会议事务管理.docx
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会议事务管理
会议是企业通过集思广益的方式实现有效沟通，信息传递和解决问题的主要手段，也是企业实现科学决策的重要途径。
然而，企业如果对会议系统缺乏有效的管理，就会很容易陷入“文山会海”之中，使会议成为没有实际内容的“走过场”、这样的会议不仅会大量消耗企业的资源，甚至会对企业的经营发展产生严重的负面影响。
因此，建立科学系统的会议管理体系，提高会议效率，对于提高企业的管理水平，提升企业的执行力，具有十分重大的意义。
本章内容从实际情况入手，全面阐述了会议管理的方式和相关的知识。
首先，明确了会议事务管理人员的岗位职责和任职条件，帮助会议事务管理人员了解自身职责，便于其有针对性的开展会务管理工作：
其次，根据会议的性质、意义和规模等将公司会议分为一般会以和重要会议两种类型，以制度列文的方式着重介绍了公司常规例会的管理，会议提案管理，会议室管理，会后工作各个环节的把控内容及要点，并对会议费用的控制方面也提供了详细的制度参考。
针对会议事务管理内容庞杂，头绪众多的特点，本章还提供了公司例会管理，提案管理和重要会议管理的流程图，将复杂事务简单化，方便对相关内容的礼节和掌握。
最后还罗列出《月度会议计划表》、《年度会议实施计划表》、《会议记录表》、《临时会议申请表》、《填表》、《员工提案评定表》、《提案改善成果报告表》、《会议室使用申请表》、《会议室使用统筹安排表》、《会议通知单》、《会议审核表》、《会议安排工作落实情况检查表》、《会议议程表》、《会议程序表》、《会议发言要点记录表》等一系列实用表单，为会议事务管理人员开展会务管理工作提供了得力工具。
会议事务管理岗位职责及任职条件
会议事务管理人员是会议管理方案的具体实施者，负责会议的组织和各项安排工作。
一般情况下，企业不设置专职的会议事务个管理人员，而是由秘书或行政管理人员兼任。
本节着重介绍了会议事务管理人员在会前，会中，会后三个阶段的具体职责分配，罗列出了其所需具备的能力和素质等方面的要求，为企业选派会议事务管理人员提供了明确参考。
会议事务管理岗位职责
会议事务管理人员在行政经理的直接领导下负责企业有关会议事务的管理，其岗位职责主要包括以下内容：
职责1：
做好会议前的准备工作。
（1）根据具体需要安排适当的会议场所。
（2）备齐会议所需设备，并进行调试，确保其能够给正常使用。
（3）将准备好的仪事日程分发给与会者。
（4）复印会议所需的相关文件资料。
（5）准备出席人员登记簿，会议记录本等会议所需品。
（6）与无法出席会议的人员进行必要的沟通，为其提供帮助。
职责2：
做好开会过程中的各项安排。
（1）带齐会议所需品，提前到会。
（2）将会议座位安排就绪。
（3）备好茶水。
（4）安排与会者在出席登记簿上签名。
（5）协助提供会议所需的相关文件资料。
（6）做好会议记录。
职责3：
会后相关事务的处理。
（1）将会议中使用的所有文件资料收回存档。
（2）整理会议记录，必要时应由会议主席签字后分发各个会议成员或相关部门。
（3）复印，归档会议中产生的文字资料。
会议事务管理任职条件
条件1：
具有文秘，中文，行政管理，公共关系等专业教育背景，了解企业管理方面的知识。
条件2：
从事过文秘等相关工作，有较为丰富的会务经验。
条件3：
具有较强的组织协调能力和应变能力。
条件4：
具有较强的写作能力和良好的英语听、说、读、写能力。
条件5：
语言表达能力强，善于与人沟通。
条件6：
学习能力，知识面广，思路开阔，领悟力强。
条件7：
能熟练的操作使用计算机及各种办公软件。
条件8：
事业心强，职业化素养高。
思维缜密，考虑问题全面。
条件9：
心里素质及身体素质良好，能够承受工作压力，做事有条不絮。
条件10：
具有良好的品德修养，有团队意识。
特别提示
会议召开的成功与否和会议主持人的工作密切相关，想要会议取得明显成效，主持人必须做好以下几点：
（1）事先做好会议规划，明确会议主题，讨论重点，发言顺序及自己所应采取的具体措施等。
（2）按照会议程序组织会议，引导会者遵守会议规则，确保会议程序能够完整实施。
（3）启发与会者思维，使会议朝有利于解决问题的方向发展。
（4）控制讨论活动围绕议题进行，及时机智打断无关会议主题的发言，避免跑题，争论不休等现象。
（5）掌控会议整体进程，会议冷场时主动采取化解措施；讨论热烈时要善于引导，对建设性意见及时给与鼓励。
（6）关注每一位与会者，主动给内向沉稳者提供发言机会。
（7）会议超市需要延长时间时，必须征求全体与会者的意见，与会者表示否定时，应宣布另外择时召开。
（8）做好会议总结和会议跟踪，确保会议议定事项得到落实。
一般会议管理
一般会议是对企业的经营管理活动具有普通意义的会议，如各种例会性质的办公会议等，一般会议管理主要包括对会议的类型范围，会议召开的原则，会议的程序及会议纪律等方面的制度管理，还包括提案管理，会议场地管理，会议保密管理和会议礼仪规范等方面的内容。
较全面和完善的会议管理制度，为会议管理方案的实施提供了必要的制度保障和依据。
一般会议管理制度
一般会议的管理制度中，大部分企业部认为例会的次数比较多而注重例会的管理，却忽视会议其他方面的管理。
实际上有关会议的保密、礼仪方面的制度也同等总要，企业同样需要重视这方面的建设。
公司例会管理规定
以下列出某公司的例会管理规定，以供阅读者参考。
XX公司例会管理规定
执行部门
档案编号
审批人员
批准日期
第1章总则
第1条本规定制定的目的是为了规范公司的会议管理工作，保证公司的内部沟通渠道的通畅，从而促进信息资源的有效传递。
第2条本规定适用于公司内部日常经营活动中常规例会的管理工作。
第二章权限与原则
第3条会议管理权限
（1）公司会议由总经理负责审批。
（2）行政部负责统筹协调公司会议，并监督执行本制度。
（3）各部门负责本部门权限范围内的会议组织工作，有权对违反本制度的行为提出处罚。
第4条会议管理原则
（1）目的明确，明确会议的主题和目的，确保全体与会者明确了解，时会议的顺利召开的基本前提。
（2）精简高效，如果不开会也能够解决问题，就坚决取消会议，严格控制会议召开的频率，避免会议过多，确保会议的有效性。
（3）合理节约，合理控制参会人数及开会时间，节约会议经费支出。
（4）适时有效，把握会议召开的时机，有效推动工作的进展。
第三章例会类型
第5条部门例会
（1）召开时间：
每周一上午。
（2）主持人：
部门经理。
（3）参加人员：
部门内部全体员工。
（4）会议内容：
工作情况汇报：
安排部署本周工作。
第6条各类业务会议
（1）指研发、生产、销售等业务专题会议。
（2）召开时间：
每月的最后一个工作日。
（3）主持人：
相关业务主管副总。
（4）参加人员：
相关业务主管副总。
（5）会议内容：
业务学习及培训；总结评价当月业务状况；分析解决工作中产生的问题；提出有效的业务改进措施；安排部署下一步工作。
第7条总经理办公会
（1）召开时间：
每季度的最后一个工作日。
（2）主持人：
总经理秘书。
（3）参加人员：
总经理或副总经理，各部门经理。
（4）会议内容：
汇报总结各部门工作情况；研究寻找存在问题的解决方案；安排部署下一步工作。
第8条其他临时会议：
指日常工作中为应对某种临时发生的状况而召开的会议，其召开时间和参加人员视具体情况另行定制。
第四章管理程序与实施细则
第9条会议管理程序
（1）会议计划、每月28日前，行政部与各部门协调确定下月计划召开的公司会议，统一报请总经理审批后，汇总公司月例会编制《月度会议计划表》，在月底之前发至各部门负责人。
（2）会议准备，一般会议的准备工作比较简单，主要准备与会议主题相关的材料及所要发言的内容。
（3）会议实施，根据会议计划实施召开会议。
（4）会议内容落实。
认真贯彻执行会议形成的决议或工作安排。
（5）会议资料存档，部门会议记录由各部门自行整理存档。
公司会议资料由行政部负责归档保管。
第10条会议管理细则
（1）加强会议时间观念，倡导开短会，连续开会时间超过半天时，应安排中间休息。
（2）召开临时会议时，组织部门须填写《临时会议申请表》，写明会议召开的目的，参会人员，讨论内容，开会时间和地点等，便于参会人员准备，提高会议的计划性和成效性。
（3）对于参加人员相同，内容接近，时间相适的几个会议，部门经理以上领导有权安排合并召开，必要时应提请公司总经理核准。
（4）各类会议的优先顺序为：
公司例会，公司临时会议，部门例会。
（因突发时间而召开的紧急会议不受此限）
（5）应认真对待公司的会议安排，严格按照确定的会议时间和内容召开，确保会议效果。
（6）已列入计划的会议如需改期，或因特殊情况需要安排新的会议时，会议召集部门应提前2天办妥会议报批手续，并报行政部对会议计划进行相应的调整。
（7）委派专人负责会议记录，必要时应按要求形成会议纪要，以使大家遵照执行。
（8）会期须遵照：
“小会服从大会，局部服从整体”的原则，服从企业统一安排，部门会议不应与公司例会安排在统一时间。
同时，确定会期时也应尽量避免与公司重要的经营活动时间发生冲突，以免影响工作的正常运行。
（9）会议结束后，由各部门经理负责传达会议精神，落实会议内容。
第5章会议纪律与处罚
第11条会议纪律
（1）参加会议的人员不得无故缺席，确因特殊原因无法到会时，应安排临时的工作代理人，并得到主管领导的批准。
会后应主动了解会议内容，认真执行与己相关的工作。
（2）会议过程中，与会人员必须严格遵守会议纪律，严谨交头接耳，须关闭手机或将手机设置为静音，严禁接打手机。
第12条违反上述规定者，公司有权视情节轻重对其予以警告，罚款，降薪，降职直至辞退处理。
第6章附则
第13条本规定的最终解释权归公司行政部所有。
第14条本规定自发布之日起开始实行。
提案管理制度
以下列出某公司的提案管理制度，以供读者阅读参考。
提案管理制度
执行部门
档案编号
审批人员
批准日期
第1章总则
第1条目的
（1）鼓励全体员工集思广益，提出合理化建议，积极参与公司的技术革新，技术研发活动，调动员工工作的积极性，主动性以及创造性。
（2）加强科技成果的管理，推广及应用，推动本公司技术的发展，改善经营管理，增强企业活力。
第2条公司人事部负责提案的征集，登记，汇总，传递，存档等工作
第二章提案审议委员会
第3条为审议员工的提案建议，本公司的设置员工提案审议委员会（以下简称“审委会”）
第4条审委会的人员构成：
总经理，各部门主管，天内容相关部门负责人。
第5条审委会的职责
（1）负责员工提案的审议事项。
（2）负责员工天评审标准的研讨事项。
（3）负责员工提案奖金全额的研讨事项。
（4）负责员工提案实施成果的研讨事项。
（5）其他有关提案制度的研究改进事项，
第3章提案项目范围和来源
第6条提案项目范围
（1）有关公司管理的政透事项。
（2）有关公司产品销售与售后服务的改进事项。
（3）有关公司工作方法及流程的修改建议。
（4）有关公司未来经营发展事项的可行性研究报告。
（5）适用于市场的新产品，新技术，新工艺，新设计，新材料。
（6）对于引透的先进设备和先进技术进行消化，吸收和改造。
（7）有关机器设备维护保养的改进事项。
（8）生产中急需解决的技术问题。
（9）新生产业务的开拓。
（10）计算机技术在通信产生与管理中的应用。
（11）关于企业经营管理，人员培训等的研究。
（12）源于废料，废弃能源的回收再利用。
（13）源于改善企业作业环境的可行性方案。
（14）其他有利于本公司革新的事项。
第7条项目的来源
（1）由上级单位下达的项目。
（2）由本公司相关部门下达的项目。
（3）各部门根据声场和管理的需要提出的项目。
第4章提案的申报和立项
第8条本公司各级员工如需提出建议，可填写《填表》，详细写明提案的具体内容。
第9条《提案表》内应写明一下主要项目：
（1）建议事项：
概述建议改进的具体事项。
（2）目前现状，详细说明所建议事项的现状及未尽之处。
（3）该少建议及措施：
详细说明建议内容及具体的政透措施，包括：
程序及步骤等。
（4）预期效果：
详细说明该建议经采纳后，能带来什么样的成效，包括：
提高效率，增加销售，创造利润或节省开支等。
第10条《填表》填妥后，员工可以电子邮件的方式发送到公司指定的邮箱，或以面递方式递交人事部经理，也可采用邮寄等方式。
第11条每周五，人事部开箱一次，收取《提案表》。
第12条如建议书内容属于以下各项范围，视为不适当的建议书将不予受理：
（1）以攻击团体或个人为目的的提案。
（2）要求改善待遇的提案。
（3）曾经被提出过或被采用过的提案。
（4）与专利法相抵触的提案。
第13条建议书的内容侧重于批评，或无具体的政透实施办法，或未署真实姓名者，人事部经理有权以内容不全为由，不予交付审议；由真实姓名的，人事部经理据实委婉签注理由，将原件送还原建议人。
第14条人事部收受建议书后，认为完全者，应于收件3日内编号密封递交审委会审议。
第15条审委会审议后认为可采纳的，交由相关部门安排实施；不予采纳的提案将原件退还建议人。
第16条审委会认为须经较长时间考虑者，应暂时保留提案并通知建议人。
保留时间不得超过3个月，特殊情况可延长至6个月。
第5章提案的检查
第17条被采用的提案，各实施部门应严格执行，每月需填写《提案改善成果报告表》，由主管领导核定后，呈送提案审查委员会。
第18条审查委员会根据成果报告对提案进行考评。
第19条审查评分准则：
（1）动机15%
（2）创造性20%（3）努力程度15%（4）投资收回期25%（5）效益25%。
第6章提案的奖励
第二十条审委会每年组织一次成果集中评奖，原则上，按项目经济效益的大小予以奖励，但也可根据项目创造性的大小，水平高低，难以程度及生产发展贡献大小给与公正客观的评奖。
第二十一条提案奖励的类型和标准。
（1）提案奖励：
被采用的提案，发给提案者3000-8000元奖金，未被采用的提案，发给提案者1000元奖金。
（2）成果奖励:
根据成果审查评分，可为提案者计发1000-10000元奖金。
（3）特殊奖励：
提案经实施后，成果显著，经济效益卓越者，可计发20000-100000元奖金。
（4）团体特别将：
以部门为单位，一年内每人平均超过四件提案被采用的，发给前三名团体特别将：
第一名，颁发锦旗及5000元奖金；第二名，颁发锦旗及3000元奖金；第三名，颁发锦旗及2000元奖金。
第二十二条有下列情形之一者，不得申请参加核奖：
（1）各级主管人员对自身职责范围内的工作所提出的建议。
（2）被指派或聘用为专门研究某项工作而提出与该项工作相关的建议方案者。
（3）对于同一建议事项，他人已经提出已获得奖金者。
第7章有关提案的其他规定
第二十三条公司全体员工均有向公司提出提案的权责，无正当理由，其他任何人不得阻挡相关人员进行项目申报和奖励申请。
第二十四条为避免审委会成员对提案人存有主观印象而影响评审结果的公平性，人事部经理在提案未经审委会审议前，对提案人的姓名应予以保密，所得奖金应按人数平均分配。
第二十五条提案如由两人以上共同提出，所得奖金应按人数平均分配。
第二十六条审委会必须客观公正，实事求是地对提案进行评奖，评审人员及其他与项目无关人员无权在奖金中分成。
第二十七条本公司各部门如有任何需求解决或改进的问题时，经呈请总经理核准，需公开向全体员工征求意见，所得建议的审议与奖励，需遵照本制度办理。
第二十八条员工天不论采纳与否均有人事部负责归档。
第二十九条对获奖项目及人员有争议的，须待争议解决之后才能给与奖励。
第三十条对弄虚作假，片区荣誉者，审委会有权撤销其荣誉称号，返回奖金，情节严重者，将追究其行政或刑事责任。
第8章附则
第三十一条经公司董事会核准，本制度自颁布之日起开始执行，修改时亦同。
会议室管理制度
以下列出某公司的会议室管理制度，以供读者阅读参考。
XX公司会议室管理制度
执行部门
档案编号
审批人员
批准日期
第1章总则
第1条本制度制定的目的是为了加强会议室的管理，从而提高会议室的利用率。
第2条行政部统一负责会议室的统筹使用，设备维护，卫生清洁等管理事项。
第3条行政部应遵循先全局性会议后各部门会议，先紧急会议后一般性会议的原则统筹安排会议室的使用。
第2章会议室使用申请
第4条公司各部门由会议室使用需求时，均需提前向行政部提交使用申请，说明使用时间，参会人数，所需设备等，由行政部统一进行统筹安排。
第5条召开临时会议未事前提交申请者，可与行政部沟通协商，如可安排使用，会议组织部门事后应及时补办申请手续；如确实无法安排者，应更改会议时间或由行政部协助提供其他解决办法。
第6条未经行政部批准者，不得擅自使用会议室。
第3章会议室管理规定
第7条行政部统一保管会议室钥匙，各部门领用完毕后应及时归还。
第8条行政部负责每日会议场所清洁工作，确保会议室整洁干净，桌椅排放整齐，会后应及时进行清理打扫，并检查室内物品及设备是否正常。
第9条会议室配置的设备，桌椅未经允许，不得随意挪作他用，室内物品不得随意拿出或挪用。
需要借用时，必须事先征得行政部许可，事后应及时归还，借用物品如有损坏或丢失，由负责人照价赔偿。
第10条行政部根据每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备，会务方面的一切安排，按会议需要备好茶水等。
第11条行政部负责管理会议室配置的各种设备。
各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，不了解设备的操作方法时，应及时向行政部求助，严禁擅自强行操作。
因操作不当及其他认为原因造成设备损坏的，由责任人照价赔偿。
第12条若非参加会议，任何人不得随意进入会议室。
第13条各部门使用会议室时间须遵守申请时间，以免影响整体的使用计划。
第14条开会人员应注意保持会议室卫生，不乱扔纸屑，会议结束离开时应自觉将所用的物品放回原处，并关闭门窗和全部设备电源，切实做好防火，放到及其他安全工作。
第15条行政人员每天应做好会议室场地及消防安全设备检查工作。
第4章附则
第16条本制度的最终解释权归行政部所有。
第17条经总经理办公会审议批准，本制度自颁布之日起开始执行。
会议保密制度
以下列出某公司的会议保密制度，以供读者阅读参考。
XX公司会议保密制度
执行部门
档案编号
审批人员
批准日期
第1条召开涉密会议之前，要与保卫部门，保密部门进行联系，共同拟定安全保密措施，并要求与会人员遵守保密纪律。
第2条涉密会议应在符合保密要求的场所内进行。
第3条涉密会议的工作人员应严格按照规定或上级的要求办理相关事项，如有特殊情况需及时向上级汇报请示。
第4条明确与会人员的范围及人选，不得擅自扩大与会人员的范围。
第5条严禁与无关人员进入会场，对于需要列席的人员应及早将名单呈报主管会议的领导审定。
第6条凡规定不准记录的会议内容，与会议人员不得记录，也不得携带录像机、录音机、手提电脑等在会场擅自录音、录像。
第7条对会议形成的秘密资料与文件要标明密级，并在会议结束时及时回收，确实需要下发的，则要经过会议主管领导的批准。
第8条严禁擅自复印会议的秘密资料与文件，确因工作需要而进行复印的，必须经过批准，然后标明密级，到制定地点复印。
第9条会议资料与文件应由会议秘书组统一编号，登记分发，组织与会人员签收，会议结束后，与会人员也应将会议资料与文件及时交给单位内的收发员登记签收。
第10条与会人员要遵守会议的保密纪律，不得以任何形式对外泄露会议的机密内容。
第11条要严格遵守会议的宣传纪律，相关的新闻报道要经过主办会议领导的批准，严禁公开报道会议的涉密内容。
第12条会议结束时，承办会务的工作人员要及时对于会人员的住所，会议室等地方进行检查，防止会议资料，文件以及笔记本的遗失。
第13条对违反会议保密纪律，造成泄密的人员，会务人员要果断地加以制止和处置，同时上报会议主管领导进行最差处理。
第14条因故意或过失造成公司机密外泄的人员，公司有权将其辞退或对其进行经济处罚，必要时还能追究其法律责任。
会议礼仪规范
一下列出某公司的会议礼仪规范，以供读者阅读参考。
XX公司会议礼仪规范
执行部门
档案编号
审批人员
批准日期
第一条本规范制定的目的是为了规范公司员工在参加对内，对外会议中的行为，提高员工综合素质，从而展现公司的精神风貌和良好的形象。
第二条会议主持人礼仪规范
（1）主持人应衣着整洁，大方得体，精神饱满。
（2）走上主席台时应步伐稳健，速度适当。
（3）入席后，若是站立主持，则要双腿并拢，腰背挺直，单手持稿时，右手（或左手）持稿的底中部，左手（或右手）五指并拢自然下垂；双手持稿时，应与胸齐高。
若是坐着主持，则要身体挺直，双臂前伸，双手轻接于桌沿，主持过程中，切忌出现挠头，肉眼等不雅动作。
（4）主持时要吐字清晰，音量适中，语言要简明扼要。
（5）主持人要思维敏捷，能够调动现场气氛，能够化解冲突和尴尬。
（6）在会场上遇见熟人时不能随便打招呼或寒暄，可在会议前或会议休息时间向其点头，微笑致意。
第三条会议发言人礼仪规范
（1）会议发言人应衣冠整齐，必要时须穿正装。
（2）走上主席台时应步态稳重，从容自然，表现出应有的自强与自信。
（3）发言时要吐字清晰，音量适中，言语要讲究逻辑，简明扼要。
（4）发言人必须围绕主题发言，并根据会议安排控制发言时间，避免占用过多的会议时间。
（5）如果是参照书稿发言，那么也应时常抬头扫视会场，切记一味旁若无人地低头读稿。
（6）对于与会人员的提问，应礼貌作答，不能回答的问题，也应礼貌地说明理由。
对于提问者的批评和意见，应认真听取，即使提问者的批评与事实不符，也不应失态
（7）发言完毕，应向听众表示谢意。
第四条与会人员礼仪规范
（1）与会人员应按照要求统一着装，仪态大方。
（2）根据会议通知提前到达会场，自觉签到。
（3）事先准备好笔和本等所需用品。
（4）准时有序入场，依会议安排落座。
（5）开会时应认真听讲，不得交头接耳。
（6）进入会场后，应将移动电话关机或置于静音状态，不得随意接打电话。
如确实需要接，打电话时，应轻步走出会议室，尽量不影响他人。
（7）自由发言时应讲究顺序和秩序，不要争论发言或随意打断别人，也不要一言不发，毫无热情。
（8）事先应整理好所需资料，列明发言要点，做好发言准备，以便随时有系统地发表意见。
（9）发表意见应简明扼要，观点明确。
（10）与他人产生分歧时，应以理服人，心态平和，切记表现出过激行为。
（11）听从主持人的指挥，顾全大局，由事须中途离开时，应及时向主持人请示。
（12）发言人发言结束时，应鼓掌致意。
（13）会议结束后，先让上级领导或客人离开，然后将座椅归位，并清理好自己区域的卫生，最后再有序离场。
第五条会务服务人员礼仪规范
（1）按时上岗，签到，仪容大方，精神饱满。
（2）站姿端正，面带微笑，文明问候与会人员。
（3）随时眷供领
升级会员 