采购部内部管理控制制度审计报告doc.docx

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采购部内部管理控制制度审计报告doc

采购部内部管理控制制度审计报告

企业审计2009-06-0718:

41:

53阅读579评论0字号：

大中小

采购审计工作方案

被审计部门名称:

采购部

审计方式：

审阅、全方位审计、抽查

编制依据：

财政部内部控制基本规范-单位采购与付款控制规范

计划工作时间：

2008年10月10日至2008年10月24日

审计主要内容和范围

1.《物料采购程序》

2.《供应商评价程序》

3.《采购管理制度》

采购管理过程包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、合同评审、订单处理、验收入库、发料使用九个流程：

3.1.对采购的全过程进行全方位监督。

3.2.对采购计划进行审计。

3.3.对合同进行审计监督。

3.3.1购货合同订立情况的审计 。

3.3.2购货合同履行情况的审计 。

3.3.3对采购合同执行中的审计。

3.4.对合同台账及信息反馈进行审计

3.5.对采购绩效的审计考核。

3.6.采购物资购入价格差异的审计。

3.7.企业库存物资的真实性及存在状况审计。

4.《免检产品及其供应商评价方法》

5.《采购部质量目标及评价方法》

6.《低值生产用物资采购流程图》

7.《订单处理流程（紧急物料采购处理流程、物料采购处理流程）》

8.《供应商考核表》

9.《紧急订单处理流程》

10.《外协加工管理规定》

审计组成员

组长（负责人）：

XXXXXX

成员：

XXXX

审     批

部门负责人意见

要想做好采购审计，侧重点还是放在制度管理上，只有严抓管理才是根本。

2008年10月10日

直接副总经理意见

               年     月    日

审计组长（主审）：

               起草人：

XXXX             2008年10月10日

采购审计工作底稿

审计单位：

公司审计室

深XXXX审计通字（2008）第011号

被审单位：

采购部

审计项目：

采购业务内部控制

内容摘要 

附件凭证 

评价及建议 

被审单位意见 

审计组长（主审）意见

2008年10月24日

采购审计实物核查记录

被审计部门：

采购部                                          2008年10月23日

品 名

规   格

单位

合同数

库存数

多少

备注

数量

金额

数量

金额

数量

金额

合同负责人：

     仓库：

      核对：

      复核：

    审计组长：

    审计员：

（备注：

仓库账面数据截止于2008年10月23日星期四9：

00）

采购审计实施计划

被审计部门：

采购部              　　　　　　　     　　    2008年10月10日

具体审计项目

审计

方法

审计

人员

起止日期

审计的具体内容

应注意的

重点问题

《物料采购程序》

审阅

XXXX

10-10

《供应商评价程序》

审阅

XXXX

10-10

《采购管理制度》

审阅

XXXX

10-13

《免检产品及其供应商评价方法》

审阅

XXXX

10-14

《采购部质量目标及评价方法》

审阅

XXXX

10-14

《低值生产用物资采购流程图》

审阅

XXXX

10-15

订单处理流程-紧急物料采购处理流程

审阅

XXXX

10-15

订单处理流程-物料采购处理流程

审阅

XXXX

10-16

供应商考核表

审阅

XXXX

10-16

紧急订单处理流程

审阅

XXXX

10-17

《外协加工管理规定》

审阅

XXXX

10-17

对采购的全过程进行全方位监督

抽查

财务

10-20

对采购计划进行审计

抽查

财务

10-20

对合同进行审计监督

抽查

财务

10-20

购货合同订立情况的审计 　

抽查

财务

10-20

购货合同履行情况的审计 　

抽查

财务

10-21

对采购合同执行中的审计

抽查

财务

10-21

对合同台账及信息反馈进行审计

抽查

财务

10-21

对采购绩效的审计考核

抽查

财务

10-21

采购物资购入价格差异的审计

抽查

财务

10-22

库存物资的真实性及存在状况审计

抽查

财务

10-23

备注

审计部门：

            审计组长（主审）：

                 编制人：

                                                                               采购审计业务专用发文稿纸

签   发

核   稿：

XXXXXX

拟   稿：

XXXXXX

主办部门：

公司审计室

事由：

采购过程是公司生产经营的起点，是决定产品质量的基础，原材料的好坏直接影响着公司的经济效益，

目前，随着市场经济的发展，对采购过程进行审计和监督，已经越来越引起公司高层的重视，对采购审

计的要求和内容也从过去的查错纠弊转向了现在的风险管理审计，即在对整个采购过程审计的同时，重

点放在预防和控制采购风险上。

采购过程包括采购计划、采购询价、供应商选择、采购决策、采购招标、

合同评审、订单处理、验收入库、发料使用九个流程，采购审计就是对这一全过程中各个环节所面临的

各种风险进行评估与审计。

因此公司审计室于2008年10月10日至10月25日对采购部的内部管理制度进

行审计，通过了解采购与付款业务情况，并对采购与付款的相应会计凭证、原始凭证等记录进行抽样测

试，只在测试采购管理中的内部控制规范：

岗位分工与授权批准、请购与审批控制、采购与验收控制、

付款控制和监督检查的符合性、完整性、规范性、有效性。

附件：

1、《采购审计计划书》（审计内容版）

2、《采购部审计实施计划》 

机密等级：

报：

XXXX副总经理 

发：

采购部 

送：

总经理办公室 

打字：

XXXX

校版：

深XXXX审     字2008第011号        2008年10月10日       印4份

采购审计审议报告征求意见书

           对你部门的内部控制制度审计已基本结束，现将审计报告初稿送阅，在收到审计

报告之日起 2日内提出书面意见并及时送回，逾期及视为同意。

2008年   月   日（盖章） 

收件人签章：

收件时间：

   2008年   月   日   时   分 

附被审单位意见 

被审单位（盖章） 

部门负责人（签字）    

年   月    日

采购审计内部控制制度核查记录

被审计部门：

采购部                                    2008年10月10日

制度摘要

起效时间

目前现状

审计结论

物料采购程序4.1常规库存物资由生产计划部物管员根据最低库存情况，填写申购单。

2008-4-22

1.是否运用：

2.是否执行：

3.存在问题：

申购的依据是由上级领导审批后的物料需求计划。

物料采购程序4.2非常规库存物资由生产车间根据产品计划清单及生产订单要求填写请购单；

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序4.3采购人员负责与供应商联络及向供应商索取相关的资料及检验报告；

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序4.4技术部门负责提供有关物料的标准、技术文件及特殊产品的检验；

2008-4-22

1.是否运用：

2.是否执行：

否

3.存在问题：

物料采购程序4.5质保部负责提供物料进厂的检验；

2008-4-22

1.是否运用：

2.是否执行：

3.存在问题：

有部分无检验程序

物料采购程序4.6采购部负责公司所有国内采购的生产用原、辅料的采购；

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序4.7特殊产品由总经理指定专门人员负责采购，但相应的采购文件（采购合同、技术标准、检验报告、厂家资质文件等）归口采购部统一管理；

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序4.8国际部采购及文件由国际部归口管理。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.1.1低价生产用品的采购见《低值生产用物资采购流程图》

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.1.2采购人员根据生产计划部物管员或生产车间提供的请购单及销售部门的订货合同拟制《采购订单》或《采购合同》，经采购负责人核准后执行；进口原料采购由国际部根据生产情况提出计划，总经理批准执行；进口开关柜采购由国际部根据生产订单及市场情况执行采购。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.1.3采购订单的主要内容：

供应商名称、交货期、物料名称、规格、数量、价格和发票事项。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.2.1依据生产订单、库存情况、请购单、《合格供应商清单》、各种采购物料对应的技术标准、资料和检验文件。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.2.2属于常规库存的产品，由物管员依据《常规产品最低库存及最高库存一览表》，当库存低于或等于最低库存时，物管员填写《请购单》，经部门主管审核后交采购。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.2.3非常规库存的物资由生产车间根据技术清单及生产订单填写《请购单》，经部门主管审核后交采购。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

制度执行负责人:

            执行:

            复核：

         审计组长：

      审计员：

采购审计内部控制制度核查记录

被审计部门：

采购部                                    2008年10月10日

制度摘要

起效时间

目前现状

审计结论

物料采购程序5.2.4新设备的采购申请由相关部门提出，经常务副总经理批准后交采购部采购；但对于专业性较强的设备，可由总工指定人员或直接进行供应商的考查并可给采购提供选取建议，采购部接收相关的采购资料。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.2.5新产品开发人员需要的特殊物资、新产品开发用的原料、辅助用品、配件，需由开发人员明确特殊要求（质量要求、技术要求、图纸资料等）或提出初步方案后交采购，由采购人员确定定价、付款方式及运费、发票情况，作采购合同。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.2.6市场部直接销售的产品，由市场部提供相关的出货单及发票给采购部，采购部再进行入库及报账、付款。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.3 合格供应商的建立按《供应商评价方法》实施。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.4.1采购员与合格供应商洽谈，取得共识后拟制采购订单或采购合同，一般订单（常规用生产物资）由采购负责人批准执行，超过二十万元以上的合同由总经理批准后执行。

特殊物资（如设备）由总经理授权人执行采购。

2008-4-22

1.是否运用：

有运行，但公司没有批准权限

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.4.2没有合格供应商的新原料和配件，可根据需要先找一些供应商试用，试用一段时间后再依据《供应商评价方法》进行评定。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.5.1供应商提出更改订单交期，必须有电话通知或书面文件通知，采购人员应及时与质保部、总工办、生产车间协调，取得一致后执行5.4，同时将相关更改事项记录在原采购订单上。

其他方面的更改应重新下单同时申明前单作废

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.5.2SZXX提出更改的，采购人员应重新发出采购订单或合同，并同时在此单上申明前单作废。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.6.1采购人员在采购时应尽量要求供应商送货到公司。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.6.2无法送货到公司的由采购人员通知行政部及取货人员取货。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.7.1采购的物料到达公司后，库管员依送货单或实物验证物料数量及包装，合格后通知质保部依据《来料检验标准》进行检验。

检验合格质检员在入库单的检验栏签字，办理入库手续。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.7.2特殊产品由采购人员通知技术部门或生产部门的相关人员在指定地点协助验收：

工装部的材料、工具参照《工装部来料入厂检验制度》执行；技术人员或生产部门的人员验收合格后在入库单的检验栏上签字确认，仓库方可办理入库手续。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

物料采购程序5.7.3来料经检验不合格的物料质检人员下达《来料检验报告》通知采购人员，与供应商协调并作退货处理。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

物料采购程序5.8 采购产品在生产过程中出现质量问题，应由生产及使用部门及时通知质保部及采购部（产品质量反馈单），并执行《不合格控制程序》。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

制度执行负责人:

          执行:

        复核       审计组长：

xxxx    审计员：

xxxx

采购审计内部控制制度核查记录

被审计部门：

采购部                                      2008年10月10日

制度摘要

起效时间

目前现状

审计结论

物料采购程序5.9 采购的相关资料由采购人员保管。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

供应商评价程序4.1采购部负责收集供应商的资料及《供应商调查表》。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序4.2采购部负责组织对供应商的评价.

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序4.3必要时质保部、总工办、生产部门、市场部参与对供应商的评价。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

供应商评价程序5.1.1仅对主要生产原料及主要配件的供应商进行评价。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.1.2具体评价内容及工作方法，见作业指导书《供应商评价方法》。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.1.3经评价合格的供应商，将结果记录在《合格供应商清单》中。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

供应商评价程序5.2.1按《来料检验标准》执行进货检验。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.2.2对暂时无检验标准的物料可不检验，但应对物料的合格证明、型号、规格和数量进行验证。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.2.3生产过程中发现因物料原因的产品性能不良，生产部门应及时与采购人员沟通，采购人员与质保部、总工办、生产人员确认来料原因，进行以下的处理：

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

供应商评价程序5.2.3.1影响公司产品质量：

退货。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.2.3.2不影响公司产品质量，但增加公司生产费用：

可让步使用，但应要求供应商赔偿损失，同时对供应商通报，避免出现类此现象。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.2.3.3将处理结果记录在《供应商质量记录》上。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.2.4来料检验人员将每次采购物品的质量记录在《来料检验记录》上,并将质量情况通报采购人员,采购人员将来料质量情况记录在《供应商质量记录》上.

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

供应商评价程序5.2.5对于供应商在交货中出现的物料不合格的情况,应按《不合格控制程序》执行,并对供应商采取如下措施

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.2.5.1首次出现不合格的供应商，由采购人员给予书面通知，并做出限期改正的要求；

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

制度执行负责人:

xxxx       执行:

 xxxx     复核：

xxxx     审计组长：

xxxx      审计员：

 xxxx  

采购审计内部控制制度核查记录

被审计部门：

采购部                                      2008年10月10日

制度摘要

起效时间

目前现状

审计结论

供应商评价程序5.2.5.2同一品种再次出现不合格的供应商，由采购人员酌情考虑减少其订货量；

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.2.5.3同一品种多次出现不合格的供应商应，应考虑暂停合作或取消其供货资格。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

供应商评价程序5.2.6被取消供货资格的供应商若想恢复其资格,采购人员可组织相关部门对其进行评审,并对其被取消资格原因进行考虑.。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.3.1由采购部组织相关部门每年对合格供应商进行评价,评价依据:

A、《供应商质量记录》中过去一年的质量状况；B、供应商的供货保证能力情况。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.3.2 评价合格由采购部填写《供应商评估表》，经会签后由采购部归入供应商档案。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题

供应商评价程序5.3.3 评价为不合格的供应商由采购部取消其合格供应商的资格,并将其从《合格供应商清单》中删去。

2008-4-22

1.是否运用：

是

2.是否执行：

3.存在问题：

采购管理制度：

一、月采购计划，公司物料做月采购计划是为使公司在财务、生产上有计划性，对控制资金流通和生产有很好的指导作用，生产计划部根据公司实际情况，制定如下流程规范月采购计划：

2008-4-22