商场开业前期准备全案范文.docx

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商场开业前期准备全案范文

活动时间4

活动地点4

活动主题5

活动安排5

前期工作5

活动排期12

活动开展13

活动现场区域分布13

开业庆典活动安排15

突发事件处理预案17

结语22

三惠百货集团区域危机公关解决方案（以下省略）

好孩子时尚母婴生活广场开业庆典策划全案

时尚、活力、激情飞扬

10月1日，一切都将被揭开……

Ø用童话般的浪漫写意，追求时尚的飘然风格；

Ø花的海洋，组诗式的情调渲染；

Ø在小冀商场群体中，三惠百货的宣传攻势将无懈可击；

Ø特邀著名节目主持人，为商场燃情呐喊；

Ø配合精彩促销活动、与您的品位共舞……

活动时间

2011年10月1日（周六）——2011年10月7日（周五）。

活动地点

三惠百货广场。

活动主题

时尚生活新主张，三惠带给您更多的体验购物新选择。

活动安排

前期工作

一、数据统计。

1、统计商场所有经营品牌状况，分析各个品牌的档次以及特性，掌握各商家对商场开业活动的相关支持力度，建立品牌数据库。

数据库内最好包括以下几个重要组成部分（参照表格1）：

品牌名称

品牌档次

均价

品牌

定位

经营

面积

与商场关系

实力

新品牌/已有品牌

是否愿意参与活动

促销手段及力度

表格1

只有掌握自身商场的经营情况以及旗下各品牌、各经营户的情况，才能在开业活动中做到积极主动，才能够让促销活动效果最大化。

特别建议：

这部分工作最好由专人负责，由专人带队，成立商家协调小组（这为后期处理商场与各商家的关系是极为重要的），直接接受商场副总经理的领导。

这部分工作应尽快启动，并尽快结束。

建议时间：

2011年8月20日——2011年9月10日。

数据整理结束后，筛选出具有实力、品牌意识强、与商场关系和谐的商户，作为商场的优质客户，另立档案存档，为后期工作准备条件。

特别警示：

个别商家不予配合。

这种情况下，与商户（经销商）商谈是不利的，经销商往往注重眼前利益，难以真正理解商场的活动，最好与品牌驻当地的办事处或者分公司等分支机构进行洽谈，这样往往能够达到意想不到的效果。

2、商场所在路段人流量以及人群组成部分分析。

由于笔者不知道贵公司所在地段的实际情况，在这里我无法给出答案，只能给贵公司列出几个操作方案。

（详见表格2）

考察项目

概况

经办人签字确认

路段10分钟人流量

人流量最大时间段

周边类似商场10分钟人流量

周边类似商场顾客平均驻足时间

人流为何来此

人流特征

人流来此地后将从事何种行为

表格2

由专人负责，确保经办人无法弄虚作假，因为人流量分析对于商场开业是非常重要的，只有摸透了人流的心理特征，再加之有效的开业庆典方案，定能获得意想中的理想效果。

3、媒体分析。

媒体这块不仅仅是对于开业庆典活动方面来说的，企业经营过程中，无时无刻都要关注媒体的相关动作，随时准备危机公关处理预案。

中国的社会环境决定了如果无法正确高效处理媒体的关系，就无法获得长足的进步，处理媒体的过程应把握几个重要原则：

不冷落弱势媒体，不攀附强势媒体，有突出，有联系。

媒体比较可以参照表格三：

媒体名称

传播介质

适合人群

覆盖人群

档次

报价

与本商场是否有联系

该媒体记者与本商场工作人员有无关系

强势还是弱势

表格三

商场在开业庆典中肯定要投放一定量的广告，我们应从长远的角度来把我这个问题，最好能够做到通过这个开业庆典能够很好地与各主要媒体建立良好的效果，让媒体在后期不报道任何对本商场不利的消息。

在中国的社会环境下，不管你的策划多有创意、活动达到了多大的高潮，没有媒体的相关支持都是白搭。

二、组织机构的建立。

详见组织框架1。

框架1

总经办：

负责项目的统筹与协调工作，协调好各部门间的工作。

提出项目的策略，决定策略是否实施，监督经费的使用状况，监督各项工作的进展。

及时听取各部门的意见，努力解决各部门所遇到的问题。

邀请当地有声望的官员以及相关人员，出面处理与各媒体之间的关系。

客户协调组：

建立商场内各客户数据库档案，及时将活动的相关信息传达至各客户。

将客户的意见与建议搜集，统一整理并上交至总经办，做好各客户的解释工作，将需要客户配合的事项以及相关促销政策准确告知于各客户。

活动期间，为了确保各项促销活动能做到有机配合，形成一个完善的系统，客户协调组负责全程协调各商户的相关工作。

媒体关系组：

建立媒体数据库，做出媒体投入收益比率，得出分析结论，供总经办选择投放的媒体以及投放形式。

与各媒体建立初步关系，确需总经办出面的，由总经办出面负责建立各项媒体关系，媒体关系协调组负责具体的媒体关系维护工作。

建立媒体宣传口径，选择媒体进行广告投放工作，并进行有效的效果分析，报送总经办处，供总经办决策使用，统一宣传口径，形式应该多样化，既可以硬性广告宣传，也可以采用软性广告宣传，还可通过互动的宣传方式，各类文案最好由公司自行制作。

活动现场负责媒体的接待工作，不冷落记者，负责记者礼品的发放，最好后期跟踪的工作，评估媒体的宣传效果。

维护与媒体的良好的长期工作。

活动执行组：

研读活动方案，并提出自己的改进建议，形成文字，交由总经办处，供总经办决策使用。

确定活动内容，形式以及确定是否需求助于市场中的相关广告布展公司以及相关的策略支持机构。

列出物料清单以及市场价格，交由总经办报批，确保活动各项物料准备到位。

根据实际需要进行布展、拆展等各项工作，做好活动现场的管理工作，根据实际情况，及时向上级汇报各项工作的进展工作。

做好培训工作，确保人员各司其职，制定临时管理处罚条例，确保活动万无一失。

对外联络组：

负责当地政要、商业精英、兄弟机构以及专业协会组织、社会团体的告知、邀请、接待以及后期维护工作。

若确需总经理出面进行各项关系的建立以及维护工作的，由总经理出面解决，对外联络部门负责具体的操作流程。

特别警示：

中国的社会环境复杂。

最好在活动前期告知当地的地头蛇或者黑社会性质的团体，以避免不必要的麻烦。

同时，与直接竞争对手实现沟通，建立良好关系

建立与环保、城管以及当地110部门、120部门、119部门的关系非常有必要。

重要性在这里就不阐述。

关键是在活动前期这些工作是一定要做的。

保安组：

负责现场的巡视工作，引导车辆的通行，保管好顾客的物品以及交通工具，发生特别事故时，及时处置，冷静操作。

以免事态向不可控制方向发展。

发生突发情况及时向上级报告。

紧急预案组：

负责紧急预案的制定与具体实施工作。

将可能发生的各类情况列出清单，上报总经理处，加强现场的巡查力度，确保不发生任何隐患，在布展的过程中，应监督整个布展的过程，确保各工作人员能够按照工作流程进行操作，以免为活动期间留下安全隐患。

加强与110、120、119之间联动关系的建立，确保活动当天能够快速处置，紧急做出积极措施，将紧急情况消弭于无形。

若紧急预案组人手不够，则应及时向总经理汇报，请求增派人手，以避免紧急情况发生之时无法有效处置。

三、培训教育工作。

1、总经理召开动员大会（2011年9月上旬）

动员全体员工对活动要高度重视，制定基本奖惩制度，建立组织架构，选派各部门临时负责人，明确各部门工作职责。

2、各部门交流会议。

（至少两次，2011年9月上旬、2011年9月下旬）

总经理出席会议，但不作主要发言，主要由各部门汇报工作进展情况。

各部门应及时汇报工作当中遇到的困难与问题，由全体人员进行讨论，商讨出可行的解决方案，以及希望兄弟部门进行支持的相关工作。

3、培训工作。

（2011年9月中旬）

由各部门负责人召集本部门员工以座谈的形式召开会议。

培训实际工作当中的技巧与方法，人数少的允许两个或多个部门联合举行座谈会，特别是衔接工作较多的两个部门，应做好定期与不定期相结合的工作流程与工作机制，避免后期出现扯皮、推诿现象。

总经理抽查会议召开情况，秘书处做好会议记录与文字整理工作。

四、媒体投放工作。

媒体投放前期准备工作在2011年9月20日前全部就绪。

2011年9月20日——2011年10月5日为媒体投放期。

1、媒体选择。

选择媒体自身品牌定位与商场定位相类似的媒体进行投放。

由于商场定位为时尚，因此，建议选择时尚类、都市生活类的媒体进行投放。

电视台（1家）：

选择本市电视台进行投放，选择都市频道，一般为2套节目，起到告知作用。

不起宣传作用，投放间断进行。

报纸（2家）：

当地的广播电视报一定投放，（这类报纸销量好，成本低，缺点是一周一刊，周期较长），当地（市级）次级影响力的都市报纸媒体，选择报纸专刊投放，每个城市的报纸都有专刊，因此选择这些专刊投放的影响力的巨大的。

广播（1家）：

都市广播进行投放。

杂志投放：

一般每个城市都有都市类杂志，置于酒店等消费场所，这类媒体具有成本低，目标精准等特点，深受广告主喜爱的特点。

公交投放：

制作小横幅，悬挂于车头前面，一般费用在50元每天每车，最好选择市区线路，且经过附近的公交车辆进行投放。

2、投放周期。

（见表格四）

9.20

9.21

9.22

9.23

9.24

9.25

9.26

9.27

9.28

9.29

XX市2套

XX广播电视报

每周一刊

XX都市报

XX杂志

每月一刊

都市广播

公交投放

表格四

4.30

4.31

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

5.7

5.8

XX市2套

XX广播电视报

每周一刊

XX都市报

XX杂志

每月一刊

都市广播

公交投放

续——表格四

3、投放内容。

XX市2套：

每晚7.30——8.00黄金时段，5秒形象广告。

画面为商场外部形象、内部布局等。

文字：

时尚选择，体验购物。

5.1日揭开神秘的面纱。

XX广播电视报：

半个版面，文字内容主要介绍时尚选择，体验购物的主题，加之神秘礼物在庆典现场即将奉送等相关信息。

XX都市报：

煽动性强的广告，与商场商家一起进行联合宣传，推出集报花有大礼相送等服务，在广告醒目位置打上倒计时标志贴。

XX杂志：

发文“为什么XX能成为购物的新选择”为主题的文章，注明开业的相关活动。

都市广播：

播出煽动性的打折促销信息，最好与商家联合促销，时段选择人流量多的时候投放，广播的受众主要为出租车的乘客以及司机，最好选择上下班黄金时段进行反复宣传，毕竟广播成本低廉。

公交投放：

三惠百货开业，来就有礼。

五、其他准备。

1、物料准备：

根据活动内容确定，（下文会阐述，这里不阐述）由活动执行组列出采购清单，交由总经办报批，获批后，交由财务处备案，拨付经费，由活动执行组进行设计与制作。

2011年9月20日前到位。

2、人员准备：

聘请表演队及相关临时兼职工作人员。

活动执行组负责，2011年9月25日前到位，并对人员进行培训。

活动排期

一、开业前十八天，确定主要事项（9月12日）：

1、确定参加开业典礼的人员名单；

2、舞台就位的贵宾名单（含致辞等领导名单）；

3、审定仪式有关项目内容；

4、宣传资料准备工作、媒体的确定；

5、媒体宣传计划内容的审定；

二、开业前十天，准备请柬及有关工作落实（9月20日）：

1、由主办单位写请柬交领导办盖章；

2、宣传资料、展台模型的印刷、制作等；

3、礼品到位，员工培训；

4、拟定主持人、领导讲话稿审查。

三、开业前一周，日程安排（9月23日）：

1、分装礼品和请柬并送达；

2、检查工作进度，落实日程安排，领导讲话稿落实；

3、现场用水、电及保卫工作落实；

4、与交警队公安部门联系有关事宜；

5、现场的平整。

6、其他相关开业造势及预热活动。

四、开业前三天，现场布置（9月27日）：

1、开始进场搭建舞台等布置周边环境，直到落实办妥；

2、落实接待工作、现场茶水、领导休息处、停车场。

五、开业前一天，会场布置结束（9月29日）：

1、除临时项目外，其余项目要求全部到位；

2、领导检查。

六、开业前半天，工作动员大会（9月30日）：

全体工作人员召开开业典礼的有关工作会议。

七、开业当天（10月1日），开业典礼实施。

活动开展

2011年9月30日，用超大红布将商场正面包围。

一、开业当天上午：

开业典礼，精灵从天而降（抛洒鲜花），暖场环节，揭开面纱，礼仪迎宾活动环节；

二、开业当天下午：

举行大型游园活动，幸福摩天轮，大家都来猜猜看，现场打折促销活动。

活动现场区域分布

为让本次开业典礼达到科学分工、合理布局、高效执行的目的，保证本次活动顺利进行及圆满成功，在执行过程当中我们将把整个会场分为几个功能区域，具体内容如下：

一、舞台区：

1、地点：

商场门前广场；

2、功能：

开业典礼主要进行场地；

3、配备：

音响设备、舞台效果设备、舞台装饰设备等。

二、贵宾、领导观礼区：

1、地点：

舞台正前方；

2、功能：

到场领导、嘉宾观看区域；

3、配备：

地毯、礼仪小姐、警卫人员。

三、员工及顾客观礼区：

1、地点：

贵宾区后方；

2、功能：

员工及顾客观看区域；

3、配备：

礼仪柱，现场工作协调人员。

四、现场总控台：

1、地点：

舞台一侧；

2、功能：

监控现场情况、协调现场工作、指挥活动进程；

3、配备：

桌椅、饮水、对讲机及其他通讯设备。

五、礼仪队伍表演及巡展区：

1、地点：

舞台上及舞台周边；

2、功能：

所涉及礼仪表演人员表演区域；

3、配备：

工作人员。

六、现场接待/礼品发放区：

1、地点：

购物广场入口处或现场指定台；

2、功能：

签到、接待嘉宾，发放礼品；

3、配备：

签到用具、礼仪小姐等。

七、来宾停车区：

1、地点：

停车场；

2、功能：

参与活动的所有车辆的临时停放点；

3、配备：

标志牌、警卫人员。

开业庆典活动安排

07：

30—08：

00工作人员到位。

1、检查确认电源及备用发电机情况，准备好各媒介的接待工作。

2、检查确认会场布置及停车场，准备配合公安、交警作好保卫、安全和交通指挥工作。

3、检查确认现场车辆的到位情况，并按指定位置排放好。

4、检查确认签到处、签到用品。

5、检查宣传资料、礼品等，与外协人员一起作好迎宾的准备。

6、舞台区域电源线再检查。

7、安排好现场执行的各个环节。

8、礼仪小姐、主要礼仪人员衔接。

9、派出专门的迎接观众的客车（商场自有车以及租用市公交公司的公交车）一共6辆，在市人流密集处进行迎接观众的活动，前往购物的消费者免费上车，并且在车上发放礼品。

车上挂好横幅“XX商场庆典购物接送专车”。

人满开车。

08：

00—08：

30礼仪人员到位。

1、与公安、交警衔接，再次明确现场秩序维护方案与要点，再次明确交通路线和各方队车辆停放位置和细节。

2、与政府协助人员一起再次明确迎宾准备。

3、员工入场按方队站位。

4、主持人熟悉完善文稿。

5、衔接音控师，背景音乐播放。

6、舞狮队、威风锣鼓队现场站位完毕。

7、礼仪小姐站位：

停车场、签到台、临时休息区、主席台。

9、摄像师到场，选择取景地点，全程采写，直到仪式结束。

（要求：

主题明确、画面清晰、视觉中心突出）

08：

30—09：

00暖场。

1、威风锣鼓队、舞狮队在主会场交替暖场表演。

2、音控师播放背景音乐。

09：

00—09：

30迎宾。

1、负责接待媒介记者，并向记者介绍会场安排情况，明确摄影、摄像及采访区域。

2、负责安排设置警戒线和维持秩序。

3、负责媒介记者的签到及标识发放。

4、与政府协助人员负责应邀嘉宾的接待工作，嘉宾签到、配戴胸花、发放资料等。

5、保安指挥区分贵宾、嘉宾及其它车辆到指定地点停放整齐。

6、礼仪小姐迎宾程序：

停车场接待领导至签到台签到、佩带胸花，后接引领导至主席台现场参加典礼。

7、舞狮队于停车场、签到台来回迎宾，配合威风锣鼓队表演。

8、落实致辞、剪彩来宾名单，与主持人衔接。

09：

30—09：

38迎宾队伍引导嘉宾就位嘉宾区，舞狮队、威风锣鼓队表演。

舞台上由充满青春活力的大学生进行热舞表演。

09：

38—09：

40主持人上台宣布开业典礼正式开始。

09：

40—09：

45介绍参加开业庆典的领导名单，并请领导上台就位。

09：

45—10：

00领导致辞。

10：

00—10：

05开业剪彩仪式，剪彩同时，主持人宣布剪彩嘉宾为商场开业剪彩，剪彩同时施放10门礼炮，覆盖大楼的沙幔缓缓向两边拉开，精灵从天降临购物广场内，同时燃放10支大型电子荧光冷焰火、一架带着宣传标语的动力伞在上空飞翔并抛洒10个小型绣球，掌声、音乐配合，拾到绣球的现场观众将赢得大奖。

商场正式开业！

10：

05—10：

10领导为瑞狮点睛，瑞狮吐幅。

10：

10—10：

28瑞狮引导领导嘉宾至广场内参观购物，公司部门副经理以上人员佩胸花，工装整齐排列于大门后恭迎顾客，营业开始。

10：

28—10：

40现场准备、协调现场大型游园“挑战您的激情与速度·参与就有好礼相送”活动。

10：

40—12：

30现场大型游园活动。

活动主办方给每一位参加活动的选手发放一个信封，信封内装有生活广场中的品牌商的品牌名称，参与者在10分钟内到该品牌的专柜中拿到该品牌的宣传单页，并且了解该品牌正在进行的促销政策，回到舞台。

完成任务者就有该品牌的好礼相送。

每次限进5人。

（活动前7天，活动主办方与各大品牌协商好活动的力度以及一些小礼品的准备。

）活动时间试现场情况而定，初步定为1—2小时。

12：

30—14：

00现场休息。

14：

00—14：

20现场暖场。

威风锣鼓队以及醒狮队轮流交换演出。

背景声播放上午顾客所得的一些奖励以及优惠活动。

14：

20—14：

40炫舞表演，激发场上观众热情，宣告下午活动正式启动。

表演者由着青春时尚特色的在校大学生组成。

14：

40—16：

00幸福摩天轮，转出大奖来。

凭购物凭证，不管价格多少均可参与转盘活动一次，幸运消费者可以获得有品牌商家提供的大奖。

16：

00—17：

00大家都来猜猜看。

提前由客户联络部协调几个商家选定几种商品，主持人抽出几名幸运观众，让他们来猜这个商品的原价是多少，其中猜得最接近价格将获得礼品。

（参与观众的礼品由商场和入驻商家协商提供）。

17：

00—17：

10庆典圆满结束。

给现场消费者以及正在购物的消费者发放小礼品。

突发事件处理预案

一、电源故障：

电源超负荷运转导致停电

预防办法：

分成多个电路铺线区域，在每个区域设置总电源，将总电源量分摊至负荷内。

处理办法：

电路铺线区域安排多名电工进行紧急处理，同时防止他人进入电路区。

备注：

在现场布置之前将各区域总电源准备好，广告公司工程组提供电源量大小，组委会进行线路检查，确保线路无误。

二、音响故障：

A类：

单套音响出现线路故障

预防办法：

备用1套临时处理音响，2套音响电源线路分开，以便现场紧急调配。

备注：

音控师在活动前一天下午进场将音响及各配件调试到最佳状态。

B类：

麦克风故障

预防办法：

增加麦克风的传音端口，在一个端口出现问题的情况下不影响麦克风发生效果。

（有线无线均可）

处理办法：

马上调换麦克风，音控师在故障期间播放混响，避免现场不出现冷场情况。

C类：

各喜庆庆典曲带出现卡带现象

预防办法：

备用多套喜庆曲带，同时VCD采用三碟连放的方式播放。

处理办法：

出现曲带问题时马上换频。

备注：

提前调试各类庆典曲带。

三、拱门、气柱：

拱门、气柱风机烧毁导致坍塌

预防办法：

备用多个风机。

处理办法：

派专人看护风机，如出现风机烧毁情况，在3分钟之内换风机，5分钟之内将拱门、气柱重新立好。

备注：

安排多人在活动期间于布置区域巡回监视。

四、安全标记：

参加人员（包括观众）因碰到现场线路而摔跤

预防办法：

在各个危险区域（如电源、滑湿地带等）作好危险标示。

五、下雨：

预防办法：

为来宾准备雨伞（或在主席台搭建帐篷）。

六、人员情况：

礼仪小姐因堵车迟到

预防办法：

工作人员提前2个小时集中人员，统一乘车至活动现场。

处理办法：

如出现个别礼仪小姐迟到的情况，在安排礼仪小姐时增加2—3个名额，以增补。

七、通讯问题：

预防办法：

工作人员以手机+对讲机的方式联系，保证通讯畅通。

备注：

如有必要可邀请电信、联通、移动等通讯部门在现场设立信号扩散设备。

八、消防问题：

预防办法：

消防人员随时检查对消防点（如火源点、电源接头等），并作标记。

处理办法：

由组委会安排消防人员对现场火源点进行调查，如发生火灾马上在各通道紧急疏散人群。

备注：

组委会可安排119值勤点。

九、伤情问题：

如现场人员，包括工作人员及观众出现因各种情况出现的伤情

预防办法：

常用药品的准备，如创口贴、红药水等。

处理办法：

出现伤情对伤员进行现场救护，如严重者马上将其送往急救中心抢救。

备注：

组委会可安排120救护点。

十、主席台坍塌：

处理办法：

一旦出现主席台坍塌，由组委会安排保安人员对主席台区域的人群进行紧急疏散。

备注：

开业典礼前一天由组委会安排维护人员封闭主会场。

十一、人流拥挤：

预防办法：

在各个区域（停车区域、主席台区域等）由组委会安排保安人员统一指挥，并事先设立多个疏散通道。

处理办法：

一旦出现挤场情况，各个区域的保安人员在该区域的多个疏散通道按序进行秩序维护。

备注：

在各个区域尽量多设置秩序维护线，同时保安人员充足。

十二、新闻问题：

预防办法：

新闻通稿及口径统一。

处理办法：

如现场出现任何异常问题时，各新闻媒介对该问题不予以报道。

十三、其他：

工作人员在开业典礼前一天在现场进行彩排，熟悉现场的各个环节，活动所需的礼仪用品尽量提供备用设备（如台卡、胸花等）

十三、活动备忘录

（一）相关领导嘉宾、媒体记者、合作单位的分别接待：

来宾名单

具体人员

责任人

备注