法律事务管理工作制度正式版.docx

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法律事务管理工作制度正式版

浙江贝因美科工贸股份有限公司

法律事务管理工作制度

目录

第一章总则2

第二章法务机构和岗位2

第三章合同的合法性审查4

第四章企业行为的合法性审查6

第五章法律纠纷的预防和处理6

第六章外聘法律顾问的管理8

第七章法律业务培训与行政管理10

第八章知识产权管理10

第九章工商管理14

第十章档案管理15

第十一章责任与奖惩15

第十二章附则16

第一章总则

第一条为了规范浙江贝因美科工贸股份有限公司、分公司及控股子公司（以下简称“公司”）法律事务工作，强化法律监督职能，提高公司防范和化解法律风险的能力，制定本办法。

第二条公司的法律事务工作应当严格遵守本工作制度要求。

第三条职能部门、各分子公司（以下简称“各主体”）在投资、经营、管理、经济交往等日常工作中，应遵守国家法律、法规的规定，遵守公司规章制度，听取法务部的意见和建议，确保企业合法运营。

第二章法务机构和岗位

第四条浙江贝因美科工贸股份有限公司（以下简称“股份公司”）设立法务部，负责处理公司的法律事务及其他相关工作。

公司将根据国家有关规定和业务发展需要不断完善法务机构和岗位的设置工作。

股份公司所属分公司及控股子公司不另行设立法务部，在需要时可设置法务人员。

所设法务人员应服从股份公司法务部的统一管理。

股份公司所属分公司及控股子公司设立法务人员的，应根据本条规定具体确定法务人员的工作职责，报法务部备案。

第五条法务人员的工作职责包括：

（一）建立和完善法务管理体系

1、建立、规范和完善法务工作制度及流程，包括法律案件处理流程、工商事务办理规程等。

2、建立公司法律事务管理工作制度和完善法律事务管理框架。

（二）参与交易评估/合同评审工作

1、协助交易/合同评审小组进一步健全合同管理制度。

2、审查、修改、会签经济合同，协助和督促公司重大经济合同的履行。

（三）为其他职能部门及分子公司提供法律服务

1、处理诉讼、仲裁及其他案件。

1）提前介入、全程参与各种可能发生法律纠纷的业务经营行为。

2）收集、分析案件的证据资料，处理进入法律程序的各类纠纷。

3）处理或委托外聘法律顾问处理公司诉讼、经济仲裁、劳动争议仲裁等诉讼和非诉讼法律事务。

2、在全公司范围内有计划、分层次、讲实效、有针对性的深入开展普法教育。

1）对全体员工特别是入职新员工进行普法教育与规章制度学习。

2）对经营管理人员定期进行法律知识培训。

3）收集、整理、保管、宣传与公司经营管理有关的法律、法规、政策文件资料。

3、为公司的经营、管理行为提供法律上的可行性、合法性分析和法律风险分析。

1）对公司重大经济活动，提出减少、避免法律风险的措施和法律意见。

2）不定期地向各主体发出法律警示书并抄报总裁办。

4、办理公司交办的其他法律事务。

1）负责处理公司重大或复杂债权债务的清理和追收工作。

2）协助职能部门办理公司新投资的公司开业注册、合并、分立、兼并、解散、清算、注销等工商事务及公证、抵押等法律事务并审查相关法律文件。

3）协助职能部门办理版权、商标、专利等知识产权管理事务并审查相关法律文件。

4）协助证券、融资部门及外聘的专业证券律师办理公司上市的相关法律事务及上市后的公司依法规范经营、管理事宜。

5）与司法机关及有关政府部门保持沟通，为公司创造良好司法环境。

（四）负责公司其他法律事务工作。

第六条法务部履行职责时，应当加强与财务、审计和监察等部门的协调和配合，共同完善企业法律风险的防范体系。

第七条各部门应当积极支持配合法务部及公司外聘法律顾问依法履行职责，为开展法律事务工作提供必要的组织经费、物质等保障。

第三章合同的合法性审查

第八条以下合同需经法务部审核法律风险：

（一）股权性投资合同（包括但不限于：

发起人协议、合资、合作合同等）；

（二）股权转让、企业重组、企业改制合同；

（三）资产转让、处置、资产重组合同；

（四）买卖合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保险合同、仓储合同、委托合同、租赁合同、项目合作合同；

（五）其他合同。

第九条公司交易类合同（主要指上述第（五）项所述合同）按照交易评估及合同评审小组制定流程进行评审。

非交易类合同应于合同签订后五个工作日交法务部备案。

第十条法务部可将特殊合同、重大合同交外聘法律顾问审核，外聘法律顾问就合同文件所出具的法律意见书，应具备如下内容：

（一）合同文件的基本情况，包括：

签约各方名称、合同文件内容提要；

（二）合同文件合法性审核的法律法规、政策依据；

（三）合同文件存在的瑕疵或法律风险分析；

（四）减少瑕疵或减低法律风险的建议和预防措施；

（五）合同文件合法性审核的最终意见；

（六）外聘法律顾问认为应当披露的其他内容；

（七）外聘法律顾问的签名。

第四章企业行为的合法性审查

第十一条对公司经营有重要影响的企业行为，应先征询法务部或外聘法律顾问法律意见后方可实施，该等法律意见应归档保存备查。

第十二条法务部、外聘法律顾问就企业行为所出具法律意见书，应具备如下内容：

（一）企业行为的主要内容介绍；

（二）企业行为合法性审核的法律法规、政策依据；

（三）企业行为存在的法律风险分析；

（四）降低企业行为法律风险的建议和预防措施；

（五）企业行为合法性审核的最终意见；

（六）法务部或外聘法律顾问认为应当披露的其他内容；

（七）法务部或外聘法律顾问的签名。

第五章法律纠纷的预防和处理

第十三条本工作制度中所述法律纠纷是指与公司经济活动相关的，可能上升到诉讼、仲裁的纠纷，包括但不限于合同、担保、借贷纠纷。

第十四条公司合同签订/履行的责任部门应按以下方法进行法律纠纷预警：

1、发现已生效合同本身存在问题的，要积极与合同签约各方协商，争取签署补充合同，同时报备法务部；

2、严格按照合同约定履行合同。

对自身在履行合同过程中所存在的问题，要及时纠正，与合同对方当事人达成和解；

3、对合同对方当事人在履行合同文件过程中存在的问题，要及时反馈，并保留所有书面材料，尽可能收集音像证据材料。

4、合同文件的对方当事人经过催告仍不履行，或已经丧失履约能力的，要及时通知法务部。

第十五条各主体应积极、主动处理各种法律纠纷，尽量避免法律纠纷演变为诉讼案件。

在以下情况出现后三个工作日内，各主体应书面告知法务部，并指定专门人员负责跟进法律纠纷的处理工作：

（一）合同约定履行期满一个月后，合同相对方经书面催告仍未履行合同义务；

（二）各主体接获对方当事人准备或已经以诉讼方法解决纠纷的信息、文件；

（三）对方当事人已经明确表示不履行合同义务或各主体已经掌握对方当事人丧失商业信誉或履约能力的情形（包括但不限于：

濒临破产、恶意逃避债务、转移资产）；

（四）认为纠纷有可能转化为诉讼的；

（五）认为对方行为涉嫌侵害公司知识产权或其他权益的；

（六）各主体认为应指派专门人员跟进或成立纠纷处理小组的其他情形；

（七）按照公司的要求或者有关规定，应当进行诉讼的其他情形。

第十六条法务部接到各主体上报情况后，应着手完成以下法律纠纷处理工作：

（一）全面了解发生纠纷的合同文件或企业行为的有关情况；

（二）对公司与产生纠纷的当事人之间的往来文件严格把关；

（三）全面收集、整理与纠纷有关的证据材料；

（四）对需要通过诉讼方式解决纠纷的或者对方当事人已经起诉的，由法务部会同各相关部门制定诉讼方案，诉讼方案经法务部分管领导批准后有效。

诉讼方案须包括解决的措施、步骤、时间安排、拟调解方案、诉讼费用预估、诉讼目标等

（五）形成法律纠纷的分析报告，分析报告形成后上报企划审批；

（六）根据法律纠纷的具体情况应当进行的其他行动。

第十七条在法律纠纷处理完结后，法务部拟写结案报告。

结案报告的内容包括：

诉讼的过程、结果，诉讼工作过程中的经验教训总结，诉讼中反映出所属主体存在的问题及改进措施等。

第六章外聘法律顾问的管理

第十八条公司在善用自身法律人才资源的基础上，可聘请社会法律服务机构和律师（外聘常年法律顾问和专项事务法律顾问统称“外聘法律顾问”）处理有关法律事务。

外聘法律顾问应具备法律规定的从业资格，应当具有良好的职业道德。

聘请外聘法律顾问，应注重成本效用分析，严格控制成本。

第十九条具体提供服务的律师应当具备法律规定的执业资格，具有相当的执业经验和良好的职业道德。

股份公司与所聘请的律师事务所签署《法律顾问服务合同》，处理公司法律事务。

第二十条法务部负责外聘常年法律顾问的联系与管理工作。

外聘常年法律顾问应提供的服务内容包括但不限于以下项目：

（一）应公司的要求，就重要的合同文件、重大的企业行为合法性出具书面意见；

（二）应公司的要求，参与法律纠纷预防和解决工作；

（三）定期提供法律事务工作评估报告及提出相应的改进措施；

（四）参与公司的法律知识普及、培训工作；

法务部应在《法律顾问服务合同》规定的服务期限届满前一个月，将外聘常年法律顾问的工作情况以书面方式报公司批准后，方可与该外聘常年法律顾问续签服务合同。

第二十一条公司可聘请有资格的法律服务机构和执业律师担任专项事务的法律顾问。

公司聘请专项法律顾问的可以通过法务部进行聘请，也可自行聘请，但必须签订书面服务合同。

职能部门、各分子公司自行就专项事务委托法律服务机构或职业律师办理的，在委托关系建立后五个工作日内报备法务部。

第二十二条公司每年对外聘法律顾问工作情况进行检查和考评。

对有如下情形之一的外聘法律顾问，公司将对其采取特别的管理措施：

（一）在公司组织的外聘法律顾问工作检查考评中连续两年被评为不合格的；

（二）违反承诺接受正与公司进行仲裁、诉讼活动的其他当事人的委托业务的；

（三）没有合理的理由，未能完成公司委托法律事务工作的；

（四）由于过错导致公司权益受到不应有损害的；

（五）被有关部门吊销执业资格的；

（六）由于其他原因被列为公司法律服务禁入名单的。

各主体不得选择具有上述情形之一的律师事务所和执业律师担任法律顾问。

第七章法律业务培训与行政管理

第二十三条法务部举办各种形式的法律业务培训活动，各主体应将法律事务培训活动列入员工的培训计划。

法务部按年度规划主办的，培训费用由法务部列支；法务部年度规划外的培训，培训费用由各主体自行承担。

第二十四条设立法务人员的股份公司所属分公司及控股子公司每年应制定法律事务工作计划，并在每年三月一日前将法律事务工作计划报法务部备案。

并应在本年度结束后的二个月内，将本公司法律事务工作总结，以书面方式报法务部备案。

第八章知识产权管理

第二十五条公司战略发展部是知识产权管理的主管部门，法务部是知识产权管理的操作部门。

具体职责遵照公司《商标管理规定》。

第二十六条产品开发部门、技术部门、设计部门及其他研究机构在新产品开发初期必须同时考虑新产品商标、专利、版权的注册和保密，应根据各知识产权的审核周期提前向法务部申报申请商标、专利、版权注册，并与相关人员以书面形式约定知识产权归属。

（一）商标的申请注册程序：

名称提出――检索――设计――申请――受理――初审公告――核准（时间约２-3年）

（二）版权登记程序：

提供作品――版权局咨询――准备登记材料――递交申请――核准（时间1个月左右）

（三）发明专利的申请程序：

挖掘可专利技术――提出需求――撰写交底书――服务机构审核（初步检索）――服务机构撰写――申请――受理――初审――公告――实质审查――下发审查意见――答复审查意见――授权（时间约3年）

（四）实用新型专利的申请程序：

挖掘可专利技术――提出需求――撰写交底书――服务机构审核（初步检索）――服务机构撰写――申请――受理――初审――（公告）授权（时间约1年）

（五）外观设计专利的申请程序：

完成新设计――提出需求――制作图片（拍摄照片）――服务机构审核――申请――受理――初审――（公告）授权（时间约1年）

第二十七条商标的补正修正、异议、复审、争议、变更、续展

（一）补正修正

对经审查不符合要求的商标注册申请，国家商标局将向公司发出《审查意见书》，法务部在接到意见书后的两个工作日内反馈给商标注册申请单位，申请单位应在5个工作日内按通知要求给予补正修正。

（二）异议

异议分为以下两种情形：

一是公司认为他人经商标局初步审定的商标与公司在同一种或类似的商品类别上的商标相同或近似且不满3个月的，应及时处理。

法务部搜索到相关信息后两个工作日内向战略发展部提出情况说明及处理意见，战略发展部在5个工作日内做出明确指示。

法务部在15个工作日内向商标局递交商标异议书

二是他人对我公司申请并经商标局初步审定的商标提出异议的，商标局将要求我公司在规定期限内答辩。

法务部应上报战略发展部并在收到通知后两个工作日反馈给商标注册申请单位，申请单位应在5个工作日内拟就答辩意见（初稿）并送交法务部，法务部接到意见后10个工作日内进行补充完善并递交国家商标局。

（三）复审

法务部在收到国家商标局驳回公司商标注册申请而发给的《驳回通知书》或者因异议而发给的《异议裁定书》时，应上报战略发展部，并在两个工作日内反馈给商标注册申请单位，申请单位如不服的，应在3个工作日内提出相关意见，法务部接到意见后5个工作日内进行补充完善并向国家商标局递交《驳回商标复审申请书》或《商标异议复审申请书》，其他有关商标复审程序均依上一款规定执行。

（四）争议

公司注册商标与他人注册商标因相同或近似并使用在同种或类似商品的，且一方注册商标注册不满1年，法务部应上报战略发展部后按争议程序处理商标争议案件。

（五）注册不当商标的处理

公司认为他人注册商标不当的，由法务部上报战略发展部后组织辖内有关部门研究处理意见并向商标评审委员会递交撤销注册不当商标申请书，对他人认为公司商标注册不当向商标评审委员会申请撤销的，法务部将组织有关部门在规定期限内进行答辩。

（六）再复审

公司应充分运用法律赋予的权利对商标评审委员会有关驳回复审争议、撤销注册不当商标等所做出的终局决定或裁定在1年内依程序向商标评审委员会提出再复审。

（七）变更

公司如因经营需要变更注册人名义地址或法律规定其他注册事项的，应由法务部上报战略发展部后在法律规定的时间内向国家商标局提出变更注册申请。

（八）续展

对需要续展的商标，在有效期满前的6个月内由法务部上报战略发展部后向国家商标局办理续展手续。

本条所列各项工作如遇特殊情况应及时交办。

第二十八条发明专利实审如收到驳回通知书，应当和服务机构共同探讨复审可能性，如存在复审机会应当向国家专利复审委员会提出复审。

第九章工商管理

第二十九条法务部负责办理总部工商年检、变更、延期等事务工作。

第三十条法务部负责协助股份公司所属分公司及控股子公司做好公司设立、工商年检、变更等工作。

（一）设立

由需求部门提报经总裁批准后设立新公司，法务部负责跟踪协调并准备设立材料，由股份公司所属分公司及控股子公司办理。

设立完成后，将证件复印件交至法务部存档。

（二）工商年检

法务部负责办理总部的工商年检，由股份公司所属分公司及控股子公司相关人员在每年3月-6月办理各自公司的年检工作，年检后材料报法务部存档。

（三）工商变更

由需求部门提报经总裁批准后方可办理。

法务部负责办理总部的工商年检，股份公司所属分公司及控股子公司工商变更由法务部负责准备材料，并协助办理。

变更后材料报法务部存档。

第三十一条如有部门需要查询工商底档，经法务部确认后，由需求部门自行去工商局调取。

第三十二条在工商事务上如遇到问题，应及时报备法务部。

第十章档案管理

第三十三条法务部负责合同、股份公司证照、股份公司知识产权证书的保管工作，需要借阅、复印法务部保管的档案原件的，需持经借阅部门分管领导签署的工作联系单。

第三十四条各主体对于负责保管的档案应按时整理，废旧档案及时销毁。

具体要求按照公司相关档案管理规定执行。

第十一章责任与奖惩

第三十五条各主体有以下行为的，公司有权对相关责任人给予经济处罚、处分，直至追究法律责任：

（一）在合同文件签署前没有通过合同文件合法性审查的；

（二）在企业行为进行前没有通过企业行为合法性审查的；

（三）忽略企业法律纠纷预防工作，给公司造成重大损失的；

（四）没有及时对法律纠纷进行处理，给公司造成重大损失的；

（五）违反本制度的其他规定，经法务部或相关部门检查发现后，仍不及时改正的。

第三十六条法务人员有以下行为的，公司有权对相关责任人给予经济处罚、处分，直至追究法律责任：

（一）延迟办理相关法律事务给公司造成重大损失的；

（二）未按本制度规定对各主体的法律协助给予反馈，给公司成造成重大损失的；

（三）处理法律纠纷时失职，经公司造成重大损失的。

第三十七条本章中“重大损失”是指有如下情形之一的：

（一）造成公司直接经济损失五万元以上，或者直接经济损失不满五万元，但间接经济损失二十万以上的；

（二）造成公司停产、停业五天以上，或者破产的；

（三）弄虚作假，不报、缓报、谎报或者授意、指使、强令他人不报、缓报、谎报情况，导致事故危害结果继续、扩大，或者致使抢救、调查、处理工作延误的；

（四）严重损害公司声誉，造成恶劣影响的；

（五）其他致使公司利益遭受损失的情形。

第十二章附则

第三十八条本办法自发布之日起实施，由公司法务部负责解释。