环境质量管理标准程序文件8.docx

环境质量管理标准程序文件8.docx

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1.目的：

为规范管理体系文件的制定、分发、修改、废除、保管，有效地控制文件，确保各部门能及时使用文件的现行版本，保证管理体系的有效运行。

2.范围：

本程序适用于公司管理体系文件的管理。

3.职责：

3.1.最高管理者负责审批管理手册、程序文件。

3.2.管理者代表负责审核管理手册及程序文件。

3.3.办公室负责编制、修订管理手册和程序文件。

3.4.办公室负责发放管理手册和程序文件及保存原件。

3.5.各部门负责编制、评审、修订、发放和保存本部门作业指导书及记录。

4.控制要求：

4.1.文件的编制与审批

4.1.1管理手册由办公室编制，由管理者代表审核，报最高管理者审批。

管理手册初版由最高管理者签发颁布令。

4.1.2根据程序文件管理的需要,由客户服务中心组织各部门开展编制、评审和修订工作，并由管理者代表审核、最高管理者审批。

4.1.3作业指导书由各部门根据相关程序的要求编制，并经部门负责人审批。

4.1.4体系文件应字迹清楚，注明版次、编制或修订日期。

4.1.5文件自发布之日起生效实施，并自新版发布之日起旧版自动失效。

4.2.文件的编码

5. 管理手册编号为**/SC，手册中各章节以编号XX区分。

**Q/E/SC

4.2.2程序文件的编码

**EMS/QMS/QMSCX-□□□□

4.2.3作业指导书文件的编码

**EMS/QMS/QMSZDS-□□□□-□

4.2.4有关表格（单）的编码

4.2.4.1手册中表格（单）编码

　**EMS/QMS/QMS**-□

4.2.4.2程序文件中表格（单）编码

4.2.4.2.1运行控制程序和应急准备与响应程序中表格（单）编码：

　　**EMS/QMS/CX-□□□□□

4.2.4.2.2其他程序文件中表格（单）编码：

　　**EMS/QMS/CX-□□□□

4.2.4.3作业指导书中表格（单）编码

**EMS/QMS/CX-□□□□-□　□

4.3.文件的状态

文件分为“受控”和“非受控”两种文件。

“受控”文件是经过正式的批准，具有唯一标识，受到控制的文件。

4.4.文件的发放

4.4.1对管理手册、程序文件等受控文件，办公室统一加盖“受控”印章

及公章。

为便于追溯，每份受控文件只有唯一的受控号。

4.4.2办公室确定管理手册、程序文件的发放对象，并将受控标识的文件发放到使用部门。

发放过程中，文件发放和接收部门要在《文件收发清单》上做好记录。

4.4.3各部门作业指导书由本部门自行负责按4.4.1及4.4.2的规定发放。

4.4.4 重要控制的岗位都要得到现行有效文件。

4.5.文件的评审、修订

4.5.1办公室负责组织相关部门，根据管理体系的运行情况，在每年内审时对管理手册和程序文件的适用性和充分性进行评审，并在下列情况下不定期进行评审：

①适用法律法规变更时；②方针更改时；③重大环境因素及变更时；④不符合项进行整改时；⑤组织机构变更时。

4.5.2各部门根据本部门体系的运行情况，对作业指导书进行不定期评审：

①日常对不符合项进行整改时；②法律法规变更时；③工作内容发生变更时；④程序文件发生改变时。

4.5.3各部门发现管理手册及程序文件有不适合之处时，应提出更改建议，经原文件管理部门审核后报原文件批准人审批。

4.5.4文件评审后，如有问题需要通过管理评审进行解决的内容，由管理者代表提交到管理评审会，最终由最高管理者进行决策。

4.5.5管理手册的修订由办公室负责；程序文件的修订由办公室组织有关部门进行；作业指导书的修订有关部门自行负责。

文件修订后的审核、批准等均按原文件规定进行。

4.5.6更改后的文件按原文件发放的办法进行管理。

发放新文件时，将旧文件收回，并在《文件收发清单》的备注栏内注明。

对需要留存作为参考的原文件，应在原文件上加盖“作废”印章，并与现行文件分开。

4.5.7管理体系文件更改时，要在文件更改履历表上注明更改情况。

管理体系文件更改一般采用换版或换页的方法进行，并以版/次记录更改次数。

4.5.8管理体系文件的修改范围超过1/3时，或审核、审批人员更改时即应更新版次，注明修订日期，其他情况只需注明修订日期采取换页方式即可。

4.6.文件的管理

4.6.1文件审批后，由客户服务中心负责对手册及程序文件原件进行妥善保管，

以便于查阅和借阅。

各部门负责对本部门作业指导书原件的管理。

4.6.2各部门在接收管理手册、程序文件后，要妥善保存。

不得随意外借或复印，要由专人保管。

4.6.3查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并做好记录，借阅文件时间一般不得超过5天。

4.6.4当文件遗失或破损影响使用时，文件使用人应到文件管理部门提出申请，破损的文本要同时交回，办理补发。

4.6.5凡是失效的文件，原文件发放部门应及时采取措施收回处置，防止沿用。

4.6.6文件使用人调离工作岗位或退休时，应交回领用的文件。

4.6.7废止需留存的文件保存期为3年，过期文件由文件管理部门负责处理。

4.6.8法律法规类文件的登记、发放、管理由办公室负责，应保证有关部门获得相关的法律法规类文件，并做好发放记录。

4.6.9记录类管理要求同上述规定。

5.相关文件和记录

5.1.文件收发清单

5.2.受控文件清单

5.3.文件发放回收记录

5.4.作废文件记录清单

5.5.文件销毁清单

5.6.**/CX-5400记录控制程序