环境质量管理标准程序文件8.docx

1、1. 目的：为规范管理体系文件的制定、分发、修改、废除、保管，有效地控制文件，确保各部门能及时使用文件的现行版本，保证管理体系的有效运行。2. 范围：本程序适用于公司管理体系文件的管理。3. 职责：3.1. 最高管理者负责审批管理手册、程序文件。3.2. 管理者代表负责审核管理手册及程序文件。3.3. 办公室负责编制、修订管理手册和程序文件。3.4. 办公室负责发放管理手册和程序文件及保存原件。3.5. 各部门负责编制、评审、修订、发放和保存本部门作业指导书及记录。4. 控制要求：4.1. 文件的编制与审批4.1.1 管理手册由办公室编制，由管理者代表审核，报最高管理者审批。管理手册初版由最高

2、管理者签发颁布令。4.1.2 根据程序文件管理的需要,由客户服务中心组织各部门开展编制、评审和修订工作，并由管理者代表审核、最高管理者审批。4.1.3 作业指导书由各部门根据相关程序的要求编制，并经部门负责人审批。4.1.4 体系文件应字迹清楚，注明版次、编制或修订日期。4.1.5 文件自发布之日起生效实施，并自新版发布之日起旧版自动失效。4.2. 文件的编码5.管理手册编号为*/SC，手册中各章节以编号XX区分。 * Q/E / SC 4.2.2 程序文件的编码 * EMS/QMS/QMS CX- 4.2.3 作业指导书文件的编码 * EMS/QMS/QMS ZDS - - 4.2.4 有关

3、表格（单）的编码4.2.4.1 手册中表格（单）编码 * EMS/QMS/QMS * - 4.2.4.2 程序文件中表格（单）编码4.2.4.2.1 运行控制程序和应急准备与响应程序中表格（单）编码： * EMS/QMS/ CX - 4.2.4.2.2 其他程序文件中表格（单）编码： * EMS/QMS / CX - 4.2.4.3 作业指导书中表格（单）编码* EMS/QMS / CX -4.3. 文件的状态文件分为“受控”和“非受控”两种文件。“受控”文件是经过正式的批准，具有唯一标识，受到控制的文件。4.4. 文件的发放4.4.1 对管理手册、程序文件等受控文件，办公室统一加盖“受控”印

4、章及公章。为便于追溯，每份受控文件只有唯一的受控号。4.4.2 办公室确定管理手册、程序文件的发放对象，并将受控标识的文件发放到使用部门。发放过程中，文件发放和接收部门要在文件收发清单上做好记录。4.4.3 各部门作业指导书由本部门自行负责按4.4.1及4.4.2的规定发放。4.4.4重要控制的岗位都要得到现行有效文件。4.5. 文件的评审、修订4.5.1 办公室负责组织相关部门，根据管理体系的运行情况，在每年内审时对管理手册和程序文件的适用性和充分性进行评审，并在下列情况下不定期进行评审：适用法律法规变更时；方针更改时；重大环境因素及变更时；不符合项进行整改时；组织机构变更时。4.5.2 各

5、部门根据本部门体系的运行情况，对作业指导书进行不定期评审：日常对不符合项进行整改时；法律法规变更时；工作内容发生变更时；程序文件发生改变时。4.5.3 各部门发现管理手册及程序文件有不适合之处时，应提出更改建议，经原文件管理部门审核后报原文件批准人审批。4.5.4 文件评审后，如有问题需要通过管理评审进行解决的内容，由管理者代表提交到管理评审会，最终由最高管理者进行决策。4.5.5 管理手册的修订由办公室负责；程序文件的修订由办公室组织有关部门进行；作业指导书的修订有关部门自行负责。文件修订后的审核、批准等均按原文件规定进行。4.5.6 更改后的文件按原文件发放的办法进行管理。发放新文件时，将

6、旧文件收回，并在文件收发清单的备注栏内注明。对需要留存作为参考的原文件，应在原文件上加盖“作废”印章，并与现行文件分开。4.5.7 管理体系文件更改时，要在文件更改履历表上注明更改情况。管理体系文件更改一般采用换版或换页的方法进行，并以版/次记录更改次数。4.5.8 管理体系文件的修改范围超过1/3时，或审核、审批人员更改时即应更新版次，注明修订日期，其他情况只需注明修订日期采取换页方式即可。4.6. 文件的管理4.6.1 文件审批后，由客户服务中心负责对手册及程序文件原件进行妥善保管， 以便于查阅和借阅。各部门负责对本部门作业指导书原件的管理。4.6.2 各部门在接收管理手册、程序文件后，要

7、妥善保存。不得随意外借或复印，要由专人保管。4.6.3 查阅和借阅文件，需经文件管理部门同意并做好记录，借阅文件时间一般不得超过5天。4.6.4 当文件遗失或破损影响使用时，文件使用人应到文件管理部门提出申请，破损的文本要同时交回，办理补发。4.6.5 凡是失效的文件，原文件发放部门应及时采取措施收回处置，防止沿用。4.6.6 文件使用人调离工作岗位或退休时，应交回领用的文件。4.6.7 废止需留存的文件保存期为3年，过期文件由文件管理部门负责处理。4.6.8 法律法规类文件的登记、发放、管理由办公室负责，应保证有关部门获得相关的法律法规类文件，并做好发放记录。4.6.9 记录类管理要求同上述规定。5. 相关文件和记录5.1. 文件收发清单5.2. 受控文件清单5.3. 文件发放回收记录5.4. 作废文件记录清单5.5. 文件销毁清单5.6. */CX-5400记录控制程序