建筑与环境工程学院办事指南汇总修改.docx
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建筑与环境工程学院办事指南汇总修改
建筑与环境工程学院
分团委、学生会
工
作
指
南
建筑与环境工程学院分团委、学生会
2009-03
前言
为了适应学院分团委及学生会工作的需要，使团学工作能正常有效的开展，我们特此编写了建工学院分团委、学生会工作指南。
它根据在开展学生工作中面临的各种具体情况，总结了团学各项活动的工作经验和细则。
它使分团委、学生会的工作更加规范化、制度化，大大提高了工作的效率和质量。
各部门工作的目的和意义，以及活动开展的具体工作方法、细则，在工作指南中均有具体表述，它使学生们能更清楚地认识到自己部门和其它部门的工作内容，明确部门的分工，使团学工作能严谨而有序的进行，能更好、更积极的协调与各个部门之间的工作，创造出一个和谐、团结、向上的工作氛围。
作为一个学生组织必须要有自己的传统，因为有传统的组织才能有创新。
创新是团学组织发展的动力，它使我们具有更高的竞争力。
此工作指南是建工团学的工作基石，它教学生在踏实做事的同时，更希望学生能在工作中勇于发现问题及时总结经验教训，并在工作开展过程中有创新的思维及较强的临场应变能力，充分发挥出自己的才智与能力，让自己有更高的工作热情，能更好的投入到团学工作中去。
由于此工作指南正在不断发展完善之中，编者的水平学识较为有限，难免存在疏忽、错误之处，敬请读者谅解，感谢支持。
团学办公室工作指南
一、租借教工饭堂四楼（教工俱乐部）
先通过向团学指导老师的同意，然后再填写申请表。
（附：
教工俱乐部场地使用申请表，负责老师：
吴老师，电话：
26731037）。
教工俱乐部场地使用申请表（学生活动用）
申请部门
申请使用时间
活动用途
联系人（老师）
联系电话
座机
手机
参加活动人数
有无紧急疏散预案（请附预案）
参与活动人员类别
学生（）师生（）
有无向校保卫处备案
有无向校团委备案
申请部门领导意见
签名年月日
校工会意见
签名年月日
1.请在相关使用人员类别出划√；2.本表和紧急疏散预案一式三份，俱乐部留存一份，校团委和校保卫处留存各一份；3.活动必须服从管理，不得占用、堵塞消防通道；4.未尽相关事宜请参照俱乐部使用规定。
校团委备案回执
同意学院在你部门教工俱乐部举行的活动。
团委备案老师：
年月日
二、租借教学楼的教室或物材
租借教学楼的教室需提前到本学院教学秘书田秀云老师处申请；租借教室内的桌椅需向教学楼中500现场办申请租借。
（通常是以租借人的校园卡或学生证作为抵押）；借油印室里的手推车，亦是同样的租借手续。
附申请书模板于分团委、学生会文件模板中。
三、订餐与订水
（一）订工作餐，在活动开始前一天，与饭堂负责人预定好供餐的数量、菜式、接收人、接收地点与时间；
（二）订水，直接到学校超市向钱台人员说明订水的数量、种类。
然后签单，凭老师的签名回执再回超市领取货品。
四、写发票要注意的事项
（一）发票单张不能超过1000元，不要连码，数额大的发票须加
上物品明细表。
（二）不能使用假发票，经查出严惩！
（三）上交的发票要在右上角用黑色笔写明三项，分别为：
用途、
经手人、证明人（经手人与证明人不能同一人）。
（四）发票需保管妥善，不能出现涂改、残缺的现象。
（五）不可报销的项目：
坐出租车费用、打印或复印费（可向老
师申请到老师办公室完成打印）
五、团学办公室管理制度
（一）值班制度；每周日至周四晚上20：
30—21：
30。
值班人员
需爱护团学办公室设施，不得擅自离开岗位，应准时上下
班，如有特殊情况，值班人员应及时联系团学办公室主任。
（二）团学办公室物资时刻注意节约，不得浪费。
（三）团学办公室物资不能挪为私用。
经查出，取消本学期的评
优资格，若再犯，则直接退出组织队伍。
（四）在每个学期开始前对办公室的物资进行登记，在期末则进
行物资核对。
（五）对于办公室物资的借还，需要依据填写的物资借据本来核
对。
原则物资借出，一旦活动完毕后就归还的。
六、文档管理制度
（一）各部门和各活动项目的承办单位应为文档管理做基础工作，重视文件资料管理工作，制定专人负责文件资料管理工作；各部门应在每学期开学三个礼拜内把学期（学年）工作计划送档，应在每学期最后三个礼拜前把学期（学年）工作总结送档。
若承办部门不能如期上交计划或总结则不能参与评选本学期的优秀部门的资格。
（二）主办的各活动项目的承办部门应在活动项目结束后一个礼拜内把活动项目的计划和总结一并送档；通过文档获取的工作信息，汲取有益的工作经验。
若承办部门不能如期上交计划或总结则不能参与评选本学期的优秀部门的资格。
七、会议管理制度
（一）会议的召集和周期
1.全体团学干部会议由老师决定召集，每逢双周召开一次。
2.主席团会议由主席决定召集，每个星期召开一次。
3.部门会议由各部长（主任）决定召集，每学期至少两次。
4.例会考勤要求，有特殊情况者则需要向团学指导老师请假，否则一律记缺勤，凡达到两次或以上没有出席团学例会的干部则取消本学期的干部评优资格。
（二）会务工作及主持
1.会务工作包括场地安排、通知发送、议程安排、内容记录等，全体团学干部会议的会务工作由秘书长及团学办公室负责，主席团会议的会务工作由秘书长负责，部门会议会务工作由各部门自行完成。
2.全体团学干部会议由秘书长或委托团学办公室主任主持，部门会议由各部长主席。
（三）会议秩序要求
会议出席及列席人员应做好会前准备，按时到会，维护会场秩序，按会议议程参加会议。
会议出席或列席的人员的请假须经会议召集机构或召集人批准。
会议考勤评定，由团学办公室负责。
另，团学会议需由指导老师批假
团学宣传部工作指南
团学宣传部是由学院分团委宣传部、学生会宣传部、义工分会宣传部所组成的一个重要管理部门。
主要负责整个团学各类活动的宣传工作，我们会通过一些艺术性的方式来体现宣传部一种上传下达的职能。
宣传部重在宣传工作，主要以展板、黑板报、新闻稿等形式作为媒介协助团学各部门举办各项活动，配合我院作好宣传工作。
同时，我们还会参加义工分会所举办的活动，通过建工学院的宣传栏，向老师同学们宣传义工分会的活动详情与义工精神而我们学院的团学宣传部会配合学校、学院团学做好所有的宣传工作，利用学校、学院的宣传栏务求把宣传力度发挥到极致。
一、基础工作
（一）首先我们建工学院的宣传战地分别包括教学楼四楼南、中、北边的各宣传栏和宣传黑板，以及人工湖旁的学院专属宣传栏。
应届部长必须清楚了解各宣传栏的尺寸，以备制作海报时比例得当。
各宣传栏的管理也是宣传部的重要工作之一，部分重要的宣传栏配有玻璃锁，部长应当妥善保管好钥匙，不得随意备份钥匙。
并且应时常留意宣传栏是否有所损坏或被随意张贴的情况出现并及时处理。
保护好各宣传栏的完好更是宣传部长的一份重要职责。
宣传部最重要的工作之一就是制作活动海报，主要利用设计软件（photoshop、coreldraw）和手工绘制两种方式来体现。
海报规定尺寸为60cm宽80cm长。
在制作时需注意选取图片像素，以高像素的清晰度来达到成品的良好效果。
在海报的粘贴方面，除教学楼四楼宣传栏为本学院的专属张贴点外，在校内各宣传点都应按照学校宣传部门规定的海报横幅管理制度进行宣传张贴。
且在张贴前应到校团委办公室或传媒中心提前申请张贴许可。
部分海报涉及宿舍宣传栏张贴需要的应当到校团工委办公室作提前申请。
各学院海报张贴维期均为7天，期限一到必须回收。
若需延期则应到原申请部门提出延期申请。
普通横幅的制作一般是把所需内容交到慧谷喷绘公司制作即可，如需把横幅悬挂于校道则需到校团委提出申请并带上成品，一般维期一周。
若悬挂地点位于学校建筑物，如图书馆门口上方、教工饭堂4楼则不需申请。
但需注意各点是否有其他学院所预订。
（二）团学宣传部除了活动前期的宣传工作，海报、横幅等制作外，活动现场的布置工作也是宣传部的重任之一。
一般大型晚会会于教工饭堂四楼举行，则需要布置入口处、楼梯走道、整个会场与整个舞台。
活动准备工作涉及到各布场点所需的物资，需与办公室协商拟定。
活动正式举办的前一天必须到团学办公室再次确认好一切所需用到的物资，例如：
彩带、剪刀、胶纸等等。
大背景应事前制作好，可与慧谷喷绘公司联系好并于活动当天或前一天挂好。
活动很多时也需要用到X展架与KT板。
X展架尺寸为60cm宽160cm高，这些均属于活动前期的准备工作，应当安排好干事或相关部门做好工作的准备。
校内有规定的喷绘制作公司，团学宣传部可以将制作完成好的成品可以通过邮箱、QQ和亲自交送的方式传送并要求慧谷喷绘公司做出预期效果。
结帐一般为签单，需在负责人签名后面要加上指导老师的名字。
如果需要向赞助商报销经费则需要提前说明，交付相应现金即可。
（三）喷绘公司位于中心广场舞台后方的荔枝林里。
慧谷喷绘电话：
26731319
明喆物业电话：
26731044
二、注意事项
（一）团学宣传部负责团学通讯录、部长与干事的工作证制作，制作前必须确认尺寸，素材像素等。
（二）制作一切宣传海报、横幅、展板都不可使用繁体字。
（三）制作前需确认尺寸，以免出现尺寸有误而影像工作的现象。
（四）由于X展架本身重量很轻，所以在展出时应注意出现被风吹倒的现象。
（五）在布场期间要避免使用过多海绵胶纸，因为海绵胶纸有一定的清理难度。
（六）一切宣传海报、横幅、展板都需在右下方注明“建工学院分团委、学生会宣”
社团部工作指南
一、社团的管理
（一）主要负责各协会的日常运营，管理和对协会活动经费的调配。
（二）派遣干事进入各协会，以了解协会的日常活动，并加以辅助。
（三）协会初定会费为20元，各协会会长可根据自身情况自行加减。
但具体数目需先社团部申报。
（四）需详细记载各协会经费的每笔收支。
（五）协会活动需要过多经费并需要赞助商的，通常由学院负责联系，主要由社团部跟进。
（六）各协会进行活动需向社团部审批备案。
（七）下发社团活动备忘录，每次协会活动都应记录在案，以便日后社团管理与评比。
（八）多于校社联主要负责人联系，以了解学校最新活动。
（九）做好各协会于老师、学校个沟通工作。
（一十）日常工作可与校社联秘书长和东区副主席联系。
（一十一）社团活动时，学院无法提供的物资可联系校社联办公室。
如：
遮阳伞、帐篷等。
二、摄影工作
（一）学院个大小活动需派人完成摄影工作。
（二）照片需及时提供给老师及有关部门，以发快讯。
（三）照片采用纪实手法，无需过度后期处理即可直接上传为新闻图片。
（四）图片内容要简单明了，能反映出活动主要内容。
（五）每次活动照片无需过多，但要保证张张都能反映出主要内容。
（六）每张照片需保留较高像素，通常照片大小每张不小于1M，同时最好不要大于5M。
（七）凡有校、院领导参加活动的，应至少保证有两张照片为领导老师的正面照片。
（八）各种场合下都应尽量少的使用相机散光灯，以免影响活动的进行，或画面颜色偏白，不够真实。
（九）摄影工作决不能影响到活动的正常进行。
（一十）拍照通常可以使用有广角的镜头，以反映活动整体现场。
并抓拍部分人物特写。
（一十一）拍摄会场、讲座等室内有座椅的场合时，应提醒各位参与同学将自己的包袋放于桌面下方，切不可直接放于桌上。
（一十二）同样场景下，还需注意通知坐在后边的同学把前方空位补齐。
11.12两项工作可通知主持人或律委干事协助完成。
（一十三）将所有照片加以保存，并上传照片到团学博客：
（一十四）对sic、mcs等校园网络进行学院板块的辅助管理。
建工学院社团活动备忘录
20至20年度协会第次活动
协会名称
活动主旨
活动主体
名称
时间
地点
内容
组织人员
参与人员
活动总结
效果意义
备注
记录人签名：
日期
组织部工作指南
一、组织部简介：
是团总支学生会中一个重要职能部门，组织部通过对团总支日常组织工作的管理与监督，不断加强团员的组织与联系，带领青年学生进行思想教育学习，提高团员思想修养，增强团队精神。
在丰富同学们的课余生活的同时也为大家提供良好的沟通交流的机会，让同学们互相学习、共同进步，提高团组织的凝聚力。
组织部其主要职能是负责推优入党工作、团干培训、团费的收缴、组织团员活动，团员档案整理以及协助团委发展团员，向党组织推存优秀团员入党，并协助其他各个部门的工作。
团总支学生会组织部本着“求实创新，开拓进取”的工作方针，以“服务同学，服务学校，共建美丽校园”为宗旨，以“政治坚定，团结协作，以身作则，联系群众”为主导，积极响应党的号召，紧跟时代步伐，大力支持和鼓励各支部活动有序的开展，充分发挥出我们的组织和协调能力，引导和激励广大团员青年努力提高自身的思想道德素质和和思想政治观念觉悟，进一步树立和发扬新世纪大学生的风貌，使之思想充实精神焕发，成为有理想，有抱负的跨世纪接班人！
二、注意事项
（一）团费缴纳
由学校统一通知时间缴纳，作为学院组织部要在学校收纳前，通知各班团支书以班为单位（团支书会议）收齐团费12元/年，把零散钱换整。
在组织部没收钱前出现假钱（团支书负责），最好每位团员在钱上用铅笔写名字。
组织部收后出现假钱（由部长负责）。
一定要保管好钱，作好统计登记。
班级—院组织部—校团委
（二）团资料处理
收集提早通知各班团支书，以班为单位，收交团资料（团证，团员申请书），团支书作好登记，例如团员人数，证件的缺失。
统一时间上交。
收资料时要注明班级附上统计情况表。
整理由部门全体成员一起完成（以干事自主表现，分配合作为主），以班为单位分类整理登记，核对各班统计情况表，是否一致。
把特殊档案及时提出并作相应处理（已是预备党员或党员，需转党关系。
）各班缺失证件的团员作好登记，需跟踪催交或帮助办理。
注册
在注册前，还需整理好原来未整理好团资料。
分好班级分好类别在进行全学院团证的注册（在校学生）。
全部注册后归档。
（三）转档
在校学生参军或毕业生需转出团关系，对方要持有证明转团关系书，确认好校团委或其他组织是否已同意盖章，核实后，找出该生的团资料，并取得院领导同意盖章后方可完成转挡手续。
三、团组织生活会
一般由学校下达活动主题，也可自行组织。
但主题一定要有目的性，意义性。
对同学的思想，学习起到一定的作用效果。
（主要面对大一，大二）
会议前
在团三角会议中，要讲述清楚团组织生活会的含义，规则等具体情况（会议情况与班级评比挂钩）。
要有一份很科学，全面的评比打分项目情况表，使其得到班级同学的重视。
会议中
组织不干事要到各班观摩，并对各班会议情况客观的打分。
作好详细的登记，进一步完善团组织生活会。
会议后
部门干事作个总结，分析。
统计出团组织生活会的优胜班级，进行彰榜表扬。
四、纪念改革开放大合唱
（一）提前一至两个月借场地。
（二）宣传动员各班参与（收到校通知后进行）。
（三）协助各班赛前练习，在校赛前进行前评优。
（四）请求其他部门协助，作好宣传（横幅，广播，网站）
（五）把工作细化，分配到人，明确到事。
（六）赛前做好舞台布置并检查设备道具的完整通畅（麦克风，音响的音量，道具是否到位，要有后备），席位的摆放。
（注意嘉宾位置的安排，饮用水，麦克风）
（七）主持人的挑选，台词的纂写很关键。
（八）现场秩序的维持及观众，表演者进出场的有条有序性。
现场氛围的维持.调动。
（九）结束后，设备、道具的收集与归还。
（不要丢失或遗漏物资）
实践部工作指南
一、社会实践考核手册整理
（一）先整理应届毕业生的社会实践考核手册。
每个团支部分好.
（二）向应届毕业生的辅导员要各班名单，再对应团学办公室里面每个班所上交的手册，对应名单，列出没上交人员的名单；
（三）每个手册需要字数达到2000字，上交14篇日记（每篇字数300-400）。
检查每本是否达到要求，不达标的手册需要退还给本人，达标之后再上交；
（四）召开各班团支书会议,把每个班不及格的手册退还并把未上交人员名单交给各班团支书,由支部负责跟进.
（五）当手册全部收齐并达标之后，填写手册内成绩,并盖章;
（六）将手册成绩做excel表格，交给辅导员老师;
二、问卷调查
（一）确定要调查的主题；
（二）召开部门会议,传达任务给干事,上网查找资料；
（三）整理资料,确定出调查问卷内容;
（四）向各班派发问卷，回收问卷；
（五）整理问卷，统计问卷；
（六）根据问卷显示的结果，撰写调查报告.
学习部活动指南
一、学期整体工作内容
（一）招干
1.必须写招干计划
内容：
①招干宣传语（相当于广告招聘）；
②招干人数；
③邀请的评委（一般为上一届的主席团、部长，以及团学指导老师，此项应事先发出邀请，确定对方当天能否到席）；
④制作KT版（内容要求简练，精美，富吸引力）。
⑤同时准备招干时要提问新生的问题。
2.时间地点：
招干时为团学统一安排。
3.招干当天工作：
①到班宣传（事先和副班主任或助理辅导员了解
好班级上课位置的相关情况）；
②进入课室，必须有礼貌；
③部门解说，自我介绍，正副部相配合，在黑板留下联系方式（离开时请不要忘记说“再见”）；
④全体宣传后发“招干志愿表”。
4.面试：
①面试的新生留下班级，姓名，电话，上交招干志愿表，
按上台演讲的顺序做好整理，做好编号；
②限时演讲（评委嘉宾应认真填写评语，注明等级）；
5.招干入选：
通过短信的方式，发送入选通知通过第一轮面试，告知第二轮面试的时间地点。
（二）中秋晚会
计划书内容：
1、确定主题（一般为省外生举办）；
2、制定节目，游戏；
3、邀请嘉宾（使用邀请函，表演嘉宾须提前确定其表演节目）；
4、借用场地（教工饭堂或草地），音响设备；
5、后勤：
准备小礼品，月饼，水果，海报等用品及其资金预算。
6、工作安排：
布场工作，游戏组织，礼品派发的工作人员安排。
注：
提前一周完成。
（三）辩论赛
计划书内容：
1、确定活动主题，宣传海报横幅内容，辩题，比赛规则；
2、按排各班比赛顺序，比赛时间地点（注：
事先做好课室的借用）；
3、评委嘉宾邀请（使用邀请函，确定能否出席）；
4、选拔主持人以及培训，确保主持人熟悉比赛规则；
5、工作安排：
计时器操作，统分员，礼仪，考勤，布场，颁奖，饮水，课室借用等。
6、赛后注意辩手的选拔与培训，组成建工辩论队。
注：
计划提前两三周完成，提前一到两周做好各项工作安排，熟悉辩论规则，主持人计时员的培训。
（四）运动会
1、广播稿收集：
①时间：
；
②数量：
各班收集稿件，每人10篇每篇50字左右；
③内容：
必须手写，每班稿件内容结合本班运动员参与项目，多收集普通稿件；
④通告审稿：
院运会当天由各班投稿，学习部安排统稿审稿等工作，院运会的稿件一律回收保留至校运会使用（注：
此项数量质量的评比与运动会的班级评比挂钩）。
2、运动会播音：
⑤广播员甄选（院运动会开始前一周）；
⑥宣读各班入场式介绍词；
⑦广播提醒运动项目检录时间，比赛时间，获奖情况；
⑧广播运动会期间各班来稿，温馨提示。
3、校运会：
学习部负责分时段，少量多次向校广播台投稿，统计每轮投稿数量，随时关注读稿数量。
（注：
应准备足量纸笔，若稿件不足，应及时向观赛班级征稿进行补充，并报告办公室，对积极班级予于奖励）。
（五）部门会议
部门第一次会议：
1、留下干事的联系方式，事后建立学习部飞信群，QQ群；
2、干事自我介绍，加深彼此的认识；
3、部长介绍部门内部工作以及团学各部门的联系。
（六）干事培训
1、培训时间：
部门例会
2、培训内容：
①快讯，采访稿，主持稿，工作总结，计划书，邀请函，请柬等文书公文的书写；
②课室、座椅借用以及团学办公室的物质借还等。
3、主持人
进行全院选拔，或由各副班主任，部长推荐，注意主持人的整体形象，每次主持活动时必须认真审核其主持稿，分场合着装，服装不可过于暴露（注：
主持稿，主持人服装应由部长、主席、活动指导老师三方审核通过，才能进行彩排演出）。
二、各项工作的负责部门（在工作计划中，以下工作可提前安排）
（一）各类文书的书写，主持人——学习部
（二）海报横幅等制作——宣传部
（三）各类活动用品，经费支出——办公室
（四）摄影，活动记录——社团部
（五）颁奖、迎宾礼仪小姐、赞助——外联部
（六）联系表演嘉宾——实践、文娱、外联部
三、各类公文的书写
（一）计划书
活动主题，海报文字宣传，相关比赛规则，场地及各种用品的借还，联系嘉宾，工作人员安排（如海报负责，主持人人选，礼仪，考勤，布场，颁奖，音响设备等操作员，各部门负责事项）
（二）总结
内容与计划书相似，但必须对事件的事实进行工作总结，并且总结出经验和教训。
（三）邀请函（对照由办公室统一模板）
PS：
邀请函必须提前两到三天发出，并且确定嘉宾当天是否到席，在活动当天需再一次打电话确认嘉宾是否到席。
（四）快讯
每次活动之前或之后都需要写快讯，每篇快讯300到500字之间，标题直指活动主题，简单明了，首段概括事件内容，时间，地点，任务等，2~3段阐述事件活动的中心目的达到的效果的，最后一段进行总结祝贺活动的成功或提出中肯的建议等。
（五）采访稿
根据采访对象设置合理的问题，设计问题时注意莫过于刁钻，采访时可随时根据受采访者的接受程度展开提问，采访稿用对话的方式记录，最后整理修改定稿。
（六）主持稿
根据不同活动风格制定不同主持稿内容，记住与活动内容环环相扣，承上启下，活动中注意随机应变，调动现场气氛。
注意：
介绍嘉宾注意顺位（职位由高到底）介绍，职称不能弄错，请事先了解清楚。
四、场地及各种用品的借还
（一）课室：
先到现场办（中500）领取一张申请表格，填好，交由活动指导老师签名，再交给行政楼410办公室教学秘书田老师审批签名。
（二）桌椅：
直接到现场办押学生证借，说明事由。
（三）各类物资：
F04团学办公室，登记。
文娱部工作指南
一、部门简介
文娱部日常工作主要负责策划和组织学院内的各种课余活动，让同学们在学习之余，拓展自己的综合素质。
这是一个充满凝聚力和活力的团体。
以“踏实稳定、开拓创新”为工作原则，力求为全院同学营造一个乐观向上，全面发展，丰富多彩的文化氛围，根据同学需要开展既具时代特点，又有实际价值的文化活动，以普遍提高同学素质为目的，以艺术团为基地进行文艺技能训练，陶冶同学情操，配合学校、学院及院其他工作部门搞好涉及文艺方面的工作。
在本院校园文化建设中及全院同学艺术鉴赏方面，担当着引导着的角色。
由于学生会是来自群众的团体，因此文娱部所开展的各种文化活动更多是贴近学生生活，目的是让全院学生都能参与其中并有所获益。
二、机构设置
部长（副部长）职责：
负责本部门各项工作，并向主席团负责。
推荐或撤换本部干事人选，并经主管主席批准后实行。
负责与兄弟院系团委学生会和校学生会对口部门开展联系合作工作。
负责每次活动的具体方案和总结，方案的策划需通过各领导的批准。
干事职责：
充分发挥主观能动性和独立自主性，积极参与各项活动，在完成各项活动的同时，可提出各项合理化建议。
经常保持与学生会其他部门成员的联系沟通，加强部门与部门间的团结合作、互相帮助。
三、部门职能
文娱部的工作基本划分为两大部分。
一是校学
升级会员 