统计工作。

◆员工培训的组织及考核后岗位调整工作。

人事部部长岗位职责：

◆领导本部对公司相关计划与规章制度进行编制；

◆本部门工作计划的制定、落实、执行和过程监控；

◆公司内部、外部人事、劳资关系的协调和相关事务的办理和审批；

◆人事规章制度的规划、制定与修订，各部门人员岗位编制管理；

◆员工人事及档案工作管理；

◆员工培训与考核管理；

◆劳动合同与劳动争议管理；

◆向领导提供人事、培训、考核、劳资的数据信息及工作分析报告；

◆处理公司内部员工的投诉并进行沟通；

◆调整各部门人员配置，使分工协作合理；

◆处理重要的内部或外部事务。

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报分管领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

人事处经理岗位职责:

◆负责公司相关计划和规章制度的起草。

◆负责公司员工资料整理和归档，员工基本信息统计工作；

◆负责人事管理系统资料的录入、维护和管理；

◆执行公司各项规章制度和配合公司其它部门的日常人事管理工作；

◆建立全方位招募渠道，搜集掌握最新人力资源信息，招聘合格人才；

◆员工招聘、入职、离职、转正、调动、奖惩、晋级、员工社保等工作的管理。

◆各类人事表格、流程的制定、修订及审核存档；

◆指导并协助各部门相关人员对各项工作的有效开展；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

资料管理要求：

◆公司原始资料及日常管理中形成的各种管理文件、资料、合同、协议、音像图片、电子拷贝等资料必须主动进行分类收集、编号、归档；

◆建立健全各类资料的资料库和台帐，重要资料应备份入档，确保资料完整，便于借阅、使用；

◆正确标明资料保密等级，保密资料的借阅需经分管副总以上领导批准，存档资料不经批准不得私自外借和复制；

◆认真办理借阅、借用手续，及时清理回收借阅、借用资料，严防丢失；

◆详实记录本公司发展过程中的重大活动和重大事宜；

◆公司各类规范文件必须及时登记、编号和及时发行；

◆确保在用资料文本的有效性，需及时清理过期失去时效的文件资料；

◆收集的各类资料、信息要进行分析统计，为制订相关工作计划和措施提供参考。

综合办主任岗位职责：

◆日常行政发文的起草、校对、发放、归档、整理；

◆工作例会的准备、会议记录、督促各部门会议任务的完成；

◆搞好网站建设、宣传栏建设、媒体联络等系列企业宣传工作；

◆负责部门内部事务性的工作处理；

◆负责公司考勤管理，做好考勤统计工作；

◆积极推广公司品牌与企业形象；

◆与相关部门高层决策人士保持良好的沟通关系，保持通畅的信息沟通渠道；

◆负责公司对内、对外新闻稿及各类软文的撰写及发布；

◆做好办公室的本职工作，协调各职能部门落实上级领导的指示；

◆做好重大活动的组织、协调和接待工作；

◆参与公司重大事件紧急处置和善后处理活动；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

培训处经理岗位职责：

◆制定培训计划，组织培训需求调查，进行培训需求分析；

◆培训资料的相关准备工作；

◆内部培训资源的调查整理；

◆培训课程的设计和准备工作；

◆培训活动的组织及过程指导；

◆负责办理公司员工外出培训的联系工作；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

●财务部部门职能:

◆遵守国家各项法律法规及国家财政制度等，每月提交税务报表；

◆配合审计部门、税务部门对公司进行的年审和对财务、税务的核查工作；

◆汇报公司的财务状况、资金状况,有助于决策者进行合理的决策；

◆合理安排使用资金，保证公司财务工作的正常运作；

◆正确核算公司各项费用包括管理费用、营业费用、财务费用等；

◆正确核算公司营业收入及成本；

◆发放职员及工人工资；

◆保管各类财务档案；

◆其它与财务相关的工作。

财务部部长岗位职责：

◆安排及协调全部门工作；

◆每月编制下月资金计划并监督上月资金计划的执行情况；

◆合理安排使用资金；

◆登记各科目明细帐及总账；会计报表的编制；

◆各种以对外报表的填制，向相关部门提供一些财务数据及部份资料。

◆一般会计事项的整理、记录及有关凭证、帐册、报表、文件的保管。

◆关于合同评审涉及财务问题。

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报分管领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

会计岗位职责：

◆负责现金收付业务及银行收付业务；

◆负责现金及支票的管理工作；

◆负责收款和开据及管理发票；

◆负责为用户办理退款手续；

◆负责按时进行税务纳税申报；

◆按时核算和发放工资；

◆收集、调查市场物品价格，依据调查结果确定合格供应商；

◆对各部门上报采购物品及时调查市场价格并报财务部核对；

◆负责采购物品并将采购物品分类入库或及时办理领料签单；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报分管领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

总账岗位职责:

◆负责审核出纳现金及银行存款余额是否账实相符。

◆负责现金收支单据的审查。

审查单据是否符合相关规定，项目是否填写齐全，数字计算是否正确，大小金额是否相符，有关签名和盖章是否齐全等。

◆负责复核仓库实物账务的准确性以及存货盘点表的准确性，保证账实相符、保证仓库实物账与总账、明细账数据、金额相一致。

每月审核成本会计编制的盘盈盘亏报告表，盘盈、盘亏报财务经理和总经理审批后，按规定进行账务处理。

◆负责定期对已审核的原始凭证进行会计凭证处理，并定期传递给财务经理审核，经审核无误后，将其做为正式会计凭证登账。

填制记账凭证应做到数字真实、内容完整、账物相符。

◆负责公司费用的核算，认真审核相关费用单据。

并按部门归集、分配各项管理费用，编制各部门费用明细表，定期进行纵向分析。

对公司费用开支异常情况及时汇报给财务经理或董事会，促使各部门杜绝浪费，自觉节约。

◆负责公司往来债权债务账目的定期检查，按时与现金会计核对明细账目，发现不符情况，及时上报分管副总直至总经理处理。

◆负责公司日常财务核算，负责公司各项固定资产的登记、核对，按规定计提折旧，建立固定资立台账。

◆负责编制和登记各类明细账、总账并定期结账。

◆负责编制会计报表以及编制报表明细表，并进行财务报告分析。

应在每月15日之前提交上月份的相关报表给分管副总和总经理处。

◆负责整理会计资料。

对会计资料及有关经济资料，应按月进行整理，装订，做到单据完整、凭证整洁、美观、易查。

◆监督月末、年末存货的盘点工作。

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报分管领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

●物业部部门职能:

◆按照物业管理法规、规范要求，负责公司全部物业项目的管理工作。

（包括公司各物业项目的秩序维护、清洁卫生、绿化养护、公共部位、公共设施设备运行维修养护、客户服务和社区文化建设工作）；

◆全面负责公司各物业项目处日常工作的管理、监督、检查和指导；

◆负责审核公司所属各项目处所管理物业区域的维修养护计划和费用测算工作；

◆对公司开发建设项目提出切实可行的物业管理建议；

◆指导物业项目处对新项目的承接查验工作，认真履行交接手续；

◆负责制定和完善物业管理各项制度，指导各项目处编写服务方案；

◆根据项目需要和工程进度完成组建项目处和人员培训等工作；

◆做好进户工作和业主验房工作。

对部属进行物业管理服务知识的培训。

物业部部长工作职责：

◆全面负责物业部工作，保证职责范围内的工作质量，为服务单位提供良好的物业管理服务。

◆负责贯彻、落实本部门岗位责任制，制定工作要求、工作目的，以及建立各项管理制度。

◆负责指导、监督、检查本部门各项工作及下属人员的工作完成情况。

◆负责参与、组织每年的物业管理质量大检查及配合做好质量体系管理评审的有关工作。

◆负责对部门工作情况进行监督、检查、评定。

◆负责制定本部门工作计划和物品需求计划，并保证计划的贯彻执行。

◆负责受理客户投诉，组织客户意见征询活动，定期了解客户对公司各项服务的意见和建议。

◆负责做好物业管理部与公司其他部门之间的沟通及协调工作。

◆负责本部门员工的思想工作，培训提高本部门人员的文化素质、工作能力及业务能力。

◆针对本部门员工在服务过程中的工作表现，负责对本部门的员工的工作考核。

◆协助人事部做好本部人员招聘、考核、录用及人员的调整工作。

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报分管领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

项目管理处经理岗位职责:

◆在物业部部长的领导下，全面主持项目处工作，执行公司各项管理制度，完成公司及学院所交给的各项工作任务；

◆负责项目处工作计划的制定，按照物业管理委托合同的要求开展工作；

◆制度管理和人性化管理相结合，严格管理，奖罚分明，以身作则，关心员工，增强项目处的凝聚力。

◆负责所辖物业的违规、违纪和投诉的处理工作；

◆对项目所负责区域的安全、卫生、管理等工作的质量情况负责；

◆对项目处部门骨干级员工使用有人事建议权；其他员工任用或辞退应报备物业部。

◆熟知学生宿舍户型、面积、结构，以及入住学生的基本概况，了解掌握学生宿舍物业管理项目部发展动态，为上级提供可靠的数据及信息，以利于公司发展与状大；

◆负责项目处文件签发及重大投诉的处理工作；

◆贯彻实施宿管、保洁、维修工等人员的工作方案和绩效考核；

◆负责本部门员工的考勤、考评工作；控制项目处人力成本、耗材成本、能源成本，严格执行项目预算定额；

◆负责全体员工在职培训工作，负责新上岗员工三级岗前培训工作；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核，再报服务单位，以便了解物业服务情况；

◆完成领导交办的其它任务。

秩序管理处经理岗位职责：

◆负责区域内的消防系统日常巡视检查，并就巡查中发现的消防问题跟踪相关部门处理，并负责组织区域内义务消防队员进行消防演习；

◆对护卫各岗位执勤人员的工作进行巡查、督导，并负责处理秩序维护员执勤中遇到的疑难问题；

◆负责对所属区域内的车辆管理工作；

◆负责所属区域内的应急情况处理；

◆负责本处的业务技能培训计划拟定、培训和考核；

◆做好区域内防盗、防火、防破坏、防自然灾害事故等；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

环境管理处经理岗位职责：

◆负责管理处内清洁、绿化养护卫生工作的安排和检查监督。

◆负责对保洁、绿化人员的工作进行安排、跟进、检查、监督。

◆负责每日对员工的出勤、仪容仪表及劳动纪律等情况进行检查，

◆抓好服务意识建设，努力提高工作质量和工作效率；及时处理有关本部门服务方面的投诉，

◆负责保洁员的培训工作，负责申领清洁用品和工具，控制物料消耗；

◆做好每日工作检查记录，及时反馈、指导、落实工作并及时向物业部汇报；

◆熟悉管辖范围内的保洁任务和保洁计划，了解保洁的操作规程及标准；

◆定期开展员工培训工作，负责环境清洁员的上岗前培训工作；

◆抓好部门的环保意识建设，关注环境影响，落实具体节约能源，防止污染措施；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

品质管理处经理岗位职责：

◆制定质量体系推进工作计划并组织推进，监督、检查、协调公司各部门实施；

◆组织质量管理体系内部审核及管理评审；

◆组织各部门配合质量体系外部审核、监督审核工作；

◆负责本部门与质量管理体系有关的各种资料、记录的归档保存和文件发放；

◆组织和实施本部门有关质量管理体系的培训工作；

◆负责品质部文件的制作；

◆参加对各项目管理处、各专业部门的月检；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

●市场部部门职能：

◆信息收集、市场调研、可行性研究、项目承接、市场拓展；

◆参与公司重大经营项目的研究和策划；

◆负责或组织新项目的物业管理方案编制或招投标工作；

◆物业管理方案合同的起草、评审和洽谈；

◆编制经营项目和经营服务费收支预算；

◆管理公司的业务经营活动，充分发挥资源优势和效率；

◆与有关单位及部门建立联系和沟通，搞好对外公共关系；   

◆公司形象策划、展示和宣传推广工作；

◆积极与物业部建立经营活动协调关系；

◆定期向公司总结和汇报项目进展情况，不断完善和调整工作安排；

市场部部长岗位职责：

◆负责公司市场部工作，对于市场部的工作内容及流程进行规范和管理； 

◆健全市场部各项管理规章制度；

◆对部属进行培训与管理，不断提高部属的综合素质与业绩水平；

◆组织部属对业务信息进行收集与分析，确定业务发展方向，确定市场定位； 

◆根据公司发展战略，拟订公司市场拓展预测计划，并付诸实施；

◆根据公司年度工作计划，负责对公司目标市场、目标项目进行调查研究和分析，及时提出市场开拓战略和策略的意见和建议；

◆开展市场研究和分析，及时掌握客户需求信息，保持与目标客户联系，延伸发展现有项目；

◆积极开拓与持续推进新项目，参与物业管理新项目的策划、立项、费用确定、合同签订；

◆严格执行新项目的招投标管理规定，组织编制物业管理项目投标标书，统筹答辩事宜；

◆组织市场部预算费用的编制并实施监督与控制；

◆组织进行宣传工作和对外联络工作，负责大型活动的接待和组织协调工作；

◆促进本部与其它部的协作，使战略计划与业务计划得到贯彻执行；

◆根据公司政策，合理制定市场部人员的激励方案，对部门人员业绩进行考核评估；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报分管领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

市场发展处经理岗位职责：

◆进行市场开拓与渠道管理，寻找客户资源，开发与维护新、老客户，发掘潜在客户群；

◆对客户保持有效跟踪，及时填写《客户信息跟踪表》并进行动态更新；

◆深入市场进行客户调研，搜集市场信息，掌握行业资讯；

◆分析和科学预测同行业服务内容的相关数据并对比，定期提交调查报告；

◆对市场的发展趋势，总体特征深入调研，为公司提供决策依据。

◆建立客户档案及信息反馈资料库，建立信息反馈通报制度，定期更新与提交相关报告；

◆参与编制市场部预算费用，控制市场拓展与部门内部费用的使用；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

市场客服处经理岗位职责：

◆负责接待工作礼仪，做到仪态端庄，态度和蔼，热情大方，反应敏捷，处事稳健，及时反馈客户信息；

◆认真接听客户电话、负责客户的咨询和回答以及登记工作；

◆接受服务预约，传递信息至相关部门，跟踪并记录服务完成情况；

◆负责将每天的各项记录、信息及时反馈给相关部门并跟踪到位；

◆负责每天将汇总的信息上报给上级领导；

◆对公司内的环境卫生、公共设施、消防设施、宣传展板、宣传栏的监督管理；

◆负责公司例会、员工培训与考核的组织和准备工作；

◆负责公司网站建设和摄像、摄影等工作；

◆做好公司对外窗口的宣传工作；

◆组织宣传材料的编写、印刷及宣传，不断开发媒体渠道并保持与各媒体间的良好关系；

◆协助领导负责公司企业文化有效开展工作；

◆建立和维护公共关系数据库；

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其它任务。

市场招标处经理岗位职责：

◆熟悉招投标市场及招投标流程，圆满完成招投标工作。

◆根据招标文件的要求编制投标文件。

投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。

◆招投标文件的撰写与成本测算表制作；

◆整理和提供投标所需的各种资料，负责投标的各项准备工作；

◆在招标文件规定的截止时间之前，将投标文件送达招标文件中规定的地点，参与招投标工作。

◆负责全部招投标资料及招投标过程中文件的整理和归档。

◆参与商务谈判，负责会议记录、形成会议纪要，并负责内部归档；

◆负责物业管理服务方案的起草；

◆负责公司各项目常规及增值物业管理合同的起草、沟通、谈判、签订。

◆协助市场部部长完善部门相关制度及规范。

◆撰写工作总结并制订周/月度/季度工作计划，提供合理建议与想法，报部门领导审核；

◆完成领导交办的其他任务。