财务部管理规范第一版.docx
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财务部管理规范第一版
上海富臣化工有限公司
财务部管理规范
2004年2月上海
目录
第一部分、财务部设置3
一、财务部岗位结构图3
二、财务部部门职能3
三、财务部工作备忘录4
第二部分、财务部职位说明书5
一、财务部经理职位说明书5
二、财务主管职位说明书6
三、成本会计职位说明书6
四、销售往来会计职位说明书7
五、财务部审核员职位说明书7
六、沪外办流动会计职位说明书8
七、出纳职位说明书8
第三部分、财务部工作流程9
一、出纳工作流程9
二、会计工作流程9
第四部分、管理制度10
一、费用管理制度10
二、借款管理制度14
三、专用发票管理制度15
四、资产管理制度17
五、财务支出管理办法19
第一部分、财务部设置
一、财务部岗位结构图
经理
主管
出纳
沪外办流动会计
审核员
销售往来会计
成本会计
二、财务部部门职能
1.制定公司财务会计管理制度，并负责监督实施；
2.负责组织编制年度财务成本及收支预算，监控预算经营目标的实现；
3.负责公司资金组织、管理各经济业务核算、会计报表编制、以及经营成果及生产成本分析；
4.负责公司各种税收，及时依法缴纳；
5.负责公司财务会计档案和发票管理；
6.每年办理公司有关财务、税收、统计方面证件年审工作；
7.进行公司财务内部审计；并对沪外直销办实行流动稽查管理；
8.协调处理与当地银行、税务、科技园等政府部门的业务关系，利用优惠政策，降低经营成本，避免风险。
三、财务部工作备忘录
为保证财务部门切实履行其工作职责，使会计核算结果真实、可靠，准确及时为经营者决策提供资料，请相关部门给予下列支持：
部门
支持内容
人事行政部
1、每月10日前，将上月各部门的考勤、计件工资分配表等薪资资料交财务；
2、每月5日前，将上月食堂煤气、购菜费用汇总表及发票交财务审核结算。
工程部
1、每月5日前，将上月备品配件领用汇总表送财务；
2、每月5日前，将水电消耗分配表交财务；
3、生产、生活设备、电器及设施改造项目添置、移动、更换、报废审核表交财务；
4、价值在1万元以上的改造、添置项目计划表交财务。
采购部
1、每月2日前，将原材料、包装仓库“进、耗、存”报表交财务；
2、原材料、包装实行领料制度。
根据仓库提供报表，月终抽查，容器类准确率达到98%以上，其它100%，季度盘点，请贵部配合；
3、收到购进发票及时送交财务，财务部将拒付发票未到的到期材料款（现款现货除外）。
生产部
1、每月底主动盘点，盘点前将该入库产成品入库，并将领用的原料、包装退库或办理假退库手续。
半成品盘点数准确无误；
市场营业部
1、新开发客户及时提交营业执照复印件和税号等基本资料；
2、成品库收发数量准确，帐实相符。
月底协助财务盘点，准确率100%；
3、严格把好入库关，按即定的入库流程签收；
4、严格控制客户欠款，及时与财务沟通客户情况；
5、严格执行产品价格，及时准确提供计算直销业务员的提成资料和数据；
6、外派业务员、技术服务员费用报销单据，于次月10日前收齐、审核后交财务。
技术部
1、编码固定，材料、产编码准确、具体，新编码及时送交财务等有关部门或相关人员；
2、试制或新开发的产品用料在采购时合理控制，防止浪费。
使用时实行领料制。
技术服务部
1、每月10日前，将调色中心“计件工资”资料送相关方审核；
2、技术服务员出差必须填写“出差通知书”和“外出服务派遣登记表”于次月5日前交财务部。
第二部分、财务部职位说明书
一、财务部经理职位说明书
岗位名称：
财务部经理
所属部门：
财务部
任职者姓名：
生效日期：
职责：
1、负责财务部全面综合工作，主持测算编制财务计划，拟定、完善财务管理制度；
2、制订、修正本部门工作计划、规范流程并督导执行；合理调配本部的有效资源；
3、组织实施会计记帐、凭证、报表和年度审计工作；
4、负责公司融资渠道顺畅和资金充足；
5、负责公司资金调拨和现金管理。
6、负责公司资产管理、经营和财产保险、在建工程建设资产管理。
7、组织进行财务预算、财务预测和分析、成本核算。
8、组织进行公司内部财务审计和监控。
9、纳税筹划，保证公司用好、用足税务政策。
10、指导、培训和激励下属，并对下属进行考核；
11、建立和维护与银行、税务部门及政府财政等职能部门的关系；
12、处理与相关部门的突发性工作及领导交办的临时性任务。
任职资格：
1、学历：
大专或同等学历；
2、专业：
财务或相关专业；
3、技能：
有一定组织、沟通能力，工作认真负责，有会计师证；
4、经验：
三年以上相关工作经历和经验。
5、其他：
廉洁奉公，处事客观公正。
二、财务主管职位说明书
岗位名称：
财务部主管
所属部门：
财务部
任职者姓名：
生效日期：
职责：
1、协助经理进行日常会计业务的管理工作；
2、设计和执行公司会计核算系统；
3、审核记帐凭证、工资、业务员提成；
4、编制会计报表；
5、核对往来帐目；
6、定期对公司的经营情况作出分析，并提出合理化改善建议；
7、处理与相关部门的突发性工作及领导交办的临时性任务。
任职资格：
1、学历：
大专或同等学历；
2、专业：
财务、会计专业；
3、技能：
熟悉财务软件的运用，电脑知识扎实，细致，有会计师证；
4、经验：
三年以上工业会计工作经验。
5、其他：
廉洁奉公，处事客观公正。
三、成本会计职位说明书
岗位名称：
成本会计
所属部门：
财务部
任职者姓名：
生效日期：
职责：
1、负责总帐、成本及应付帐款会计业务的处理；
2、整理并保管会计档案；
3、收集、整理料、工、费及各项费用资料，定期指导盘点；
4、使用电脑软件正确核算；
5、处理与相关部门的突发性工作及领导交办的临时性任务。
任职资格：
1、学历：
大专或同等学历；
2、专业：
财会、会计专业；
3、技能：
熟悉国家财税法规，对公司生产流程、产品了解。
有会计证；
4、经验：
二年以上专业工作经验。
5、其他：
廉洁奉公，职业道德良好。
四、销售往来会计职位说明书
岗位名称：
销售往来会计
所属部门：
财务部
任职者姓名：
生效日期：
职责：
1、购买、开据、保管发票；
2、填报纳税报表，并按时报税；
3、收集、整理内部销售过程的资料，审核凭证；
4、定期（一月一次）将分地区、品牌、客户发货、回款、欠款报表及分析送交部经理；
5、处理与相关部门的突发性工作及领导交办的临时性任务。
任职资格：
1、学历：
大专或同等学历；
2、专业：
财务、会计专业；
3、技能：
熟悉国家财税法规和办税程序、公司销售模式、产品品牌、环节和结算方式，熟悉电脑软件运用，有会计证；
4、经验：
一年以上专业工作经验。
5、其他：
廉洁奉公，职业道德良好。
五、财务部审核员职位说明书
岗位名称：
审核员
所属部门：
财务部
任职者姓名：
生效日期：
职责：
1、低值易耗品、办公、生活、差旅费等费用凭证审核；
2、有关财务收支项目统计；
3、ISO制证；
4、协助会计整理凭证、登记；
5、处理与相关部门的突发性工作及领导交办的临时性任务。
任职资格：
1、学历：
大专或同等学历；
2、专业：
财会专业；
3、技能：
熟悉国家有关财税法规和公司费用报销制度及标准，有会计证；
4、经验：
一年以上专业工作经验。
5、其他：
廉洁奉公，办事公道认真，职业道德良好。
六、沪外办流动会计职位说明书
岗位名称：
沪外办流动会计
所属部门：
财务部
任职者姓名：
生效日期：
职责：
1、帮助各办建立商品“进、销、存”帐和客户销售帐，费用支出流水帐；
2、一月一次巡回督导:
（1）核销费用；
（2）盘存核对帐实相符；
（3）检查当期销售情况；
3、巡回一周后，简要总结各办工作情况，并与财务部、市场部交流；
4、处理与相关部门的突发性工作及领导交办的临时性任务。
任职资格：
1、学历：
大专或同等学历；
2、专业：
财会专业；
3、技能：
熟悉销售流程、品种及商品进、销、存管理，了解公司费用报销制度。
一般建帐、查帐规则；
4、经验：
二年以上专业工作经验。
5、其他：
廉洁奉公，职业道德良好。
七、出纳职位说明书
岗位名称：
出纳
所属部门：
财务部
任职者姓名：
生效日期：
职责：
1、执行现金管理制度；
2、配合会计做好各种帐务处理；
3、登记银行及现金日记帐，次日填报现金收入报表；
4、办理银行结算，做好对帐，报帐工作；
5、处理与相关部门的突发性工作及领导交办的临时性任务。
任职资格：
1、学历：
大专或同等学历；
2、专业：
财会专业；
3、技能：
熟悉财务会计一般基础知识和银行结算程序，会使用电脑，有会计证；
4、经验：
一年以上会计或出纳经历。
5、其他：
廉洁奉公，职业道德良好。
第三部分、财务部工作流程
一、出纳工作流程
受理和审核单据，审核合格则办理，并制证和登记现金、银行日记帐；不合格则退回。
二、会计工作流程
受理、审核单据制证，记帐，并将凭证按编号整理归档，提供资料查询和借阅。
第四部分、管理制度
一、费用管理制度
（一）差旅费：
1、开支范围：
吃（伙食补助费）、住（住宿费）、行（车船及交通补助费）以及零星杂费（车船票订购费、公物行李寄存费等）。
2、开支标准：
①、通用标准：
单位：
元
项目
标
准
出差人员
及类别
伙食补助
住宿费
车船费
市内
交通费
A类
B类
火车
轮船
汽车
飞机
A
副总以上人员
25
200
180
卧铺
三等
实报
普舱
实报
B
部门（区域市场、办事处、工厂）正副负责人、中级师
25
120
80
硬座硬卧
三等
实报
按火车硬卧标准核报
15元以内据实
C
业务（产、供、销）主管、营销（经营）主任、业务员、技术服务员
25
100
60
硬座硬卧
三等
实报
按火车硬卧标准核报
15元以内据实
注：
A类地区（城市）清单附后。
B类地区指A类地区以外的其他地区（城市）。
②、有固定住所的沪外技术服务员，生活及市内交通费两费合一，定补30元/天（节假日除外）。
住厂技术服务员定补20元/天。
③、在上海市场的技术服务人员，生活补助20元/天（按部门当月派遣通知书月底一次核销）。
3、核报办法：
①、出差人在出发前填写《出差通知单》，在返回三天内，凭《出差通知单》，到财务领取《差旅费报销单》报销。
各片区人员生活、交通补助按月填报，于次月10日前寄（送）达财务，逾期视同自动放弃。
②、出差天数的计算：
出差天数分出差自然天数（离开出发点之日至回到出发点之日之间的天数），出差在途天数和出差实际天数（到达出差目的地之日至离开之日之间的天数）。
出差自然天数=出差实际天数+出差在途天数。
一般伙食补助按自然天数计，住宿费和交通补助费按实际天数计。
③、住宿费一律在规定范围内凭正规发票据实报销；市内交通费，无论乘坐什么交通工具均在标准内据实报销。
④、免报项目：
自带交通工具的不得报销车船费和交通补助费，报销手机话费的不得报销电话费，派出到有提供食宿条件的机构（网点）或销售客户进行技术或管理方面服务、咨询、指导或处理其他事项的不得报销期间内的住宿费和伙食补助费。
与领导同席就餐或客户招待费报销后不得另报相应时间的生活补助费或误餐费。
⑤、乘坐交通工具的规定：
乘坐汽车指长途汽车，不包括出租车及旅游车。
乘坐火车或汽车硬座从晚八点至次日晨六点之间在车上过夜六小时以上或连续乘车时间超过十二小时，可购硬卧铺票（未购者可补相应类别人员一天生活补助费）。
乘坐飞机从严控制，只限在生产经营或管理业务急需而路途较远情况下，经总经理批准后方可全报。
⑥、因公短途（当天归回）外出误餐费：
中、晚餐10元/人次，当次分餐核销。
⑦、公司统一安排出车的送货驾驶员或送货押运兼收款员实行综合定补的办法：
单人（双人每人、下同）驾驶车辆送货往返出车距离在300公里以内，并当天返回或次日返回，按标准补误餐费，并按实际行驶里程计酬，当日当次超过300公里，除按实际行驶里程0.15元/公里计酬外，另补0.2元/公里的生活补助和加班费。
当日不能返回，扣除白天基本里程。
货车因下货承担货物风险，驾驶3T载货车每月定补100元，1T载货车每月定补50元。
⑧、报销基本程序：
按票据粘贴单上的说明，粘贴好单据，填写报销单自审→部门负责人审查→财务审核→总经理或其授权的主管副总审批（终审）→报销。
⑨、此标准在执行过程中望有关部门认真审核、把关。
附一：
A类地区（城市）清单
北京上海天津重庆沈阳大连
南京扬州无锡张家港武汉成都
西安广州汕头深圳珠海太原
石家庄秦皇岛郑州开封洛阳长春
哈尔滨济南青岛合肥黄山杭州
宁波温州福州厦门长沙南昌
九江贵阳昆明兰州银川西宁
南宁桂林拉萨海口三亚大理
吐鲁番乌鲁木齐呼和浩特
以上共51个地区（城市）。
附二：
技术服务员出差派遣登记表
富臣技术服务员出差派遣登记表
年月
出发日期
姓名
出差到达地点
返回日期
实际天数
本人
签名
日
上午或下午
日
上午或下午
汇
总
姓名
天数
姓名
天数
姓名
天数
姓名
天数
注明：
1、从2004年元月1日起执行。
此表作为服务考核和补助报销依据；
2、此表由本部经理填写、汇总（当次出发、返回时填写）；
3、出差在一天内不登记、报销误餐费。
二、借款管理制度
为加强公司资金管理，进一步维护公司良好的社会形象，现将严格员工借款的管理规定如下：
一、借款必备条件：
1、常驻沪外人员（实行备用金制度的不得另行借款）；
2、因公出差人员；
3、出现特殊情况（外出因被盗等原因无法工作或返回、并有可靠人员证明的；员工家庭出现不可抗拒的灾害或直系亲属有严重伤、病的）的人员经批准借款。
二、借款核定标准：
1、常驻沪外人员日常费用借支标准为2000元/人，办事处负责人5000元/人；
2、因公出差人员，按出差通知日历天数每天100元的标准核准；
3、其他人员出现上述特殊情况需借款的，借支标准不得超过其月基本工资额。
三、借款审批程序及要求：
1、借款审批流程：
借款人提出借款申请（填写借款单）→部门负责人初审→财务审核→总（副）经理审批；
2、所有公司员工借款须到公司财务领取现金或由公司财务存入其本人指定的银行帐户；
3、任何员工不得以公司名义向经销商借款，禁止这种有损于公司形象的事情发生；
4、任何员工不得到公司办事处坐支销货款，否则处以办事处责任人等额坐支款的罚款。
以上规定，各部门须严格把关，遵照执行。
三、专用发票管理制度
为了进一步加强和规范专用发票的管理，根据国家税务总局《增值税专用发票使用规定》，并结合上海地区实际情况，制定本办法。
一、发票的领购
上海地区的发票领购方式为验旧购新。
公司需领购发票时，由发票经办人携带发票领购薄、发票领购证、税控IC卡、发票专用章以及已开具的发票存根联，到指定的税务机关办理发票领购手续。
根据公司实际发票使用情况及发票需求量，向税务机关申请办理变更发票核定用量及发票版本标准的，由公司财务部具体负责落实，且必须保证公司正常经营的发票需求和供应。
二、发票的保管
财务部指定专人、配备专柜来保管发票，防止发票遗失和被盗。
若因人为疏忽等原因造成发票丢失或被盗的，所产生的后果由发票经办人负责。
发票一经购回，严禁将发票带出财务部以外的地点或场所进行发票填开。
三、发票的填开
1、下列情形不得开具专用发票：
①、向消费者销售应税项目；
②、销售报关出口的货物、在境外销售应税劳务；
③、将货物用于非应税项目；
④、将货物用于集体福利或个人消费；
⑤、将货物无偿赠送他人；
⑥、提供非应税劳务（应当征收增值税的除外）、转让无形资产或销售不动产；
⑦、向小规模纳税人销售应税项目，可以不开具专用发票，开具《上海市工业统一发票》。
2、开具专用发票须提供的资料：
①、购销合同；
②、营业执照副本复印件；
③、税务登记证副本复印件；
④、增值税一般纳税人年检合格通知书（复印件）；
考虑到因某种原因，确实难以提供上述资料的，则必须提供“购销合同”及“增值税一般纳税人开票资料确认函（原件）”。
凡因提供资料不齐全或有误，造成财务在发票填开方面不能按规定执行的，其后果由具体经办业务员承担。
3、专用发票开具的时限规定：
①、采用委托银行收款结算方式的，为货物发出的当天；
②、采用交款提货结算方式的，为收到货款的当天；
③、采用赊销、分期付款结算方式的，为合同约定的收款日期的当天；
④、将货物交付他人代销，为收到受托人送交的代销清单的当天；
⑤、将货物作为投资提供给其他单位或个体经营者，为货物移送的当天；
⑥、将货物分配给股东，为货物移送的当天；
4、专用发票的基本联次：
专用发票的基本联次统一规定为四联，各联次必须按以下规定用途使用：
①、第一联为存根联，由财务部留存，待发票验旧购新时，交税务部门审验；
②、第二联为发票联，购货方作付款的记帐凭证；
③、第三联为税款抵扣联，购货方作扣税凭证；
④、第四联为记帐联，公司财务作销售的记帐凭证；
5、专用发票的填开：
①、按照购销合同的约定，根据开具专用发票时限要求，需要开具专用发票时，凭送货单到财务部开具专用发票；
②、销售货物并向购买方开具专用发票后，如发生发票有误退回、退货以及销售折让，应视不同情况分别按以下规定办理：
因发票有误退回，属当月发票的，在收到退回发票后，在相应存根联、发票联、抵扣联和记帐联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税款的凭证；收到跨月有误发票，在开具相同金额的红字发票的同时，重新开具一张正确的发票，并将收回的跨月错票附于红字发票存根联后备查。
发生退货及销售折让，购货方主动退回发票联及税款抵扣联的，将原发票作废，重新开具一张专用发票即可。
若购货方已作帐务处理，发票联和抵扣联无法退还的情况下，购货方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单（以下简称证明单），作为开具红字专用发票的合法依据；公司财务在未收到证明单以前，不得开具红字专用发票。
收到证明单后，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购货方开具红字专用发票。
6、货款结算方式：
①、货款结算原则上通过银行进行结算；
②、确属现金结算的，须在购销合同中予以明确，且货款须及时存入公司的开户银行；
③、其他方式，如以货抵款的，须凭购货发票办理相关结算手续。
四、发票的缴（注）销
公司发票经办人根据实际发票使用情况，随时向主管税务机关缴销已经填用完毕的发票存根，经发票专管员复核无误后，方可申领新发票。
五、货款结算方式
1、货款结算原则上通过银行进行结算。
2、确属现金结算的，须在购销合同中予以明确，且货款须及时存入公司的开户银行。
3、其他方式，如以货抵款的，须凭购货发票办理相关结算手续
六、本办法自签发之日起执行。
四、资产管理制度
一、资产管理的范围
（一）固定资产
1、建筑物：
主要包括生产车间、仓库、办公楼、宿舍楼和附属设施（门卫、围墙、道路和地下管网等）。
2、配套设施：
包括贮罐、管廊、管道系统、消防等。
3、机械设备及供配电和电器。
4、办公、生活用具，交通运输工具，绿地。
（二）流动资产
1、存货：
包括原材料、包装物、产成品、半成品和在制品。
2、低值易耗品和设备、电器、水电等备品配件。
二、资产管理责任制
公司资产包括的范围、项目、品种较广，覆盖面较宽，公司实行分口管理责任制。
（一）实物管理
1、责任单位及项目：
A、建筑物、配套设施、供配电归工程部管理；
B、在用机械设备归生产部管理；
C、办公、生活用具、电器、汽车、绿地归人事行政部管理；
D、原材料、包装物归采购部管理（附原材料仓库管理制度暨岗位职责）；
E、半成品、在制品归生产部管理；
F、产成品归营业部管理（附成品库管理制度暨岗位职责）。
2、管理方法
A、建立设备、供配电、贮罐、汽车及电器档案，定期盘存；
B、根据需要，提供申购、维修保养，更新改造“申请书”；
C、制定操作规程，使用人管理制度；
D、建立原材料、包装、成品的出入库手续和定期盘存及差错追究办法。
（二）价值管理
价值是以货币形式管理资产的属性管理。
在科学地实物管理的基础上，财务部负责系统地价值综合管理，以保证资产的合理使用，提高利用率，降低消耗和损失，发挥更大的作用。
财务部主要职责是：
1、系统设置资产管理流程，按照财务核算要求，设置科目；
2、督促相关部门按照公司资产管理办法，如：
基本建设项目、设备改造、订购、物资采购，以及出入库、报废等运作程序办事；
3、按照有关制度规定进行审核、付款和核算成本；
4、定期协助相关部门对资产进行盘点。
盘点期限：
固定资产一般在本年度12月中旬；办公、生活用品一般在6月中旬和12月中旬二次；原材料、产成品、半成品一般一个季度一次，其他每月份抽查；
5、做到帐实、帐帐相符，固定资产折旧符合国家法律法规，成本费用摊销合理、真实，物资报废程序到位、责任明确。
三、加强计划性，防止损失浪费
1、根据企业的发展，凡需扩建、改建项目和添置价值在5万元以上的设备及器械，必须进行认真考察论证，编制计划，经总经理批准后实施。
2、为了确保设备、交通运输工具和金属结构设施的正常运转及寿命，在每年度计划中编制维修基金。
3、装物改型、制作管理。
严格把握新品种包装制作计划，防止损失、浪费。
4、加强退货控制和处理。
五、财务支出管理办法
公司自2002年10月正式投产以来，在广大职员工的共同努力下，各项管理工作逐步进入正常轨道，内部管理机制和运行程序在不断完善。
公司为了进一步实施规范管理，加强制度建设，克服混乱状态，现将有关运行程序告知如下，望有关部
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