技术资料资料管理规定.docx

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技术资料资料管理规定

SUPERPOWERR&D

技术资料管理规定

SP-YF001

SUPERPOWERTOOLS

二O一一年二月

技术资料管理规定

前言

为保证技术资料的严谨性、完整性、准确性、一致性、保密性等适应公司快速发展的要求，充分发挥技术在整个生产经营过程中所应起到的准确完善的指导作用，进一步作好技术管理工作，对技术资料的管理进行规定。

本规定包括了技术资料的内容、技术资料的命名与代号、技术资料的管理原则、技术资料的签署、技术资料的发放、技术资料的更改、技术资料的归档、技术资料的复制、技术资料的时限（时间、有效期及销毁）、电子版技术资料的管理、技术资料的格式等。

对于老的要求或规定有与本规定不符时，按本规定执行。

对于老产品的技术资料内容不要求按此规定的内容全部齐全，其格式也不刻意要求完全按此规定进行，但几个重要资料必须要有，没有要补齐。

本规定中如发现有不足之处，应及时向研发中心反映，研发中心每年进行一次修订；补充和完善。

本规定研发提出，公司高层及技术中心科级以上领导审核统一签发。

本规定2011年2月首次出台。

本规定由研发中心负责解释。

本规定自发放之日起立即生效。

批准：

SuperPowerToolsR&D：

2011年02月

本次修订的技术管理文件有：

SP-YF001技术资料管理规定；

SP-YF002新产品项目开发程序；

SP-YF003新产品项目评审及鉴定程序；

SP-YF004技术工作管理程序---技术工作分类；

SP-YF005技术工作管理程序---技术工作考核和激励；

SP-YF006技术工作管理程序---技术工作岗位职责和说明书。

1技术资料的内容：

企业整个生产经营过程中所有技术图样及技术文件统称技术资料，具有多页内容的技术资料应按规定作好封面订成一本；主要技术资料及内容概括如下：

a.可行性分析报告：

通过市场调研等，由技术部门及项目提出部门共同完成，用于项目申请及评审，是主要评审内容和立项的重要依据，其内容主要应包括市场分析，经济性分析、技术要求及难度分析、经济与技术风险分析、完成进度分析等。

对于公司直接下达的项目不需要此内容。

b.项目任务书：

通过项目评审，立项后，由研发中心根据项目评审意见在一周工作日内编写出项目任务书，并由公司总裁或公司总工批准，任务书开始应对项目进行命名并给出项目型号，接下来要求写明项目的目的、项目的工作原理概况、项目的技术要求（功能和性能指标）、各相关部关门的工作任务、项目各阶段完成时间等进行描述及规定。

项目任务书还应对项目的名称型号的含意进行解释，同时明确项目类别，如自主开发，技术攻关，技术革新，仿制测绘等。

对于公司直接下达的项目任务根据项目任务通知单编写，没有可行性分析报告的项目要把可行性分析报告的部分内容纳入到任务书中。

c.产品图样：

一套完整的产品图样包括封面、图样目录、零（部）件明细表、包装及辅助材料表，产品外形及安装尺寸总图，爆炸图或总图，产品所有非标件图样，应按公司统一的格式简明准确提出所有技术要求。

d.试验大纲或专用技术条件：

对产品的整机以及重要部件的技术要求以及出厂试验和型式试验、检测和记录方法的规定。

有标准可依的产品按标准要求，用户要求、技术特点合理编写，大纲或专用技术条件应高于通用标准。

e.设计评审报告：

在以上四项工作完成后对以上资料的完整性、准确性、合理性、工艺性、技术难点、技术先进性等进行分析，并提出更改纠正措施，通过设计评审后的项目方可投入样机的制造。

设计评审报告应在产品评审前将产品的工作原理、结构特点、设计思路、先进性、主要技术参数等部分内容编写完成。

设计评审报告应在第一条中明确评审原因、时间、地点、级别等。

F、C、S阶段的评审以总工签字审定或批准就可以。

f.工艺规程：

就是一个产品生产过程中的每个环节的所有作业指导书的汇总。

每个产品的工艺规程原则上应要求有两本，一本是零件加工工艺规程，另一本则是装试工艺规程。

对于自制件一定要有完善的加工工艺规程，对于外协及采购件应有完整的检验工艺规程。

g.工装设计图样：

工装设计图样，是根据公司自己的生产条件和能力，公司自制件需由工装或模具保证时，应具有完整的工装设计图样。

为提高生产效率保证产品装配以及试验所需要的所有工装尽可能提供其图样。

h.更改通知单：

是产品不断改进完善提高所采取的一种对资料更改常用有效的技术资料形式，在产品技术资料定型后，技术资料的更改应采取更改通知单的形式进行更改。

i.技术通知单：

是技术资料的补充形式，在资料的内容存在某种不确定因素如客户不同要求，或设计时没有考虑到的情况时的一种技术资料补充形式。

可以对产品的要求进行补充规定。

通常在客户对产品特殊要求时使用，可以十分方便有效地快速解决问题，通知应明确原因、目的和具体内容及方法。

j.型式试验报告：

按产品标准规定或试验大纲，产品从样机开始到批生产过程中所进行的所有型式试验报告合订本。

最后定型时所完成的完整的型式试验报告单独一本，必须有，有第三方出具的试验报告必须归档保存在一起。

k.产品说明书：

指中、英文版的产品使用说明书，技术文件形式（不是出厂的印刷版本）。

说明书的第一节：

欢迎购买和使用本公司的产品，在使用前请详细阅读说明书。

再依次按以下内容编写：

产品使用安全注意事项、产品使用常识技巧、从安装调试到应用全过程按部就班的全过程演示说明、常见故障现象故障原因以及故障解决办法、产品外形及安装尺寸图、产品零件分解爆炸图、产品特性说明和性能参数表、产品质保卡。

l.研制工作总结：

是产品鉴定时必不可少的资料，产品的研制过程中包括对设计、工艺、生产、质量等各方面的描述，并对产品的特点、先进性、产品的不足和需进一步完善之处等进行总结。

对设计、工艺、质量等方面的总结应重点放在关键点，难点，质量问题现象，解决方法等上面，要整个研制生产过程中所有出现的难点异常进行汇总；以便于指导以后生产经营，对生产方面的总结主要体现的生产瓶颈的描述与解决方法，生产产能的说明，必要时应细化到外协加工件的生产周期和产能，以及那些零件通用性较强或生产周期较长应有一定比例的备料，以便更好地指导生产。

m.产品鉴定报告：

是根据产品的研制生产情况，通过鉴定评审所提出的一个结论性文件，是产品批生产的依据。

鉴定报告应在第一条中明确鉴定原因、时间、地点、级别等，产品鉴定的内容主要是技术资料的鉴定，是否按照技术资料管理规定的要求完成。

n.超差处理记录：

各设计主管应对自己产品的超差处理情况详细的记录在工作日记上，是产品图样更改的依据。

o.技术协议：

指在采购或销售等与我们的上游或下游企业、公司在必要时签订的技术协议。

2技术资料命名与代号：

技术资料的代号以产品型号-JWXXX表示，其中XXX表示文件的序列号；如产品EP50的可行性分析报告为第一个技术文件则其代号表示为：

EP50-JW001；任务书为EP50-JW002

更改通知单号以产品型号-GXXX表示，其中XXX表示更改通知的序列号；如EP50-G098表示产品EP50的第98张更改单；

产品图样代号，新产品统一按规定的要求进行，产品零件号为产品型号-0001、型号-0002…；组件号为型号-1000、型号-2000、型号-3000…,组件X中的零件号为型号-X001、型号-X002、…,组件X中的组件为型号-X100、型号-X200；按此规律，如组件层次较多，可采取五位数或更多位数。

产品总图代号为型号-0000，安装图号为型号-AZ，产品图样目录为型号-ML，明细表为型号-MX。

3技术资料的管理原则：

技术资料的管理以主管负责人为主，分管与统一相接合，责任到人，各责任人应对所管产品的技术资料的完整性、准确性、严密性、一致性、保密性负责。

确保生产质量技术工作顺利进行。

a.资料的完整性、准确性、严密性.

资料的完整性有两重意义，首先是规定的资料种类要全，其次是每种资料的内容要全。

对于新产品所有资料必须齐全，内容要充实。

对于外购的单元部件应有明确的外型、安装尺寸、外表、外观、性能等技术要求。

对于老产品根据情况进行补充，其中重要文件，如试验大纲、产品使用说明书、型式试验报告、产品研制总结等必须补充和完善。

工艺规程：

所有可能自制的加工零件，必须要有完整的工艺规程和检验规程。

对于部件与整机部分均需要有完整的试验与检验工艺规程。

自制件中的工装设计图必须齐全、准确。

b.资料的保密性，

为维护本公司合法权益，保守本公司技术秘密不被外泄，根据中华人民共和国《科学技术保密规定》等有关法律法规，凡技术资料涉及本公司权益，只允许一定范围的人员知悉和查阅：

所有技术资料均应处于合格受控状态，严格接管。

只允许主管设计（责任人）及公司档案馆具有全套的技术资料，技术资料发放按规定执行。

技术人员必须与公司签订《保密协议》，以约束技术人员严守职业道德，确保公司产品技术信息保密，由总裁办监督研发中心执行。

相关部门如生产、采购、销售、行政等部门应严格遵守公司的保密制度，应指定人员专管，无权自行复印技术资料。

4技术资料的签署：

技术文件通常按表1技术资料签署程序进行，涉及安全、重大质量、较大费用的内容更改时，应立项并由研发中心召集有关人员参加评审，会议通过审定后，再按表1进行，必要时报总裁审批。

表1中会签栏：

指部分技术文件应由相关部门进行审核以便提高文件的可执行度、降低成本或减少损失，如更改单因更改会导致在产品及库存的处理，则需要生产进行会签，以明确和通知在产品的处理方法，再如外购件更改时也应给采购进行会签，以明确是否能采购到等。

资料签署人应是责任人的亲手笔迹，签名后应注明签字日期，签署日期统一为国标现行形式：

如05年8月26日，签字时日期写为：

050826。

表1技术资料签署规定

签署项目

资料名称

编制/

设计

校对

审核

标审

审定

会签

批准

可行性分析报告

●

●

●

项目任务书

●

●

●

●

产品图样

封面

●

●

文件目录

●

●

●

●

●

图样目录

●

●

●

●

●

零（部）件明细表

●

●

●

●

●

产品图样

●

●

●

●

●

试验大纲

●

●

●

●

●

设计评审报告

●

●

评审报告最评审小组人员签字

各类工艺规程

●

●

●

●

●

工装设计图样

●

●

●

●

更改通知单

●

●

●

●

●

●

●

技术通知单

●

●

●

●

●

●

●

联系通知单

●

●

●

◆

●

◆

型式试验报告

●

●

●

●

●

●

产品说明书

●

●

●

●

●

●

研制工作总结

●

●

●

●

●

产品鉴定报告•

●

●

评审报告后鉴定小组人员签字

●

超差处理记录

记录在工作日记中

技术协议

研发中心领导同意后设计主管及相关部门签字

表中“●”表示必须签署的项目；“◆”表示有明确规定要进行批准时必须签署，如资料的申请发放；

签署人：

编制由项目设计人员或项目提出人员，设计由项目设计人员；校对由项目设计的副管人员；审核由技术经理；审定由技术总监；会签由技术部及相关部门领导；批准由总裁。

在主管不在又急需用时副管应充当主管，进行资料的编制，效对由技术经理临时指定或由技术经理一人对校对与审核进行会签。

5技术资料的更改：

技术资料的更改、产品技术要求的提高、产品阶段性要求的变化，均可统一列为技术资料的更改范畴，其中文件形式有更改通知单、技术通知单两种形式。

技术资料的更改最终是为了达到产品性能要求、品质等得到改进和改善同时生产成本得以降低，规定采取两种形式的文件作为技术资料的补充，但最终这两种形式的文件内容应反映到其它的技术资料中。

产品标准的更改另行规定。

对企业产品标准的修改之前必须对市场需求有充分的了解，经相关部门提出更改申请，再送技术总监批准颁布实施，同时废除旧标准。

标准一经发布，在没有正式颁布新标准前，各部门必须严格贯彻执行，任何部门不得擅自修改或降低标准要求，影响产品质量。

相关部门提出对不合理或已经落后的技术文件进行修改时，由设计主管分析确定是否需要更改，技术资料需要更改时，由主管设计完成技术资料的更改程序，包括编写更改通知单、签署、发放、相应技术资料的画改。

当对产品提出更高要求，或客户作一些特殊规定，而这些要求与规定又不便立即更改技术资料时，由主管设计完成技术通知单的编写、签署，发放。

技术通知的内容在一年后应根据情况落实到相应的其它技术资料上，或重新编写和发放。

5.1更改通知单的编写要求应包括下列内容：

a.被更改的技术文件名称、编号或图纸名称、图号；如果有同时在同一套资料中更改同样内容时，可说明同时更改的资料代号；

b.更改单代号：

要求明确产品型号及更改单号：

如EP50第98张更改单号规定为EP50-G098；

c.更改原因：

如设计改进、方便工艺、降低成本、笔误等；

d.在产品与库存处理要求：

可用（此时不必生产会签）、返修可用、配套使用、报废、无等，不可空格不填写；

e.更改的文件的明确位置：

如：

第几页第几行、主视图、左视图等；

f.更改前与更改后内容：

如不能用文字表达时、应画出局部视图。

5.2更改单的签署：

按被更改的技术资料签署规定完成签署，当更改涉及到其他相关部门时还应进行会签，如有在产品返修时应进行生产会签，更改明显与原产品不一致时应进行营销会签。

5.3更改文件的发放：

按技术资料发放规定，应与被更改的资料发放一致。

5.4更改单的画改：

对于简单的更改应在被更改的技术资料上进行画改，方法如下：

a.用双实线划掉更改单上更改前的内容，写上或画上更改单上更改后的内容；如果是图形更改，图形的画改采用多个“X”的形式；

b.用圆圈与数字形式做好更改标记，如：

“⑥”

c.在被改技术资料的更改记录处，写上更改标记、更改单号、更改人签名（两人）、日期。

g.更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性。

h.画改人有技术主管和资料管理员俩人同时进行并签名。

5.5对于更改内容复杂和增页时，不进行画改，采取换版形式。

要换版时应在更改单上明确换版。

6.电子版技术资料的管理

电子版技术资料的管理主要体现在命名、归档、备份、更改等几个方面。

6.1电子版技术资料的命名：

文件名应与书面资料的代号一一对应，各主管设计应积极配合资料管理专员进行电子版资料的管理工作。

6.2电子版技术资料的归档与备份：

应与书面技术资料归档同步，其内容与书面资料上内容应一致，不得混淆或出不一致情况，由技术资料管理专员负责，资料首次同步归档到管理专员的电脑上，并定期将资料刻录成光盘存档案室，专员的电脑与其资料应由公司设置多重密码，公司档案室将定期进行电子版资料备份，资料经过备份后，各主管设计电脑中的技术资料文档应由研发中心指定人员对其加密，若各主管设计要使用，由指定人员负责打开文件，各主管设计应密切配合，以更好的开展工作。

6.3电子版技术资料更改：

由研发中心资料管理专员负责，根据更改通知单的内容即时更改。

6.4技术人员换岗或辞职离开公司时，其已存挡技术资料的电子版资料应与存挡资料同步转交并应保证其资料的完整一致性，否则公司将对当事人进行一定的经济处罚。

7技术资料的复制

8.1技术资料的复制

各主管设计根据资料的发放规定整理安排好资料，由研发中心资料管理专员与技术工作管理人员根据资料的发放规定整理复印经档案室统一按档案进行发放。

非常规资料发放应由技术总监签字同意后，按上述规定进行发放。

8.2技术资料的更新

使用部门，因破损，需要图纸时，填写《技术资料申请单》，经该部门经理审批后，到技术部门向技术资料管理专员在主管设计的配合下根据资料的发放程序予以更换，更换后旧图送档案室加盖作废章保存，按照技术资料的时限要求经技术总监签字、总裁批准后进行销毁。

技术资料因更改不能再使用时，由研发中心资料管理专员按排由主管设计编写换版更改通知，出新图样进行换版，或新文件换页，换版的新文件资料按资料的签署发放等程序进行发放换新，并且还应作好换版更改标示；旧资料加盖作废章保存，按照技术资料的时限要求经技术总监签字、总裁批准后进行销毁。

8技术资料的归档：

所有技术资料完成后均应根据资料的归档时限要求立即归档。

资料的归档工作归口管理部门为档案室，技术部门由专员根据资料的发放程序完成技术资料的发放程序发到档案室。

技术文件的保管由档案室按档案管理标准进行保管，公司内发行的技术文件除按档案管理的要求进行管理外，尚需对储备待发的文件进行登记保管。

资料的发放管理归口部门为档案室，各主管设计协助完成。

研发中心处理完毕的技术资料，应交公司档案室按卷宗类录的要求立卷归档。

在立卷归档时，应立卷编号，以便查找。

归档的技术资料以名称、特征组成卷，按时间顺序或按重要程序排列，同时应编写“卷内目录”。

卷内的技术资料也应逐张编号，并根据需要填写“备考录”。

归档的技术资料必须装订整齐，在装订时应该去掉金属物用线绳装订并在卷角编号。

技术资料在保管时，应注意防火、防潮、防虫、防盗等事项。

对长期和永久保存的技术资料，若有破损或字迹模糊者，应及时修补或复制。

修补的技术资料应作好标记，明确修补复制原因。

9技术资料的发放、保管及使用：

技术资料的归档与发放工作归口部门为公司档案室，新资料管理办法出台初期由研发中心指定专员负责执行并完成。

所有技术资料均属于受控文件必须处于受控状态，加盖“技术文件受控章”，技术资料应严格按表２中的规定发放，并且接收部门应指定责任人签收，各部门应对资料的保密性负责，不得复印和随意发放技术资料。

技术资料发放统一由研发中心指定专员在主管设计配合下执行和办理相关手续，要填写技术部门的联系通知单，并按规定进行签署后发放，发放时在资料上加盖技术文件受控章和不同用途识别章，如采购用章、生产用章等，同时还要备好“技术文件发放登记表”做好文件名称、编号或代号、日期等内容的登记，接收人员应在登记表上签收。

按表2进行发放的技术资料不需要相关部门提出申请。

相关部门需要技术资料而表中未有规定时，由相关部门向技术部门提出书面申请，并注明用途，申请应有所在部门领导签字，送研发中心由专员按上述规定办理技术资料的发放手续。

表2技术资料的发放规定

发放部门

资料名称

档案室

主管设计

生产

客服

物质

财务

销售

行政

文件目录

●

●

可行性分析报告

●

●

●

项目任务书

●

●

●

●

产品图样

封面

●

●

图样目录

●

●

零（部）件明细表

●

●

●

●

●

●

产品图样

●

●

◆

◆

◆

◆

试验大纲

●

●

●

设计评审报告

●

●

●

各类工艺规程

●

●

◆

◆

工装设计图样

●

●

●

更改通知单

●

●

◆

◆

◆

◆

◆

技术通知单

●

●

◆

◆

◆

◆

◆

联系通知单

●

●

◆

◆

◆

◆

◆

型式试验报告

●

●

●

●

●

产品说明书

●

●

●

研制工作总结

●

●

●

产品鉴定报告•

●

●

●

超差处理记录

●

●

技术协议

●

表中“●”表示必须发放；“◆”表示部分相关资料必须发放；

技术资料的保管：

收件部门必须有指定责任人负责和保管资料，除做好保密工作外，保管人员或使用人员不得在技术资料上乱涂乱画、标注或附加另外的文字在上面，以确保技术资料的准确性和清晰整洁性。

资料应装订成册。

技术资料的使用：

各部门对非长期使用的技术资料不应提出申请，临时使用可以到各主管设计处查询或经过主管设计的同意借用，但必须当天借，当天返还。

10．技术资料的时限

表3技术资料的时限

时间规定

资料名称

规档时限

有效期限

作废与销毁期限

备注

文件目录

一周

长期

三年

可行性分析报告

一周

长期

三年

项目任务书

一周

长期

三年

产品图样

封面

一周

长期

三年

图样目录

一周

长期

三年

零（部）件明细表

一周

长期

三年

外购件汇总表

一周

长期

三年

产品图样

一周

长期

三年

试验大纲

一周

长期

三年

设计评审报告

一月

长期

三年

各类工艺规程

一月

长期

三年

工装设计图样

一月

长期

三年

更改通知单

一周

长期

三年

技术通知单

一周

一年

一年

型式试验报告

三月

长期

三年

产品说明书

一周

长期

三年

研制工作总结

一周

长期

三年

产品鉴定报告

一月

长期

三年

超差处理记录

半年

三年

一年

技术协议

一周

长期

三年

对技术资料的归档时间、有效期、作废与销毁的时限等做出明确的规定：

归档时限：

是指技术资料自完成之日起到归档的时间要求，不能超过这个时间要求。

有效期：

指不同技术资料的编写或设计自完成生效之日起到终止为止。

作废与销毁时限：

指技术资料从盖章作废之日起到销毁的时间。

各主管设计，研发中心资料管理专员应严格按照表3的要求执行：

11.技术资料的格式

11.1技术资料的字体要求：

技术资料规定采用以下几种字体：

a.48号仿宋体，长宽缩比0.78，用于技术文件封面的标题；

b.二号仿宋体，长宽缩比0.78，用于技术文件封面的副标题，公司名称及日期；

c.三号仿宋体，长宽缩比0.78，用于技术文件封面的其它内容；

d.四号仿宋体，长宽缩比0.78，用于技术文件的内容；

e.图样封面按文件封面要求；

f.产品图样目录、明细表及产品图样中的文字用仿宋体，字高分别规定为：

汉字字高5mm，标题栏中名称汉字字高7mm；

数字与字母字高3.5mm,公差数字字高为2.5mm；

所有汉字或字符的长宽缩比为0.78。

11.2技术资料格式：

本文件已经作了明确规定的技术资料的格式从文件生效之日起严格按规定执行，现已存在的技术资料格式与新规定不符时，可保留原格式不更改。

未进行规定的资料格式仍然按原格式。

本次技术资料管理文件规定了如下九种格式：

a.技术文件（可行性分析报告、项目任务书、试验大纲、设计评审报告、型式试验报告、产品说明书、研制工作总结、产品鉴定报告）封面格式：

附录1；

b.技术文件（可行性分析报告、项目任务书、试验大纲、设计评审报告、型式试验报告、产品说明书、研制工作总结、产品鉴定报告）内容格式：

见附录2；

c.产品图样封面格式：

见附录3；