小狐仙操作手册1用户必读.docx
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小狐仙操作手册1用户必读
第一章、用户必读
第一节、灵活使用小狐仙
小狐仙商务软件提供了足够的灵活性于适应不同客户的苛刻要求。
通过调整系统中以下几方面内容，可以达到个性化的用户要求和量身定做的效果。
◆缺省设置（参见13.2）：
通过调整系统的缺省设置，可以达到用户在操作上的个性化要求，提高操作的方便性.如：
减少按键次数,价格的隐藏、开单的方式、单据存盘时是否即时打印、是否即时收付款、产品和客户的主要查询方式、甚至包括键盘的操作速度等等。
◆单据设置（参见13.1）：
通过单据设置，用户可以更改单据名称或对单据详细分类，以满足用户对单据的要求。
如：
可以将销售单改为送货单、其它出库单改为领料单，或将销售单细分为现金销售单、送货单等。
◆单据格式（参见10.1、10.2）：
通过单据格式设置，可以方便地制作出自己喜欢的多种单据打印格式，可以采用标准打印方式犹如印刷的单据一样、可以使用节省纸张的各种打印方式以降低成本、可以针对不同类型的客户设置不同的打印格式。
如：
销售单可针对零售客户采用节省纸张打印方式，针对商场、工厂类客户采用标准打印方式，还可以针对不同的产品采用不同的打印方式。
◆自定义报表（参见9.2、9.3）：
系统中虽然提供了大量的报表，但每一个企业有自己的管理要求，通过自定义报表可以产生适应企业管理要求的各种特殊统计表。
如：
可以自定义一份针对某一个代理产品的销售统计表、针对商场类客户的销售统计表等。
第二节、系统的组成
小狐仙商务系统由商务主系统、FTP自动传输子系统、打印服务子系统、前台数据传输子系统、POS收款子系统、电话精灵（来电管理）子系统、条码打印侦探等七个系统组成：
◆小狐仙商务主系统（如图1.1）：
包括进、销、存及简易财务，分成六大模块，是小狐仙商务系统必要系统。
Ø采购管理：
①提供采购询价及价格比较、采购订货、采购入库、采购退货等功能；②提供相关报表，如：
订单交货控制表、采购统计表；③提供有快速开单和标准开单模式；④具有自动产生采购订单、采购退货单的功能；⑤入库时可即时调整售价和增加新产品。
Ø销售管理：
①提供报价、客户订货、销售、销售退货等功能；②提供相关报表，如：
订单交货控制表、各种销售统计表、销售毛利表、业务员销售业绩表等；③提供有标准开单和快速开单模式；④提供有8种价格方案（包括上次售价），具有自动提示售价功能；⑤具有低于最低售价或高于上次售价时系统报警功能，具有库存不够时报警功能；⑥提供有销售折扣和折让方式。
标题行
菜单行
六大模块
各模块流程图
退出钮按
操作提示行
Ø库存管理：
①提供有其它入库（如生产制品、赠品入库）、其它出库（如生产领料、赠送品出库）、商品组装、拆卸、商品盈损、库存调整等功能；②提供有相关报表及账本，如：
库存报表、待采购报表、呆滞商品报表、盈损报表、库存报表、待采购报表、商品呆滞报表、商品进出明细账；③提供分类盘点方式，可以多次盘点。
Ø财务管理：
①提供有收款（回款）、付款、对帐、日结功能；②提供有相关报表及账本，如：
收付款统计表、收付款计划表、应收汇总表、应付汇总表、现金银行明细账、应收应付明细账、各种费用统计表、营业日报表等；③可按客户、按单进行货款结算；④收付款单有错时自动提示功能。
Ø系统管理：
提供有操作员权限分工、系统设置调整、数据备份及恢复、数据清理、自动维护等功能。
通过系统管理功能，可以确保数据的安全、自动解决系统中运行过程中所出现的故障。
Ø新增功能：
为了使系统适应管理方式的变化和管理要求的提高，我们将不断推出新的功能，你可以通过网站下载新增功能或通过电话索取新的版本。
另外，我们将较少用到的功能也会放置在新增功能模块中：
如：
提成工资、远程数据传输、专柜管理、包装物管理、派车管理等，用户可以为常用新增功能设置快捷键，以提高操作的方便性。
◆打印服务系统（如图1.2）：
是必备的附属子系统，提供了打印管理功能，在安装小狐仙商务系统时，系统会默认安装。
◆FTP数据传输系统（如图1.3）：
是附属子系统，主要提供数据实时自动备份功能、实现远程数据的传输和接收、实现促销价格的自动启用和恢复。
因此，对需要自动备份、促销功能的用户，以及要求公司与分公司、门市与公司、门市与仓库间进行数据传输的用户，必须安装该系统。
◆POS收款系统（如图1.4）：
是附属子系统，用户商场、超市、专卖店的柜台收款，可以使用条码录入产品或通过产品编号录入产品。
◆前台数据传输（如图1.5）：
是附属子系统，用于POS收款系统和商务主系统间的连接。
具有自动将后台中修改、增加的产品资料、客户资料传输到POS系统中，具有将POS系统中的收款单转入至后台的功能。
因此，使用了POS系统的用户，必须安装前台数据传输子系统，否则，POS系统无法与后台的商务系统连接。
◆条码打印侦探（如图1.6）：
是附属子系统，用于打印产品条形码。
可通过商务系统中产品资料的打印、增加、修改功能发出条码打印请求，也可以在做采购入库单或销售单时发出条码打印请求，条码侦探在侦测到打印请求时，将自动打印条形码，用户可将条形码贴在产品上。
指定后台商务系统位置
指定后台商务系统位置
第三节、系统操作
一、快捷键
鼠标操作虽然简单，但在大量数据操作时（如建立资料、开单时），却不如键盘操作速度快。
因此，系统中提供了大量快捷键来代替鼠标，以提高操作速度和系统的实用性。
快捷键分为两种：
单键快捷键和组合快捷键。
常用的单键快捷键有 +、－、*、/、DELETE、HOME、END、ESC、F2、F8、F9 等键，系统在运行时，将会在屏幕底部的操作提示行中提示可用快捷键及相应的功能（见图1.1），因此，用户应注意提示行的提示内容。
组合快捷键有ALT＋O、ALT＋Q、ALT＋E等，通常用于按钮中，在按钮上将标出所使用的字母，这些字母与ALT键联合使用时，相当于用鼠标的左键点击该按钮（见图1.7）。
操作时应先按住ALT键不放，然后再按住相应的字母，再一起放开。
按ALT＋B相当于点击预览按钮
按ALT＋Q相当于点击取消按钮
按ALT＋O相当于点击确认按钮
二、系统提示
在使用系统过程中，系统有许多提示，分为两大类：
操作提示、警告类提示、报警类提示、询问类提示，用户应注意提示内容。
◆操作提示：
在系统的最底行是操作提示行（见图1.8），显示光标所在位置的操作方法。
如果WINDOWS的任务栏没有设置成自动隐藏，将遮住提示行。
建议用户将WINDOWS的任务栏设置为自动隐藏。
光标在客户编号时的操作提示
◆
光标所在位置
警告类提示：
图1.8-1是操作员进入自动维护功能时所出现的警告提示。
它告诉操作员自动维护功能要求独占系统（即在执行此功能时，其它人员必须停止使用系统并退出），现在仍有其它用户在使用系统，暂时不能执行本功能，用户回车即可。
◆报警类提示：
图1.9是操作员在开销售单过程中填写单价时所出现的报警提示。
它告诉操作员所填写的单价低于最低售价。
操作人员有两种选择一是退回修改单价，二是跳过去不修改单价。
如果要修改单价可直接回车，如果不要修改单价，可按N或按→键将光标移到“否”按钮上，然后回车。
◆询问类提示：
图1.10
光标所在位置
是操作员在按打印预览按钮时，所出现的询问提示。
如果要把内容直接从打印机中打印出来，直接回车；如果想预览查看打印效果，请按N或按→键将光标移到“否”按钮上然后回车；如果既不打印也不预览，请按ESC键或按→键将光标移到“取消”按钮上然后回车。
三、帮助录入
在开单时，我们要填写产品、客户或供应商。
为了提高开单速度，我们将大量的资料预先建好，并保存在相应的资料表中，如产品资料表、客户资料表、供应商资料表，在开单时只需将这些资料调过来即可。
为便于操作人员快速找到这些资料，系统提供了帮助录入方法，只要录入不正确，系统将提供选择窗口，供用户选择。
为了使系统提供的帮助更加准确，要求用户提供较准确的信息，并选择最佳帮助方式。
◆帮助录入客户：
系统提供了4种方式帮助查找客户，即按编号查找、按记忆码查找（/2）、按名称查找（/3）、按电话查找（/4）。
Ø当你知道客户编号的前几位时，你可以填写所知道的编号。
例：
查找佳盛（已知其编号为A13开头）。
输入A13然后回车（图1.11）。
3.按编号排序
2.在选择窗口中，自动找到编号为A13开头的客户
1.输入客户编号前几位
Ø当你在建立客户资料时，为客户建立了记忆码，可输入记忆码查找。
例：
查找豪发（假设记忆码按客户简称的拼音缩写表示：
HF）。
输入“/2HF”，其中/2表示按记忆码查找客户（图1.12）。
3.按记忆码排序
2.在选择窗口中，自动找到记忆码为HF的客户
1.输入/2HF
Ø如果在建客户资料时没有建记忆码，可按客户名称查找，提供模糊查找（即可查找名称中任一个字或几个字）。
例：
查找佳盛。
输入“/3佳”，其中/3表示按名称查找（图1.13）。
1.输入/3佳
2.在选择窗口中自动找到名称中含有“佳”字的客户
Ø如果你记得客户电话时，且登记在客户资料中，可按电话查找。
例：
查找客户莞城副食，电话为2238089，输入“/42238”，其中/4表示按电话查找，电话号码可以不输完整（图1.14）。
3.按电话排序
2.在选择窗口中，自动找到电话为2238开头的客户
1.输入/42238
◆帮助录入供应商：
方法与帮助录入客户相同。
◆帮助录入产品：
系统提供了7种方式帮助查找产品，即按编号查找、按记忆码或条码查找（/2）、按品名查找（/3）、按规格查找（/4）、按产地查找（/5）、按颜色查找（/6）、按记忆码或条码后6位查找（/7）。
✧因每一个用户对产品的描述有可能不一样，如编号有可能改为型号、品名可能改为品牌、颜色改为大条码等，因此在实际使用时，应注意系统的提示，本手册中以通用叫法为准。
Ø按编号查找：
如果你记得产品编号的前几位（通常为类号），可输入产品前几位编号。
例：
查找加加酱油，加加酱油的编号为0106开头，输入“0106”并回车（图1.15）
3.按编号排序
2.在选择窗口中自动找到0106开头的产品
1.输入0106并回车
✧按类号+产品编号的查找：
如果你记不住产品的编号前几位，你可以输入产品的类号，系统会首先提供分类表供你选择，然后再进入产品选择窗口供你选择产品。
例：
查找加加酱油，现只知道大类号为01，可输入“01..”（在类号后必须输入..）然后回车，系统将提供分类表供你选择（图1.15-1），在分类表中选择加加系列后，系统将进一步提供产品选择窗供你选择产品（图1.15-2）。
1.输入01..
2.提供类别选择表，在此选择类别
3.自动找到0106类产品，在此选择具体产品
Ø按记忆码或条码查找：
如果在建产品资料时为每一个产品均设有记忆码，你可以很容易找到产品。
记忆码通常用品名或品牌的拼音缩写表示。
例：
查找三九味精（记忆码为SJ），可输入“/2SJ”（/2表示按记忆码查找），图1.16。
2.自动找到记忆码为SJ的产品
1.输入/2SJ
✧按类号+记忆码查找：
因产品的记忆码重复现象较多，如三九牌产品的记忆码为SJ，三角牌产品的记忆码也为SJ。
解决的办法有两种，一是记忆码设置长一些中，二是查找时指定类号。
因为同一类中重复的记忆码较少，且可以提高查询速度。
例：
查找三九味精。
因三九味精的类号为01，可以输入“/201..SJ”（/2表示按记忆码查找，..之前表示类号）。
因输入的类号不完整，系统提供类号选择表供用户选择（图1.16-1），选好类别后，系统将找到指定类别产品中记忆码为SJ的产品，并提供产品选择表（图1.16-2）。
2.选择三九系列
1.输入/201..SJ
3.自动找到0102类中记忆码为SJ的产品
Ø按品名查找：
如果在建产品资料时没有设定记忆码，可按品名查找产品。
系统提供了模糊查找方式，因此可输入品名中的任可文字。
例：
查找三九味精，用户可以输入“/3味精”（/3表示按品名查找）,（图1.17）。
1.输入/3味精
2.自动找到品名中含有三九的产品，且按“三九”所在位置排列
✧按类号+品名查找：
按品名查找虽然方便，但因使用了模糊查找方式，因此在产品较多时查找速度较慢。
为了提高查找速度，用户可以指定要查找产品的类号。
例：
查找三九味精，因三九产品的类号为01，可以输入“/301..味精”（/3表示按品名查找，..之前为类号）。
因未指定具体的类号，因此，系统将首选提供类别选择窗供用户选择类别（图1.17-1），在选好类别后，系统将进一步提供产品选择窗供用户选择产品（图1.17-2）。
指定类别后的查询速度要比未指定类别时要快很多。
2.选择三九系列
1.输入/301..味精
3.自动找到0102类中，且品名中含有“三九”的产品
Ø按规格及类号+规格的查询方式与按编号查询方式相同。
Ø按产地及类号+产地的查询方式与按编号查询方式相同。
Ø按颜色及类号+颜色的查询方式与按编号查询方式相同。
Ø按条码后6位的查找：
因条码位数较多，因此系统提供了按条码后6位的查询方法。
例：
查找条码后6位为658163的产品。
输入“/7658163”，因产品条码后6位重复的比较少，在没有重复时，系统不会弹出选择窗，而填写找到的产品。
如果后6位有重复时，系统将提供选择窗。
（图1.18）
输入/7658163后，自动找到条码为：
6921539－658163的产品，编号为：
010402，品名为：
享通麻婆豆腐
四、快速查询
为了提高系统的实用性和操作的方便性，我们提供了快速查询方法。
快速查询方法既简单又方便，与一般查询方式不同：
Ø一般查询方法是：
点击查询按钮，然后在查询窗口中找到相应的项目再填写查询内容，最后按确定，此时系统才按提供的条件查询。
Ø快速查询方法是：
在表格中直接输入“/数字”选择查询方式，然后在表格中直接输入要查询的内容，一边输入系统一边查找。
在产品资料、客户资料、供应商资料查询或选择窗口中均提供有快速查询方式，下面以产品资料为例。
例1：
产品资料选择窗口中的快速查询（图1.20-1、图1.20-2）。
例2：
在产品资料选择窗中切换查询方式（图1.21-1、图1.21-2）
在表格中输入02，显示在此
在表格中输入02，快速找到02开头的产品
在表格中输入0202，显示在此
在图1.20-1基础上再输入02后，快速找到0202开头的产品
2.在表格中输入/3，转为图1.21-2的品名查询
1.现在按产品编号查询
3.改为按品名模糊查询，在表格中输入品名将快速找到。
◆所输入的查询内容反映在右上角中，如果输入错误，用户可以按退格键（BACKSPACE）删除输入的内容。
◆所输入的查询内容稍待片刻将自动清除，因此在输入查询内容时，要连续输入，相隔时间不能太长，否则会误认为下一个查询内容。
相隔时间长短由缺省设置中的击键速度决定，击键速度快相隔时间短。
◆在表格中按↑↓光标移动键也会清除输入的内容。
五、快速增加、修改资料
在产品资料选择窗、客户资料选择窗、供应商资料选择窗中均允许快速增加、修改相应的资料。
在开入库单时，经常有新增加的产品要求加入到产品资料中、有新的供应商要增加到供应商资料中；而在开销售单时，经常有产品要求调整售价、有新客户要求加入到客户资料表中。
在这种情况下，用户无须转到产品资料建立窗口（参见第3.5节）、客户资料建立窗口（参见第3.3节）、供应商资料建立窗口（参见第3.4节）。
Ø在资料选择窗中按+（加号）键，将弹出增加窗口
Ø在资料选择窗中按-（减号）键，将弹出修改窗口
Ø在资料选择窗中按DELETE键，将询问是否删除资料。
例：
在图1.21-2中的产品选择窗中输入-号，系统将弹出修改“华多料酒”的窗口（图1.22）。
六、批量选择产品
在产品资料选择窗中，系统提供了批量选择产品方式（图1.23），方法如下：
按CTRL＋↓选定，按CTRL+↑去除选定。
被选定的产品底色变为桔红色，退出产品资料选择窗口时，系统将选定的产品自动填写在单据中。
CTRL+↓选定
CTRL+↑去除选定
底色为桔红色的产品被选定
第四节、注意事项
许多客户在购买软件后，以为万事大吉，事实上并非如此。
如果要想使系统发挥应有的作用，保证系统正常运作，请注意以下问题：
1.在安装小狐仙商务软件之前，请将你的要求详细向经销商提出，良好的沟通和密切的配合，是确保系统正常实施和发挥作用的前提。
2.电脑硬件是软件运行的基础，如果硬件经常出现问题，将难以保证软件的正常运行及数据的安全，对不合格的硬件应予淘汰或对硬件进行升级，不可将就。
3.与经销商一起做好客户、供应商、产品的分类方法及编号方式的规划，并严格执行，确保资料容易查询、并产生各种相应的统计报表。
4.认真做好售价的规划工作，即销售方案。
5.认真细致建立资料。
资料是系统的根本，如果资料建立不完整或错误，有可能导至严重后果，不可贪快。
6.在安装小狐仙商务软件前，请调试好操作系统、打印机、网络。
在调试正常后，请不要随意修改或调整设置，也不要将电脑提供给非正规操作人员使用，以免无意中修改了系统设置。
7.建议将小狐仙商务系统安装在D盘，而不是安装在C盘，以免操作系统损坏时，造成对数据的丢失。
8.在系统全部调试正常后，建议使用GHOST对C盘做好备份。
以便在硬件或操作系统出现故障时，快速恢复。
9.虽然系统提供有自动维护功能，但我们仍然希望用户每天做好备份工作，通过恢复备份来解决问题是一条最有效的途径，同时可以免受经销商的影响。
10.系统所偍供打印预览功能仅作查看打印效果之用，并不能代替实际打印。
因此，在打印单据及报表时，请不要通过预览功能来打印。
11.为了保证在网络下使用时库存的真实性，系统采用了实时库存处理方法。
即在开销售单、入库单等涉及库存的单据时，当填写完数量后，系统将即时修改库存，而不是在单据存盘时才来修改库存（一般软件是在存盘时才修改库存），以防止多个用户选择同一产品时，造成用户所见库存的虚假性。
因此，用户所开的临时单（系统允许临时保存单据，而非正式保存单据）已经修改了库存，不能长期保留，应该及时将临时单转为正式保存或取消临时单，否则将影响库存的真实性。
12.无论你有何种建议或想法或问题，请及时与经销商取得联系。
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